王夢(mèng)曉

（曲阜市檔案局，山東 曲阜273100）

基層稅務(wù)業(yè)務(wù)檔案是指稅務(wù)機(jī)關(guān)受理納稅人的申報(bào)資料、征收資料、檢查資料、評(píng)估資料、審批資料等資料的總稱(chēng)。 稅務(wù)檔案既是納稅人履行申報(bào)義務(wù)的憑據(jù)，也是納稅人誠(chéng)信經(jīng)營(yíng)的一種體現(xiàn)，更是稅務(wù)機(jī)關(guān)進(jìn)行后期管理的重要資料， 不僅有利于加強(qiáng)納稅人的動(dòng)態(tài)管理，又能作為進(jìn)一步加強(qiáng)納稅人管理的重要資料，更是稅務(wù)機(jī)關(guān)規(guī)避執(zhí)法風(fēng)險(xiǎn)重要保障。 筆者從事基層檔案的指導(dǎo)工作，在對(duì)稅務(wù)機(jī)關(guān)的檔案指導(dǎo)過(guò)程中，了解到了稅務(wù)檔案的行業(yè)特點(diǎn)，結(jié)合檔案管理的要求，對(duì)基層稅務(wù)檔案有一些淺識(shí)。

1 基層稅務(wù)檔案管理的重要性

基層稅收檔案的重要性體現(xiàn)在： 為納稅評(píng)估建立綜合評(píng)價(jià)指標(biāo)體系提供科學(xué)、準(zhǔn)確、可信的原始數(shù)據(jù)和資料；為各稅種、各行業(yè)的稅源分析和稅源監(jiān)控提供詳實(shí)、全面的歷史數(shù)據(jù)；為稅務(wù)檢查工作提供及時(shí)、全方位的相關(guān)情報(bào)、資料；為稅務(wù)執(zhí)法工作提供依據(jù)和憑證，稅務(wù)檔案的法律效率性使它成為行政復(fù)議、 訴訟和稅務(wù)工作的重要依據(jù)；為稅務(wù)部門(mén)和政府部門(mén)提供科學(xué)原始的稅收數(shù)據(jù)和分析資料，為宏觀決策、 各部門(mén)政策制定提供科學(xué)的依據(jù)保證； 為納稅人提供準(zhǔn)確、詳實(shí)、全面的歷史納稅資料和憑證；為稅務(wù)機(jī)關(guān)內(nèi)部工作評(píng)價(jià)提供重要依據(jù)； 為領(lǐng)導(dǎo)決策、 科學(xué)研究稅收發(fā)展趨勢(shì)提供最有效的服務(wù)；為教育、培養(yǎng)艱苦奮斗、勇于創(chuàng)新的稅務(wù)事業(yè)接班人提供教育基地。

2 目前基層稅務(wù)檔案管理中存在的問(wèn)題：

2.1 思想重視程度不夠

現(xiàn)行的稅務(wù)機(jī)關(guān)實(shí)行垂直管理，一個(gè)稅務(wù)機(jī)關(guān)下設(shè)6-7 個(gè)分局或所，而每個(gè)基層分局所管轄的納稅戶(hù)少則二三百戶(hù)，多則近千戶(hù)，根據(jù)要求每一戶(hù)都要建立“一戶(hù)式”檔案資料，這些檔案資料包括申報(bào)、征收、檢查、評(píng)估、重點(diǎn)項(xiàng)目建設(shè)、發(fā)票代開(kāi)、委托代征、發(fā)票領(lǐng)用存、代收費(fèi)等等，既有按月的，也有季度、半年、年度的，這些匯繳申報(bào)、正常申報(bào)、納稅評(píng)估、檢查考核、評(píng)比驗(yàn)收、審批資料、備案等資料集中起來(lái)，一戶(hù)企業(yè)的資料少則三四十頁(yè)，多則近百頁(yè)。相對(duì)于基層分局來(lái)說(shuō)，機(jī)關(guān)單位的檔案資料就少多了，個(gè)別的科室涉及審批、備案、會(huì)計(jì)、人事、公文來(lái)往的資料，而這些資料也是分散在各個(gè)科室，沒(méi)有統(tǒng)一整理。而按照規(guī)定，基層稅務(wù)機(jī)關(guān)在工作活動(dòng)中形成的檔案，應(yīng)當(dāng)集中到機(jī)關(guān)的檔案管理部門(mén)統(tǒng)一保管，不得分散。 由于對(duì)涉稅資料的檔案管理沒(méi)有統(tǒng)一要求，造成各自歸檔，檔案資料散落在各個(gè)單位，丟棄現(xiàn)象易發(fā)生。

2.2 管理軟硬件配置不到位

檔案硬件設(shè)施不平衡、不健全，檔案破損情況時(shí)有發(fā)生。基層稅務(wù)分局由于受經(jīng)費(fèi)的限制， 在檔案硬件設(shè)施上只是設(shè)立了簡(jiǎn)單的檔案室，而其它恒溫和除濕等“九防”設(shè)施并不健全，同時(shí)又沒(méi)有足夠的物質(zhì)和方法對(duì)所存檔案進(jìn)行保管，蟲(chóng)咬、發(fā)霉、變形、污濁等現(xiàn)象不時(shí)發(fā)生，加之搬移，檔案資料破損情況十分嚴(yán)重。 而按照《中華人民共和國(guó)檔案法》的有關(guān)規(guī)定，各個(gè)部門(mén)都應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，根據(jù)工作需要配備檔案柜架、溫濕度計(jì)、去濕機(jī)、吸塵器、空調(diào)、微機(jī)、復(fù)印機(jī)、收錄機(jī)和照相機(jī)等設(shè)備，以確保檔案資料的完好保存。相對(duì)于基層分局，機(jī)關(guān)檔案室硬件設(shè)施較為完備， 而機(jī)關(guān)的檔案資料少且分散在各個(gè)科室，這些因素導(dǎo)致硬件設(shè)施和檔案資料的資源配置不同步，利用程度的不高，從而制約了檔案工作的發(fā)展。

2.3 管理能力薄弱

檔案整理較為簡(jiǎn)單，保管處于自然式，造成檔案不規(guī)范，查找困難。 基層稅務(wù)分局沒(méi)有專(zhuān)業(yè)的檔案人員，從事檔案工作的同志大多是兼職，又沒(méi)有時(shí)間專(zhuān)門(mén)學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，大多是集中一段時(shí)間，將納稅服務(wù)大廳和各稅收管理員手中的材料統(tǒng)簡(jiǎn)單歸集一下， 羅列起來(lái)，資料多了，就打包裝箱，要查找一份文件就有可能要翻箱倒柜，費(fèi)時(shí)費(fèi)力十分困難。 而基層稅務(wù)檔案的整理有嚴(yán)格的要求， 要進(jìn)行分類(lèi)、排序、編目、裝訂等一系列程序，將每戶(hù)檔案裝訂組卷。

3 存在問(wèn)題帶來(lái)的危害

3.1 檔案的價(jià)值沒(méi)有得到體現(xiàn)

納稅人的涉稅檔案是其辦理稅務(wù)登記、稅種鑒定、稅款征收方式、稅款繳納方式、享受稅收優(yōu)惠的原始資料，在其注銷(xiāo)之前它的各項(xiàng)涉稅事項(xiàng)是有關(guān)聯(lián)性和延續(xù)性的，尤其在納稅人享受稅收優(yōu)惠時(shí)，它的基礎(chǔ)資料是其享受優(yōu)惠的重要憑證。 對(duì)于稅務(wù)機(jī)關(guān)來(lái)說(shuō)，對(duì)于納稅人的管理檔案也具有延續(xù)性，例如對(duì)于虧損企業(yè)，其彌補(bǔ)虧損是受5 年期限限制的，在5 年之內(nèi)，納稅人都要到稅務(wù)機(jī)關(guān)備案逐年彌補(bǔ)，每一前一年的彌補(bǔ)后數(shù)額都是后一年要彌補(bǔ)的金額，沒(méi)有前期的彌補(bǔ)檔案后一年是無(wú)法彌補(bǔ)的。

3.2 檔案不全，存在潛在的執(zhí)法風(fēng)險(xiǎn)

稅務(wù)機(jī)關(guān)代表國(guó)家依法征稅， 征稅和免稅都是由法律依據(jù)的，這個(gè)依據(jù)除國(guó)家法律、法規(guī)和規(guī)章外，檔案資料也是一個(gè)重要的依據(jù)。 譬如，企業(yè)享受研發(fā)費(fèi)和安置殘疾人企業(yè)所得稅加計(jì)扣除需要省級(jí)科技部門(mén)出具的研發(fā)證明和殘聯(lián)部門(mén)頒發(fā)的殘疾證才能享受稅收優(yōu)惠；耕地占用稅和契稅需要政府部門(mén)出具的用地文件和用地單位繳納的出讓金證明，這些文件和證明不具有，征稅是不行的。 如若納稅人不從其他職能部門(mén)取得檔案原始證明而征稅，在執(zhí)法上稅務(wù)機(jī)關(guān)是有風(fēng)險(xiǎn)的。

4 產(chǎn)生上述問(wèn)題的原因分析

4.1 思想認(rèn)識(shí)程度不夠

稅務(wù)機(jī)關(guān)的中心任務(wù)是組織收入，稅務(wù)機(jī)關(guān)普遍存在著只要把稅收上來(lái)就行，完成上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和當(dāng)?shù)卣逻_(dá)的收入任務(wù)目標(biāo)就行的心理，這種認(rèn)識(shí)是正確的，作為稅務(wù)機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)履行好自己的職責(zé)，但管理好檔案對(duì)于加強(qiáng)納稅人的管理也是不可缺的一部分。納稅人的檔案資料不僅是稅務(wù)機(jī)關(guān)挖掘稅收增收潛力、 進(jìn)行稅收分析的重要把手，而且對(duì)于預(yù)測(cè)未來(lái)的稅收任務(wù)和找準(zhǔn)稅收增長(zhǎng)點(diǎn)具有重要的作用，而對(duì)于這點(diǎn)稅務(wù)機(jī)關(guān)往往思想認(rèn)識(shí)不夠。

4.2 管理力度不大

由于資源的不均衡，一方面導(dǎo)致基層分局檔案整理的零亂，資料的擁擠，另一方面機(jī)關(guān)檔案設(shè)施空空焉，沒(méi)有檔案資料的填充，造成資源閑置和浪費(fèi)。

4.3 檔案人員兼職現(xiàn)象較多

稅務(wù)機(jī)關(guān)的人員大部分都充實(shí)到征收一線， 因人力資源有限，且對(duì)檔案管理工作的重視不夠， 基層稅務(wù)部門(mén)檔案管理工作當(dāng)中，專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員極少，大多的檔案管理工作都是由其他工作人員兼任的，而這些兼職人員沒(méi)有進(jìn)行過(guò)專(zhuān)業(yè)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，這些人員往往把檔案管理作為自己工作的輔業(yè)，領(lǐng)導(dǎo)不重視，工作不考核，久而久之檔案管理工作逐漸被邊緣化，整理檔案的質(zhì)量就不可企求過(guò)高。

5 解決上述問(wèn)題的對(duì)策

5.1 充分認(rèn)識(shí)檔案工作對(duì)于稅務(wù)工作的重要意義

要把檔案工作放在和組織稅收收入同樣重要的位置上，要把檔案工作作為促進(jìn)稅務(wù)工作的有力措施之一，檔案工作一定程度上反映著對(duì)稅收工作的宏觀把握。

5.2 加強(qiáng)檔案硬件設(shè)施配備和人員的培訓(xùn)

在充分認(rèn)識(shí)檔案工作重要性的同時(shí)，在辦公經(jīng)費(fèi)上應(yīng)向檔案方面有所傾斜。 配備必要的檔案設(shè)備，確保檔案資料歸屬的安全性和可利用性。邀請(qǐng)檔案部門(mén)進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)，提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，在條件許可的情況下，參觀市級(jí)、省級(jí)檔案先進(jìn)示范單位，提高對(duì)檔案工作認(rèn)識(shí)的良性感知。

5.3 整合利用檔案資源

資源應(yīng)該是共有的， 各基層分局要在整理好本單位檔案的同時(shí)，根據(jù)《中華人名共和國(guó)檔案法》的要求，及時(shí)將整理過(guò)的檔案移交市局機(jī)關(guān)檔案室，進(jìn)行統(tǒng)一保管，市局檔案室要整合全局的檔案資源，并通過(guò)電子檔案進(jìn)行資源的共享和利用。

5.4 確定檔案資料的歸屬

按照《中華人民共和國(guó)檔案法》和稅務(wù)機(jī)關(guān)對(duì)檔案工作的有關(guān)規(guī)定和要求，要嚴(yán)格按照規(guī)定銷(xiāo)毀和移交相關(guān)檔案，對(duì)于有明確銷(xiāo)毀規(guī)定的，稅務(wù)機(jī)關(guān)要邀請(qǐng)上級(jí)主管部門(mén)和檔案部門(mén)進(jìn)行檔案銷(xiāo)毀時(shí)的監(jiān)督銷(xiāo)毀，并有銷(xiāo)毀的記錄和人員簽字。 對(duì)于按照時(shí)限要求移交的永久性的檔案，稅務(wù)機(jī)關(guān)要及時(shí)移送檔案部門(mén)，經(jīng)過(guò)檔案部門(mén)認(rèn)定許可后，進(jìn)行永久保存。