吳春明

摘要：本文在分析跨學(xué)科、跨領(lǐng)域、跨機(jī)構(gòu)科研項目電子文件歸檔存在問題和原因的基礎(chǔ)上，提出電子文件歸檔的策略，為新形勢下“三跨”科研項目電子文件歸檔提供具有可操作性的歸檔措施。

關(guān)鍵詞：科研項目電子文件歸檔

隨著科研活動日益社會化、信息化，科研項目呈現(xiàn)出向跨學(xué)科、跨領(lǐng)域、跨機(jī)構(gòu)（簡稱“三跨”）的趨勢發(fā)展。與傳統(tǒng)科研項目檔案相比，“三跨”科研項目檔案具有含金量大、產(chǎn)生的源頭多、時間跨度長、空間跨度大、涉及的人員復(fù)雜、及時歸檔和同步利用的矛盾格外突出等特點。做好相關(guān)電子文件歸檔，是保障項目檔案完整性的需要，是解決歸檔與同步利用及資源共享矛盾的需要，也是今后產(chǎn)研轉(zhuǎn)化的需要。傳統(tǒng)科研檔案歸檔時間、歸檔流程和歸檔方法已難以滿足實際需求，需要我們探索新的歸檔方法和流程。

一、“三跨”科研項目電子文件歸檔存在的問題

“三跨”科研項目電子文件歸檔包括對原生電子文件（內(nèi)容、相關(guān)元數(shù)據(jù)）和再生電子文件（包括數(shù)字化紙質(zhì)文件）的歸檔。與傳統(tǒng)科研組織形式的科研項目比，“三跨”科研項目具有周期長、參與機(jī)構(gòu)多、地域分散、學(xué)科和領(lǐng)域跨度廣等特點，其電子文件歸檔存在以下三個問題：

（一）項目電子文件保管分散

“三跨”科研項目涉及的學(xué)科、機(jī)構(gòu)、領(lǐng)域、人員多，這些不同源頭而又圍繞同一項科研活動產(chǎn)生的檔案構(gòu)成了“三跨”科研項目的全部檔案。對中國科學(xué)院“三跨”項目進(jìn)行調(diào)研發(fā)現(xiàn)：20個項目涉及20個依托單位、57個參加單位、12個地區(qū)和43個學(xué)科[1]。同時，從項目的申請、立項、科研過程、項目結(jié)束到獎項申請，涉及的人員多，包括項目（課題）負(fù)責(zé)人和參加人、專家咨詢?nèi)藛T、項目管理人員和財務(wù)管理人員等，導(dǎo)致項目電子文件源頭多，保管分散，如項目申請文件、立項文件、合同文件、階段驗收文件、結(jié)題驗收文件等項目管理性文件保存在項目主管部門、依托單位和各參加單位的管理部門；設(shè)計文件、實驗記錄、技術(shù)報告等科研過程文件則保存在各參加單位項目組中；關(guān)鍵技術(shù)配方、工藝參數(shù)等則保存在不同參加單位的科研人員手中。

（二）項目電子文件歸檔率低、完整性差

完整性包括兩個層面的含義：一是項目形成的電子文件和其他形式的相關(guān)文件（非電子文件）數(shù)量齊全；二是每一份電子文件的內(nèi)容與元數(shù)據(jù)信息完整。“三跨”科研項目的電子文件歸檔率普遍很低、完整性差，處于嚴(yán)重的流失狀態(tài)。有的僅僅打印成紙質(zhì)文件進(jìn)行歸檔，但其中大量電子文件根本無法以紙質(zhì)文件的形式脫機(jī)保存；有的根本沒有進(jìn)行電子文件歸檔，任其散失在各處；有些項目雖然移交了電子數(shù)據(jù)，但相關(guān)的元數(shù)據(jù)并沒有一并歸檔。在對中國科學(xué)院20個“三跨”科研項目的調(diào)研表明電子文件的歸檔率普遍偏低?！叭纭表椖恐芷谳^長，一般需要3-5年，其產(chǎn)生的科研項目電子文件分散保存于各參加機(jī)構(gòu)的不同人員的個人計算機(jī)和其他科研設(shè)備中，很容易造成電子文件的散失。同時，有的科研人員認(rèn)為這是自己的研究成果，不愿意交出相關(guān)檔案；還有的認(rèn)為科研結(jié)果的相關(guān)檔案上交即可，相關(guān)過程檔案不用歸檔等；有的仍然以紙質(zhì)文件歸檔的方式對電子文件進(jìn)行歸檔。造成的結(jié)果是：有的科研項目只有立項批文，沒有立項合同；有的科研課題只有申請材料，而沒有成果鑒定材料；有的缺少技術(shù)配方、工藝參數(shù)、關(guān)鍵數(shù)據(jù)等核心文件；有的缺少科研過程中產(chǎn)生的實驗數(shù)據(jù)、測試技術(shù)等過程性文件；有的僅僅把電子文件的內(nèi)容歸檔，而缺少相關(guān)的反映文件背景的元數(shù)據(jù)?？蒲许椖侩娮游募@種歸檔狀況使科研檔案的完整性大打折扣，也對當(dāng)前和今后的利用、產(chǎn)研轉(zhuǎn)化及長期保存帶來不利影響。

（三）項目電子文件可讀性差

電子文件的可讀性是其存在和保存價值的基礎(chǔ)。電子文件類型和格式的多樣性、對軟硬件及運(yùn)行環(huán)境的依賴，給保障其可讀性帶來了挑戰(zhàn)?！叭纭笨蒲许椖侩娮游募N類復(fù)雜、格式多樣，既有文本文件、數(shù)據(jù)文件，也有圖形文件、圖像文件、影像文件、聲音（或音頻）文件、程序（命令）文件，還有多媒體文件、超文本文件、超媒體文件等，而每一種類型均具有許多格式，有的甚至多達(dá)幾十種、近百種，個人或機(jī)構(gòu)獨(dú)自定義的個性化格式也很常見。每種格式的電子文件特點和元數(shù)據(jù)都不一致。有的多種格式并存歸檔，有的直接轉(zhuǎn)化成紙質(zhì)文件進(jìn)行歸檔，有的僅僅歸檔電子文件內(nèi)容而沒歸檔相關(guān)的元數(shù)據(jù)等，這些都導(dǎo)致項目電子文件可讀性極差。

二、“三跨”科研項目電子文件歸檔存在問題原因分析

“三跨”科研項目電子文件歸檔存在以上問題有其特有的原因，具體來說包括以下三個方面：

（一）缺乏針對“三跨”科研項目的頂層設(shè)計和電子文件歸檔管理通用軟件

“三跨”科研項目由于涉及的單位多，相關(guān)單位各有自己的電子文件系統(tǒng)，科研過程中還用到專用的設(shè)備，產(chǎn)生的電子文件在各自的系統(tǒng)中流轉(zhuǎn)，相關(guān)的運(yùn)行環(huán)境、依賴的軟件、文件的格式各不相同。相關(guān)項目在項目之初對電子文件的歸檔制度、歸檔時間、歸檔流程、歸檔方法和電子文件歸檔管理通用軟件等的頂層設(shè)計考慮不足，甚至沒有考慮，往往項目結(jié)束了，相關(guān)的電子文件還分散在不同的系統(tǒng)，甚至存儲于個人電腦中。對于涉及數(shù)個甚至數(shù)十個單位、研究周期長的“三跨”科研項目來說，一旦沒做好頂層設(shè)計，就無法做好相關(guān)電子文件的歸檔工作。

（二）缺乏針對“三跨”科研項目具體可操作的歸檔流程和過程監(jiān)管

“三跨”科研項目電子文件的歸檔流程應(yīng)該實現(xiàn)從文件設(shè)計、生成、流轉(zhuǎn)到館藏檔案整個運(yùn)動過程的全面控制和科學(xué)管理。這一流程應(yīng)該跟“三跨”科研項目流程相符，能夠?qū)崿F(xiàn)實時歸檔、定期歸檔和同步利用，保證每一階段、每個環(huán)節(jié)的電子文件都及時歸檔，這樣既保障電子文件的相關(guān)特性，又能滿足項目人員頻繁利用和共享資源的需求；同時，這一流程應(yīng)該操作簡便，能讓相關(guān)人員很容易掌握相關(guān)技能并實施歸檔?！峨娮游募w檔與管理規(guī)范》（中華人民共和國國家標(biāo)準(zhǔn)GB/ T18894-2002）和國家檔案局發(fā)布的《電子檔案移交與接收辦法》（檔發(fā)[2012]7號）對電子文件歸檔有一定的描述，但沒有具體針對“三跨”科研項目這樣電子文件情況復(fù)雜的具體可操作的歸檔流程和過程管理。目前有的電子文件歸檔流程更多的是針對比較規(guī)范的文書電子文件，無法滿足“三跨”科研項目的需求。沒有相應(yīng)的流程，無法對電子文件進(jìn)行全程管理，無法把握好相關(guān)環(huán)節(jié)，很容易造成電子文件的失控，使得電子文件的真實性、完整性、有效性得不到保障，甚至造成電子文件的散失。endprint

（三）缺乏對“三跨”科研項目電子文件歸檔的制度保證

“三跨”科研項目各參與機(jī)構(gòu)和人員在任務(wù)設(shè)定時更多的是針對項目研究，重視項目成果，而在檔案職責(zé)方面設(shè)定很少，只是作為一個附加的職責(zé)，沒有把歸檔工作列入崗位職責(zé)，檔案工作做得好與壞對工作業(yè)績、職務(wù)晉升和項目獎項申請沒影響，這很容易造成相關(guān)人員對歸檔工作不夠重視，甚至根本不重視；同時，這是一個因特定任務(wù)臨時組建的團(tuán)隊，并不隸屬于某一個單位，項目完成，團(tuán)隊即解散，對相關(guān)人員的約束力不夠；另外，各單位雖有針對本單位相關(guān)的科研項目歸檔制度，但是缺乏針對“三跨”科研項目的制度保證，獎勵（懲處）力度不夠。除了制度方面，相關(guān)人員檔案意識薄弱。很多人是兼職檔案員，缺乏系統(tǒng)的檔案專業(yè)知識，對“三跨”科研項目檔案的價值及其對國家科學(xué)發(fā)展所起的作用沒有足夠的認(rèn)識；一些科研人員認(rèn)為這是自己研究出來的，應(yīng)該是屬于自己的財產(chǎn)，應(yīng)該保護(hù)其產(chǎn)權(quán)；還有一些科研人員出于同行競爭評職稱、評獎等利益驅(qū)動的需要，怕上交后泄露核心材料，不愿意把相關(guān)檔案移交給科研管理部門或檔案館，就算因為規(guī)定而不得不移交，也僅僅移交非關(guān)鍵材料，而把原始核心材料留在自己手里。

三、做好“三跨”科研項目電子文件歸檔的措施

針對“三跨”科研項目電子文件存在的問題和原因，筆者認(rèn)為做好相關(guān)歸檔工作有以下措施：

（一）頂層設(shè)計，標(biāo)準(zhǔn)先行

做好頂端設(shè)計可以使“三跨”科研項目電子文件歸檔工作標(biāo)準(zhǔn)化，并利于日后數(shù)據(jù)的對接和交換。第一，相關(guān)系統(tǒng)設(shè)計、歸檔制度和辦法及相關(guān)元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)以國家標(biāo)準(zhǔn)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T 18894—2002）和《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》（1987-3-20日）及《電子文件元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)》等通用標(biāo)準(zhǔn)為基礎(chǔ)。第二，應(yīng)結(jié)合“三跨”科研項目的特點和依托單位的實際情況，確定歸檔范圍、歸檔方式、歸檔時間、歸檔要求、歸檔流程等。第三，應(yīng)充分利用依托單位現(xiàn)有的OA系統(tǒng)設(shè)計相應(yīng)的電子文件歸檔管理通用系統(tǒng)（模塊），這樣能夠節(jié)約系統(tǒng)開發(fā)時間成本和費(fèi)用，更重要的是能夠更好地對在OA系統(tǒng)中產(chǎn)生的“三跨”科研項目電子文件進(jìn)行歸檔。這一系統(tǒng)（模塊）應(yīng)該能滿足對“三跨”科研項目中產(chǎn)生的一些常見的電子文件（包括元數(shù)據(jù)）進(jìn)行歸檔；而對一些特殊格式的文件，則應(yīng)該能轉(zhuǎn)化為通用型電子文件在系統(tǒng)中進(jìn)行歸檔；無法轉(zhuǎn)換的則將文件與軟件一同打包保存。第四，在進(jìn)行設(shè)計時，應(yīng)兼顧跟檔案館電子文件接收系統(tǒng)的對接。如中國科學(xué)院的“三跨”項目，可以依托現(xiàn)有的ARP系統(tǒng)，根據(jù)項目的特點，對系統(tǒng)進(jìn)行改造，使之能夠滿足對項目電子文件內(nèi)容及元數(shù)據(jù)的歸檔，并將電子文件預(yù)歸檔等流程環(huán)節(jié)嵌入進(jìn)去；同時，考慮跟中國科學(xué)院檔案館接收進(jìn)館相關(guān)系統(tǒng)的對接，避免系統(tǒng)依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)不一致，日后無法接收進(jìn)館。

（二）將過程管理嵌入到項目流程中

隨著項目的展開，電子文件不斷在各業(yè)務(wù)流程中生成，且逐漸增多，應(yīng)將過程管理嵌入到項目流程（項目立項-項目研究-中期檢查-項目結(jié)題-獎項申報-產(chǎn)研轉(zhuǎn)化）中。首先，應(yīng)充分利用“集中統(tǒng)一管理制度”、“三納入、四同步”制度，將過程管理納入項目流程的各個環(huán)節(jié)，依靠行政干預(yù)，做到有章可循。其次，依據(jù)“檔案部門對建檔工作的監(jiān)督、指導(dǎo)、審查制度”、“課題負(fù)責(zé)人歸檔責(zé)任制”加大指導(dǎo)力度，明確項目主管部門、依托單位、各參加單位的歸檔職責(zé)，嚴(yán)格標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范管理，確保項目檔案工作與項目進(jìn)程同步，確保文件材料的質(zhì)量，確保檔案的完整、安全保管和有效利用。第三，依照“歸檔分工制度”，建立“檔案館人員-檔案室人員-項目兼職檔案員”工作鏈，相關(guān)人員在項目實施過程中各司其職、緊密協(xié)作并及時溝通，把控好項目中的每一環(huán)節(jié)，將發(fā)現(xiàn)的問題反饋至相應(yīng)環(huán)節(jié)的責(zé)任人。

（三）采用邏輯歸檔和物理歸檔相結(jié)合的歸檔方式，建立歸檔流程

“三跨”科研項目由于周期長、產(chǎn)生電子文件的源頭多，等到項目完成后再進(jìn)行歸檔容易導(dǎo)致項目檔案不完整和相關(guān)電子文件的元數(shù)據(jù)缺失，可以采用邏輯歸檔和物理歸檔相結(jié)合的歸檔方式，建立適合于“三跨”科研項目的歸檔流程（見圖1歸檔流程圖）。所謂邏輯歸檔，是指將電子文件的管理權(quán)從網(wǎng)絡(luò)上轉(zhuǎn)移至檔案部門，在歸檔工作中，存儲格式和位置暫時保持不變。[2]在“三跨”科研項目開展過程中，電子文件一經(jīng)生成定稿即進(jìn)行邏輯歸檔。邏輯歸檔也是一個預(yù)歸檔的過程，能夠解決歸檔與利用的矛盾。所謂物理歸檔，是指把電子文件集中下載到可脫機(jī)保存的載體上，向檔案部門移交的過程。[3]物理歸檔時檔案部門不強(qiáng)求原機(jī)構(gòu)刪除機(jī)構(gòu)系統(tǒng)內(nèi)已經(jīng)移交的電子文件，其歸檔方式與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案歸檔類似，其優(yōu)點是減輕電子文件形成機(jī)構(gòu)的文件管理負(fù)擔(dān)，電子文件的安全和利用得到加強(qiáng)。邏輯歸檔和物理歸檔相結(jié)合的歸檔方式既有利于保持電子文件的完整性和真實性，又可以保持電子文件的長期可讀性，也方便項目相關(guān)人員對檔案信息的頻繁查考利用和資源共享，解決了歸檔與利用之間的矛盾。

（四）加強(qiáng)宣傳、增強(qiáng)相關(guān)人員的檔案意識

檔案部門要不斷進(jìn)行宣傳，增強(qiáng)相關(guān)人員的檔案意識，從“要我歸檔”變成“我要?dú)w檔”，積極主動的做好科研項目材料的積累和歸檔工作。首先，要強(qiáng)調(diào)“三跨”項目投資金額巨大，相關(guān)檔案含金量高，關(guān)系到國家科技發(fā)展的歷史記錄和日后的產(chǎn)研轉(zhuǎn)化；其次，要強(qiáng)調(diào)電子文件及時歸檔的重要性，是信息時代資源共享的重要基礎(chǔ)；第三，宣傳科研項目檔案是國家科技資源儲備的一種重要形式，是自己作為科研人員進(jìn)行科研活動產(chǎn)生的成果，屬于國家所有，而不是個人所有；第四，歸檔能更好地保護(hù)知識產(chǎn)權(quán)，而不是使知識產(chǎn)權(quán)受到侵犯。

綜上所述，對“三跨”科研項目檔案情況的調(diào)研結(jié)果為我們敲響了“三跨”科研項目電子文件歸檔的警鐘。信息技術(shù)日新月異，人們對信息利用服務(wù)的要求也越來越高。無論從“三跨”科研項目的大投入、檔案的高含金量，還是從資源共享利用和今后的產(chǎn)研轉(zhuǎn)化來看，做好相關(guān)電子文件的歸檔工作都迫在眉睫。如果不抓住時機(jī)，盡快建立健全“三跨”科研項目電子文件的管理體系，改進(jìn)歸檔流程、歸檔方法，提高歸檔效率和歸檔質(zhì)量，那么，對我國科研歷史的記錄和國家科技的強(qiáng)大將造成無法彌補(bǔ)的重大損失。

注釋：

①中國科學(xué)院院政研會行政管理分會檔案工作研究組對創(chuàng)新三期重大項目檔案情況調(diào)研結(jié)果

作者單位：中國科學(xué)院檔案館endprint