蔡昌

【摘要】 基于OA理念的教務(wù)管理系統(tǒng)是教務(wù)管理工作發(fā)展的方向與必然要求。文章概述了教務(wù)管理系統(tǒng)中引入OA理念的意義，從系統(tǒng)結(jié)構(gòu)、系統(tǒng)功能模塊、系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)、系統(tǒng)編碼四個(gè)方面來(lái)對(duì)基于OA理念的教務(wù)管理系統(tǒng)進(jìn)行研究說(shuō)明，并對(duì)系統(tǒng)的實(shí)踐表現(xiàn)加以說(shuō)明，意在為教務(wù)管理系統(tǒng)的現(xiàn)實(shí)構(gòu)建提供思路與支持。

【關(guān)鍵詞】 OA理念 辦公自動(dòng)化 教務(wù)管理 教務(wù)管理系統(tǒng)

辦公自動(dòng)化（Office Automation，簡(jiǎn)稱OA）始于上世紀(jì)60年代，并于發(fā)達(dá)國(guó)家獲得迅速的發(fā)展。辦公自動(dòng)化在我國(guó)起步較晚，于上世紀(jì)70年代傳入我國(guó)，并在80年代得到真正發(fā)展，至今已逐步邁入成熟期。對(duì)于學(xué)校教務(wù)部門來(lái)講，教務(wù)管理自動(dòng)化是教務(wù)管理水平提高的重要途徑和內(nèi)容，一個(gè)學(xué)校的教務(wù)管理自動(dòng)化程度，不但是對(duì)其教學(xué)管理水平的體現(xiàn)，且已經(jīng)成為教務(wù)管理質(zhì)量評(píng)估的一項(xiàng)重要指標(biāo)。鑒于此，就基于OA理念的教務(wù)管理系統(tǒng)進(jìn)行研究探索，理清其實(shí)踐思路就顯得十分必要，對(duì)于學(xué)校教務(wù)管理工作的效率提升與長(zhǎng)足發(fā)展具有積極的現(xiàn)實(shí)意義。

一、教務(wù)管理系統(tǒng)中引入OA理念的意義

學(xué)校教務(wù)管理活動(dòng)的組成包括計(jì)劃、執(zhí)行和控制等幾個(gè)基本環(huán)節(jié)，且各環(huán)節(jié)活動(dòng)均涉及信息的處理。教務(wù)管理的過程是一個(gè)信息輸入、輸出、反饋、再次重新輸入的循環(huán)過程。近年來(lái)，學(xué)校辦學(xué)規(guī)模日益壯大，辦學(xué)層次和學(xué)生人數(shù)逐漸增多，繁重的工作對(duì)于教務(wù)管理部門工作的開展是一個(gè)嚴(yán)峻的考驗(yàn)。這一現(xiàn)實(shí)狀況下，依據(jù)一定規(guī)律，采取合理的手段來(lái)進(jìn)行教務(wù)管理活動(dòng)的自動(dòng)化、科學(xué)化管理，就成為當(dāng)下教務(wù)管理發(fā)展的方向和必然要求。它有力地保障了學(xué)校教務(wù)管理工作的高效率開展。

二、基于OA理念的教務(wù)管理系統(tǒng)

1、系統(tǒng)模塊

結(jié)構(gòu)作為系統(tǒng)骨架，對(duì)教務(wù)管理系統(tǒng)的性能有著決定性作用。依據(jù)校園網(wǎng)結(jié)構(gòu)特點(diǎn)、綜合考慮數(shù)據(jù)信息繁多、維護(hù)量減輕、系統(tǒng)效率三個(gè)方面，確定三層結(jié)構(gòu)技術(shù)（應(yīng)用層、部件層和數(shù)據(jù)層）為教務(wù)管理系統(tǒng)的一般結(jié)構(gòu)。在系統(tǒng)模塊設(shè)置方面，基于OA理念的教務(wù)管理系統(tǒng)，在功能上劃分為學(xué)籍、師資、教學(xué)計(jì)劃、排課、考試、選課、成績(jī)、實(shí)踐教學(xué)管理、教學(xué)評(píng)價(jià)等功能模塊組，如圖1所示。

其中學(xué)籍管理主要包括：新生管理、學(xué)生信息維護(hù)、學(xué)生注冊(cè)、學(xué)籍異動(dòng)、學(xué)生轉(zhuǎn)專業(yè)、專業(yè)分方向（分流）、學(xué)生板塊課程等級(jí)、輔修管理、查詢統(tǒng)計(jì)打印等。師資管理主要功能包括：教師信息維護(hù)、教學(xué)日歷管理、工作量系數(shù)維護(hù)及工作量統(tǒng)計(jì)等。專業(yè)人才培養(yǎng)方案是保證教學(xué)質(zhì)量和人才培養(yǎng)規(guī)格的重要文件，是組織教學(xué)過程、完成教學(xué)任務(wù)的基本依據(jù)，也是整個(gè)教務(wù)管理的中心環(huán)節(jié)。開課管理是介于執(zhí)行教學(xué)計(jì)劃與編排課表之間的中間環(huán)節(jié)，其中涉及到落實(shí)教學(xué)計(jì)劃的關(guān)鍵性工作又多又雜，幾乎包含了所有排課前的準(zhǔn)備工作，做好開課管理是合理編課表的必要條件。在專業(yè)教學(xué)計(jì)劃制定完后，開課管理可自動(dòng)生成當(dāng)前學(xué)期的教學(xué)任務(wù)書、教學(xué)安排表，并在教學(xué)安排表中形成合班、生成教學(xué)班，添加任課教師信息，使用教材信息等，最終形成教學(xué)任務(wù)書。

排課系統(tǒng)可依據(jù)教學(xué)計(jì)劃（學(xué)期教學(xué)任務(wù)），教學(xué)資源（含教室、教師等）、學(xué)生信息（招生計(jì)劃）及學(xué)期校歷（周次）來(lái)編排，可以進(jìn)行靈活多樣的手工預(yù)定和調(diào)整（包括板塊預(yù)定和調(diào)整）、排課條件設(shè)置自由靈活（如松緊度、優(yōu)先級(jí)、上下午、單雙周、前后課等）、適應(yīng)多校區(qū)排課、基本實(shí)現(xiàn)實(shí)驗(yàn)課程的自動(dòng)排課。排課系統(tǒng)的功能包括：教學(xué)場(chǎng)地維護(hù)、排課條件設(shè)置、板塊課程排課、排課數(shù)據(jù)初始化、自動(dòng)排課、人機(jī)交互式排課、調(diào)停補(bǔ)課、公選課排課、輔修課排課、課表查詢打印等。其中板塊課程安排主要用于實(shí)現(xiàn)分層次教學(xué)與分項(xiàng)目教學(xué)課程的場(chǎng)地安排。選課管理是實(shí)現(xiàn)學(xué)分制的必要途徑，系統(tǒng)提供靈活的設(shè)置功能，所有課程均可參與選課，也可以根據(jù)年級(jí)、課程類別，甚至具體的教學(xué)班設(shè)置該課程是否參加選課。主要功能包括選課設(shè)置、選課管理、學(xué)生選課、選課名單調(diào)整等模塊。

考試管理是學(xué)校教學(xué)運(yùn)行的重要環(huán)節(jié)之一，為課程安排考場(chǎng)和監(jiān)考老師，實(shí)現(xiàn)教室沖突、學(xué)生沖突、監(jiān)考教師沖突的檢測(cè)，支持多校區(qū)排考場(chǎng)。主要功能包括：自動(dòng)排考條件設(shè)置、考試方式設(shè)定、集中考試排考、分散考試排考、補(bǔ)（緩）考排考等。

成績(jī)管理模塊用于詳細(xì)記錄學(xué)生在校期間，從入學(xué)到畢業(yè)各個(gè)環(huán)節(jié)的成績(jī)，并提供查詢、統(tǒng)計(jì)與分析等多種功能，為獎(jiǎng)學(xué)金評(píng)定、學(xué)生畢業(yè)審核等提供依據(jù)。主要功能包括：成績(jī)錄入、成績(jī)統(tǒng)計(jì)分析、成績(jī)的綜合處理，補(bǔ)考、重修處理，等級(jí)考試成績(jī)管理、成績(jī)報(bào)表。

實(shí)踐管理主要包對(duì)教學(xué)的相關(guān)實(shí)踐環(huán)節(jié)進(jìn)行管理，主要包括學(xué)科競(jìng)賽、實(shí)驗(yàn)教學(xué)管理、實(shí)習(xí)（實(shí)訓(xùn)）管理、畢業(yè)設(shè)計(jì)（論文）管理等功能。

課堂教學(xué)質(zhì)量評(píng)價(jià)提供評(píng)估大類、評(píng)估分類、評(píng)價(jià)指標(biāo)及選項(xiàng)設(shè)置，對(duì)不同的選項(xiàng)賦予不同的權(quán)重?cái)?shù)據(jù)，可以自由設(shè)置學(xué)生、教師、領(lǐng)導(dǎo)、同行、專家等多個(gè)層次評(píng)價(jià)及教師評(píng)學(xué)的管理，自動(dòng)進(jìn)行評(píng)價(jià)數(shù)據(jù)處理，并形成多種統(tǒng)計(jì)分析報(bào)表。可對(duì)未參加教學(xué)評(píng)估的學(xué)生不能參加報(bào)考、查詢考試成績(jī)等進(jìn)行限制。

畢業(yè)管理功能模塊結(jié)合學(xué)生在校的學(xué)習(xí)、生活和獎(jiǎng)懲情況，參照學(xué)校的有關(guān)規(guī)章制度，對(duì)學(xué)生畢業(yè)資格進(jìn)行審核。利用系統(tǒng)中的全部信息，參照標(biāo)準(zhǔn)對(duì)學(xué)生進(jìn)行審核，簡(jiǎn)化了人工核對(duì)的過程，提高了工作效率。主要包括預(yù)畢業(yè)學(xué)生名單管理、畢業(yè)審核設(shè)置表、畢業(yè)資格審核、畢業(yè)生歷史庫(kù)等。

2、系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫(kù)

（1）本地?cái)?shù)據(jù)庫(kù)。為降低網(wǎng)絡(luò)負(fù)荷，實(shí)現(xiàn)高效、安全的數(shù)據(jù)處理，系統(tǒng)運(yùn)行中的編碼表和臨時(shí)表均存儲(chǔ)于本地?cái)?shù)據(jù)庫(kù)中，各代碼及相關(guān)說(shuō)明信息存儲(chǔ)于編碼表中，臨時(shí)表用于對(duì)數(shù)據(jù)檢索、信息輸入、報(bào)表生成中所產(chǎn)生臨時(shí)數(shù)據(jù)的儲(chǔ)存，其作用主要減少了數(shù)據(jù)的傳輸量與緩存錄入。

（2）后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)。該數(shù)據(jù)庫(kù)包含了教學(xué)計(jì)劃表、學(xué)生成績(jī)表、教室情況表、學(xué)生基本情況表等共享性和長(zhǎng)期性的信息數(shù)據(jù)，且數(shù)據(jù)處理視圖、觸發(fā)器、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)等關(guān)鍵信息也存儲(chǔ)在其中，是數(shù)據(jù)信息存儲(chǔ)的主要位置。

3、系統(tǒng)的編碼

標(biāo)準(zhǔn)化的信息格式是信息資源管理的基礎(chǔ)，也是實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)交流共享的重要前提。因?qū)W校教務(wù)管理系統(tǒng)是一個(gè)多層次、多功能、跨學(xué)科的系統(tǒng)工程，故在系統(tǒng)開發(fā)前期，就應(yīng)當(dāng)制定一套適用、科學(xué)的標(biāo)準(zhǔn)化格式，來(lái)為系統(tǒng)的開發(fā)與維護(hù)提供顯示依據(jù)。通常來(lái)講，信息格式采用的標(biāo)準(zhǔn)主要遵循如下幾點(diǎn)原則：通用數(shù)據(jù)信息格式采用國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)；以教育部頒發(fā)標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)；在教育部未指定標(biāo)準(zhǔn)的情況下，依據(jù)省教育廳頒布標(biāo)準(zhǔn)；在省教育廳未指定標(biāo)準(zhǔn)的情況下，由系統(tǒng)研制人員結(jié)合系統(tǒng)應(yīng)用需求來(lái)進(jìn)行相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)的制定。

三、教務(wù)管理系統(tǒng)的實(shí)踐表現(xiàn)

基于OA理念的教務(wù)管理系統(tǒng)經(jīng)過一段時(shí)間的實(shí)踐運(yùn)行后，表現(xiàn)良好，優(yōu)越性明顯，主要集中在以下方面：

首先，界面友好，且具有齊全的功能?；贠A理念的教務(wù)管理系統(tǒng)在學(xué)籍、教學(xué)計(jì)劃、排課、考試、選課、成績(jī)等方面的管理與相關(guān)查詢時(shí)，只需一次的數(shù)據(jù)錄入就可實(shí)現(xiàn)多樣的處理，并伴隨表格的生成，對(duì)于重修和補(bǔ)考的統(tǒng)計(jì)、畢業(yè)和學(xué)位資格的審核、學(xué)籍的處理等功能可自動(dòng)實(shí)現(xiàn)，尤其在排課的智能化方面，能夠以課程性質(zhì)為依據(jù)來(lái)進(jìn)行排課，從而使排課與實(shí)際更加相符，使“計(jì)算機(jī)排課”得到真正意義上的實(shí)現(xiàn)。

第二，將OA理念引入教務(wù)管理系統(tǒng)，將極大地提升高校的自動(dòng)化管理水平，在提升教務(wù)管理效率的同時(shí)，重在執(zhí)行力的提升；能夠規(guī)范學(xué)校的管理，避免人為的因素；能夠加強(qiáng)信息的溝通和共享，并對(duì)知識(shí)進(jìn)行沉淀和保留痕跡；能夠真正實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公；能夠規(guī)范教務(wù)管理事務(wù)的流程，提高教務(wù)管理事務(wù)的處理效率；能夠極大地方便廣大教師和學(xué)生，提升服務(wù)的時(shí)效性和效率，提高師生的滿意度。

第三，優(yōu)良的性能?；贠A理念的教務(wù)管理系統(tǒng)采用了多層客戶機(jī)/服務(wù)器體系構(gòu)架，其屬于世界領(lǐng)先技術(shù)，通過對(duì)校園網(wǎng)的利用，使得分布式的教務(wù)數(shù)據(jù)處理得到了較好的實(shí)現(xiàn)。服務(wù)器端應(yīng)用了大型數(shù)據(jù)庫(kù)來(lái)進(jìn)行教務(wù)數(shù)據(jù)操作，從而保障了對(duì)大量數(shù)據(jù)的采集和分析管理。

最后，可靠安全，便利性強(qiáng)?；贠A理念的教務(wù)管理系統(tǒng)引入了口令授權(quán)和角色控制，避免了非操作員的訪問，且操作員因?qū)哟蔚牟煌?，在?quán)限上也有所區(qū)分。數(shù)據(jù)的檢查與備份，全部于后臺(tái)保存，保障了教務(wù)管理系統(tǒng)的整體安全性。同時(shí)，大量編碼的提供，使得操作過程中鼠標(biāo)工具得到充分的利用。

四、結(jié)語(yǔ)

通過上述內(nèi)容的論述，在內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、思路上對(duì)基于OA理念的教務(wù)管理系統(tǒng)有了一個(gè)了解和掌握，且實(shí)踐表現(xiàn)上也顯示出該系統(tǒng)的巨大優(yōu)勢(shì)和未來(lái)前景。在系統(tǒng)的應(yīng)用中，不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)行積極的探索與研究，確保教務(wù)管理系統(tǒng)的不斷優(yōu)化，使其更好地服務(wù)于學(xué)校教務(wù)管理工作的高效開展。

參 考 文 獻(xiàn)

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