白宇楠

【摘要】自古以來人們就有保存檔案的習(xí)慣，這是為了滿足人們對(duì)各種信息資源的利用和讀取，增強(qiáng)檔案利用工作可以提高對(duì)海量信息的整理效果，可以為人們提供更好的服務(wù)，可以合理的珍藏有研究?jī)r(jià)值的數(shù)據(jù)。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，檔案利用工作也得到了良好的發(fā)展，各種儲(chǔ)藏手段的應(yīng)用，提高了檔案的利用率，實(shí)現(xiàn)科學(xué)化的檔案管理。本文就如何做好新形勢(shì)下的檔案提供利用工作進(jìn)行探討，旨在為相關(guān)人士提供參考。

【關(guān)鍵詞】檔案：提供利用；新形勢(shì)

檔案的存在就是為了滿足人們對(duì)各種文獻(xiàn)資料的需要，從而促進(jìn)社會(huì)和個(gè)人的共同發(fā)展，為社會(huì)主義事業(yè)的發(fā)展盡一份力。檔案提供利用工作就是為了更好的服務(wù)社會(huì)而出現(xiàn)的，每天都會(huì)有很多新的檔案錄入檔案中心，如何對(duì)這些海量的信息進(jìn)行歸納整理，科學(xué)合理的向各個(gè)部門或個(gè)人進(jìn)行信息傳遞，就是檔案提供服務(wù)工作的主要工作內(nèi)容了。隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，歷史的不斷演變，各種新政策、新規(guī)定的出臺(tái)，檔案管理工作面臨著一次又一次的更新，檔案是一個(gè)國(guó)家文化內(nèi)涵的基礎(chǔ)，是發(fā)展歷程的表現(xiàn)，是珍貴的物質(zhì)信息文化，面對(duì)越來越豐富的檔案內(nèi)容，給檔案管理工作增加了新的難度，在當(dāng)前的新形勢(shì)之下，如何搞好檔案提供利用工作成為了國(guó)家關(guān)注的主要問題之一。因此，檔案提供利用工作一定要時(shí)刻追趕時(shí)代的潮流，跟上歷史的腳步，管理工作盡快適應(yīng)新形勢(shì)下的改革，檔案人員要時(shí)刻保持者進(jìn)步意識(shí)和更高的服務(wù)意識(shí)。只有這樣，檔案管理工作才能不斷的滿足日益變化社會(huì)，才能為人們提供更好的服務(wù)。

1、找準(zhǔn)服務(wù)方向，增強(qiáng)服務(wù)態(tài)度

檔案服務(wù)工作的根本目的就是要為人們和社會(huì)提供更好的服務(wù)，因此檔案管理人員的服務(wù)方向和服務(wù)態(tài)度十分的重要，決定著提供利用工作的整體質(zhì)量。有了方向之后，管理人員才能有了明確的努力目標(biāo)，才能將大量的檔案資料進(jìn)行有序的管理，才能有計(jì)劃的進(jìn)行工作。服務(wù)態(tài)度只要是指檔案管理人員在工作工程中的認(rèn)真負(fù)責(zé)程度以及對(duì)工作的積極性。熱情越高漲，積極性越高，工作的效果越好，工作的效率越高。檔案工作者是為人民大眾和社會(huì)進(jìn)行服務(wù)的，所承擔(dān)的任務(wù)很重，對(duì)著責(zé)任心要求的很高，除了要有必要的專業(yè)管理知識(shí)和技能之外，更重要的是要有服務(wù)精神，深刻的理解自己所做的工作對(duì)社會(huì)發(fā)展的實(shí)際意義。檔案提供利用工作的服務(wù)方向并不是一成不變的，會(huì)隨著社會(huì)的發(fā)展進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整，目前，我國(guó)正處于快速的發(fā)展階段，科技水平和技術(shù)水平進(jìn)步速度非常的快，因此，檔案管理的工作方向一定要與社會(huì)發(fā)展保持一致，順應(yīng)時(shí)代的潮流，積極把先進(jìn)技術(shù)手段與管理工作有機(jī)的結(jié)合起來，以經(jīng)濟(jì)建設(shè)、科學(xué)研究等方面作為檔案工作的重點(diǎn)內(nèi)容。我國(guó)開放式學(xué)習(xí)的思想也決定了檔案工作人員的思想不能停留在傳統(tǒng)的層面上，服務(wù)的內(nèi)容要擴(kuò)大化，服務(wù)的對(duì)象要多面化，不能夠只為專門機(jī)關(guān)部門服務(wù)，也不能忽略廣大人民群眾的需要。

2、掌握檔案利用者的實(shí)際需要，了解檔案的基本內(nèi)容

無論經(jīng)過多少年的發(fā)展，檔案在社會(huì)中一直保持著超然的地位，其利用率沒有因?yàn)闅v史的變遷而出現(xiàn)降低。一個(gè)合格的檔案管理人員需要掌握很多方面的知識(shí)，最基本的就是要熟悉檔案的內(nèi)容，這種熟悉并不是要求人們記住每一份資料的具體內(nèi)容，因?yàn)槿水吘共皇菣C(jī)器，記憶力是有限的，記憶保存時(shí)間也是有限的。而是了解每份檔案的性質(zhì)和分類，以便及時(shí)的為需要者提供準(zhǔn)確的咨詢服務(wù)。在很多人的眼中，掌握檔案利用者的實(shí)際需要是非常難的，因?yàn)闄n案工作人員的服務(wù)對(duì)象面向了整個(gè)社會(huì)，不同的部門機(jī)構(gòu)對(duì)檔案的需要有著完全不同的方向，雖然如此，但是只要認(rèn)真觀察，還是可以發(fā)現(xiàn)一絲蛛絲馬跡，工作人員可以時(shí)常翻閱曾經(jīng)的服務(wù)記錄，觀察不同的單位對(duì)檔案的需求大致在什么方向，這樣有助于工作人員形成立體的資料結(jié)構(gòu)，對(duì)每個(gè)尋找檔案的人都能猜測(cè)出所需檔案的大概類型，便于檔案的查找和管理，減少了利用的盲目性，增加了合理性。因此，檔案工作人員在當(dāng)前的社會(huì)形勢(shì)之下，要熟悉各種黨政方針政策，關(guān)注各類信息的發(fā)布情況，不斷的觀察新的社會(huì)動(dòng)態(tài)，從而更好的把握時(shí)代的脈搏，為檔案利用者提供更好的服務(wù)。

3、實(shí)現(xiàn)檔案提供利用同現(xiàn)代技術(shù)的有機(jī)結(jié)合

隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，對(duì)如何做好檔案提供利用工作提出了新的挑戰(zhàn)。只有正視這個(gè)挑戰(zhàn)，實(shí)現(xiàn)檔案提供利用同現(xiàn)代技術(shù)的有機(jī)結(jié)合，檔案管理工作才能走上良性發(fā)展的軌道。檔案提供利用工作是一門專業(yè)性很強(qiáng)的工作。要求檔案管理人員既要有檔案管理者應(yīng)具備的服務(wù)意識(shí)，又要掌握現(xiàn)代化管理技能。檔案匯集著大量的指示，也記載著豐富的信息，成為一種豐富的信息資源。過去的檔案利用工作中使用不科學(xué)、利用率低的手工檢索工具，使檔案的整理工作變得繁瑣。重復(fù)勞動(dòng)多，勞動(dòng)強(qiáng)度大，給檔案利用工作造成不便。而在高科技情況下的檔案提供利用工作。除了在檔案收集、整理、鑒定、保管等方面下工夫外，還在計(jì)算機(jī)檢索工具上多做文章，開發(fā)編制一些標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、易操作、高質(zhì)量、全方位的計(jì)算機(jī)檢索途徑，取代手工檢索，有效提高檔案的編目、檢索、編研工作；建立健全檢索體系和檔案文件匯編等參考資料，還能及時(shí)、系統(tǒng)、完整地提供、滿足檔案利用工作的需要。在此基礎(chǔ)上加強(qiáng)對(duì)檔案的保管工作，隨時(shí)準(zhǔn)備為利用者提供所急需的檔案，對(duì)重要、珍貴的檔案要備有微縮或復(fù)制件。以代替檔案原件提供利用。利用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又發(fā)揮了計(jì)算機(jī)的管理優(yōu)勢(shì)，減少了手工操作，提高了工作效率。雖然計(jì)算機(jī)操作既增加了準(zhǔn)確率也節(jié)省了時(shí)間，然而現(xiàn)代科技的一大弊端是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全系數(shù)會(huì)隨著時(shí)間的推移而降低。

4、結(jié)語

檔案提供利用的合理有效是經(jīng)濟(jì)社會(huì)又好又快發(fā)展的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，全面加強(qiáng)檔案管理工作的根本目的在于充分發(fā)揮檔案提供利用的作用，及時(shí)、系統(tǒng)、完整地提供、滿足檔案利用工作的需要加強(qiáng)對(duì)檔案的保管工作，隨時(shí)準(zhǔn)備為利用者提供所急需的檔案。在管理好檔案的基礎(chǔ)上。檔案提供利用也要適應(yīng)社會(huì)需要的變化，尋求更為有效的服務(wù)新途徑，以提高檔案利娟的質(zhì)量和水平，把“死”檔案變成“活”檔案，更好地發(fā)揮檔案的作用。促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展。因此，做好檔案的提供利用工作，不但可以實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的自身價(jià)值，而且可以為經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

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