賈麗潔 王振春

【文章摘要】

本文以優(yōu)化高校校友工作組織建設(shè)為目的，首先簡要介紹了可生存系統(tǒng)模型理論；其次根據(jù)可生存系統(tǒng)模型，重新梳理了高校校友工作體系的組織結(jié)構(gòu)與運(yùn)行機(jī)制；最后提出優(yōu)化高校工作系統(tǒng)的解決方案。旨在優(yōu)化管理系統(tǒng)，為改善校友工作提供新的思路。

【關(guān)鍵詞】

校友工作；可生存系統(tǒng)模型；組織建設(shè)

0 引言

對于高校來說，分布于社會各界的校友是一個知識密集、信息豐富，且與母校有著特殊情感聯(lián)系的群體，是高校非常珍貴的資源寶庫。隨著高等教育辦學(xué)模式的改革與發(fā)展，校友在辦學(xué)中的重要作用日益突出，加強(qiáng)校友工作，發(fā)揮其在拓展辦學(xué)空間、促進(jìn)學(xué)校發(fā)展中的作用，以成為高校的共識。

本文為了優(yōu)化高校校友工作組織結(jié)構(gòu)，為高校校友工作管理引入新的理念，通過卓有成效的校友工作，建設(shè)健康積極的組織體系。

1 基于可生存系統(tǒng)模型的概念

可生存系統(tǒng)模型（Viable System Model，簡稱為VSM），將組織看作一個信息處理系統(tǒng)，采用控制論的方法分析組織和環(huán)境的相互作用，并如何有效地控制信息流，形成自組織的能力?；赩SM模型的高校校友工作管理集成的研究意義在于：首先，運(yùn)用VSM模型優(yōu)化高校校友工作組織并制定修正方案，此修正方案可以大大提高組織的可生存能力，使組織在處理結(jié)構(gòu)變化的同時(shí)仍然能保持其穩(wěn)定性，并且整個可生存系統(tǒng)的工作效率也要遠(yuǎn)高于傳統(tǒng)的分級模式。其次，運(yùn)用VSM模型有效處理組織內(nèi)各部分的縱向、橫向聯(lián)系。經(jīng)過系統(tǒng)集成后形成統(tǒng)一數(shù)據(jù)出口，滿足不同子系統(tǒng)的需求。以遞歸性概念和多樣性平衡原理，劃分校友工作組織系統(tǒng)組織層次和功能。第三，運(yùn)用VSM模型通過大系統(tǒng)對內(nèi)外部環(huán)境信息進(jìn)行整合，對組織的全面思考，提供對組織特征、命令源以及控制和信息流的詳盡說明，制定出更具適應(yīng)性的政策。

2 可生存系統(tǒng)模型的構(gòu)建

2.1工作體系的劃分

高校校友工作體系運(yùn)用VSM構(gòu)建，與其它組織一樣看做一個處于當(dāng)今復(fù)雜多樣的社會環(huán)境中的具有多樣性以及持續(xù)性的系統(tǒng)。由于教育的特殊性，本文主要分析高校行政管理所處的環(huán)境，所有的工作都是圍繞更好地為高校正常運(yùn)行而展開的。用VSM理論來分析，高校校友工作體系主要由5級用戶組成，分別看作5個子系統(tǒng)組成：

系統(tǒng)1，執(zhí)行實(shí)施（Implementation）功能。將分布在各地的校友合理組織起來，共同發(fā)展。根據(jù)高校各校友會級別，將校友會組織分為：地方校友會、行業(yè)校友會各、院系校友會、年級校友會及班級社區(qū)，由各校友會的聯(lián)絡(luò)員具體實(shí)施校友工作辦公室中各類執(zhí)行實(shí)施工作，執(zhí)行組織的基本行動，是真正“做”事情的部分。每個運(yùn)作部分都擁有自主權(quán)，都顯現(xiàn)了可生存系統(tǒng)的5項(xiàng)功能，整個系統(tǒng)是遞歸執(zhí)行的。

系統(tǒng)2，執(zhí)行協(xié)調(diào)（Co-ordination）功能。各校友會秘書處，作為協(xié)調(diào)者負(fù)責(zé)在校友工作系統(tǒng)信息的上傳與下達(dá)，控制各項(xiàng)工作的完成進(jìn)度；當(dāng)系統(tǒng)1中發(fā)生沖突時(shí)，系統(tǒng)2能協(xié)調(diào)并解決這些沖突，并讓系統(tǒng)3監(jiān)控和協(xié)調(diào)系統(tǒng)1中的活動并保持系統(tǒng)穩(wěn)定性。

系統(tǒng)3，執(zhí)行控制（Control）功能。校友工作辦公室，制訂各種規(guī)則、實(shí)施辦法，界定用戶的權(quán)限，為各學(xué)院、各地校友會、廣大校友提供所需資源；對內(nèi)部環(huán)境實(shí)施調(diào)整和控制，負(fù)責(zé)解釋系統(tǒng)4和系統(tǒng)5的決策及信息的整合與過濾。

系統(tǒng)4，執(zhí)行智能（Intelligence）功能。校友工作辦公室的顧問團(tuán)，多方面分析學(xué)校對辦公系統(tǒng)功能的需求，為決策者提供合理而有價(jià)值的建議。負(fù)責(zé)觀察外部環(huán)境的變化，制定未來計(jì)劃和預(yù)測未來變化，同時(shí)監(jiān)控組織內(nèi)部行為，使組織適應(yīng)外部環(huán)境變化而保持可生存性。

系統(tǒng)5，執(zhí)行政策（Policy）功能。校領(lǐng)導(dǎo)，作為決策者，根據(jù)外部環(huán)境以及學(xué)校內(nèi)部需求總體把握學(xué)校方向，做出學(xué)校的決策，完善校友工作系統(tǒng)，負(fù)責(zé)制定組織的整體政策。

2.2 VSM的構(gòu)建

現(xiàn)依據(jù)VSM模型對其進(jìn)行診斷，步驟如下：

第一步：確定焦點(diǎn)系統(tǒng)

用VSM理論對某一個部分進(jìn)行研究，該部分就稱為焦點(diǎn)系統(tǒng)。將校友工作體系劃分成若干個工作子系統(tǒng)，校友總會、地方校友會、行業(yè)校友會、院系校友會、院系地方校友會、院系年級校友會及班級社區(qū)，每一個子系統(tǒng)都可以作為焦點(diǎn)系統(tǒng)進(jìn)行VSM分析。由于校友工作體系人員、組織結(jié)構(gòu)相對簡單，本文以高校校友工作系統(tǒng)整體作為焦點(diǎn)系統(tǒng)遞歸1進(jìn)行研究。

第二步：焦點(diǎn)系統(tǒng)運(yùn)行機(jī)制

依據(jù)VSM模型原理把焦點(diǎn)系統(tǒng)中所有用戶按其功能劃分到5個子系統(tǒng)中得到圖1。圖中字母代表校友工作體系的組織模塊，數(shù)字1～5代表系統(tǒng)1～5。由圖1可見每個子模塊運(yùn)行機(jī)制

系統(tǒng)1： 作為各校友會的聯(lián)絡(luò)員，不只是信息的接受者，還要建立校友會聯(lián)絡(luò)員的信息反饋機(jī)制，同時(shí)促進(jìn)其工作的積極性，由系統(tǒng)3制訂校友工作者的獎勵制度。系統(tǒng)1中包含了A與1A等3對子自組織系統(tǒng)。1A、1B、1C是系統(tǒng)1中的聯(lián)絡(luò)員，A、B、C是其對應(yīng)的各校友會組織，2A、2B、2C是對應(yīng)的局部環(huán)境。當(dāng)局部環(huán)境2A發(fā)生變化時(shí)，校友會A把此信息傳遞給聯(lián)絡(luò)員1A。1A針對該變化作出調(diào)整，并把對應(yīng)策略傳遞給A，從而保持其局部穩(wěn)定性，其信息流程為：2A-A-1A。

系統(tǒng)2：系統(tǒng)2的功能主要由秘書處執(zhí)行，秘書處是負(fù)責(zé)信息的上傳下達(dá)，不但要注重命令的下達(dá)，同時(shí)也要重視反映問題的上傳。

系統(tǒng)3：系統(tǒng)3的功能主要由校友工作辦公室執(zhí)行，運(yùn)作規(guī)劃與系統(tǒng)1中真正使用者商量的情況下制定；不干涉系統(tǒng)1的基本運(yùn)作，使系統(tǒng)1擁有局部管理的自主權(quán)；為系統(tǒng)1中各部門定義清晰的職責(zé)任務(wù)、工作目標(biāo)、業(yè)績反饋制度等。監(jiān)控和協(xié)調(diào)系統(tǒng)1中的活動，它還可以跳過系統(tǒng)4將重要信息直接傳遞給系統(tǒng)5。

系統(tǒng)4：校友工作辦公室的顧問團(tuán)執(zhí)行了系統(tǒng)4中尋求新機(jī)遇的功能。監(jiān)視并預(yù)測整個外部環(huán)境的變化，并且把系統(tǒng)3傳遞上來的影響內(nèi)部穩(wěn)定的信息與來自外部環(huán)境的信息相整合。然后把需要及時(shí)處理的信息傳遞給系統(tǒng)3，由系統(tǒng)3控制運(yùn)作部分做出相關(guān)變化，把影響組織長遠(yuǎn)發(fā)展的信息傳遞給系統(tǒng)5審批。

系統(tǒng)5：系統(tǒng)5的功能主要由校領(lǐng)導(dǎo)執(zhí)行。系統(tǒng)5應(yīng)該作為系統(tǒng)3與系統(tǒng)4之間的擇優(yōu)器。系統(tǒng)5常規(guī)情況下不應(yīng)介入低層運(yùn)作，只有在系統(tǒng)3、4政策失靈時(shí)才干預(yù)組織運(yùn)作。

第三步：依據(jù)優(yōu)化結(jié)果，建立結(jié)構(gòu)化的信息渠道暢通信息交流方式。

新媒體環(huán)境下，微博、微信是高校校友工作辦公室開展全媒體校友工作的互補(bǔ)工具，微博可以做到向廣大校友關(guān)注的學(xué)校新聞、動向即時(shí)擴(kuò)散，微信可以做到深度信息的精準(zhǔn)推送，兩者都是現(xiàn)代高校校友工作不可或缺的重要工具，微博與微信為校友工作的帶來了全新的信息渠道。系統(tǒng)3通過兩者開展適合校友的信息宣傳服務(wù)，發(fā)起相關(guān)的線上線下活動，如微調(diào)查、微公益活動、返校日活動等，同時(shí)也建立了快速的信息反饋機(jī)制。5個子系統(tǒng)的責(zé)權(quán)必須明確，系統(tǒng)5專注于焦點(diǎn)系統(tǒng)發(fā)展戰(zhàn)略，系統(tǒng)4應(yīng)加強(qiáng)需求調(diào)查、預(yù)測方面的工作。系統(tǒng)3在充分理解系統(tǒng)4、5政策的基礎(chǔ)上，把焦點(diǎn)系統(tǒng)總的政策劃分成不同的子目標(biāo)分配給系統(tǒng)1中相應(yīng)的部門，為系統(tǒng)1中各部門制定明確的工作目標(biāo)，并通過制定預(yù)算、分配資源和定期檢驗(yàn)等手段對系統(tǒng)1進(jìn)行控制。系統(tǒng)3給予系統(tǒng)1足夠的自主權(quán)，僅對系統(tǒng)1的運(yùn)作進(jìn)行總體上的把握而不干涉其具體細(xì)節(jié)運(yùn)作。通過建立適當(dāng)?shù)脑u價(jià)體系和激勵機(jī)制來增加體系中工作人員的認(rèn)同感和積極性。得到自主權(quán)的系統(tǒng)1將成為自組織系統(tǒng)，系統(tǒng)中各部分分工明確，每一項(xiàng)操作都有專人專項(xiàng)負(fù)責(zé)。工作標(biāo)準(zhǔn)明確，校友工作辦公室通過定期工作評價(jià)、回顧等方式對系統(tǒng)1進(jìn)行局部控制管理。建立商議機(jī)制，系統(tǒng)3在分配資源時(shí)將咨詢系統(tǒng)1中各職能部門職員的意見。

基于此，校友工作體系信息渠道完整且信息流通暢，內(nèi)耗顯著降低，工作效率明顯提高，建立了結(jié)構(gòu)化的信息渠道暢通信息交流方式。

4 結(jié)論

運(yùn)用VSM模型可以制定高校校友工作體系的優(yōu)化方案，可以大大提高組織的可生存能力，使組織在處理結(jié)構(gòu)變化的同時(shí)仍然能保持其穩(wěn)定性，并且整個可生存系統(tǒng)的工作效率也要遠(yuǎn)高于傳統(tǒng)的層層匯報(bào)、基于命令和控制的分級結(jié)構(gòu)。為高校校友工作體系的優(yōu)化提供了一條新的思路。

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【作者簡介】

賈麗潔，女，1979，河北遷安，助理研究員，校友辦公室，校友工作及管理信息系統(tǒng)