傅力

檔案，是人們?cè)谏鐣?huì)活動(dòng)中形成并保存起來(lái)以備查考的文件?？墒侨绻麢n案?jìng)涠挥?，只是?yīng)付上級(jí)檢查，那就失去了檔案的真正價(jià)值。因?yàn)槲覀儭靶枰ㄟ^(guò)查閱檔案記錄，了解歷史、制訂計(jì)劃、處理公務(wù)，使決策更科學(xué)，辦事更高效。沒(méi)有檔案記錄，任何組織都難以保證其決策、管理上的連續(xù)性、科學(xué)性?？梢哉f(shuō)，檔案為工作開(kāi)展提供可靠憑據(jù)，起著重要的參謀助手作用”[1]15。

教學(xué)檔案，“是各級(jí)各類學(xué)校的教學(xué)管理機(jī)構(gòu)及教師個(gè)人，在從事教學(xué)管理、教學(xué)實(shí)踐和教學(xué)研究活動(dòng)中直接形成的，有一定保存價(jià)值的文字、圖表、聲像、電子載體的，具有有機(jī)歷史聯(lián)系的文件體系”[1]15。如何使教學(xué)檔案在當(dāng)前的教師培訓(xùn)工作中充分發(fā)揮作用，為教育發(fā)展服務(wù)，這是筆者作為一名檔案管理員一直在思考的問(wèn)題。

一、現(xiàn)狀分析

教育大計(jì)，教師為本，教師培訓(xùn)作為教師繼續(xù)教育的一種重要形式，越來(lái)越受到關(guān)注?！墩憬≈行W(xué)教師專業(yè)發(fā)展培訓(xùn)若干規(guī)定》明確規(guī)定：中小學(xué)教師專業(yè)發(fā)展培訓(xùn)每5年為一個(gè)周期，在職教師在周期內(nèi)累計(jì)培訓(xùn)不少于360學(xué)時(shí)，每年培訓(xùn)不低于24學(xué)時(shí)（簡(jiǎn)稱全員培訓(xùn)）。筆者所在的單位嘉興教育學(xué)院，是一所集基礎(chǔ)教育教學(xué)研究、職業(yè)與成人教育教學(xué)研究、中小學(xué)教師與校長(zhǎng)培訓(xùn)、教育科學(xué)研究、成人高等學(xué)歷教育、各類社會(huì)培訓(xùn)于一體的市級(jí)高等院校，具有培訓(xùn)、教研、科研和指導(dǎo)的職能，承擔(dān)著全市中小學(xué)（幼兒園）及職業(yè)類教師培訓(xùn)的任務(wù)。學(xué)院的各類培訓(xùn)班主要分為五大類型：一是全員培訓(xùn)，即90學(xué)時(shí)脫產(chǎn)培訓(xùn)等；二是崗位培訓(xùn)，即新教師上崗前培訓(xùn)、校長(zhǎng)（園長(zhǎng)）任職資格培訓(xùn)、德育教師培訓(xùn)、班主任培訓(xùn)、辦公室主任培訓(xùn)、教務(wù)主任培訓(xùn)、總務(wù)主任培訓(xùn)、入黨積極分子培訓(xùn)等；三是學(xué)科專題培訓(xùn)，即新課程培訓(xùn)、職業(yè)教育學(xué)科培訓(xùn)等；四是專項(xiàng)提高培訓(xùn)，即名師名校長(zhǎng)培訓(xùn)、學(xué)科帶頭人培訓(xùn)、教研員培訓(xùn)等；五是域外培訓(xùn)（外接培訓(xùn)），即承擔(dān)省級(jí)部分學(xué)科的“農(nóng)村教師素質(zhì)提升工程”培訓(xùn)、“領(lǐng)雁工程”培訓(xùn)、對(duì)口支援項(xiàng)目培訓(xùn)（新疆和田幼兒園教師培訓(xùn)、麗水蓮都區(qū)教師培訓(xùn)等）。培訓(xùn)項(xiàng)目廣，培訓(xùn)人數(shù)多，培訓(xùn)任務(wù)繁重，而這些都要有據(jù)可查才行。

以前的教師培訓(xùn)由教育局下發(fā)培訓(xùn)文件，由學(xué)院組辦培訓(xùn)班，培訓(xùn)人數(shù)和培訓(xùn)內(nèi)容有所局限，往往出現(xiàn)短期內(nèi)有部分教師進(jìn)行了兩次培訓(xùn)，而部分教師卻沒(méi)能享受到培訓(xùn)這一福利。所以，如何統(tǒng)籌安排，做到不重復(fù)培訓(xùn)，不浪費(fèi)培訓(xùn)資源？如何規(guī)劃下一步的辦班時(shí)間、辦班類別、辦班人數(shù)？這些都需要科學(xué)規(guī)范的檔案管理工作的支持。

二、思考與實(shí)踐

“檔案工作是一項(xiàng)科學(xué)管理性的工作，不僅是對(duì)檔案實(shí)體的管理，還需要對(duì)檔案信息進(jìn)行管理并開(kāi)發(fā)利用?！盵1]22在各類培訓(xùn)中產(chǎn)生的大量材料，如培訓(xùn)方案、開(kāi)班通知、班級(jí)課程及授課師資安排、學(xué)員登記表、學(xué)員通訊錄、培訓(xùn)論文、培訓(xùn)成果集、培訓(xùn)證書(shū)驗(yàn)印表、培訓(xùn)班總結(jié)等，如果收集后不經(jīng)整理，那就體現(xiàn)不出它們的價(jià)值。有鑒于此，筆者在工作中將這些材料系統(tǒng)整理、裝訂成檔案，為今后培訓(xùn)計(jì)劃的制訂提供了參考佐證。

紙質(zhì)文檔能充分體現(xiàn)檔案“原始記錄性”的本質(zhì)屬性，數(shù)據(jù)不易被改動(dòng)，但是數(shù)量龐大，占用空間大。特別是在培訓(xùn)檔案中，由于每期培訓(xùn)班受訓(xùn)人員名單都是獨(dú)立放在案卷中，而同一受訓(xùn)教師在一學(xué)年中可能參加過(guò)兩次不同類型的培訓(xùn)，那就需要查詢?nèi)藛T明確知道該受訓(xùn)教師受訓(xùn)項(xiàng)目的名稱，再根據(jù)案卷名一一查閱。如果查詢?nèi)藛T不清楚其受訓(xùn)項(xiàng)目名，就需要查閱整學(xué)年的全部案卷，大大增加查詢?nèi)藛T的工作量。而且，年年月月培訓(xùn)，日積月累，大量的紙質(zhì)檔案保存還需要較大的實(shí)體空間，再加上各類培訓(xùn)檔案之間聯(lián)系不明顯，查詢時(shí)就會(huì)有所不便。這樣，建立電子文檔、開(kāi)發(fā)數(shù)字化檔案信息庫(kù)勢(shì)在必行。

起初，為了給驗(yàn)印工作人員提供方便，筆者嘗試在教師培訓(xùn)檔案整理的過(guò)程中，按受訓(xùn)者的工作單位、任教學(xué)科、培訓(xùn)項(xiàng)目進(jìn)行梳理，并匯成電子數(shù)據(jù)庫(kù)。這樣只要搜索該教師的基本情況，就能清楚地知道其是否參加了這一年的培訓(xùn)以及屬于何種類型的培訓(xùn)。這一實(shí)踐，讓筆者嘗到了甜頭，所以將之?dāng)U大到各種培訓(xùn)項(xiàng)目整理中。如在每年的常規(guī)性紙質(zhì)檔案整理的基礎(chǔ)上，筆者輔之以電子數(shù)據(jù)庫(kù)，將一學(xué)年新增或曾受訓(xùn)人員的名單、班次等受訓(xùn)信息錄入。這樣做，雖然前期的工作比較煩瑣，工作量大增，但是產(chǎn)生的成效還是非常明顯的。它為培訓(xùn)部門了解教師培訓(xùn)的現(xiàn)狀，掌握培訓(xùn)的周期、人數(shù)、經(jīng)費(fèi)及開(kāi)支情況，制訂下一步的培訓(xùn)計(jì)劃提供了支持，大大提高了辦班的效果。

當(dāng)然，電子文檔也有弊端。“對(duì)于紙質(zhì)文件來(lái)說(shuō)，其內(nèi)容的原始性通常要借助于形式的原始性來(lái)證明和確認(rèn)，原件成為集兩種原始性于一體的代表。而電子文件便于修改、便于拷貝的特點(diǎn)使人們對(duì)其原始性的確認(rèn)有了很大的難度。人們可以根據(jù)需要對(duì)電子文件進(jìn)行復(fù)制，當(dāng)生成電子文件的軟硬件平臺(tái)升級(jí)或更換時(shí)，需要將原文件遷移到新的系統(tǒng)中，以保證其可讀性。這樣一來(lái)，‘原件的概念就變得難以定義?！盵2]再加上電子數(shù)據(jù)庫(kù)保管期限有限，需要定期復(fù)制，如果計(jì)算機(jī)感染病毒或出現(xiàn)漏洞，數(shù)據(jù)容易丟失。

怎么解決這一問(wèn)題？筆者采用的是“紙質(zhì)、電子檔案雙套保管法”。比如檔案的整理，從2011年起，省、市檔案局開(kāi)展了檔案數(shù)字化工作，要求將歷年的檔案全部數(shù)字化掃描入電腦。雖然由于對(duì)集中式系統(tǒng)及掃描程序的不熟悉，工作進(jìn)度相當(dāng)緩慢，但筆者還是利用整整一個(gè)暑假的時(shí)間掃描了2010年的10401頁(yè)檔案，并在上掛集中式系統(tǒng)后，還打包刻錄光盤進(jìn)行了備份。這樣就實(shí)現(xiàn)了“紙質(zhì)、電子雙套保管法”的運(yùn)用。

當(dāng)然也不是所有的紙質(zhì)檔案都要不分巨細(xì)地統(tǒng)統(tǒng)進(jìn)庫(kù)保管，有些檔案需要分級(jí)別處理。比如90學(xué)時(shí)全員培訓(xùn)，需要收集整個(gè)培訓(xùn)過(guò)程中的一系列材料，如培訓(xùn)方案、培訓(xùn)開(kāi)班文件、課程及導(dǎo)師安排表、學(xué)員名單、學(xué)員作業(yè)、論文等，這些內(nèi)容需要用不同的方式分級(jí)別保存。培訓(xùn)方案、培訓(xùn)開(kāi)班文件、課程及導(dǎo)師安排表、學(xué)員名單等可采用“紙質(zhì)、電子檔案雙套保管法”，這是因?yàn)榧堎|(zhì)檔案保存時(shí)間長(zhǎng)，也是日后臺(tái)賬檢查的重要依據(jù)，而電子檔案有利于數(shù)據(jù)加工，方便查詢。而其他的全員培訓(xùn)所產(chǎn)生的學(xué)員作業(yè)、實(shí)踐培訓(xùn)、蹲點(diǎn)調(diào)研活動(dòng)材料等，具有的保存價(jià)值并不是很高，也不具代表性，所以可要求各處室兼職檔案員自行整理，留存各處室保管備查，而不再進(jìn)檔案室存檔。又如名師培訓(xùn)，其培訓(xùn)周期為3年，在此過(guò)程中產(chǎn)生的材料非常多，如何才能合理保管呢？前期的相關(guān)文件、各次活動(dòng)安排及名單保存可與90學(xué)時(shí)培訓(xùn)材料整理一樣，采用“紙質(zhì)、電子雙套保管法”。由于名師培訓(xùn)周期長(zhǎng)，所產(chǎn)生的論文作業(yè)相當(dāng)多，如果全部入庫(kù)存檔，只會(huì)占用庫(kù)房空間，不盡合理，所以對(duì)于其中利用價(jià)值不高的論文作業(yè)，可由各處室兼職檔案員自行保管備查，而其中質(zhì)量比較高集結(jié)成冊(cè)的，或經(jīng)正規(guī)出版社出版的論文集，則進(jìn)入檔案室存檔。論文集存檔的方式主要采用紙質(zhì)保存，這是因?yàn)榧堎|(zhì)論文集查閱相對(duì)便利，而論文目錄則進(jìn)行電子存檔。這樣，只要輸入文章名稱或作者，再?gòu)募堎|(zhì)檔案中一查，便能一目了然。

不同類型的培訓(xùn)班檔案采用不同級(jí)別的保管，既滿足了各培訓(xùn)部門對(duì)材料完整收集、留存的要求，又使各處室的兼職檔案員提高了對(duì)材料保管的收集、鑒定能力，還使進(jìn)庫(kù)檔案更具代表性，剔除了一些不需要長(zhǎng)期保管但仍具查考價(jià)值的臺(tái)賬，減輕了檔案室的庫(kù)存壓力。而在長(zhǎng)期的檔案管理工作中，筆者也更堅(jiān)定了讓教師培訓(xùn)檔案為教育事業(yè)服務(wù)的信念。

參考文獻(xiàn)：

[1] 浙江省檔案局.檔案事業(yè)概論[M].北京：中國(guó)檔案出版社，2009.

[2] 馮慧玲，張輯哲.檔案學(xué)概論[M].北京：中國(guó)人民大學(xué)出版社，2006：113.