李曼麗

摘 要：國有企業(yè)檔案是單位在經(jīng)營過程中產(chǎn)生的原始、完整、真實、非常有保存意義的重要資料，它們記錄和反映著企業(yè)的重要經(jīng)濟活動。單位進行檔案管理是企業(yè)發(fā)展的基礎要求，也是推動企業(yè)發(fā)展不可或缺的組成部分。國企檔案管理的工作內(nèi)容主要包括對檔案進行收集、整理、管理、利用、銷毀五個環(huán)節(jié)。隨著90年代計算機的引入和信息化的發(fā)展，檔案管理網(wǎng)絡化模式正在逐步代替?zhèn)鹘y(tǒng)檔案管理模式，網(wǎng)絡化已經(jīng)開始呈現(xiàn)其先進性和快捷性，但在實際應用中不免出現(xiàn)一些的問題需要我們積極對面并找出應對之策，本文主要就此相關問題進行簡單分析。

關鍵詞：國企；檔案管理；網(wǎng)絡化模式；構(gòu)建

前言： 檔案對企業(yè)的重要性不僅是為企業(yè)發(fā)展提供信息和資源，還表現(xiàn)在為企業(yè)創(chuàng)造了財富和生命辦，企業(yè)想要保持健康穩(wěn)定的發(fā)展就必須要進行有效的檔案管理，國企亦是如此。目前，利用計算機和信息技術的網(wǎng)絡化檔案管理模式成為發(fā)展趨勢，需要在各企業(yè)得到應用，以提高企業(yè)管理效率。檔案管理網(wǎng)絡化實際上就是通過計算機網(wǎng)絡技術對企業(yè)檔案資料進行存儲、管理以及利用，不僅可快速便捷記錄企業(yè)的各項經(jīng)濟業(yè)務，還能進行及時有效的傳遞，為國企的管理和建設提供基礎保障。檔案管理網(wǎng)絡化具有時代性，檔案工作應與國企管理同步發(fā)展，實現(xiàn)檔案管理網(wǎng)絡化模式有利于檔案工作的建設、有利于人才的培養(yǎng)、有利于國企管理建設的發(fā)展。

一、 國企檔案管理信息化的重要性

1.提高了國企檔案管理工作人員的工作效率。網(wǎng)絡化必然會節(jié)省工作的時間和精力，還大大降低了出錯率，并且方便進行篩選錯誤。通過計算機檔案管理可以實現(xiàn)自動化、實時化，對檔案數(shù)據(jù)只需一次錄入便可多次利用并實現(xiàn)共享，檔案信息進行自動統(tǒng)計并形成報表，各種報表也是自動打印，節(jié)省大量人力。同時還方便了檢索、查詢借閱工作，通過網(wǎng)絡的搜索功能改變了過去要去庫房翻查，不僅費用費力還很可能查無所獲的情況，借閱查詢更是操作方便，通過網(wǎng)絡自動生成催還記錄，對過期不還的借閱者是一種很好的監(jiān)督。

2.提高了部門的技術水平和管理效率。檔案管理網(wǎng)絡化模式下，管理工作一改過去的繁瑣，解脫出很大一部分工作人員，使他們有更多的精力去進行檔案的收集和編研工作，大大提高了職能部門的工作效率。國企檔案管理網(wǎng)絡化模式下才能符合企業(yè)的信息化、數(shù)字化發(fā)展方向，才不至于成為企業(yè)前進道路上的累贅，網(wǎng)絡化提高了部門的技術水平，保證企業(yè)能適應不斷變化的外部環(huán)境，也為國有企業(yè)的科研開發(fā)提供了更安全、更便捷的生存空間。

3.保證了檔案信息的完整性。檔案是對歷史活動的一種真實記錄和反映，國有企業(yè)每年都會有大量檔案資料要收集、整理和保管，內(nèi)容涉及文檔、科技、合同等各方面，企業(yè)需要保證這些信息的安全性和完整性。網(wǎng)絡模式的檔案管理可以很好實現(xiàn)這一要求，通過計算機無紙化操作記錄每一項重要信息，形成完整的檔案信息網(wǎng)絡，再設上相應的查看權限，不僅提高了檔案信息的利用率，減少了檔案管理的反復查閱性，還很好解決了檔案損壞、丟失的問題。

二、國企檔案管理網(wǎng)絡化模式構(gòu)建存在的問題

1.檔案管理體制不健全

檔案管理負責整個企業(yè)的檔案信息，理應由企業(yè)統(tǒng)一管理，但事實上，很多企業(yè)的檔案管理卻是各部門具體負責，即各部門負責各部門的檔案資料。這樣一來，不僅造檔案資料的零散和不完整，容易引起丟失，還不方便人們查閱、使用和共享。此外，國家和行業(yè)在制度創(chuàng)新上忽視檔案規(guī)章的修編也是造成制度失靈，管理體制不健全的重要原因。

2.檔案管理措施落后

國有企業(yè)要面對的檔案信息內(nèi)容廣泛、涉及面多，如何及時有效的處理這些信息需要與之相匹配的管理手段才行。目前，我國多數(shù)國企檔案部門只是簡單地配備計算機用于文件的接收、傳遞與保存等工作，對具體的檔案管理措施尚處于半人工操作狀態(tài)，信息的收集、整理、歸檔等工作存在一定滯后性，影響了人員業(yè)務檔案的利用、編研和開發(fā)。

3.檔案管理隊伍水平參差不齊

人才是企業(yè)發(fā)展的根本，而對檔案管理工作來說，檔案管理人員的素質(zhì)則直接決定檔案管理工作的水平。檔案管理人員的技能和綜合素質(zhì)是實現(xiàn)網(wǎng)絡的基石，如管理人員思想落后、工作缺乏創(chuàng)新、人才隊伍蕭條必須不符合企業(yè)的發(fā)展要求。目前，我國多數(shù)國有企業(yè)檔案人才建設處于初級階段，綜合水平有等提高，在利用先進的科學理念和技術構(gòu)建企業(yè)檔案管理網(wǎng)絡化方面還缺乏一些能力。在年齡結(jié)構(gòu)上，青中老工作人員配置比例不協(xié)調(diào)，既通曉檔案業(yè)務又能熟練應用信息技術的全方位人才嚴重不足。實際工作中更是缺乏鉆研精神，理論與實務不能進行有效的結(jié)合，為構(gòu)建檔案管理網(wǎng)絡模式帶來阻力。

三、解決檔案管理網(wǎng)絡化中相關問題的對策分析

1.建立健全檔案管理機制

國有企業(yè)在創(chuàng)新發(fā)展的道路上也要重視檔案管理工作的重要性，建立健全相關檔案管理制度，如綜合性的規(guī)章制度，立卷歸檔、檔案保管制度，檔案保密、保衛(wèi)制度等，從根本上加強國企檔案管理制度建設，確保日常管理工作有章可循，有法可依。同時，檔案管理人員也應根據(jù)檔案的內(nèi)容、特點、目的等屬性采用合理的檔案分類方法、整理形式及應用手段對檔案材料進行編目，制定檔案查閱及維護制度使得管理工作能夠做到有章可循。

2.加強國企電子檔案工作建設

信息化時代，各種信息都開始強調(diào)無紙化電子化，檔案管理電子化應該無太多技術障礙，應充分利用現(xiàn)代信息技術的優(yōu)越性提高檔案管理工作。單位檔案數(shù)據(jù)要有備份保存，并注明形成檔案的時間和操作人，系統(tǒng)也要進行日常和升級，最終形成電子檔案，方便對檔案進行日常管理和查閱。充分運用計算機和網(wǎng)絡技術手段，發(fā)揮計算機存儲量大、查詢速度快的特點建立起符合人員業(yè)務檔案信息的管理系統(tǒng)對人員實行全方位、多角度的綜合管理巳成為機關單位業(yè)務檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢。

3.全面提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)

國有企業(yè)檔案管理網(wǎng)絡化離不開管理人員的支持，人才才是檔案管理的核心，沒有人什么都做不了，只有先完善檔案管理人員隊伍的建設，才能真正實現(xiàn)檔案管理網(wǎng)絡化。從事檔案管理的人員在思想政治、專業(yè)知識、綜合素質(zhì)等方面都應符合企業(yè)檔案工作的要求。首先要轉(zhuǎn)變觀念， 加強思想建設，做好檔案工作的宣傳教育， 讓人們都認識到檔案管理工作的重要性，才能從根本上重視這一工作，而非敷衍了事。其次，以日常工作為基礎， 依據(jù)國企科技檔案管理工作對人才素質(zhì)的需求，經(jīng)過論證與討論后增加對計算機檔案建設技術、通訊技術及檔案管理網(wǎng)絡技術等專業(yè)知識的培訓，努力讓每一位檔案人員成為綜合協(xié)調(diào)能力較強、又通曉最新信息技術的全方位人才，為實現(xiàn)網(wǎng)絡化提供人才保障。最后要培養(yǎng)檔案管理人才的創(chuàng)新意識。創(chuàng)新是推動科學技術發(fā)展的根本動力，也是提高企業(yè)經(jīng)營效率，增強企業(yè)市場競爭力的核心部分，同時還是檔案部門開拓進取的積極力量。檔案人員應解放思想， 開拓視野， 樹立現(xiàn)代化創(chuàng)新理念， 落實理論與實踐相結(jié)合，為國有企業(yè)檔案管理工作更上一個臺階做出貢獻。（作者單位：義煤集團熱電分公司綜合辦公室）

參考文獻：

[1] 薛松企業(yè)檔案網(wǎng)絡化管理層次的構(gòu)建與優(yōu)化分析 經(jīng)營管理者 2014年第1期

[2] 王瑞； 趙莉莉；芻議加強國企檔案人才隊伍建設 新西部（理論版）2014年10期

[3] 蘆蕾淺談機關單位檔案網(wǎng)絡化管理 黑龍江史志 2014年07期