張艷瓊 徐洪呂

云南省曲靖市疾病預(yù)防控制中心，云南曲靖 655000

曲靖市疾控系統(tǒng)醫(yī)療儀器設(shè)備檔案現(xiàn)狀與對(duì)策分析

張艷瓊 徐洪呂▲

云南省曲靖市疾病預(yù)防控制中心，云南曲靖 655000

醫(yī)療儀器設(shè)備檔案是醫(yī)療設(shè)備從購置、驗(yàn)收、使用、維修、報(bào)廢等全過程中形成的設(shè)備資料、影像載體、審批文件以及校準(zhǔn)和維護(hù)記錄。隨著公共衛(wèi)生事業(yè)和科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，監(jiān)測(cè)、檢測(cè)能力的不斷提高，醫(yī)療儀器設(shè)備在疾控中心工作中越來越重要，所以儀器設(shè)備檔案是疾控中心設(shè)備管理的重要一環(huán)。從曲靖市疾控系統(tǒng)現(xiàn)有的正常運(yùn)行的醫(yī)療儀器設(shè)備及檔案現(xiàn)狀出發(fā)，探討儀器設(shè)備檔案建設(shè)和管理的新方法。

疾控中心；儀器；檔案；管理

隨著疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)能力建設(shè)的加強(qiáng)，儀器設(shè)備日趨先進(jìn)和復(fù)雜化，實(shí)驗(yàn)室檢驗(yàn)對(duì)儀器設(shè)備的依賴程度也日益增大，儀器設(shè)備已經(jīng)成為疾控機(jī)構(gòu)開展疾病檢測(cè)、衛(wèi)生監(jiān)測(cè)、科研等工作的重要手段和保證[1]。疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)實(shí)驗(yàn)室是疾病預(yù)防控制和應(yīng)對(duì)突發(fā)公共衛(wèi)生事件的重要技術(shù)保障。近年來各級(jí)疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)實(shí)驗(yàn)室儀器設(shè)備更新力度加大，使其應(yīng)對(duì)突發(fā)公共衛(wèi)生事件的能力得到了很大的提高[2]。醫(yī)療設(shè)備檔案是醫(yī)療設(shè)備從購置、驗(yàn)收到使用、維修、報(bào)廢等全過程中形成的設(shè)備資料、影像載體、審批文件以及校準(zhǔn)和維護(hù)記錄[3]，同時(shí)又是各種儀器設(shè)備的正常使用、維護(hù)以及進(jìn)行技術(shù)性能開發(fā)的不可缺少的材料，是疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)的重要技術(shù)儲(chǔ)備[4]。設(shè)備檔案在疾控中心設(shè)備管理中的作用將越來越凸顯。本研究從曲靖市疾控系統(tǒng) （市疾控中心及各縣市區(qū)疾控中心）現(xiàn)有的正常運(yùn)行的醫(yī)療儀器設(shè)備及檔案現(xiàn)狀出發(fā)，分析存在的問題，探討儀器設(shè)備檔案建設(shè)和管理的新思路。

1 曲靖市疾控系統(tǒng)醫(yī)療設(shè)備檔案的現(xiàn)狀

1.1 儀器設(shè)備地區(qū)分布

曲靖市及各縣市區(qū)現(xiàn)有正常運(yùn)行的醫(yī)療儀器設(shè)備共599件（臺(tái)），其中，曲靖市疾控中心187件（臺(tái)），各縣市區(qū)平均46件（臺(tái)）。曲靖市疾控中心是全市公共衛(wèi)生的業(yè)務(wù)管理和技術(shù)指導(dǎo)中心，各類儀器設(shè)備相對(duì)比較齊全，這是工作順利開展的基礎(chǔ)。各縣市區(qū)疾控中心儀器設(shè)備數(shù)量略有差異，其中會(huì)澤縣和師宗縣相對(duì)較多，分別為57件（臺(tái)）和56件（臺(tái)），富源縣、羅平縣、馬龍縣、麒麟?yún)^(qū)、宣威市、沾益縣儀器設(shè)備數(shù)量相當(dāng)，分別為44、44、41、44、49和43件（臺(tái)）。陸良縣相對(duì)較少，只有34件（臺(tái)）。各地區(qū)設(shè)備數(shù)量差異可能與開展工作的不一致有關(guān)。

1.2 正常運(yùn)行的主要儀器設(shè)備分布

曲靖市及各縣市區(qū)現(xiàn)有正常運(yùn)行的醫(yī)療儀器設(shè)備最多的是恒溫培養(yǎng)箱（34臺(tái)）和生物安全柜（32臺(tái)）。真空冷凍干燥機(jī)（28臺(tái)）、生物顯微鏡（27臺(tái)）、多頭移液器（26臺(tái)）、高壓滅菌器（25臺(tái)）、低溫冰箱（-20℃）（24臺(tái)）、恒溫水浴箱（22臺(tái)）、自動(dòng)洗板機(jī)（19臺(tái)）、酶標(biāo)儀及純水處理器各（17臺(tái)）等常規(guī)儀器設(shè)備數(shù)量也較多。部分昂貴、大型、精密的儀器數(shù)量相對(duì)較少，但是這部分儀器設(shè)備的檔案建設(shè)更為重要，如全自動(dòng)酶聯(lián)免疫分析儀，其校準(zhǔn)和維護(hù)記錄尤為重要，因?yàn)槭悄承┘膊?zhǔn)確診斷的基礎(chǔ)。

1.3 儀器設(shè)備購置時(shí)間分布

曲靖市及各縣市區(qū)現(xiàn)有正常運(yùn)行的醫(yī)療儀器設(shè)備購置數(shù)量從2004年起迅速增加，2009年達(dá)到峰值，2010年購置數(shù)量下降。由此可見，自2003年“非典”過后，國家加大公共衛(wèi)生的投入，各級(jí)疾控中心實(shí)驗(yàn)室儀器設(shè)備在極短時(shí)間內(nèi)迅速完備，保證了常規(guī)檢測(cè)工作的順利開展，曲靖市公共衛(wèi)生事業(yè)上了一個(gè)新臺(tái)階。儀器設(shè)備購置時(shí)間分布見圖1。

圖1 醫(yī)療儀器設(shè)備購置數(shù)量隨時(shí)間變化圖

2 儀器設(shè)備檔案存在的問題

2.1 儀器設(shè)備檔案的整理、歸檔和利用過程欠規(guī)范

儀器設(shè)備從申購、論證、審批等文件的整理到使用和維修過程中的文字材料凌亂，不完整。有些有重要?dú)w檔價(jià)值的儀器設(shè)備檔案流失，導(dǎo)致一些大型檢驗(yàn)儀器設(shè)備無法形成完整的檔案資料[5]。同時(shí)，部分儀器設(shè)備沒有進(jìn)行定期校準(zhǔn)和維護(hù)，即使定期維護(hù)，維護(hù)記錄也不規(guī)范。各地區(qū)、各單位沒有采用統(tǒng)一的校準(zhǔn)和維護(hù)記錄表嚴(yán)格記錄，部分單位只是隨便用筆記錄一下，對(duì)后期的歸檔造成困難。某些儀器設(shè)備的管理和使用知識(shí)偏重實(shí)體管理，忽視文字材料，導(dǎo)致許多儀器設(shè)備的申購、論證、審批文件長(zhǎng)期滯留在設(shè)備采購人員手中[6]，使得現(xiàn)有的重要儀器檔案不完整，直接影響到后期的檔案利用。

2.2 設(shè)備檔案信息化程度低，利用率低

目前全市疾控系統(tǒng)儀器設(shè)備檔案信息化程度比較低，主要檔案還是紙質(zhì)版的檔案，或者是紙質(zhì)版掃描成電子版的PDF文檔。這樣的檔案數(shù)量多，保管難，要用檔案時(shí)不易查找，浪費(fèi)時(shí)間。同時(shí)，在對(duì)儀器設(shè)備進(jìn)行維護(hù)和校準(zhǔn)時(shí)，工作人員看不到之前的相關(guān)記錄，容易造成較大的誤差。

3 對(duì)策分析

3.1 加強(qiáng)儀器設(shè)備檔案專業(yè)人力資源建設(shè)

隨著國家對(duì)公共衛(wèi)生投入的加大和高新技術(shù)的不斷發(fā)展，各類先進(jìn)儀器設(shè)備多功能化、自動(dòng)化程度越來越高，其對(duì)儀器設(shè)備檔案管理的專業(yè)技術(shù)人員的要求也越來越高，所以加強(qiáng)儀器設(shè)備檔案專業(yè)人力資源建設(shè)尤為重要和緊迫。單位要有計(jì)劃、有目的地引進(jìn)高學(xué)歷、高層次并且專業(yè)對(duì)口的技術(shù)人才來開展儀器設(shè)備管理和建檔的工作，提高整體專業(yè)人員素質(zhì)[7]。

3.2 加強(qiáng)儀器設(shè)備基本檔案的建設(shè)和管理

儀器設(shè)備檔案的基本信息是檔案的主要內(nèi)容，是最重要的部分，也是檔案工作的基礎(chǔ)。這些檔案材料包括儀器設(shè)備購買的論證報(bào)告、招標(biāo)文件、購買合同、價(jià)格、保修合同等。采購至單位后，檔案管理人員要認(rèn)真登記儀器設(shè)備的型號(hào)、出廠日期、生產(chǎn)單位、購入價(jià)格、保修時(shí)限、出廠合格證書、環(huán)保證書、操作手冊(cè)、相關(guān)的SOP文件等[8]。設(shè)備鑒定的證書原件及鑒定符合性確認(rèn)表、自校準(zhǔn)報(bào)告、維護(hù)保養(yǎng)記錄、歷年的使用記錄、期間核查記錄、輔助設(shè)備功能性確認(rèn)記錄、其他與技術(shù)性能有關(guān)的資料、維修記錄、報(bào)廢或調(diào)用申請(qǐng)表等應(yīng)及時(shí)歸檔[9]。建檔后由檔案管理員錄入儀器設(shè)備總目錄，便于儀器設(shè)備的管理和查閱。同時(shí)，盡快處理報(bào)廢的儀器設(shè)備，并在檔案中做好報(bào)廢注銷記錄及結(jié)檔。檔案借閱需填寫儀器設(shè)備檔案借（領(lǐng)）用登記表，在借閱過程中，保證案卷完整、安全[10]。

3.3 加強(qiáng)儀器設(shè)備檔案信息化建設(shè)與管理

隨著科技的發(fā)展和時(shí)代的進(jìn)步，信息化、自動(dòng)化已經(jīng)成為時(shí)代的“風(fēng)向標(biāo)”。儀器設(shè)備檔案也一樣，只有加強(qiáng)信息化，才能跟上時(shí)代的步伐，完善檔案的管理，加強(qiáng)儀器設(shè)備檔案的利用，把醫(yī)療設(shè)備檔案以及建檔過程中產(chǎn)生的文檔資料通過計(jì)算機(jī)錄入到醫(yī)療設(shè)備管理系統(tǒng)中，以實(shí)現(xiàn)檔案信息的登記、檢索、匯編以及檢查、維修記錄的及時(shí)補(bǔ)充，方便后期的檔案管理和查閱。儀器設(shè)備檔案信息化途徑可概括為以下幾步[11]：①靜態(tài)檔案部分（包括電子化的審批文件和紙質(zhì)資料、磁盤資料、影像資料）儲(chǔ)存到醫(yī)療設(shè)備檔案管理平臺(tái)。②動(dòng)態(tài)檔案部分（包括設(shè)備基本信息、目前狀態(tài)、設(shè)備使用記錄、維修校準(zhǔn)記錄、維護(hù)費(fèi)用、故障排除情況）及時(shí)傳輸?shù)结t(yī)療設(shè)備檔案管理平臺(tái)。③檔案管理人員從醫(yī)療設(shè)備檔案管理平臺(tái)進(jìn)行日常性統(tǒng)計(jì)輸出及檔案調(diào)用。這樣，檔案的管理就成為一種網(wǎng)絡(luò)化、自動(dòng)化的從計(jì)算機(jī)對(duì)設(shè)備的出入庫管理到對(duì)設(shè)備維修維護(hù)的動(dòng)態(tài)化管理。需要使用檔案時(shí)，只需要從計(jì)算機(jī)終端輸入儀器設(shè)備的名稱或者編號(hào)，就可以迅速檢索出儀器的運(yùn)行狀況。另外，每一次儀器校準(zhǔn)、維護(hù)和使用后，可以從計(jì)算機(jī)及時(shí)錄入相關(guān)數(shù)據(jù)，方便管理和利用。

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Analysis of the archives situation of medical equipment and countermeasures in the disease prevention and control system in Qujing city

ZHANG Yan-qiong XU Hong-lv▲
Center for Disease Control and Prevention of Qujing City in Yunnan Province,Qujing 655000,China

The archives of medical equipment are formed from the equipment data,image carrier,approval documents and calibration and maintenance records,which come from the whole process of medical equipment purchase,approval to use,repair and abandoned.With the continuous development of public health and science and technology,and enhance the ability of monitoring and detection,medical equipment became more and more important in the center for disease control and prevention work.So the equipment archives are an important part of the equipment management.To explore the new method of construction and management of equipment archives on the basis of what medical equipment that normal operation and file status in the center for disease control and prevention system of Qujing city.

Center for disease control and prevention;Equipment;Archive;Management

R197.39

B

1674-4721（2014）03（c）-0152-03

2014-01-27本文編輯：袁 成）

張艷瓊（1980-），女，助理農(nóng)藝師，曲靖市疾控中心辦公室機(jī)要秘書，主要從事辦公室日常工作

▲通訊作者：徐洪呂（1985-），男，碩士，醫(yī)師，主要從事艾滋病性病的防治研究工作