史莉紅

摘 要：隨著我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的不斷深化，一些企業(yè)也迎來(lái)了前所未有的發(fā)展，而辦公室作為企業(yè)必不可少的部分，也發(fā)生著變化，逐漸呈現(xiàn)出職能特殊化、協(xié)調(diào)工作復(fù)雜話等特點(diǎn)，使得在處理企業(yè)辦公室的事務(wù)管理上也需要采用新的方法機(jī)制，這就體現(xiàn)出辦公室事務(wù)管理工作的重要性，文章從加強(qiáng)辦公室事務(wù)管理工作的重要性出發(fā)，對(duì)如何完善辦公室事務(wù)管理工作提出了幾點(diǎn)建議，旨在為做好辦公室事務(wù)管理工作提供參考。

關(guān)鍵詞：辦公室；事務(wù)管理；重要性；完善措施

1.引言

辦公室管理，是指有關(guān)的工作人員嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)決策，能夠在企業(yè)內(nèi)部進(jìn)行，解決一系列行政工作，從規(guī)劃，組織，領(lǐng)導(dǎo)和控制這些手段實(shí)施有效的解決方案，從而保證了開(kāi)展企業(yè)工作的有序進(jìn)行?，F(xiàn)代企業(yè)辦公的管理工作，包括內(nèi)部信息和企業(yè)外部信息的傳遞，與其他部門的工作進(jìn)行有效的協(xié)調(diào)，目的是確保有效落實(shí)規(guī)劃和決策?？傊髽I(yè)辦公管理的任務(wù)是要經(jīng)過(guò)決策過(guò)程達(dá)到企業(yè)目標(biāo)，不僅僅取決于是否有效的制定了決策還跟辦公室的管理工作有沒(méi)有有效實(shí)施有著緊密的聯(lián)系。

2.加強(qiáng)辦公室事務(wù)管理工作的重要性

在當(dāng)前的市場(chǎng)環(huán)境下，基于日益激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)，企業(yè)要想達(dá)到快速發(fā)展的要求，有必要進(jìn)行有效的規(guī)范和加強(qiáng)內(nèi)部管理。作為一個(gè)商業(yè)組織的綜合管理辦公室，企業(yè)的管理素質(zhì)和管理水平將直接決定管理和工作的運(yùn)作和開(kāi)展以及相關(guān)業(yè)務(wù)的工作。與此同時(shí)，在現(xiàn)在的知識(shí)型經(jīng)濟(jì)下，辦公管理引導(dǎo)其特殊活力的創(chuàng)新和調(diào)整企業(yè)的管理，并承擔(dān)管理服務(wù)，提供廣泛的服務(wù)和參與決策的責(zé)任。具體表現(xiàn)為：首先，發(fā)揮紐帶作用。在現(xiàn)代企業(yè)中的辦公室是一個(gè)重要的橋梁，將企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和各部門內(nèi)部員工有效地連接，辦公管理工作事關(guān)與上下級(jí)連接的重要使命和責(zé)任，也有一些宏觀控制和權(quán)衡的功能，可以說(shuō)是行業(yè)企業(yè)的指揮，對(duì)決策和執(zhí)行系統(tǒng)的有效協(xié)調(diào)。其次，發(fā)揮參謀作用。辦公室管理的參謀作用主要體現(xiàn)在辦公管理需要有各種各樣的及時(shí)，準(zhǔn)確，全面的信息提供給領(lǐng)導(dǎo)，為其提供決策行為的有效參考；管理層需要做辦公室組織開(kāi)展圍繞企業(yè)的中心工作的各項(xiàng)研究工作，為中心的企業(yè)的調(diào)查結(jié)果工作提供可靠的依據(jù)；辦公管理領(lǐng)導(dǎo)者需要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的意圖來(lái)起草該重要文件，輔助領(lǐng)導(dǎo)層完成各種重要決策的制定和實(shí)施；辦公管理往往提出各種大型活動(dòng)的企業(yè)建議的處理對(duì)策。

3.如何完善辦公室事務(wù)管理工作

（1）明確各職位的職責(zé)。責(zé)任是一個(gè)人對(duì)國(guó)家，社會(huì)，集體，家庭和他人，主動(dòng)施以的精神積極有益的作用，是一種自覺(jué)主動(dòng)地盡自己的一切有益事情的精神狀態(tài)。人只有有責(zé)任才是推進(jìn)他生活的不竭動(dòng)力。然而，辦公室工作人員的責(zé)任意識(shí)從何而來(lái)？首先是認(rèn)準(zhǔn)形勢(shì)。在推動(dòng)社會(huì)主義文化大發(fā)展大繁榮的過(guò)程中，由于面臨著更多的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，從而對(duì)辦公室工作提出了更加艱巨的任務(wù)。認(rèn)識(shí)到這種情況，我們可以增強(qiáng)責(zé)任意識(shí)，自覺(jué)地把自己的工作納入整體工作。第二是要找準(zhǔn)職責(zé)所在。辦公室是行政部門之一，它擔(dān)負(fù)著承上啟下，協(xié)調(diào)關(guān)系，聯(lián)系各方等重要作用，科學(xué)決策和綜合辦公高效管理實(shí)施的領(lǐng)導(dǎo)者，其特殊性是其他部門不可替代的。認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn)很重要，它會(huì)自發(fā)地上升責(zé)任意識(shí)。還有就是明確任務(wù)所在。在改革和發(fā)展的過(guò)程中，新的挑戰(zhàn)不斷涌現(xiàn)，給了辦公室一些新的任務(wù)：加強(qiáng)綜合協(xié)調(diào)服務(wù)，改善行政服務(wù)，提供準(zhǔn)確的決策服務(wù)以提高辦公質(zhì)量。為此，辦公室的工作人員需要提高自身的性格品質(zhì)，需要提高自己的知識(shí)積累，需要提高控制的需要，提高創(chuàng)新意識(shí)的把握能力。

（2）在工作中統(tǒng)籌兼顧，做好協(xié)調(diào)。相對(duì)領(lǐng)導(dǎo)和其他職能部門，辦公室具有更多的工做綜合性比較強(qiáng)。在一個(gè)單位，辦公室是溝通上下，左右協(xié)調(diào)，聯(lián)絡(luò)各方，以確保機(jī)關(guān)工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。如果一個(gè)單位比作一個(gè)人，那么，領(lǐng)導(dǎo)，決策機(jī)構(gòu)是大腦；工商部門，執(zhí)行機(jī)構(gòu)是四肢，辦公室是中樞神經(jīng)系統(tǒng)。雖然參與領(lǐng)導(dǎo)決策的辦公室工作，但沒(méi)有最終決策權(quán)；它不涉及各職能部門的具體領(lǐng)導(dǎo)，不替代部門處理具體問(wèn)題的功能，但該辦公室的工作是進(jìn)行過(guò)問(wèn)的職能部門，并進(jìn)行干預(yù)。領(lǐng)導(dǎo)者必須管理工作，負(fù)責(zé)輔助辦公室管理；如果不對(duì)應(yīng)這個(gè)工作，那么行政領(lǐng)導(dǎo)決策，組織，指揮，檢查和其他活動(dòng)無(wú)法實(shí)施，廣大員工將無(wú)法正常工作。這是因?yàn)檗k公室的工作，為各部門提供基本的工作條件，在保障單位，部門活動(dòng)的功能得以順利進(jìn)行。能夠充分利用和節(jié)省時(shí)間，提高效率。因此，協(xié)調(diào)和平衡各相關(guān)單位，相關(guān)部門的工作就顯得尤為重要。

（3）加強(qiáng)以人為本的管理理念。辦公室在管理過(guò)程中的主體對(duì)象是人的參與，因此，管理辦公室工作的優(yōu)化和改進(jìn)，必須始終堅(jiān)持以人為本，一個(gè)人性化的管理模式，努力做到想員工之所想，及員工之所急，了解決員工的后顧之憂，使他們專門為日常工作盡職盡責(zé)，為自己的工作提供動(dòng)力。實(shí)際的提升企業(yè)員工的工作積極性和主動(dòng)性，可以增強(qiáng)企業(yè)的凝聚力，立足于思想和工作作風(fēng)使員工能夠有效地提升和規(guī)范，為企業(yè)開(kāi)展工作提供保障。

（4）創(chuàng)新管理辦法。現(xiàn)代企業(yè)管理辦公室的核心是為企業(yè)整體發(fā)展提供服務(wù)，從而推動(dòng)企業(yè)各部門的工作能夠穩(wěn)定開(kāi)展和有序?qū)嵤?。因此，從工作思路?lái)看，辦公管理必須不斷地引入對(duì)現(xiàn)有管理層進(jìn)行必要的修改，并以超前的創(chuàng)新管理方法的實(shí)施和強(qiáng)制執(zhí)行監(jiān)督體系的新方法。企業(yè)應(yīng)該利用不同崗位的工作潛能，調(diào)動(dòng)工作人員的積極性和主動(dòng)性；此外，企業(yè)辦公室制度和企業(yè)文化也必須實(shí)行管理創(chuàng)新，以方便企業(yè)經(jīng)營(yíng)，管理和發(fā)展帶來(lái)新的生機(jī)和活力。

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