朱雪君

摘要：Excel是辦公軟件office的組件之一，它可以進(jìn)行各種數(shù)據(jù)的處理、圖表繪制、統(tǒng)計分析和輔助決策操作，廣泛地應(yīng)用于會計實務(wù)、財務(wù)管理、市場與銷售管理、生產(chǎn)管理、人力資源管理等領(lǐng)域。本文主要介紹EXCEL在人力資源管理中招聘與錄用、薪酬管理、人事信息數(shù)據(jù)統(tǒng)計等的應(yīng)用，如何利用EXCEL提升電腦辦公應(yīng)用技能。

關(guān)鍵詞：EXCEL 人力資源管理 招聘與錄用 薪酬管理 人事信息

1 EXCEL在人員招聘與錄用中的應(yīng)用

在人力資源管理六大模塊當(dāng)中，招聘與錄用是重要的核心內(nèi)容之一，招聘實施是整個招聘與錄用工作模塊的核心，規(guī)范化的招聘流程管理是保證招聘到合適、優(yōu)秀人員的前提，Excel軟件可以在這些工作環(huán)節(jié)中發(fā)揮作用，大大提高辦公效率。比如在招聘過程中需要制作招聘流程圖、招聘中的各種表格、面試通知單、婉拒信、員工工作證等都需要通過EXCEL來完成，并且可以起到事半功倍的效果。就以制作面試通知單、婉拒信、員工工作證為例，首先，用EXCE文檔把應(yīng)聘者的基本信息建立起來，再用WORD文檔的郵件合并功能，以電子郵件的形式合成面試通知單或者婉拒信，使用OUTLOOK群發(fā)郵件給應(yīng)聘者，可在短時間內(nèi)完成此項工作。在制作員工工作證過程中，還需要利用郵件合并來添加員工的照片。具體操作如下：

①用EXCEL文檔把數(shù)據(jù)源——人事信息表建立起來。該表在描述照片的路徑時務(wù)必與照片本身的名稱相符，照片與人事信息表要放在同一個文件夾中。

②用WORD文檔建立員工工作證模板，作為郵件合并的主文檔。主文檔只包含郵件合并內(nèi)容固定不變的部分，保存到人事信息表和照片所在的文件夾中。建立的員工工作證如圖1：

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③在員工工作證主文檔里，切換到“郵件”選項卡，單擊“開始郵件合并”按鈕，選擇“郵件合并分步向?qū)А?，根?jù)上面的導(dǎo)示，先把姓名、部門、職務(wù)、工號信息對應(yīng)插入，然后切換到“插入”選項卡，在“文檔部件”下拉菜單中單擊“域”。彈出“域”對話框，在“域名”下方的列表框中選中“includepicture”，在“域?qū)傩浴毕路降奈谋究蛑休斎肴我庾址纭?”，單擊確定，然后按ALT+F9，出現(xiàn)域代碼，選中“1”替換照片信息，再按ALT+F9，完成合并。合并后的效果如圖2：

2 EXCEL在薪酬管理中的應(yīng)用

薪酬管理也是人力資源管理六大模塊內(nèi)容之一，良好的薪酬制度可以幫助企業(yè)更有效地吸引、保留和激勵員工，從而起到增強(qiáng)企業(yè)競爭優(yōu)勢的作用。在薪酬管理中，需要用EXCEL軟件制作加班統(tǒng)計表、員工銷售獎金計算表、個人所得稅代扣代繳表、帶薪年假天數(shù)統(tǒng)計表、員工月度工資表、批量制作員工工資條等。企業(yè)負(fù)有每月為職工代扣代繳工資、薪金所得部分個人所得稅的義務(wù)，用EXCEL表格里的函數(shù)來進(jìn)行計算，可以快速地計算出來，不管企業(yè)員工數(shù)量有多大，只要數(shù)據(jù)正確，運用的函數(shù)公式準(zhǔn)確，能夠快捷、準(zhǔn)確得出結(jié)果。根據(jù)速算扣除數(shù)圖表，在計算個人所得稅時，可以把公式設(shè)置為：“=MAX（（月工資收入額-工資基數(shù)）*{3，10，20，25，30，

35，45}%-{0，105，555，1005，2755，5505，

13505}，0）”，也可以用其它函數(shù)，如IF函數(shù)等。薪酬管理工作中還會用到日期函數(shù)，主要計算員工的工齡、工作月數(shù)、天數(shù)等。員工工齡、工作月數(shù)、天數(shù)的函數(shù)公式分別為：“=DATEDIF（參加工作時間，TODAY（），”Y”）”，“=DATEDIF（起始時間，終止時間，“M”）”， “=DATEDIF（起始時間，終止時間，“D”）”。

3 EXCEL在人事信息數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析中的應(yīng)用

在現(xiàn)代經(jīng)營活動中，信息已成為重要資源之一，員工信息的收集、統(tǒng)計、分析是人力資源管理中不可忽視的工作。由于企業(yè)內(nèi)部人員較多且流動性大，為了能夠及時整理、匯總分析、掌握人員信息的動態(tài)，作為企業(yè)做各項決策的參考依據(jù)，因此做好人事信息數(shù)據(jù)的整理工作意義重大。在整理員工信息過程中，利用相關(guān)函數(shù)可實現(xiàn)員工生日、性別等有效信息的提取。例如：某位員工的身份證號碼是“440402198806189066”，如果要從中提取員工的出生年月日，可使用函數(shù)公式：“=DATE（MID（身份證號碼，7，4），MID（身份證號碼，11，2），MID（身份證號碼，13，2））”，便可得出“1988-6-18”；如果要從中提取員工的性別，可使用函數(shù)公式：“=IF（MOD（MID（身份證號碼，17，1），2）=0，“女”，“男”）”，該公式是根據(jù)身份證號碼的特點，第17位順序碼為奇數(shù)分配給男性，偶數(shù)分配給女性，上述函數(shù)公式結(jié)果為“女”，因為身份證號碼第17位為“6”，能與2整除，余數(shù)為0，為偶數(shù)分配給女性。

在整理員工信息過程中，我們還可以統(tǒng)計不同年齡段員工信息，分析員工學(xué)歷水平等。員工不同年齡段信息的統(tǒng)計，人力資源工作者可以借助EXCEL里的統(tǒng)計函數(shù)COUNTIF，先統(tǒng)計最大年齡段50歲以上的人數(shù)，公式為“=COUNTIF（F3：F12，”>50”）”，統(tǒng)計大于40歲也就是40-50年齡段的人數(shù)公式為“=COUNTIF（F3：F12，”>40”）-I5”，以此類推，把其它年齡段的人數(shù)統(tǒng)計出來，效果圖如下圖3。

人力資源工作者可以借助EXCEL里的數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖來分析員工學(xué)歷水平。根據(jù)人事信息表的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，建立數(shù)據(jù)透視表與數(shù)據(jù)透視圖，可以一目了然，清晰知道員工的學(xué)歷水平。建立數(shù)據(jù)透視表時，把學(xué)歷字段分別拖到列標(biāo)簽、數(shù)值，其中數(shù)值是為計數(shù)項，隸屬部門字段拖到行標(biāo)簽，就可生成圖4左邊的表格，圖4右邊的透視圖是根據(jù)左邊的透視表生成的。

4 結(jié)論

本文只是介紹了人力資源工作者可以通過EXCEL的部分功能，能更高效地處理招聘與錄用、薪酬管理、人事信息數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析的某些工作，同時能及時地解決相關(guān)問題。在人力資源管理中，同樣可以用EXCEL來處理職工社保管理、培訓(xùn)管理、勞動關(guān)系管理等的工作，也能起到高效的作用。作為一名人力資源工作者，如果能夠熟練掌握EXCEL的功能，結(jié)合自身的工作經(jīng)驗，把EXCEL發(fā)揮到極致，可在行業(yè)中成為一名出類拔萃的EXCEL高手。

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