陳劍

摘要：在中等職業(yè)學(xué)校的各項(xiàng)日常工作之中，學(xué)校檔案的管理工作是一項(xiàng)非常重要的學(xué)校事務(wù)。因此，中等職業(yè)學(xué)校一定要注意在搞好教學(xué)的同時(shí)做好學(xué)校的檔案管理工作。為此，結(jié)合在武漢航道學(xué)校的學(xué)校檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，探討了應(yīng)當(dāng)如何改善學(xué)校檔案管理工作。

關(guān)鍵詞：學(xué)校檔案；管理工作；改善途徑

中圖分類號(hào)：F27

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：16723198（2014）05008202

在學(xué)校的日常工作中，學(xué)校檔案的管理工作具有舉足輕重的作用。有效的改善學(xué)校檔案管理工作，不僅僅可以起到保證學(xué)校的正常管理與規(guī)劃、學(xué)校的教學(xué)措施改革與進(jìn)步的工作成果的獲得，還可以作為學(xué)校確定具體的管理發(fā)展措施時(shí)候的有效資料。學(xué)校檔案管理工作的好壞可以直接影響到學(xué)校可以使用的資料的使用質(zhì)量。因此，有效的改善學(xué)校檔案管理工作是學(xué)校應(yīng)該重點(diǎn)完成的管理任務(wù)之一。在本文中，筆者將結(jié)合目前學(xué)校檔案管理工作的現(xiàn)狀，具體的講述一下應(yīng)當(dāng)如何改善學(xué)校檔案管理工作。

1學(xué)校檔案管理工作的重要意義

1.1學(xué)校檔案管理工作可以作為學(xué)校各種教育管理活動(dòng)的有效憑證

正常的學(xué)校檔案管理工作包含有對(duì)中等職業(yè)學(xué)校所有的學(xué)校管理行為、教學(xué)活動(dòng)、科研等活動(dòng)所生成的原始材料、證明、報(bào)表以及科研教學(xué)工作成果在內(nèi)的所有檔案資料的收集，在這些資料收集完畢之后，學(xué)校檔案管理工作系統(tǒng)再使用相關(guān)計(jì)算機(jī)軟件對(duì)所有的資料進(jìn)行收錄整理，完備的儲(chǔ)存在學(xué)校的檔案管理工作室里面。通過這種方式，學(xué)校檔案管理工作所收集的資料就成為了學(xué)校的一種寶貴資源，在以后學(xué)校進(jìn)行各種教學(xué)工作活動(dòng)的時(shí)候都可以作為有效的參考資料來促進(jìn)學(xué)校各種教學(xué)管理活動(dòng)的進(jìn)行，最終起到保護(hù)中等職業(yè)學(xué)校師生們共同合法權(quán)利的作用。

1.2學(xué)校檔案管理工作可以作為對(duì)學(xué)校人才培養(yǎng)水平的有效評(píng)估依據(jù)

在對(duì)學(xué)校的人才培養(yǎng)水平進(jìn)行評(píng)價(jià)的時(shí)候，就需要很多的事實(shí)資料來證明學(xué)校的辦學(xué)水平，這就需要學(xué)校檔案管理工作來保證這些資料的存在。

1.3學(xué)校檔案管理工作可以作為學(xué)校進(jìn)行對(duì)學(xué)生的德育教學(xué)工作的資料來源

在學(xué)校檔案管理工作之中，重點(diǎn)管理的內(nèi)容之一便是中等職業(yè)學(xué)校在自己學(xué)校的發(fā)展歷史之中留存下來的寶貴材料，這些材料包含有學(xué)校創(chuàng)建過程中的一個(gè)個(gè)壯舉（主要包含有學(xué)校的各種教學(xué)科研成就和對(duì)學(xué)生的培養(yǎng)結(jié)果）。在學(xué)校的日常工作中，可以把學(xué)校檔案管理工作收藏的這些寶貴材料給學(xué)校的學(xué)生瀏覽，讓學(xué)生們感受到學(xué)校前輩通過自己努力求學(xué)所取得豐碩成果，激發(fā)學(xué)生的求學(xué)熱情，努力做到為學(xué)校爭(zhēng)光添彩。

1.4學(xué)校檔案管理工作可以作為衡量學(xué)校的辦學(xué)水平的重要依據(jù)

在學(xué)校檔案管理工作之中，學(xué)校檔案資料的重要來源之一便是中等職業(yè)學(xué)校的各個(gè)管理部門的實(shí)際教學(xué)工作資料，這些資料隨著學(xué)校的不斷發(fā)展而逐步的豐富起來，這些寶貴的資料包括教師們總結(jié)的教學(xué)大綱、學(xué)校教研處規(guī)定的教學(xué)計(jì)劃、學(xué)校教研處設(shè)置的專業(yè)課程改革、教師的教學(xué)總結(jié)等資料，這些寶貴的資料凝結(jié)了學(xué)校建立以來所有教師們和學(xué)校教研處的所有的心血，這些寶貴的資料能夠最真實(shí)的反映出來一個(gè)學(xué)校的辦學(xué)教育水平。

2目前學(xué)校檔案管理工作的現(xiàn)狀和存在的問題

2.1目前我國(guó)大部分學(xué)校不夠重視學(xué)校檔案管理工作

目前，我國(guó)的大部分中等職業(yè)學(xué)校對(duì)學(xué)校的學(xué)校檔案的管理意識(shí)十分的薄弱，沒有擺正學(xué)校檔案管理工作的位置。截至目前為止，仍然有許多的中等職業(yè)學(xué)校的管理部門沒有太深的學(xué)校檔案管理意識(shí)，沒有認(rèn)識(shí)到學(xué)校檔案管理工作對(duì)學(xué)校各項(xiàng)事務(wù)的積極促進(jìn)作用，并沒有把學(xué)校檔案管理工作放到學(xué)校的日常管理任務(wù)當(dāng)中去。甚至有許多的中等職業(yè)學(xué)校把學(xué)校檔案管理工作當(dāng)作是一種軟任務(wù)，錯(cuò)誤的把學(xué)校檔案管理工作評(píng)定為知識(shí)管理那些已經(jīng)沒用的資料的簡(jiǎn)單任務(wù)而已，學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)并沒有真正的深入了解學(xué)校檔案管理工作的重要作用，也沒有花費(fèi)足夠的精力去制定相關(guān)的規(guī)范去開展學(xué)校檔案管理工作，這就導(dǎo)致學(xué)校檔案管理工作不能發(fā)揮出應(yīng)有的作用。

2.2目前我國(guó)大部分學(xué)校的學(xué)校檔案管理工作的管理方式過于陳舊

目前，在我國(guó)的絕大多數(shù)中等職業(yè)學(xué)校里面，學(xué)校的學(xué)校檔案管理工作的管理方式相當(dāng)?shù)年惻f，甚至有的中等職業(yè)學(xué)校的檔案管理工作還是通過學(xué)校檔案管理工作人員通過人工作業(yè)來完成的，在這種情況下，學(xué)校檔案資料在歸檔完成之后，學(xué)校檔案管理工作人員還需要對(duì)資料進(jìn)行進(jìn)一步的整理操作，例如對(duì)資料進(jìn)行篇整目錄工作等等。這種效率極低的人工抄寫手段不僅僅消耗了龐大的人力物力，還極大增加了資料重復(fù)收錄的可能性，極大地限制了學(xué)校檔案管理工作的發(fā)展。

2.3目前我國(guó)大部分學(xué)校的學(xué)校檔案管理工作硬件設(shè)施不過關(guān)

目前，在我國(guó)的絕大多數(shù)中等職業(yè)學(xué)校里面，學(xué)校的學(xué)校檔案管理工作的硬件設(shè)施難以滿足正常的學(xué)校檔案管理工作的需求。甚至在有的學(xué)校的檔案管理室里面連最基本的通風(fēng)防火防潮功能都不具備，這就給學(xué)校檔案管理工作帶來了極大的安全管理隱患，極大地影響了學(xué)校檔案管理工作的正常進(jìn)行。

2.4目前我國(guó)大部分學(xué)校的學(xué)校檔案管理工作人員專業(yè)素質(zhì)不夠高

目前，在我國(guó)的絕大多數(shù)中等職業(yè)學(xué)校里面，從事學(xué)校的學(xué)校檔案管理工作的工作人員的專業(yè)素質(zhì)達(dá)不到正常的工作需求。其中，有很大一部分學(xué)校檔案管理工作的工作人員并沒有經(jīng)過相關(guān)的檔案管理專業(yè)技能知識(shí)的教育培訓(xùn)，這就導(dǎo)致學(xué)校檔案管理工作的工作人員在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候難以快速有效的整理好檔案資料，最終影響到學(xué)校檔案管理工作的正常進(jìn)行。

3如何改善學(xué)校檔案管理工作中存在的問題

3.1學(xué)校應(yīng)當(dāng)大力加強(qiáng)學(xué)校檔案管理工作

學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)認(rèn)識(shí)到學(xué)校檔案管理工作的重要作用，扭轉(zhuǎn)自己過去錯(cuò)誤的觀點(diǎn)，大力促進(jìn)學(xué)校的學(xué)校檔案管理工作，其具體的步驟包括以下幾個(gè)方面：第一，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)設(shè)置專門的學(xué)校檔案管理工作小組；第二，學(xué)校檔案管理工作小組選拔出來事業(yè)心強(qiáng)、專業(yè)素質(zhì)比較高的檔案管理工作人員來專門從事學(xué)校檔案管理工作；第三，學(xué)校應(yīng)當(dāng)明確學(xué)校檔案管理工作的工作責(zé)任歸屬，讓各個(gè)部門認(rèn)清自己要負(fù)責(zé)的工作部分。通過這三個(gè)步驟，就可以有效地加強(qiáng)學(xué)校的檔案管理工作。

3.2學(xué)校應(yīng)當(dāng)大力加強(qiáng)學(xué)校檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)的籌備建立

針對(duì)目前我國(guó)大部分學(xué)校的學(xué)校檔案管理工作硬件設(shè)施和學(xué)校檔案管理工作的管理方式方面存在的不足，學(xué)校應(yīng)當(dāng)加大對(duì)學(xué)校檔案管理工作的籌備工作，盡快的完成學(xué)校檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)的籌備建立，并在數(shù)據(jù)庫(kù)的建立過程中開展檔案資料的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)。通過這樣的方式，不僅僅可以有效地解決學(xué)校檔案管理工作硬件設(shè)施和學(xué)校檔案管理工作的管理方式上面存在的不足，還可以有效的做到學(xué)校檔案資料的快速共享，將學(xué)校里面寶貴的檔案資源快速有效的提供給學(xué)校的教職工們使用。

3.3學(xué)校應(yīng)當(dāng)大力加強(qiáng)學(xué)校檔案管理中檔案信息的使用

學(xué)校應(yīng)該重視學(xué)校檔案管理工作室里面保存的資料的合理使用，有效的開發(fā)檔案信息的作用。這里面主要包含兩方面的開發(fā)利用：第一個(gè)方面是對(duì)學(xué)校檔案管理工作室的檔案信息的深度開發(fā)，比如把學(xué)校的資料整理成光盤等發(fā)到因特網(wǎng)上給社會(huì)各界使用；第二個(gè)方面是在學(xué)校檔案管理工作中加強(qiáng)對(duì)檔案資料的編輯，給學(xué)校的教職工提供更多的有效內(nèi)容。

4總結(jié)

目前，在我國(guó)的中等職業(yè)學(xué)校的日常教學(xué)管理工作中，學(xué)校檔案的管理工作正在發(fā)揮著舉足輕重的作用。建立一個(gè)有效的學(xué)校檔案的管理系統(tǒng)，可以完善的保存學(xué)校之中的一切具有保存價(jià)值的資料，這樣就可以在學(xué)校做重要的決定決議的時(shí)候，保證參考資料的有效供給，給學(xué)校的管理工作帶來極大益處。在本文中，筆者結(jié)合自己多年的工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)學(xué)校檔案的管理工作的發(fā)送途徑進(jìn)行了分析，如有不到之處，還望不吝指正。

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