葛正美

摘 要：作為中國檔案資源的重要組成部分，高校檔案資源越來越受到社會的關(guān)注。從中國高校檔案信息資源的利用現(xiàn)狀出發(fā)，對高校檔案信息資源進(jìn)行合理的定位，并提出對高校檔案信息資源管理的措施以及由此產(chǎn)生的實踐意義。

關(guān)鍵詞：高校檔案；資源共享；策略研究

中圖分類號：G27 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號：1673-291X（2014）06-0202-02

檔案是記錄著人與社會關(guān)系的互生、互構(gòu)、互動的變化發(fā)展的過程。它凝聚著人類社會最直接、最真實的歷史記錄，具有其他信息不可替代的特殊作用。新形勢下，檔案工作具有綜合性、技術(shù)性、復(fù)雜性等特點。隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，我們進(jìn)入了信息化時代，信息資源對于我們經(jīng)濟社會的發(fā)展起著重要的作用。本文擬對高校檔案資源的共享策略進(jìn)行初步的研究。

一、高校檔案的信息資源屬性

檔案信息資源作為信息資源的一部分，在經(jīng)濟社會前進(jìn)的進(jìn)程中擔(dān)當(dāng)著重要的角色。目前，檔案信息資源利用群體呈擴大化趨勢，人們越來越重視檔案信息資源的重要性，對檔案的需求度不斷提升。資源共享這一術(shù)語由最初的圖書館資源共享，到文獻(xiàn)資源的共享，再到如今的檔案信息資源的共享，這反映出的不僅僅是概念內(nèi)涵的不斷清晰，更是社會對檔案資源與時俱進(jìn)的要求。

高等院校作為社會文化事業(yè)機構(gòu)，具有教學(xué)和科研的功能，在為促進(jìn)科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步、文化傳播和創(chuàng)新性人才培養(yǎng)等方面發(fā)揮著重要的作用[1]。同時，高校檔案信息記錄著高校的成長歷程，是中國檔案事業(yè)發(fā)展體系中的不可或缺的組成部分，蘊含著豐富的文化價值和社會價值，尤其是教學(xué)檔案和科研檔案是教師和科研人員勞動和智慧的結(jié)晶，具有極高的開發(fā)和利用價值。

努力實現(xiàn)高校檔案信息資源的共建共享將有助于提升高等院校在中國的影響力，加速高校的社會科學(xué)研究和人文交流，優(yōu)化高校的社會資源和社會環(huán)境。同時，對于社會而言，高校檔案信息資源的共建共享將發(fā)揮重要知識的導(dǎo)向作用，實現(xiàn)檔案信息資源的合理開發(fā)與利用，將信息資源轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實生產(chǎn)力。

二、影響高校檔案信息資源共享的主要障礙及其原因

所謂檔案服務(wù)利用是指檔案部門以所藏檔案資源為基礎(chǔ)，通過一定的方式和方法開發(fā)利用檔案信息資源，以滿足利用者的檔案服務(wù)利用需求。

從目前高校檔案信息資源利用來看，高校檔案信息資源利用率和效率都處于較低水平，主要集中于高校的學(xué)校管理、教學(xué)評估、科學(xué)研究、人才培養(yǎng)等方面，而大量的教學(xué)和科研檔案并沒有對社會公開，其社會價值并沒有得到充分實現(xiàn)。究其原因，主要有以下幾方面：

（一）傳統(tǒng)檔案觀、價值觀對高校檔案管理的影響

中國的高校絕大多數(shù)都是在計劃經(jīng)濟體制下成長起來的，計劃經(jīng)濟體制下封閉式的管理模式造就了高校的封閉性，而正是由于這種封閉性造成了高校檔案管理模式的封閉性，檔案服務(wù)也主要以為本校服務(wù)為主，作為學(xué)校獨享的內(nèi)部資源。這樣也就造成了大量學(xué)校檔案資料資源閑置浪費，檔案的社會價值也無法上實現(xiàn)。反觀國外高校的檔案館，其主要職能已然變成為高校和社會大眾提供信息咨詢和利用的服務(wù)性機構(gòu)。例如，美國的哈佛大學(xué)的檔案館和圖書館實現(xiàn)了合并，共同承擔(dān)著社會的信息代查待檢服務(wù)和信息科研信息服務(wù)。

（二）檔案服務(wù)成本與管理效益矛盾問題

高校檔案的管理和服務(wù)的一直是由高校全額撥款，高校作為檔案管理和服務(wù)運行的動力，一定程度上決定了高校的檔案信息資源主要為高校服務(wù)。如果高校的檔案信息資源面向全社會開放，導(dǎo)致的直接的結(jié)果就是高校檔案管理費用成本的增加，正是由于技術(shù)和經(jīng)濟條件的制約也使得高校不愿對檔案信息資源進(jìn)行開發(fā)利用。

（三）知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)與信息安全問題

高校的檔案信息資源，尤其是科研檔案和教學(xué)檔案，其形成過程教師和科研人員付出了大量的心血，一旦面向社會公開，科研成果的知識產(chǎn)權(quán)、專利發(fā)明、著作版權(quán)等保護(hù)面臨巨大挑戰(zhàn)和威脅。一些高校檔案也存在著一定的機密性，一旦泄露將會威脅著社會安定。由于信息安全問題的存在，使得許多高校對于檔案資源的開發(fā)利用望而卻步。

三、促進(jìn)高校檔案信息資源共享的基本策略

（一）加強信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，培養(yǎng)應(yīng)用型人才

加強檔案信息資源的制度建設(shè)，建立和執(zhí)行檔案的整理歸檔制度和分類保管制度；加強高校檔案信息的網(wǎng)絡(luò)安全，明確保密責(zé)任，提高保密技術(shù)，保證檔案信息系統(tǒng)和信息數(shù)據(jù)的安全。各高校普遍存在現(xiàn)代信息技術(shù)人才不足，我們應(yīng)豐富管理人員的知識結(jié)構(gòu)和造作現(xiàn)代化辦公設(shè)備的能力，加強對檔案人員的現(xiàn)代業(yè)務(wù)技術(shù)的培訓(xùn)，提高檔案管理人員整體素質(zhì)。

（二）樹立主動服務(wù)意識，服務(wù)社會、服務(wù)公民

檔案工作的出發(fā)點和落腳點就是檔案資源的利用。長期以來，高校檔案管理部門并沒有認(rèn)識到檔案利用的重要性，也沒有樹立檔案信息服務(wù)意識，社會公眾對檔案信息資源的需求也沒有得到滿足，檔案的經(jīng)濟效益和社會效益沒有實現(xiàn)。我們應(yīng)樹立要打破檔案利用工作的舊的封閉思想觀念，面向市場，面向公眾，緊緊圍繞經(jīng)濟建設(shè)中心，為公民服務(wù)、為社會服務(wù)，克服檔案利用工作上的模糊觀念，樹立主動服務(wù)意識，加強服務(wù)力度，拓寬服務(wù)領(lǐng)域，增強服務(wù)效果。主動服務(wù)就是主動為用戶找檔案，為檔案找用戶，樹立服務(wù)思想，端正服務(wù)態(tài)度，真正做到經(jīng)濟建設(shè)和社會發(fā)展到哪里，檔案工作服務(wù)到哪里，充分發(fā)揮檔案在經(jīng)濟建設(shè)和社會發(fā)展中的作用[2]。如今，公眾在工作、學(xué)習(xí)、生活中越來越需要大量的檔案信息資源作為自己行動的參考依據(jù)和準(zhǔn)則，高校有必要通過學(xué)校網(wǎng)站、圖書館、檔案館等方式，向公眾提供檔案信息資源，滿足社會公眾知情權(quán)的需要。

（三）研究高校檔案用戶，明確服務(wù)內(nèi)容的重點

檔案利用者是高校檔案信息資源服務(wù)的對象，是實現(xiàn)檔案信息資源社會價值的主體。因此，我們在做好高校檔案的管理工作時，還要了解檔案用戶不同的需求，改變檔案利用被動的方式，掌握檔案利用的主動權(quán)，從而更好地為利用者提供及時有效的服務(wù)。同時，高校檔案資源具有廣泛性、復(fù)雜性，如果不加區(qū)別地將高校全部檔案資源開放，不可避免地導(dǎo)致高昂的管理成本和信息風(fēng)險。因此我們應(yīng)該將高校的檔案信息資源進(jìn)行整合，開放那些高校具有潛在經(jīng)濟、社會效益的優(yōu)質(zhì)特色資源，實現(xiàn)檔案資源優(yōu)化配置。

（四）不斷完善高校檔案利用的服務(wù)方式

目前，中國高校檔案利用方式依然以入館查詢?yōu)橹?，查詢手續(xù)煩瑣、檔案信息搜尋成本較高、效果不明顯等問題突出，這就要求高校檔案管理機構(gòu)不斷完善檔案利用方式。完善高校檔案利用方式就是要突出網(wǎng)絡(luò)服務(wù)方式，利用高校網(wǎng)站提供檔案信息查詢服務(wù)，擴大高校檔案資源的覆蓋范圍，把學(xué)校優(yōu)質(zhì)特色的檔案信息資源納入服務(wù)范圍，擴大檔案信息資源的影響力，實現(xiàn)社會價值。

（五）創(chuàng)建高校檔案信息服務(wù)中心

從檔案管理體制來看，高校檔案部門缺乏統(tǒng)一管理和橫向聯(lián)系，各個高校封閉式的管理和利用本校的檔案信息資源，高校之間缺少信息交流共享。而關(guān)于檔案信息服務(wù)建設(shè)，“十二五”規(guī)劃中明確指出“未來五年的主要任務(wù)之一是實施公共檔案信息資源共享服務(wù)工程項，打造‘一站式檔案信息資源共享和服務(wù)平臺，為社會提供全方位的檔案信息服務(wù)?！?“加快數(shù)字檔案館及電子文件（檔案）備份中心建設(shè)，完成國家數(shù)字檔案館建設(shè)總體規(guī)劃的編制工作，對電子檔案進(jìn)行安全有效的管理?！边@就要求我們打破高校檔案信息資源“孤島”和“各自為政”的局面，聯(lián)合開發(fā)各個高校優(yōu)質(zhì)的特色檔案信息資源，建立高校檔案信息中心，實現(xiàn)檔案信息資源的共建共享。

（六）建立高校檔案信息服務(wù)評價體系

建立高校檔案服務(wù)評價體系將有助于檔案信息服務(wù)的進(jìn)行，提高信息服務(wù)的質(zhì)量。對各項檔案信息服務(wù)指標(biāo)做出明確規(guī)定，建立完備的信息服務(wù)制度體系，對服務(wù)滿意度評價信息進(jìn)行采集分析，規(guī)范服務(wù)流程，改進(jìn)服務(wù)方式，提高服務(wù)質(zhì)量。

參考文獻(xiàn)：

[1] 喬茂有.關(guān)于構(gòu)建高校檔案工作新模式的探討[J].檔案學(xué)研究，2009，（2）：31-33.

[2] 鄭磊.高校檔案利用服務(wù)質(zhì)量模糊綜合評判的研究[D].大連：大連海事大學(xué)（碩士學(xué)位論文），2012.

[責(zé)任編輯 吳 迪]