張 晶 劉子增

ERP環(huán)境下財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)的風(fēng)險(xiǎn)與防范

張 晶 劉子增

本文主要研究了處于ERP環(huán)境下的財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)，分析了存在的具體問題，發(fā)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)的ERP環(huán)境的風(fēng)險(xiǎn)，基于具體的分析研究提出了一些防范風(fēng)險(xiǎn)的有效對策。

ERP；財(cái)務(wù)管理；信息系統(tǒng)；風(fēng)險(xiǎn)防范

一、ERP環(huán)境下財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)現(xiàn)狀

1.ERP軟件的升級受到阻礙

ERP軟件雖然也做了改進(jìn)尤其是在計(jì)劃管理功能方面，但是缺失組織管理方面的功能，這一結(jié)論是基于我們對部分ERP軟件進(jìn)行財(cái)務(wù)功能的缺失分析，并且也對財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)整體性進(jìn)行分析得出來的，其罪魁禍?zhǔn)资菦]有深層次的調(diào)查和分析ERP軟件。

2.ERP軟件系統(tǒng)的推廣工作艱難

ERP軟件中，財(cái)務(wù)管理的實(shí)施和應(yīng)用水平遠(yuǎn)不及國外企業(yè)，需要進(jìn)步的空間還非常巨大，國外企業(yè)目前的情況是ERP軟件系統(tǒng)不僅可以支持ABC成本法，而且R啟、IFS也是完全支持的。由此看來，國內(nèi)的ERP軟件則不容樂觀，成本核算還僅僅應(yīng)用實(shí)際成本這一種算法，國外的那些功能根本不支持。

就目前而言，國內(nèi)企業(yè)財(cái)務(wù)管理信息化的主導(dǎo)方向是會(huì)計(jì)對已有數(shù)據(jù)進(jìn)行電算化，這樣在控制資金環(huán)節(jié)方面它要在事前進(jìn)行預(yù)算，在此基礎(chǔ)上事中也要進(jìn)行控制，并且事后還要對其正確性進(jìn)行考核，其難度也就大大增加了，原因就是對于取法、預(yù)算管理和利潤分析沒有全部進(jìn)行計(jì)算機(jī)化，僅僅是對取法進(jìn)行了計(jì)算機(jī)化，而后兩者是缺乏的。

3.ERP系統(tǒng)中組織結(jié)構(gòu)單一和權(quán)責(zé)模糊

現(xiàn)在就拿SAP公司生產(chǎn)的R啟系統(tǒng)來做例子，四個(gè)層次貫穿于財(cái)務(wù)管理系R啟組織單位的頂?shù)降撞?首先是以客戶為代表的最高的組織單位，即總公司；其次就是被冠以公司代碼的法人，可以是子公司或分公司；再次就是根據(jù)業(yè)務(wù)差異化而劃分的工作范圍、利潤中心、地區(qū)級的辦事處等；最后就是業(yè)務(wù)部門以及職能部門，它們分別是根據(jù)不同的銷售情況、生產(chǎn)經(jīng)營情況再有就是研究職能來劃分的。對于財(cái)務(wù)管理來說，R啟是由三個(gè)不同的組織層次組成的：首先是成本要控制在一定的范圍；其次是在成本范圍管理下投資、利益、成本這些的中心企業(yè)部門；最后對于財(cái)務(wù)管理來說組織單元是基層，這就是所謂的操作類型。這些組織結(jié)構(gòu)在一般的財(cái)務(wù)軟件中都有可能涉及，就這而言國外組織層次的劃分和國內(nèi)的沒有什么區(qū)別。但是，對于這個(gè)環(huán)節(jié)國內(nèi)ERP軟件還沒有考慮到。

二、ERP環(huán)境下財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)存在的風(fēng)險(xiǎn)

1.實(shí)施成本高

在ERP環(huán)境下我們必須要學(xué)會(huì)對財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)居高的實(shí)施成本進(jìn)行控制，不然公司的財(cái)產(chǎn)資金會(huì)受到風(fēng)險(xiǎn)的影響。究其原因就是ERP系統(tǒng)即為企業(yè)信息化管理系統(tǒng)它首先得有先進(jìn)的管理思想和理念來做基礎(chǔ)，而不是單純的對前沿性財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)或方法進(jìn)行實(shí)施，作為重大投資項(xiàng)目，企業(yè)要想發(fā)展就需要巨額的資金，巨大的人力、物力，不僅如此還需要大量時(shí)間的投入并且擔(dān)當(dāng)巨大的風(fēng)險(xiǎn)。財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)需要花費(fèi)大量實(shí)施成本，其大概是3～5倍的軟件價(jià)格，而且還要聘用咨詢顧問，為此還要花去大概30倍的總實(shí)施預(yù)算。

2.內(nèi)部控制制度不完善

因?yàn)镋RP軟件在技術(shù)上尤其看重功能的集成性，也重視數(shù)據(jù)的一致性，而且它是在流程式管理思想的基礎(chǔ)上進(jìn)行設(shè)計(jì)的?；谝陨线@些，ERP財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)就具有了區(qū)別于其他一些辦公軟件的獨(dú)有的特點(diǎn)。事物都具有兩面性，它的優(yōu)點(diǎn)是財(cái)務(wù)管理效率大大的提高了，但是缺點(diǎn)就是許多企業(yè)運(yùn)營管理帶來了更多的未知性。而且，這些未知性一旦發(fā)生，企業(yè)就會(huì)面臨非常的困境。

3.技術(shù)人員能力不足

就目前情況來看，企業(yè)內(nèi)部系統(tǒng)的數(shù)據(jù)與信息的設(shè)計(jì)、建立和維護(hù)大都維持被動(dòng)使用狀態(tài)，都主要倚重計(jì)算機(jī)人員。這使得財(cái)務(wù)監(jiān)控系統(tǒng)在其功能擴(kuò)展及維護(hù)中，缺乏相關(guān)計(jì)算機(jī)專業(yè)人員的有效介入，現(xiàn)有財(cái)務(wù)管理人員很難熟練操作網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)系統(tǒng)，進(jìn)而不會(huì)把ERP作為支持企業(yè)財(cái)務(wù)決策、財(cái)務(wù)控制、戰(zhàn)略管理的系統(tǒng)。

三、防范ERP環(huán)境下財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)的對策

1.嚴(yán)格控制實(shí)施成本

要使ERP財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)有效的進(jìn)行實(shí)施，在這之前最主要的是要做好前期規(guī)劃，這要根據(jù)企業(yè)發(fā)展的總體規(guī)劃，并且考察內(nèi)外部環(huán)境，此外還要對實(shí)施目標(biāo)進(jìn)行確立，再就是基本步驟、時(shí)間安排，除此之外還有資金預(yù)算，并且對于系統(tǒng)要實(shí)施的范圍和內(nèi)容要有所把握。資金預(yù)算不僅停留在制作期，在實(shí)施過程中也要?jiǎng)討B(tài)的跟蹤，對可能的變化進(jìn)行充分的估計(jì)，防止整個(gè)財(cái)務(wù)管理有資金斷裂。這也有一定的步驟程序如：首先看中的就是具有豐富經(jīng)驗(yàn)的人員，其中包括咨詢?nèi)藛T、管理人員、業(yè)務(wù)人員及技術(shù)人員等，由這些人組成具體實(shí)施工作的實(shí)施小組，這樣就能對各方面要出現(xiàn)的問題及時(shí)解決和完善;其次，實(shí)施的順序也不容忽視，一般情況下就是財(cái)務(wù)子系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)優(yōu)先應(yīng)用，這樣就可以得到安全真實(shí)的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)但是具體情況也要具體分析，行業(yè)要求和特性之間的差異也要得到差異的對待；最后要說的就是實(shí)施計(jì)劃，它的制定過程我們需要嚴(yán)格把關(guān)，它的修改也是不輕易進(jìn)行的，做任務(wù)時(shí)，我們要將其進(jìn)行層層分解，具體落實(shí)到人，對項(xiàng)目進(jìn)度也要嚴(yán)格控制。大多數(shù)情況下都是由計(jì)算機(jī)人員來完成的，財(cái)務(wù)管理人員只是單純的使用，而沒有相應(yīng)的技術(shù)。

2.建立內(nèi)部控制制度

ERP環(huán)境下的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)統(tǒng)一化是由財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)來完成的。這就實(shí)現(xiàn)了大家共享，并且可以在線管理，對于輸入、處理和輸出數(shù)據(jù)這三個(gè)環(huán)節(jié)是在運(yùn)行操作階段進(jìn)行有效控制的。要想保證ERP數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，首要環(huán)節(jié)就是要輸入準(zhǔn)確、安全的數(shù)據(jù)，一旦這個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)錯(cuò)誤，勢必會(huì)導(dǎo)致后面的環(huán)節(jié)發(fā)生錯(cuò)誤，如處理環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)也將發(fā)生錯(cuò)誤，整個(gè)ERP的信息系統(tǒng)也會(huì)輸出不正確的信息。

3.培養(yǎng)復(fù)合型人才

會(huì)計(jì)人員在ERP環(huán)境下財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)中要具備一定的能力和經(jīng)驗(yàn)，如計(jì)算機(jī)的操作，還要適應(yīng)收集和整理關(guān)于會(huì)計(jì)與財(cái)務(wù)方面的資料的工作，除此之外財(cái)務(wù)管理流程化、會(huì)計(jì)核算原理、財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)整合知識也要熟練的掌握。學(xué)習(xí)型企業(yè)氛圍在實(shí)施ERP系統(tǒng)過程中必不可少，日常工作中無論是白領(lǐng)管理人員還是普通員工都應(yīng)不斷的學(xué)習(xí)和接受培訓(xùn)，其中重點(diǎn)僅僅包括了ERP理論和ERP系統(tǒng)軟件，還有計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等內(nèi)容，ERP理論、ERP系統(tǒng)軟件重點(diǎn)的進(jìn)行培訓(xùn)，最終會(huì)計(jì)人員可以擺脫傳統(tǒng)的復(fù)雜的簿記。使會(huì)計(jì)人員不僅在經(jīng)濟(jì)管理而且在企業(yè)決策方面的能力得到提高，在分析價(jià)值、提供咨詢方面的作用也得到足夠的重視。

[1]楊娟.淺談ERP在企業(yè)財(cái)務(wù)管理中的應(yīng)用和影響田[J].科技情報(bào)開發(fā)與經(jīng)濟(jì),2011(6):194-196.

[2]黃河清,俞金壽.ERP的興起與發(fā)展:它的理念、平臺與應(yīng)用田[J].華東理工大學(xué)學(xué)報(bào),2012(12):675-680.

（作者單位：天津市水利科學(xué)研究院、天津市濱海水業(yè)集團(tuán)有限公司）