尹曉娟，郭 豫

(1.山西建筑職業(yè)技術(shù)學(xué)院，山西太原030006;2.煙臺職業(yè)學(xué)院，山東煙臺264670)

合同管理在招投標(biāo)及項目施工中的運用

尹曉娟1，郭 豫2

(1.山西建筑職業(yè)技術(shù)學(xué)院，山西太原030006;2.煙臺職業(yè)學(xué)院，山東煙臺264670)

招投標(biāo)市場不斷地深入，帶動了眾多企業(yè)從工廠化生產(chǎn)模式迅速轉(zhuǎn)向項目化生產(chǎn)模式。在招投標(biāo)以及項目施工中合同管理起著重要作用，是施工企業(yè)獲取經(jīng)濟(jì)效益的其中一個重要因素。本文從在招投標(biāo)中合同管理的影響和運用以及在項目施工中合同管理的影響和運用方面進(jìn)行探討。

合同管理;招投標(biāo);項目施工

建設(shè)項目招投標(biāo)的過程其實就是談判和訂立施工合同的過程，在招投標(biāo)文件中包含了施工合同的主要條款，而施工合同的主要組成文件中包括招標(biāo)文件，二者之間互為主要內(nèi)容，關(guān)系密切。招投標(biāo)是一個建設(shè)項目施工的開始，能夠確保建設(shè)項目有序、公平地進(jìn)行。在整個項目建設(shè)過程中合同管理貫穿始終，能夠確保合同的有效性、約束性和權(quán)威性。從中不難看出，合同與招投標(biāo)與項目施工密切相關(guān)，因此合同管理對于招投標(biāo)以及項目施工有著很大的影響，其有效運用是非常重要的。

1 合同管理與招投標(biāo)

1.1 招投標(biāo)中合同管理的影響

合同管理與招投標(biāo)二者之間的聯(lián)系密切，施工合同是有效控制施工進(jìn)度、資金投入、工程質(zhì)量的法律性文件。在實際操作中，合同管理如果與招投標(biāo)相脫離，將會給項目施工后期帶來弊端。一般說來施工企業(yè)編制投標(biāo)文件中“技術(shù)標(biāo)”、“商務(wù)標(biāo)”的部門與項目管理、項目施工合同管理是由不同職能的部門來實施的。一旦招投標(biāo)成功，如果簽訂好的施工合同轉(zhuǎn)發(fā)給項目經(jīng)理只是以文件形式，而沒有具體實施。如此便會導(dǎo)致施工合同的技術(shù)交底流于形式，不能對施工合同進(jìn)行有效的跟蹤實施，從而使得招投標(biāo)管理和合同管理嚴(yán)重脫節(jié)，不能有效進(jìn)行項目的建設(shè)。

另外對簽訂的施工合同根據(jù)招投標(biāo)文件、合同文本等進(jìn)行審查管理，也會產(chǎn)生對招投標(biāo)較大的影響。沒有經(jīng)過審查的合同簽訂之后常常存在許多問題，并且由于簽訂行為不規(guī)范，時常引發(fā)工程質(zhì)量、資金、工期等方面違約的現(xiàn)象，從而導(dǎo)致國家、企業(yè)許多不必要的經(jīng)濟(jì)損失。而在簽訂施工合時，先進(jìn)行嚴(yán)格的審查，可以盡量避免或減少合同簽訂后帶來的許多糾紛，確保招投標(biāo)的成功以及后期建設(shè)的順利實施［1］。

1.2 招投標(biāo)中合同管理的運用

在實際工作中，招投標(biāo)中合同管理的運用，要做到以下幾點:一是合同管理參與招標(biāo)文件的審查;二是合同管理參與招標(biāo)活動的全過程;三是合同管理參與招投標(biāo)項目后期的管理。

合同管理參與招標(biāo)文件的審查，要做到合同管理部門在招投標(biāo)過程中與招投標(biāo)部門密切配合，一起合作審查工程施工的招投標(biāo)文件。合同管理部門提前介入能夠有效地發(fā)覺招投標(biāo)文件中合同存在的許多問題以及不足，如此一來我們便可以在招投標(biāo)過程中使用答疑的方式向業(yè)主提出，從而在避免中標(biāo)后因為招標(biāo)文件中合同文本不夠合理、不夠完善導(dǎo)致后期項目施工過程中出現(xiàn)不必要的矛盾和糾紛。

合同管理應(yīng)該參與招標(biāo)活動的全過程。配合參加較大工程的開標(biāo)以及現(xiàn)場勘察，在開標(biāo)會上，發(fā)包方要宣布標(biāo)價，而每一個投標(biāo)企業(yè)都要宣讀投標(biāo)書等，在這些內(nèi)容中有很多都表示了招投標(biāo)當(dāng)事人對將來簽訂合同條款的部分真實意思。以合同管理人員的身份參加開標(biāo)，能夠全面地掌握招投標(biāo)過程當(dāng)中的第一手資料，對合同的審查將更加有利，并且使合同更具有真實性、可靠性以及合理性。參與現(xiàn)場勘察，并對現(xiàn)場情況進(jìn)行了解，這是由于在合同中存在許多條款涉及到施工現(xiàn)場的條件。合同管理部門對一些現(xiàn)場情況進(jìn)行了解與掌握，有利于對合同當(dāng)事人的不同意見進(jìn)行調(diào)解，從而起到達(dá)成一致意見、協(xié)調(diào)關(guān)系的作用。

合同管理應(yīng)該參與招投標(biāo)項目后期的管理。這就要求我們好好配合招投標(biāo)項目回訪工作的進(jìn)行，對招投標(biāo)成果進(jìn)行鞏固。在回訪過程中，必須根據(jù)施工合同、投標(biāo)書、招標(biāo)文件等資料，對建設(shè)項目的合同履約進(jìn)行檢查，并且建立行之有效的考核制度，對合同履行中出現(xiàn)的矛盾和糾紛及時進(jìn)行調(diào)解、處理，還需要對雙方的合同意識進(jìn)行強(qiáng)化，督促其自我約束和強(qiáng)化內(nèi)部管理，從而使合同履約率得到提高。通過檢查、監(jiān)督施工合同履行的情況，建立工程招投標(biāo)跟蹤管理檔案，并將其作為今后招投標(biāo)的重要參考資料。

2 合同管理與項目施工

2.1 項目施工中合同管理的影響

合同管理對于項目施工過程有很大的影響。任何一個項目的施工過程都與一系列的承發(fā)包合同相關(guān)。通過對承包內(nèi)容、工期、價款、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和范圍等合同條款的制訂并履行，承包商和業(yè)主可以在合同環(huán)境下調(diào)整和控制施工項目的運行狀態(tài)。通過合同管理工作，可以規(guī)范施工過程中的各項事物的管理，使施工順利進(jìn)行。

合同管理可以使承發(fā)包雙方更好地享有權(quán)利和履行的義務(wù)?？梢赃@樣說，施工合同是承發(fā)包雙方享有權(quán)利和履行義務(wù)的法律基礎(chǔ)。通過承發(fā)包雙方職責(zé)、義務(wù)和權(quán)力的明確，可以對承發(fā)包雙方的責(zé)任風(fēng)險進(jìn)行合理分?jǐn)?。并且施工合同一般來說都對承發(fā)包雙方基本的義務(wù)和權(quán)力的關(guān)系進(jìn)行了界定。如發(fā)包方必須及時參加中間驗收和隱蔽工程驗收，必須按時支付工程進(jìn)度費用，及時辦理竣工結(jié)算和及時組織工程竣工驗收等。承包方則應(yīng)該按照批準(zhǔn)的施工組織設(shè)計和施工圖紙組織施工，提供符合的約定質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的產(chǎn)品給業(yè)主等。從中可以看出施工合同對施工過程中的事物進(jìn)行了規(guī)范，對合同進(jìn)行管理工作，能夠保證合同對施工過程的有效影響，使承發(fā)包雙方更好地享有權(quán)利和履行的義務(wù)，從而使項目施工的順利進(jìn)行。

另外，合同管理可有效處理項目施工過程中的各種矛盾和糾紛。建設(shè)項目一般都具有建設(shè)周期長、參建單位眾多、合同金額大以及項目之間接口復(fù)雜等特點。因此在履行合同的過程中，承包商與業(yè)主之間、承包商與分包商之間、不同承包商之間以及材料供應(yīng)商與業(yè)主之間不可避免地產(chǎn)生各種矛盾和糾紛。施工合同作為合同中特定的一種類型，一經(jīng)簽訂便具有法律效力，因此施工合同可作為處理這些矛盾和糾紛的法律依據(jù)。承發(fā)包雙方在施工合同中事先作出的各種承諾和約定，如不可抗力條款、合同的索賠和反索賠條款以及合同價款調(diào)整與變更條款等，都可以作為調(diào)整處理這些糾紛和矛盾的主要依據(jù)和尺度。因此對合同進(jìn)行管理能夠使其發(fā)揮應(yīng)有的法律效力，對施工過程中的各種矛盾和糾紛進(jìn)行有效的處理［2］。

2.2 項目施工中合同管理的運用

在招投標(biāo)過程中簽訂了合同，為了確保施工合同實施的有序進(jìn)行而不是合同管理在項目施工過程中流于形式，為了使項目施工中的各項事物的管理處于受控狀態(tài)，合同管理在項目施工中的有效運用可以通過完整而有效的合同實施保證體系的建立、合同實施過程控制的加強(qiáng)、合同變更管理的加強(qiáng)以及合同索賠的注重來實現(xiàn)。

完整而有效的合同實施保證體系的建立，能夠保證順利實現(xiàn)合同目標(biāo)。而要建立一套完整而又有效的合同實施保證體系，則要注意加強(qiáng)合同管理人員的培訓(xùn)、投標(biāo)項目以及合同交底、規(guī)范合同管理工作程序的建立、報告和行文制度的建立、文檔系統(tǒng)的建立、監(jiān)督管理的履行、重大合同審查管理這幾個方面。其中需要注意加強(qiáng)合同管理人員的培訓(xùn)是因為合同管理人員素質(zhì)的高低會對合同管理的質(zhì)量產(chǎn)生直接影響。通過學(xué)習(xí)培訓(xùn)，合同管理人員能夠掌握與合同相關(guān)的知識以及合同在項目施工中的應(yīng)用，并且對合同管理以及項目索賠進(jìn)行掌握。而在投標(biāo)項目以及合同交底方面要注意在交底完畢后，要實行目標(biāo)管理。另外也要注意到項目部是交底的重點，合同在公司交底完畢后，項目部應(yīng)進(jìn)行二次交底。建立規(guī)范的合同管理工作程序則要注意建立定期或者不定期的協(xié)調(diào)會制度，因為在項目施工過程中，合同管理工作中有許多日常事務(wù)性工作;還要注意針對一些經(jīng)常性的工作訂立工作程序，使各方面的關(guān)系得到較好的協(xié)調(diào)，使施工合同的實施工作規(guī)范化、程序化，管理人員能夠有章可循。報告和行文制度的建立，這是合同的要求，也是項目施工管理的需要，可以使項目施工活動有據(jù)可依。文檔系統(tǒng)的建立，對日后項目的索賠與反索賠產(chǎn)生重大的影響，需要注意一點:項目的原始資料都是產(chǎn)生于合同的實施過程。而監(jiān)督管理的履行，可以防止違約行為的發(fā)生。對重大合同(如工程建設(shè)合同、設(shè)備購買合同等)的審查管理，能夠有效地維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益［3］。

合同實施過程控制的加強(qiáng)，對合同管理在項目施工的運用產(chǎn)生影響。在合同實施過程中合同實行控制的其中一個重要環(huán)節(jié)就是合同實施控制。合同實施過程控制的加強(qiáng)，需要注意:按照合同對項目施工目標(biāo)進(jìn)行有效控制、加強(qiáng)合同實施過程中的信息管理、跟蹤和監(jiān)督合同的實施、建立完善的規(guī)章制度。在按照合同對項目施工目標(biāo)進(jìn)行有效控制時應(yīng)該把總目標(biāo)分解并落實到項目各部門，從而形成目標(biāo)體系，注意要始終圍繞總目標(biāo)嚴(yán)格執(zhí)行。加強(qiáng)合同實施過程中的信息管理，要從三個方面進(jìn)行，首先要明確信息流通的路徑;接著是項目計算機(jī)信息管理系統(tǒng)的建立，進(jìn)行資源共享;三是對信息的流入及時進(jìn)行處理。跟蹤和監(jiān)督合同的實施，這是受自然條件、社會等外界因素以及項目施工周期長導(dǎo)致的各種變化的需要的影響。建立完善的規(guī)章制度，要做到管理職責(zé)明確、程序規(guī)范、層次清楚，使施工合同的簽訂、履行、考核以及糾紛處理都處于受控狀態(tài)。

合同變更管理的加強(qiáng)以及合同索賠的注重。其中合同便跟管理的加強(qiáng)主要是根據(jù)工程合同頻繁變更這一特點提出的。承包商在履行合同階段應(yīng)該仔細(xì)研究合同中相應(yīng)的條款，發(fā)現(xiàn)是基于合同差異的地方，同時還要注重資料的積累與收集，將這些作為合同變更的依據(jù)。而合同索賠的注重主要是合同實施的索賠和反索賠管理。在索賠與反索賠過程中應(yīng)該注重合法性、客觀性和合理性。

結(jié)束語

隨著市場經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，合同管理在招投標(biāo)以及項目施工中的有效運用顯得越來越重要。因此我們必須認(rèn)識到合同管理對招投標(biāo)以及項目施工的影響十分巨大，并且應(yīng)該采取合理的做法使其有效的運用，讓合同管理發(fā)揮最大的作用。

［1］高瑞婕.淺談合同管理在招投標(biāo)及項目施工中的作用［J］.科技資訊，2011(12).

［2］趙文紅.合同管理、招投標(biāo)和項目施工中的問題與對策［J］.現(xiàn)代企業(yè)教育，2011(23).

［3］楊選忠.試論建設(shè)工程施工招標(biāo)投標(biāo)階段的合同管理［J］.中華民居(下旬刊)，2013(6).

(責(zé)任編輯 孫勝文)

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1673－5382(2014)03－0025－03

2014－06－30

尹曉娟(1983－)，女，山西太原人，山西建筑工程技術(shù)學(xué)院助教.