李 穎

(中國(guó)水利水電第十三工程局有限公司,天津 300000)

海外工程項(xiàng)目管理中的合同交底工作實(shí)踐

李 穎

(中國(guó)水利水電第十三工程局有限公司,天津 300000)

結(jié)合海外工程項(xiàng)目管理中合同交底的內(nèi)容，對(duì)合同交底的工作流程進(jìn)行了闡述，并從外部交底、內(nèi)部交底、制度交底、即時(shí)交底四方面分析說(shuō)明了合同交底的形式，制定了合同交底的保障措施和反饋機(jī)制，對(duì)加強(qiáng)合同意識(shí)、規(guī)范工作方式、控制風(fēng)險(xiǎn)等有重要意義。

海外工程，合同交底，流程，管理

1 概述

進(jìn)入21世紀(jì)，隨著科學(xué)技術(shù)的更新交替和機(jī)械設(shè)備的不斷改良，中國(guó)在很多建筑工程和項(xiàng)目工程方面都與世界各國(guó)進(jìn)行了緊密的合作。在大部分海外工程項(xiàng)目均采用FIDIC合同條件的形勢(shì)下，缺乏對(duì)合同條件的了解以及合同交底工作的重視，容易造成工程項(xiàng)目后期的合同糾紛和經(jīng)濟(jì)利益矛盾。在簽訂合同時(shí)，雙方都很重視，一旦合同簽訂完畢，很多公司就將合同條件的分析和合同交底工作擱置一旁。在合同執(zhí)行期間，除了項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和少部分人員對(duì)合同內(nèi)容了解外，大部分工作人員和負(fù)責(zé)人只知道相關(guān)的工作任務(wù)和職責(zé)，而對(duì)于合同的基本內(nèi)容和具體情況知之甚少。這不便于工程項(xiàng)目在進(jìn)行過(guò)程中的團(tuán)隊(duì)合作，也為以后合同糾紛和利益矛盾埋下了可能性。

合同交底，就是在合同執(zhí)行前，將合同的基本內(nèi)容和具體情況貫徹下去，讓整個(gè)團(tuán)隊(duì)及相關(guān)人員對(duì)合同條款、合同條件有一個(gè)清楚的認(rèn)識(shí)，確保在熟悉合同的情況下開(kāi)展工作。這樣，透徹的理解合同內(nèi)容與要求后，在項(xiàng)目進(jìn)行過(guò)程中就能做到有理可依、有據(jù)可查，有效的降低了項(xiàng)目經(jīng)營(yíng)和經(jīng)濟(jì)損失的風(fēng)險(xiǎn)。在海外工程項(xiàng)目管理中，合同交底的工作主要由合同簽訂人與合同管理人進(jìn)行闡述，主要內(nèi)容包括合同目的、合同要點(diǎn)、執(zhí)行計(jì)劃等。

2 合同交底工作實(shí)踐

2.1 合同交底的內(nèi)容

合同交底的主要目的是將合同目的、執(zhí)行計(jì)劃等貫徹到相關(guān)人員的工程工作中，并將合同的要點(diǎn)與目的作為技術(shù)人員和管理人員的行為準(zhǔn)則。與一般交底工作相同，在進(jìn)行合同交底前，合同簽訂人與合同負(fù)責(zé)人要對(duì)合同內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)的總結(jié)。為了保證合同的順利執(zhí)行，除了基本的合同目的與合同條款外，核心條款也需要在交底工作中得到貫徹。

合同交底工作主要分為以下幾個(gè)方面：

1)工程的基本情況和合同規(guī)定的工作內(nèi)容；

2)明確合同雙方或多方的權(quán)利、義務(wù)和責(zé)任；

3)工程項(xiàng)目實(shí)施總目標(biāo)和階段性目標(biāo)；

4)項(xiàng)目流程網(wǎng)絡(luò)圖或線(xiàn)路圖說(shuō)明；

5)工程項(xiàng)目質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、執(zhí)行方案及合格驗(yàn)收準(zhǔn)則；

6)工程項(xiàng)目中原材料、設(shè)備等采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)；

7)投資目標(biāo)和預(yù)期成本目標(biāo)，以及雙方支付形式、支付條件等；

8)合同雙方在遇到普通問(wèn)題或一般突發(fā)事件時(shí)的處理方式和責(zé)任賠償裁定；

9)索賠機(jī)制和風(fēng)險(xiǎn)條款；

10)工程項(xiàng)目實(shí)施期間進(jìn)展匯報(bào)的文檔管理規(guī)范條例。

工程項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)全體人員參與到合同交底工作當(dāng)中，是保障合同交底有效實(shí)施的前提。工程項(xiàng)目能否順利進(jìn)行，合同中職責(zé)能否按要求履行，都與合同交底工作密切相關(guān)。因此，項(xiàng)目管理過(guò)程中，管理人員要嚴(yán)格按照合同要求的程序和制度來(lái)執(zhí)行，遇到緊急事故或情況，要冷靜應(yīng)對(duì)，積極采取有效措施來(lái)避免工作失誤和經(jīng)濟(jì)損失。

2.2 合同交底的流程

合同交底作為一般的交底工作，交底對(duì)象主要是項(xiàng)目部的成員。通常合同交底按照三個(gè)層級(jí)進(jìn)行：?jiǎn)挝换蚬矩?fù)責(zé)人交底→項(xiàng)目部負(fù)責(zé)人交底→各職能機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人交底；根據(jù)交底人和被交底人的職能權(quán)利大小，可以對(duì)交底內(nèi)容的重點(diǎn)進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整。

2.2.1 單位或公司負(fù)責(zé)人交底

被交底對(duì)象主要為項(xiàng)目部負(fù)責(zé)人，交底內(nèi)容需要盡可能的詳細(xì)和完整。交底重點(diǎn)要集中在合同工作范圍、合同執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)和各類(lèi)突發(fā)情況的處理方案上，對(duì)于項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的相關(guān)疑惑和問(wèn)題，應(yīng)作出準(zhǔn)確負(fù)責(zé)的回答。在交底工作完成后，需要對(duì)書(shū)面的合同交底記錄和文案進(jìn)行存檔，方便后期合同執(zhí)行過(guò)程中有據(jù)可依。

2.2.2 項(xiàng)目部負(fù)責(zé)人交底

被交底對(duì)象主要為下屬職能機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人，交底內(nèi)容應(yīng)重點(diǎn)集中在合同基本內(nèi)容、工期執(zhí)行計(jì)劃和各職能機(jī)構(gòu)職責(zé)等方面；其次，除了對(duì)各職能部門(mén)提出的疑惑進(jìn)行解答外，項(xiàng)目部負(fù)責(zé)人還應(yīng)在風(fēng)險(xiǎn)防范措施方面進(jìn)行著重的交底；最后，形成書(shū)面的交底記錄以供查閱。

2.2.3 各職能機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人交底

被交底對(duì)象主要為其所屬執(zhí)行人員，交底內(nèi)容除了合同基本情況、本機(jī)構(gòu)的職責(zé)要點(diǎn)和風(fēng)險(xiǎn)防范等基本內(nèi)容外，還需要根據(jù)實(shí)際情況對(duì)交底內(nèi)容進(jìn)行適當(dāng)?shù)男薷?，以便更好的貫徹交底?nèi)容，避免因多次傳達(dá)而產(chǎn)生歧義甚至錯(cuò)誤的信息。

在三級(jí)交底流程完畢之后，各職能機(jī)構(gòu)需要將本機(jī)構(gòu)的交底情況反饋至項(xiàng)目部負(fù)責(zé)人和管理人員，在分析和總結(jié)具體交底情況后，合同管理人員對(duì)合同的各個(gè)步驟和執(zhí)行計(jì)劃進(jìn)行相應(yīng)的修改和完善，并根據(jù)交底信息制定出合同管理文件，作為合同執(zhí)行過(guò)程中的指導(dǎo)方針。

2.3 合同交底的形式

2.3.1 外部交底

外部交底作為傳統(tǒng)的交底方式，是合同交底工作的重要環(huán)節(jié)。為了工程項(xiàng)目的合理順利實(shí)施，發(fā)包人需要將合同的核心要點(diǎn)闡述給承包商，這樣才能達(dá)到發(fā)包人的工程預(yù)期目標(biāo)。外部交底的內(nèi)容根據(jù)合同類(lèi)型的不同而有所變化，施工類(lèi)或服務(wù)類(lèi)合同的交底內(nèi)容都有很大的差異，發(fā)包人需要根據(jù)實(shí)際情況來(lái)進(jìn)行調(diào)整。海外工程項(xiàng)目中，如果涉及到施工類(lèi)合同，交底內(nèi)容則主要集中在工程周期、材料、付款及預(yù)付款方式上；如果涉及到服務(wù)類(lèi)，交底內(nèi)容應(yīng)集中在服務(wù)內(nèi)容與性質(zhì)、績(jī)效考核以及付款條件上。在進(jìn)行外部交底工作時(shí)，尤其要注重對(duì)合同未明確界定的重要領(lǐng)域進(jìn)行意見(jiàn)的統(tǒng)一。

2.3.2 內(nèi)部交底

內(nèi)部交底主要在單位或公司內(nèi)部進(jìn)行，多為各部門(mén)或各機(jī)構(gòu)之間進(jìn)行。內(nèi)部交底的主要內(nèi)容根據(jù)各部門(mén)的職能有所區(qū)分，一般為專(zhuān)業(yè)交底。合同管理負(fù)責(zé)人在簽訂合同后，需要將合同要點(diǎn)和執(zhí)行要求進(jìn)行分門(mén)別類(lèi)，并按照不同部門(mén)的職能進(jìn)行歸納，最后，將各部門(mén)需要進(jìn)行交底的專(zhuān)業(yè)內(nèi)容和要點(diǎn)進(jìn)行分發(fā)和信息回收。內(nèi)部交底除了能夠降低履行合同過(guò)程中的交易成本外，還能加強(qiáng)公司內(nèi)部人員的合約意識(shí)。

2.3.3 制度交底

在對(duì)合同內(nèi)容和要求進(jìn)行交底外，對(duì)發(fā)包人要求的管理制度和執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)也應(yīng)納入交底內(nèi)容。制度交底的內(nèi)容一般作為招標(biāo)文件的附件寫(xiě)進(jìn)合同中，發(fā)包人將執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)和管理制度進(jìn)行詳細(xì)的交底能夠盡快的磨合承包商和監(jiān)理單位的工作方式，這對(duì)工程項(xiàng)目的順利實(shí)施是強(qiáng)有力的保障。

2.3.4 即時(shí)交底

即時(shí)交底多在合同事項(xiàng)履行前專(zhuān)門(mén)交底，部分合同內(nèi)容或工程項(xiàng)目進(jìn)度在實(shí)施過(guò)程中需要進(jìn)行及時(shí)匯報(bào)和辦理相關(guān)保險(xiǎn)等，此時(shí)即時(shí)交底的作用就凸顯出來(lái)了。即時(shí)交底能有效監(jiān)督工期實(shí)施的進(jìn)度，除此之外，在合同履行期間，即時(shí)交底能減少許多報(bào)送材料和辦理保險(xiǎn)的時(shí)間和費(fèi)用。

2.4 保障措施和反饋機(jī)制

為合同交底構(gòu)建保障措施和反饋機(jī)制，對(duì)于完善合同交底工作意義非常。為了保障合同交底的順利進(jìn)行，需要成立專(zhuān)門(mén)的合同交底工作組，對(duì)合同交底的所有事項(xiàng)進(jìn)行統(tǒng)一管理和任務(wù)分配，這樣能夠使合同交底順利的進(jìn)行。有了健全的交底保障措施后，對(duì)交底內(nèi)容和交底形式進(jìn)行有效的反饋，能夠進(jìn)一步完善合同交底的工作。針對(duì)不同的交底方式和交底內(nèi)容，制定不同的反饋機(jī)制，在不斷改進(jìn)和完善反饋機(jī)制的同時(shí)，也保障和提高了合同交底工作的流程和準(zhǔn)確性。

2.5 合同交底的意義

2.5.1 加強(qiáng)對(duì)合同目標(biāo)的理解

作為當(dāng)事人履行義務(wù)和保障合法權(quán)益的依據(jù)，合同在工程項(xiàng)目中不僅僅是一張紙的作用。因此，加強(qiáng)合同交底工作的力度，使得項(xiàng)目實(shí)施的全體人員對(duì)合同的內(nèi)容和要點(diǎn)有更加透徹的理解，這有利于后期項(xiàng)目開(kāi)展和工程實(shí)施過(guò)程中的條例執(zhí)行及制度統(tǒng)一。在工程實(shí)施過(guò)程中，各個(gè)部門(mén)成員的知識(shí)水平和技術(shù)等級(jí)差異很大，這很容易對(duì)合同執(zhí)行過(guò)程中的部分細(xì)則產(chǎn)生工作上的分歧，因此，將合同內(nèi)容與合同要點(diǎn)貫徹實(shí)施到每一點(diǎn)上，有利于合同條例的執(zhí)行與工程的順利實(shí)施。為了保障工程項(xiàng)目的如期完工，將合同內(nèi)容和執(zhí)行要點(diǎn)進(jìn)行交底就顯得非常重要。

2.5.2 規(guī)范工作方式和目標(biāo)

有效的合同交底，能規(guī)范工程項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的工作方式。在合同交底內(nèi)容中，工程項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的相關(guān)依據(jù)和法律法規(guī)是需要對(duì)全體員工進(jìn)行交底的基本內(nèi)容。公司下屬部門(mén)眾多，這給工作管理者帶來(lái)了很多麻煩。不同的部門(mén)和機(jī)構(gòu)有著不同的管理方式和制度，在進(jìn)行同一個(gè)工程項(xiàng)目時(shí)，為了達(dá)到完成項(xiàng)目的目標(biāo)，合同交底在規(guī)范化管理上起到非常重要的作用。通過(guò)合同交底，每一個(gè)部門(mén)的成員都能清楚了解到自己和自己所在部門(mén)的權(quán)利范圍、職責(zé)所在以及工作流程和獎(jiǎng)懲措施。這對(duì)后續(xù)工作的高效開(kāi)展具有積極意義。

2.5.3 控制事前風(fēng)險(xiǎn)和改進(jìn)合同內(nèi)容

在進(jìn)行合同交底和反饋過(guò)程中，除了公司負(fù)責(zé)人和項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對(duì)合同進(jìn)行了分析和改正外，其他所有成員都通過(guò)合同交底對(duì)合同的內(nèi)容和工程項(xiàng)目提出自己的意見(jiàn)和建議。在交底、反饋、再交底、再反饋的過(guò)程中，合同被不斷完善，可能存在的風(fēng)險(xiǎn)被降到最低，部分矛盾條款也會(huì)被發(fā)現(xiàn)，這對(duì)合同的完善和項(xiàng)目的高效益完成起到了重要作用。

2.5.4 提高團(tuán)隊(duì)合同意識(shí)

通過(guò)合同交底工作，公司內(nèi)部、部門(mén)之間、部門(mén)內(nèi)部都進(jìn)行了高效率的溝通和探討，這有助于團(tuán)隊(duì)意識(shí)的形成，同時(shí)也提高了團(tuán)隊(duì)成員之間的合同意識(shí)。只有合法合理的合同管理制度，才能讓合同執(zhí)行正常高效的實(shí)施，這就需要每一個(gè)團(tuán)隊(duì)成員都有著嚴(yán)格的合同履約意識(shí)。在工作中參照合同管理制度進(jìn)行開(kāi)展，并維護(hù)合同的公正和公平，這是保障工程項(xiàng)目安全實(shí)施的重要手段。

3 結(jié)語(yǔ)

長(zhǎng)期以來(lái)，在工程項(xiàng)目的實(shí)施過(guò)程中已經(jīng)形成了一套比較完善的合同交底的方式和方法。但是，面對(duì)眾多的工程項(xiàng)目和合同類(lèi)別，如何有效的執(zhí)行合同交底工作并保障工程項(xiàng)目的順利實(shí)施，這仍舊需要加強(qiáng)和提高合同交底工作的力度和重視程度。健全有效的合同交底工作是合同內(nèi)容被順利執(zhí)行的有力支柱，同時(shí)也為更多海外工程項(xiàng)目的順利實(shí)施提供了良好的保障。

[1] 張運(yùn)標(biāo),王高鵬.海外工程項(xiàng)目管理中的合同交底工作實(shí)踐[J].交通企業(yè)管理,2007(4):37-38.

[2] 宋兵臣,王進(jìn)廠(chǎng).淺談項(xiàng)目管理的合同交底環(huán)節(jié)[J].科教文匯(中旬刊),2008(5):148.

[3] 賀 團(tuán),馬 龍.基于合同交底的精細(xì)化合同管理淺論[J].四川水力發(fā)電,2012(2):117-119.

The contract disclosure work practice in overseas engineering project management

Li Ying

(ChinaWaterConservancyandHydropower13thEngineeringBureauLimitedCompany,Tianjin300000,China)

Combining with the contract disclosure contents in overseas engineering project management, this paper elaborated the work process of contract disclosure, and from the external disclosure, internal disclosure, system disclosure, real-time disclosure four aspects analyzed the contract disclosure forms, made the safeguard measures and feedback mechanism of contract disclosure, to strengthen the contract consciousness, specifications work ways, control risk and so on.

overseas engineering, contract disclosure, process, management

1009-6825(2015)30-0257-02

2015-08-19

李 穎(1984- ),男，助理工程師

TU723.1

A