□馬麗云

（玉林師范學(xué)院 教育科學(xué)學(xué)院，廣西 玉林 537000）

對(duì)做好高校教學(xué)秘書工作的認(rèn)識(shí)與思考

□馬麗云

（玉林師范學(xué)院 教育科學(xué)學(xué)院，廣西 玉林 537000）

高校教學(xué)秘書是高校教學(xué)管理的主要力量之一，其工作質(zhì)量直接影響著教學(xué)質(zhì)量。教學(xué)秘書具有教學(xué)管理、溝通協(xié)調(diào)、收集信息與反饋信息的職能，以及教學(xué)秘書工作具有服務(wù)性強(qiáng)、責(zé)任重大、業(yè)務(wù)繁雜等特點(diǎn)，這些都要求教學(xué)秘書具備甘于奉獻(xiàn)和樂于服務(wù)的思想素質(zhì)、扎實(shí)的業(yè)務(wù)素質(zhì)及良好的身心素質(zhì)。高校應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到教學(xué)秘書工作的重要性，重視教學(xué)秘書工作，采取有效措施穩(wěn)定教學(xué)秘書隊(duì)伍，這對(duì)做好高校教學(xué)管理工作具有現(xiàn)實(shí)意義。

高校；教學(xué)秘書；教學(xué)管理；基本素質(zhì)

高校教學(xué)管理是高校管理的重要組成部分，而高校教學(xué)秘書是教學(xué)管理的基層管理者、組織者和執(zhí)行者。高校教學(xué)管理能否正常有序地開展，教學(xué)秘書發(fā)揮著不可忽視的作用。在教學(xué)管理中，教學(xué)秘書上受教學(xué)副院長(zhǎng)和教務(wù)處的雙重領(lǐng)導(dǎo)，下聯(lián)系著各部門、教師及學(xué)生。教學(xué)秘書在其中起著溝通上下、協(xié)調(diào)左右的作用。筆者從自身的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)出發(fā)，對(duì)高校教學(xué)秘書的工作職能及素質(zhì)進(jìn)行認(rèn)識(shí)與思考，并對(duì)如何改進(jìn)高校教學(xué)秘書工作提出建議。

一、高校教學(xué)秘書職能

教學(xué)秘書承擔(dān)著基層教學(xué)管理工作，是教學(xué)管理信息傳達(dá)的橋梁，也是部門之間、師生之間、教師之間聯(lián)系與溝通的紐帶[1]。教學(xué)秘書既是教學(xué)領(lǐng)導(dǎo)的助手和參謀，又為教師和學(xué)生服務(wù)，同時(shí)還承擔(dān)著收集和反饋信息的作用。

（一）教學(xué)管理職能

在高校教學(xué)管理中，教學(xué)秘書科學(xué)合理地安排日常教學(xué)事務(wù)，使教學(xué)管理工作能正常有序地開展。這些日常工作包括：合理安排教師及學(xué)生課程表、科學(xué)管理信息庫(kù)、精心安排教學(xué)考試及配合教學(xué)領(lǐng)導(dǎo)檢查教學(xué)工作等。

1、科學(xué)合理地安排課程表。根據(jù)教務(wù)處及各教研室制定的培養(yǎng)計(jì)劃，合理有序地安排教師課程表、學(xué)生課程表及班級(jí)課程表，讓學(xué)生在大學(xué)期間學(xué)到更多有用的知識(shí)，培養(yǎng)出專業(yè)知識(shí)過(guò)硬、動(dòng)手能力強(qiáng)、適應(yīng)社會(huì)發(fā)展需求的優(yōu)秀人才。

2、科學(xué)合理地進(jìn)行系統(tǒng)信息庫(kù)管理。教學(xué)管理中的信息庫(kù)包括教學(xué)日歷、教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、學(xué)生學(xué)籍、學(xué)生成績(jī)、教師信息、考試管理、畢業(yè)論文等。在信息化管理時(shí)代的今天，教學(xué)秘書能科學(xué)、合理、及時(shí)、準(zhǔn)確地對(duì)系統(tǒng)信息庫(kù)進(jìn)行整理歸檔顯得尤為重要，為今后工作中快速查閱資料及教學(xué)評(píng)估工作檢查提供方便。

3、合理有序地安排教學(xué)考試?？荚囀菣z驗(yàn)學(xué)生學(xué)習(xí)和教師教學(xué)在某一階段是否收到滿意效果的驗(yàn)證方法，科學(xué)合理地安排考試時(shí)間有利于學(xué)生在最佳的狀態(tài)下反映出階段性學(xué)習(xí)效果。教學(xué)秘書要了解學(xué)生上課進(jìn)展及各科任課教師的課程進(jìn)度，合理有序地安排學(xué)生的考試時(shí)間，考試地點(diǎn)和座位表。

4、配合好教學(xué)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行工作檢查。在每個(gè)學(xué)期的期初、期中和期末，教學(xué)領(lǐng)導(dǎo)都要對(duì)各項(xiàng)教學(xué)工作進(jìn)行檢查和指導(dǎo)。教學(xué)秘書要明確自己的角色和定位，當(dāng)好教學(xué)領(lǐng)導(dǎo)的助手和參謀，了解教學(xué)任務(wù)執(zhí)行的進(jìn)度，協(xié)助教學(xué)領(lǐng)導(dǎo)做好本部門的教學(xué)檢查工作，確保教學(xué)工作正常有序進(jìn)行。

（二）溝通協(xié)調(diào)職能

教學(xué)秘書的工作聯(lián)系著教務(wù)處、教師及學(xué)生，是這三者的橋梁和紐帶，在其中發(fā)揮著承上啟下、溝通左右、聯(lián)系內(nèi)外、改善關(guān)系的作用，使教學(xué)管理的各個(gè)環(huán)節(jié)聯(lián)系起來(lái)。所以教學(xué)秘書要善于溝通協(xié)調(diào)并且要有很好的語(yǔ)言表達(dá)能力和較好的公文寫作功底。例如教學(xué)秘書在傳達(dá)通知時(shí)，要把通知表達(dá)清楚，以免收到通知的教師或者學(xué)生產(chǎn)生歧義；又如在安排考試時(shí)間表時(shí)，遇到學(xué)生課表有沖突，要及時(shí)做出調(diào)整；在安排監(jiān)考時(shí)，個(gè)別老師因私事不能參加，教學(xué)秘書應(yīng)及時(shí)反映并與其他老師或者領(lǐng)導(dǎo)溝通協(xié)調(diào)，以免耽誤了監(jiān)考時(shí)間，造成教學(xué)事故等。這些都需要教學(xué)秘書在其中起溝通協(xié)調(diào)作用。

（三）收集信息與反饋信息的職能

教學(xué)秘書的工作性質(zhì)決定了教學(xué)秘書要及時(shí)、準(zhǔn)確地收集信息，這些信息包括教務(wù)處傳達(dá)的教學(xué)信息及通知，教學(xué)領(lǐng)導(dǎo)下發(fā)的教學(xué)管理通知及教師學(xué)生反饋回來(lái)的教學(xué)執(zhí)行情況等。教學(xué)秘書要主動(dòng)收集、整理各方面信息，耐心聽取各方人員方方面面的意見和建議，積極發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并提出相應(yīng)的解決方法及應(yīng)對(duì)措施，同時(shí)要及時(shí)準(zhǔn)確地把相關(guān)情況反應(yīng)給相關(guān)部門、領(lǐng)導(dǎo)和個(gè)人。

二、高校教學(xué)秘書的素質(zhì)要求

高校教學(xué)秘書作為高校教學(xué)管理隊(duì)伍的重要組成成員，肩負(fù)著管理與育人的雙重責(zé)任。一方面高校教學(xué)秘書要承擔(dān)起高校教學(xué)管理的日常事務(wù)及處理各種人際關(guān)系；另一方面，作為高校教育隊(duì)伍的成員，也要起到為人師表的表率作用。筆者根據(jù)自身的工作經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合高校教學(xué)秘書的工作特點(diǎn)，總結(jié)出作為一名優(yōu)秀的高校教學(xué)秘書應(yīng)該具備以下素質(zhì)。

（一）思想素質(zhì)

1、奉獻(xiàn)精神。作為高校教學(xué)秘書，必須要有甘于默默奉獻(xiàn)的精神。教學(xué)秘書的工作繁雜瑣碎、工作量大、范圍廣，有時(shí)任務(wù)緊，需要加班加點(diǎn)犧牲休息時(shí)間完成工作，甚至回到家中也要處理一些工作之事，只有對(duì)本職工作做到真正地?zé)釔鬯龅健案梢恍?，愛一行”，從教學(xué)秘書從事的工作中尋找快樂，把工作當(dāng)作是一件很快樂的事，而不是把工作當(dāng)作負(fù)擔(dān)，只有這樣才能把工作做好。將有限的生命投入到偉大的教育事業(yè)中，甘于在平凡的工作崗位上實(shí)現(xiàn)個(gè)人不平凡的人生價(jià)值。

2、服務(wù)意識(shí)。高校教學(xué)秘書的工作是圍繞著教學(xué)開展，是教學(xué)任務(wù)管理的傳遞者和執(zhí)行者。教學(xué)秘書服務(wù)的對(duì)象是教師和學(xué)生，所以教學(xué)秘書必須時(shí)刻樹立“全心全意為師生服務(wù)”的意識(shí)，擔(dān)負(fù)起服務(wù)育人的重任。工作中要做到想師生之所想，急師生之所急，需要用熱情、真誠(chéng)和耐心對(duì)待教學(xué)管理工作[2]。為教師的教學(xué)和學(xué)生的學(xué)習(xí)服務(wù)，不斷強(qiáng)化自身的服務(wù)意識(shí)。

（二）業(yè)務(wù)素質(zhì)

1、扎實(shí)的知識(shí)。高校教學(xué)秘書面對(duì)的是教師學(xué)生和教學(xué)管理人員，他們通常具有較高的專業(yè)知識(shí)水平，這就要求高校教學(xué)秘書應(yīng)具備相應(yīng)的專業(yè)知識(shí)、較高的管理知識(shí)及一定的文秘知識(shí)和教育理論知識(shí)。此外，高校教學(xué)秘書還需要根據(jù)所在二級(jí)學(xué)院的不同，了解和學(xué)習(xí)相關(guān)課程知識(shí)，例如筆者所在二級(jí)學(xué)院是教育科學(xué)學(xué)院，就要了解和學(xué)習(xí)教育學(xué)、心理學(xué)、學(xué)前教育學(xué)、小學(xué)教育學(xué)等具體開設(shè)的專業(yè)課程。掌握好這些知識(shí)是做好高校教學(xué)秘書工作的前提。隨著高校教學(xué)管理體制改革的逐步深化，僅憑掌握積累的經(jīng)驗(yàn)來(lái)工作是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。教學(xué)秘書要適應(yīng)社會(huì)的變化和時(shí)代的發(fā)展，通過(guò)自身的努力，不斷學(xué)習(xí)新知識(shí)，更新自己的思維方式和工作方法[3]。在工作之余利用多種途徑學(xué)習(xí)新知識(shí)，發(fā)揚(yáng) “活到老，學(xué)到老”的終身學(xué)習(xí)精神，不斷地為自己“充電”，注入新知識(shí)，不斷完善自我，才能適應(yīng)新時(shí)代教學(xué)管理的發(fā)展。

2、有效的溝通能力。有效的溝通是現(xiàn)代管理的命脈，它能給工作帶來(lái)事半功倍的效果。這就要求教學(xué)秘書不僅具有很好的溝通表達(dá)能力，而且要求教學(xué)秘書利用好現(xiàn)代高科技溝通設(shè)備，實(shí)現(xiàn)管理溝通現(xiàn)代化。例如教學(xué)秘書在傳達(dá)通知或者文件時(shí)，可以利用電話、飛信、OA系統(tǒng)、電子郵件、QQ等現(xiàn)代通訊方式，實(shí)現(xiàn)有效溝通。

3、統(tǒng)籌規(guī)劃的能力。教學(xué)秘書工作是一項(xiàng)計(jì)劃性強(qiáng)、內(nèi)容豐富、繁雜瑣碎的綜合性服務(wù)工作[4]。教學(xué)秘書要處理好日常各項(xiàng)教學(xué)事務(wù)，保障教學(xué)工作的順利完成，這就需要教學(xué)秘書在工作中，懂得區(qū)分輕重緩急，統(tǒng)籌規(guī)劃教學(xué)工作。

4、勇于創(chuàng)新的能力。工作創(chuàng)新能力是指在工作崗位上，產(chǎn)生新的思路、方法及措施，產(chǎn)生新的工作效果、效益的工作能力。創(chuàng)新是時(shí)代的要求，教學(xué)秘書要在不斷的學(xué)習(xí)中與時(shí)俱進(jìn)，不斷創(chuàng)新。在實(shí)踐和探索中敢于創(chuàng)新，勇于創(chuàng)新，逐步產(chǎn)生新的工作感悟，產(chǎn)生進(jìn)步正確的工作能力。工作創(chuàng)新能力，會(huì)使我們的教學(xué)工作做得更加有特色。

（三）身心素質(zhì)

身心素質(zhì)是指身體素質(zhì)和心理素質(zhì)，良好的身心素質(zhì)是做好高校教學(xué)秘書的基本條件。

1、身體素質(zhì)。俗話說(shuō)“身體是革命的本錢”，這說(shuō)明工作的前提是要有健康的體魄。教學(xué)秘書在繁忙瑣碎的工作之余要注意休息，加強(qiáng)體育鍛煉，保持旺盛的精力。只有有了強(qiáng)健的體魄才能勝任本職工作，才能更好地服務(wù)于工作。

2、心理素質(zhì)。教學(xué)秘書的地位特殊、角色重要、工作復(fù)雜、任務(wù)繁重，對(duì)其心理素質(zhì)提出了更高的要求[5]。教學(xué)秘書的工作即使做的很好，但未必得到認(rèn)可；反之，一旦工作出現(xiàn)差錯(cuò)，就會(huì)造成教學(xué)事故，影響正常的教學(xué)活動(dòng)開展，就會(huì)受到領(lǐng)導(dǎo)嚴(yán)厲的批評(píng)和指責(zé)。這些都要求教學(xué)秘書要有很好的心理素質(zhì)，對(duì)工作做到認(rèn)真負(fù)責(zé)，不怕苦不怕累。以積極的心態(tài)、開闊的胸襟、樂觀向上的精神面對(duì)工作中遇到的問(wèn)題，遇事保持平和的心態(tài)。用五顆“心”——責(zé)任心、愛心、細(xì)心、耐心、恒心來(lái)把教學(xué)秘書工作做好。

三、改進(jìn)高校教學(xué)秘書工作的建議

隨著科學(xué)技術(shù)的突飛猛進(jìn)，高校教學(xué)的深入推進(jìn)，高校教學(xué)管理工作也發(fā)生了前所未有的變化，各高校教學(xué)秘書隊(duì)伍的建設(shè)也要與時(shí)俱進(jìn)。

（一）重視教學(xué)秘書工作。教學(xué)秘書的工作在整個(gè)教學(xué)中起著其他崗位不可替代的作用，但教學(xué)秘書的工作仍沒有得到足夠的重視和科學(xué)的認(rèn)識(shí)。一方面，部分高校對(duì)教學(xué)秘書工作認(rèn)識(shí)不足，認(rèn)為教學(xué)秘書工作就是簡(jiǎn)單的接聽電話、發(fā)通知等，隨便找個(gè)人都能勝任；另一方面，少數(shù)教學(xué)秘書對(duì)自身工作認(rèn)識(shí)也不到位，缺乏現(xiàn)代管理意識(shí)、競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)和危機(jī)意識(shí)，對(duì)學(xué)習(xí)新知識(shí)掌握新技能不夠重視。重視高校教學(xué)秘書工作，一方面需要高校領(lǐng)導(dǎo)及全體師生重視、支持、尊重及理解教學(xué)秘書工作，高校應(yīng)建立適合本校發(fā)展的教學(xué)秘書考核制度，充分肯定教學(xué)秘書工作及勞動(dòng)成果；另一方面，教學(xué)秘書也要重視自身工作，不斷提高自身工作能力，使教學(xué)秘書工作更加專業(yè)化、職業(yè)化，更好地服務(wù)于工作。

（二）穩(wěn)定教學(xué)秘書隊(duì)伍。由于高校教學(xué)秘書受工作責(zé)任重、壓力大、待遇較低、缺少進(jìn)修機(jī)會(huì)及各方力量配合協(xié)助不夠等諸多因素的影響，高校教學(xué)秘書隊(duì)伍一直處在一種不穩(wěn)定的波動(dòng)狀態(tài)。穩(wěn)定高校教學(xué)秘書隊(duì)伍，留住優(yōu)秀教學(xué)管理人才是高校改進(jìn)教學(xué)秘書工作面臨的問(wèn)題關(guān)鍵。為了打造出一支素質(zhì)高、能力強(qiáng)、愛崗敬業(yè)、甘于奉獻(xiàn)、勇于創(chuàng)新、適合新時(shí)代發(fā)展的高校教學(xué)管理隊(duì)伍。筆者認(rèn)為應(yīng)采取以下措施，首先，高校應(yīng)該采取激勵(lì)方法，適當(dāng)提高教學(xué)秘書待遇，在職稱評(píng)定，職務(wù)晉升方面給予同教師同等的機(jī)會(huì)，充分調(diào)動(dòng)教學(xué)秘書的工作積極性[6]。其次，提升教學(xué)秘書發(fā)展空間，在條件允許的情況下，鼓勵(lì)教學(xué)秘書提高學(xué)歷水平，同時(shí)鼓勵(lì)教學(xué)秘書加入科研小組，多向科研骨干學(xué)習(xí)，使高校教學(xué)秘書發(fā)展成集教學(xué)、科研及服務(wù)于一身的高校高素質(zhì)管理人才。最后，建立完善的教學(xué)秘書競(jìng)聘機(jī)制，通過(guò)公平，公正的競(jìng)聘使優(yōu)秀的管理人才加入到高校教學(xué)秘書隊(duì)伍中來(lái)。

四、結(jié)語(yǔ)

總之，高校教學(xué)秘書工作在教學(xué)管理中的作用不可低估，正確認(rèn)識(shí)教學(xué)秘書的工作職能與素質(zhì)要求，對(duì)做好高校教學(xué)秘書工作非常重要。教學(xué)秘書工作不但需要其磨練好“內(nèi)功”，充分發(fā)揮好自身的優(yōu)勢(shì)，做好本職工作。更要求高校在教學(xué)管理方面高度重視和支持教學(xué)秘書的工作，使高校教學(xué)秘書能夠充分發(fā)揮其在教學(xué)管理中的重要作用?！?/p>

Abstract:Teaching secretary is one of the main forces of teaching management in colleges and universities, and the quality of his/her work has a direct impact on the teaching quality. With functions of teaching management, communication and coordination, information collection and feedback, the work of teaching secretary is characterized by good service, great responsibility and complex business. All of these require teaching secretary to be willing to sacrifice and serve, have well-founded professional quality, good physical and psychological quality. For teaching secretary’s work, colleges and universities should fully realize its importance and attach great importance to it. Taking effective measures to stabilize the teaching secretary team has practical significance for good teaching management in colleges and universities.

[1]尹祝鳳.高校教學(xué)秘書的角色定位變化與能力結(jié)構(gòu)要求[J].教育教學(xué)論壇，2012 (5)：57-58.

[2]劉聰，孫銘娟. 高校教學(xué)秘書角色探討[J]. 衛(wèi)生職業(yè)教育，2013，(3)：18-19.

[3]潘學(xué)紅. 高校教學(xué)秘書的自我效能感與職業(yè)枯竭[J].大學(xué)教育，2012，(5)：52-54.

[4]李爭(zhēng). 重視教學(xué)秘書培養(yǎng)提高教學(xué)管理水平[J].教育理論與實(shí)踐，2005，(12)：7-8.

[5]王秀繁. 淺析高校教學(xué)秘書的作用、工作特點(diǎn)及素質(zhì)要求[J].沈陽(yáng)工程學(xué)院學(xué)報(bào)：社會(huì)科學(xué)版，2010，(3)：367-369.

[6]林燕. 淺析如何提高高校教學(xué)秘書的管理水平[J].高等教育，2013，(1)：129-132.

【責(zé)任編輯 謝文海】

Understanding and Thoughts on Teaching Secretary’s Work in Colleges and Universities

MA Li-yun
(School of Education Science, Yulin Normal University, Yulin, Guangxi 537000)

college and university; teaching secretary; teaching management; basic quality

G472

A

1004-4671（2014）06-0120-04

2014-09-17

玉林師范學(xué)院博士科研啟動(dòng)基金項(xiàng)目（G20140001）資助。

馬麗云（1985～），女，廣西桂林人，玉林師范學(xué)院教育科學(xué)學(xué)院教學(xué)秘書。研究方向：教學(xué)管理研究。