柯銳

淮委檔案鑒定工作的實踐與探討

柯銳

檔案鑒定是一項重要的檔案業(yè)務工作，對于優(yōu)化館藏資源、提升館藏品質(zhì)、緩解保管壓力、保障庫房安全、降低管理成本、提高工作效率、提升現(xiàn)代化管理水平等具有重要意義。雖然《中華人民共和國檔案法》《水利檔案工作規(guī)定》均明確要求開展檔案鑒定工作，但是由于缺乏操作性強的檔案行業(yè)鑒定標準，加之鑒定工作直接決定檔案的生死存亡，不少單位仍然存在擔心鑒定不當要承擔風險的憂慮，因此，在水利行業(yè)檔案鑒定多年實踐過程中，鮮有鑒定銷毀檔案的成功案例。2013年，淮委開展了檔案鑒定銷毀工作，對淮委機關(guān)財務文書檔案、會計檔案進行了鑒定，本文擬通過闡述淮委檔案鑒定銷毀工作實例，探討檔案鑒定工作的難點問題與注意實現(xiàn)，提出對策與解決方案。

一、檔案鑒定概況

1.鑒定理論與原則

檔案鑒定是根據(jù)一定的原則和標準，科學地判定檔案的歷史與現(xiàn)實價值，確定其保管期限，并通過價值核查和質(zhì)量核查，對失去保存價值或內(nèi)容失真、不完整的檔案，按照規(guī)定手續(xù)進行處理的檔案業(yè)務管理活動。鑒定具體分為檔案價值鑒定與質(zhì)量鑒別。所謂價值鑒定，就是對檔案的歷史與現(xiàn)實價值進行鑒別和預測，以判斷原有保管期限是否合理。對于仍有保存價值的，延長保管期限；對于沒有保存價值的，剔除銷毀。所謂質(zhì)量鑒別，是指根據(jù)檔案形成特點，對其完整性、原始性、真實性、準確性進行甄別與檢查，提升館藏檔案質(zhì)量。

在鑒定過程中，主要遵循時效原則、需求原則與高齡原則。時效原則是指檔案所反映的內(nèi)容是否依然具有時效性，比如工程檔案涉及的建筑物是否健在，會計檔案涉及的債權(quán)債務是否未償清等；需求原則是指檔案近期是否存在利用需求，未來一段時期內(nèi)是否存在利用價值；高齡原則是指超過一定時間且年代比較久遠的檔案應受到尊重。

2.鑒定范圍的確定

本次檔案鑒定的范圍為淮委機關(guān)財務文書檔案（1980～1985年短期類）、會計檔案（1976～1981年會計憑證），范圍的確定主要出于兩方面考慮：

一是被鑒定檔案的時間已經(jīng)超過原定檔案保管期限的要求，屬于館藏檔案中亟待開展鑒定工作的一批檔案。

二是財務類檔案，特別是會計憑證，主要涉及差旅補助、設備購置、車票發(fā)票等憑證，大多已無時效性與利用價值，鑒定難度較小。

3.鑒定規(guī)模與影響評價

本次檔案鑒定的文書檔案共31卷，內(nèi)容涉及淮委落實上級有關(guān)部署、執(zhí)行有關(guān)制度，不相隸屬單位抄報淮委文件，會議計劃、通知，購置設施設備請示等；會計檔案共270卷，內(nèi)容涉及防汛、福利、辦公用品、工資單、差旅報銷、宣教、小基建、郵電、通信、材料購置、資產(chǎn)等憑證。

從被鑒定檔案的數(shù)量、檔案涉及事項、檔案年限及鑒定實際情況綜合分析評價，此次檔案鑒定工作達到了預期目標，共有87%檔案被確定銷毀，剩余13%檔案的保管期限調(diào)整為永久。

二、檔案鑒定步驟與技術(shù)方法

1.檔案鑒定步驟

本次鑒定分為方案編制階段與鑒定實施階段，其中鑒定實施階段又分為專家初步鑒定、集體審查鑒定、會議終審鑒定3個步驟。

（1）方案編制階段

為做好檔案鑒定銷毀工作，明確鑒定范圍與內(nèi)容，規(guī)范鑒定銷毀工作程序，淮委依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及規(guī)范性文件，制定印發(fā)了《2013年淮委檔案鑒定銷毀工作實施方案》，主要從鑒定目的、鑒定依據(jù)、鑒定銷毀范圍、組織領導、鑒定實施、銷毀與后處理等方面予以明確，成為檔案鑒定銷毀工作開展的重要依據(jù)。

該實施方案主要有兩大作用。一是建立了淮委領導牽頭，檔案歸口管理單位、檔案被鑒定單位參加的組織領導體系，明確了開展檔案鑒定銷毀工作的主體；二是開創(chuàng)性地制定了鑒定步驟與環(huán)節(jié)，建立了權(quán)責明確、分工清晰的鑒定工作路線圖，為鑒定工作實施奠定了堅實基礎。

（2）鑒定實施階段

本次鑒定工作成立了鑒定專家組、鑒定工作組分別負責會議終審鑒定、集體審查鑒定環(huán)節(jié)工作，邀請了檔案、財務方面的專家參加鑒定專家組或鑒定工作組，專家初步鑒定環(huán)節(jié)工作由有關(guān)專家分工實施。

①專家初步鑒定

鑒定工作組專家按照分工，采取定性的方法，以案卷為單位，根據(jù)鑒定標準并結(jié)合工作實際，逐卷鑒定檔案的價值與質(zhì)量，填寫《檔案鑒定卡片》，履行簽字手續(xù)。主要對該卷檔案形成的背景情況、檔案的歷史與現(xiàn)實價值、利用需求情況進行綜合分析與客觀評價，同時明確保管期限變更、是否銷毀及完整性、準確性、系統(tǒng)性的結(jié)論性意見。

②集體審查鑒定

專家初步鑒定完成后，由鑒定工作組組長召集有關(guān)專家集體研究，各鑒定專家須按卷陳述鑒定意見。鑒定工作組逐張審查鑒定專家意見，形成鑒定工作組意見，由組長在《檔案鑒定卡片》“鑒定工作組意見”一欄中填寫處理意見，并簽字。集體審查鑒定結(jié)束后，編制《檔案鑒

定工作報告》，主要對鑒定的原則、具體方法和過程，鑒定中擬調(diào)整保管期限檔案的數(shù)量，建議銷毀的檔案目錄清單及銷毀原因，鑒定工作取得的經(jīng)驗和存在的問題進行總結(jié)，提交鑒定專家組研究討論。

③會議終審鑒定

集體審查鑒定完成后，由鑒定專家組主持召開終審鑒定工作會議，主要審議《檔案鑒定工作報告》、抽查檔案實體、質(zhì)詢鑒定具體情況，最終討論研究確定《檔案鑒定意見》，明確銷毀檔案清冊與調(diào)整保管期限檔案目錄。

2.檔案鑒定技術(shù)方法

本次檔案鑒定技術(shù)方法主要從檔案的來源、內(nèi)容、時間、文件種類、獨特性、時效性等方面予以鑒定，統(tǒng)一鑒定尺度，確保鑒定質(zhì)量與效果。

三、檔案鑒定工作探討

1.提升鑒定工作規(guī)范化管理水平

鑒定工作開展不易，在經(jīng)歷艱難的摸索實踐過程后，要充分總結(jié)經(jīng)驗不足，固化鑒定工作取得的成果，不斷提升鑒定工作規(guī)范化管理水平。

一是實現(xiàn)鑒定工作內(nèi)容常態(tài)化。館藏檔案數(shù)量龐大，加之每年入庫增量持續(xù)上升，給庫房檔案保管帶來較大壓力。如果不能定期開展檔案鑒定工作，鑒別判定已超保管期限檔案的價值與質(zhì)量，剔除不具備保存利用價值的檔案，不僅不利于檔案鑒定工作水平的提升，培養(yǎng)檔案鑒定工作人才隊伍，也會為檔案保管、利用各環(huán)節(jié)工作帶來不便。因此，需要制定單位檔案鑒定工作規(guī)劃和年度計劃，確保鑒定工作內(nèi)容常態(tài)化，鍛煉一支業(yè)務能力強的檔案鑒定隊伍。

二是實現(xiàn)鑒定工作程序制度化。此次檔案鑒定工作之所以順利開展，很大程度上得益于實施方案確定了合理的工作程序，讓鑒定工作開展有章可循、有的放矢。但檔案鑒定年度實施方案仍存在較大的局限性，由于沒有上升到制度的層面，實施方案的權(quán)威性、指導性、約束力還不強，不能有效約束與規(guī)范鑒定工作的程序，推進整個鑒定工作的可持續(xù)開展。因此，加大力度研究鑒定工作制度，制定科學合理的鑒定工作程序，很有必要。

三是實現(xiàn)鑒定工作尺度標準化。檔案鑒定工作主要依托檔案及有關(guān)專業(yè)的專家具體實施，主觀性較強，如果在鑒定工作中沒有標準化的鑒定技術(shù)原則與方法，就很難統(tǒng)一鑒定工作尺度，可能造成不必要的檔案鑒定工作隱患，也影響最終的檔案鑒定質(zhì)量。

2.重視信息化技術(shù)在鑒定工作中的運用

隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展與科學技術(shù)的進步，檔案信息化技術(shù)已日漸普及，很多單位在實施電子政務項目的同時，將檔案信息化工作開展納入單位信息化進程，實現(xiàn)了檔案案卷級、文件級乃至全文信息的數(shù)字化。因此，通過運用信息化技術(shù)對檔案原文進行數(shù)字化處理，可以在很大程度上拓展檔案鑒定工作的思路，減輕檔案鑒定存在的猶豫和憂慮心理。檔案鑒定工作可以相對簡化為：調(diào)整具有直接憑證價值、重大歷史研究價值、迫切利用價值及年代久遠的檔案的保管期限，銷毀超過保管期限的其他普通檔案■

（作者單位：淮委治淮檔案館233001）