[摘 要]檔案信息資源是國家信息資源的重要組成部分，要高度重視檔案信息資源的開發(fā)與利用。在信息化時代的背景下，提高檔案工作者的素質和優(yōu)化館藏結構、提高館藏的利用效率是加快檔案信息資源開發(fā)的重要途徑。

[關鍵詞]檔案信息；資源開發(fā)；三大支柱

[中圖分類號]G271 [文獻標識碼] A [文章編號] 1009 — 2234（2013）11 — 0093 — 02

在知識經濟環(huán)境下，人們對檔案的需求呈現多元化，檔案部門只有以豐富館藏、優(yōu)化結構為基礎，以利用現代化技術手段和提高檔案管理隊伍整體素質為條件，才能深化對檔案信息的開發(fā)，滿足社會的利用需求。

一、豐富館藏和優(yōu)化結構是開發(fā)利用檔案信息資源的基礎

檔案工作要想滿足社會信息需求，服務經濟建設，檔案館（室）就須保存門類齊全、內容豐富、結構合理和價值珍貴的檔案資料。因此，豐富的館藏是開發(fā)利用檔案信息資源的物質基礎和先決條件，改變檔案館（室）內存缺乏。門類單一的現狀，廣泛收集優(yōu)質信息資源來進一步豐富館（室）藏是開發(fā)利用檔案信息資源的中心工作。

出于歷史原因，目前絕大部分檔案館所保存的檔案以反映機關工作活動為主。這些檔案在平反冤假錯案、編史修志等項工作中，確實起到了無法替代的作用。但是，在知識經濟條件下，人們對檔案信息需求的內容將呈多元化趨勢，這就將出現館藏檔案與社會需要不相適應的矛盾。一方面社會需要的的檔案信息的范圍不斷擴大；另一方面檔案館又缺乏可供各方面利用的信息資料。這就需要積極開展檔案收集工作，收集工作質量的高低會直接影響到檔案工作與其它環(huán)節(jié)的工作質量。

只有門類齊全、結構合理的館藏檔案資源，才能滿足利用者的各種信息需求。為此，檔案工作者應加強調查研究，掌握檔案信息的利用規(guī)律，使館藏檔案盡可能與利用者需求相吻合。在收集過程中我們不僅要收集足夠數量的檔案材料，還必須盡量保證檔案信息的優(yōu)質化，齊全和完整"收集后的檔案要進行系統(tǒng)的管理，檔案的分類組卷要能反映一定的歷史聯系，有章可循，讓人看了一目了然。案卷的排列要有規(guī)律，力爭一實現規(guī)范化！標準化，保證查找的順利，方便人們的利用。檔案信息資源開發(fā)利用研究檔案信息資源的合理開發(fā)和科學利用簡而言之，就是要使檔案信息由無序狀態(tài)變?yōu)橛行驙顟B(tài)。在館藏檔案的收集中，要改變過去坐等接收的辦法，要面向社會，通過各種方式，開辟多條渠道，積極主動地進行收集。

總的說來，館藏檔案要體現在廣度、質量和特色三個方面。在接收檔案的內容上要注意宏觀和微觀的結合，廣采博收，以質量為中心，把散存于社會上的真正優(yōu)質的檔案信息資源收全、存好、用活。首先，在廣泛調研掌握立檔單位檔案狀況的基礎上，制定接收計劃，把屬于本館范圍的各種檔案資料接收進館；其次，要從有利于保護，有利于保護檔案作用的實際出發(fā)，加快進館速度。最后，要不斷擴大檔案的收集范圍，注意收集保存各個時期、各門類、各載體、各類型的檔案。就種類而言，不但要注重黨政檔案的收集，也要注重科技檔案、專業(yè)檔案等的收集，還要注意征集有保存和開發(fā)價值的集體、個人所有的檔案；從年代上看，既要有早期的檔案，也要有現代的檔案、資料；從內容上看，既要有反映機關日常工作的檔案，也要有知名人物、典型單位的檔案；從載體上看，既要有紙質的又要有音像。光盤，軟盤以及實物性檔案材料，尤其是具有地方特色。民族特色的檔案，以優(yōu)化館藏結構，逐步建立起內容豐富、形象鮮明、特色凸顯的館藏體系。只有館藏豐富了，才能為開發(fā)利用檔案信息資源奠定堅實的物質基礎。

此外，還要建立健全切實可行的規(guī)章制度，強化有關人員的檔案意識，提高其業(yè)務素質和責任感，做到凡屬歸檔范圍內的檔案材料都能夠按要求歸檔，該進館的檔案都能夠進館。只有積累起門類齊全、內容豐富、質量較高的案信息資源，才能擴大信息量更好地為經濟建設和社會利用服務。

二、現代化信息技術的應用是檔案信息資源開發(fā)利用的重要手段

大量的實踐證明，沒有現代化的技術、設備和手段應用于檔案信息資源的開發(fā)利用，就根本談不上科學開發(fā)和合理利用檔案信息資源"先進的現代化設備在檔案工作領域的廣泛應用，為科學開發(fā)利用檔案信息資源創(chuàng)造了優(yōu)越的條件，給檔案信息資源的開發(fā)利用帶來了革命性的變化。如復印機的使用既加快了檔案信息的摘錄速度，又大大提高了工作質量和效益；電子計算機終端網絡的應用，使檔案信息的遠距離傳輸成為現實；還有利用電子計算機統(tǒng)計和檢索檔案信息，使檔案信息資源開發(fā)利用工作效率大幅提高?？梢?，現代化信息技術手段的應用，既把檔案工作者從繁重的手工勞動中解脫出來，又使科學！合理！有效地開發(fā)利檔案信息資源開發(fā)利用研究檔案信息資源的合理開發(fā)和科學利用用檔案信息資源真正成為現實，也為實現人類檔案信息資源的共享打下了堅實的基礎。同時，隨著計算機技術應用的不斷深入，檔案管理無紙化將成為可能，這就是電子檔案的面世"電子檔案有數字化的信息形態(tài)！對設備的依賴性、信息與載體的相分離性、信息的易更改性、信息的共享性等特性。這就必須借助于新型介質和現代信息處理技術，對其進行歸檔、整理、編目、保管和利用。因此，以光盤技術、縮微技術、計算機技術為代表的現代信息技術將在檔案信息資源的開發(fā)利用工侃出巨大的威力。它主要體現在以下幾個方面：

1.應用計算機技術分析。處理和整合檔案信息資源。計算機是高速度、大容量的信息處理工具。應用計算機可以實現檔案信息的編目、檢索、統(tǒng)計、借閱等工作的自動化操作和管理，減輕了檔案信息資源開發(fā)利用工作的強度。它的功能有：檔案信息的編目、檢索、統(tǒng)計、打印、修改、傳遞等，可以做到一次輸入，多樣化輸出，減少重復勞動，擴大檔案信息的檢索和利用的途徑，及時、準確、全面、系統(tǒng)地提供檔案信息。

2.應用檔案縮微技術翻拍、留存、傳遞檔案信息。檔案縮微技術就是將檔案文件按一定的比例縮小拍攝在感光材料上，制成縮微復制品，進行存儲、傳遞和使用。縮微復制品不僅能如實反映檔案信息內容及載體的原貌，而且還具有保存壽命長、規(guī)格統(tǒng)一、能用性強、提供利用多樣化等特點，既方便了檔案信息利用者，又減少了檔案因大量翻閱而造成的破損?？s微技術還可以和計算機聯機，實現計算機檢索、還原、復制檔案信息等功能。

3.實現檔案信息數字化、網絡化。檔案信息資源建設，核心是檔案信息的數字化建設。它是利用現代化信息技術，將傳統(tǒng)載體檔案進行數字化處理，實現多媒體存儲和海量存儲，使不同時空下的檔案信息資源得到充分的共享，從而克服傳統(tǒng)的檔案信息服務方式的局限性。面對數量龐大的檔案信息，人的加工組織管理能力是有限的，當整個社會逐步進入信息化的快車道時，檔案信息的加工與整理如果還停留在手工管理水平，必將為歷史所淘汰。因此檔案部門應該大力推檔案信息資源開發(fā)利用研究檔案信息資源的合理開發(fā)和科學利用進檔案信息與現代化技術管理的進程，實行檔案數字化管理。目前，在建設機讀檔案目錄數據庫方面，各級各地檔案部門都取得了一定的成果和經驗，有的在通過數字化建立檔案全文數據庫和多媒體數據庫。其中，海南省檔案館己經率先完成全部檔案目錄數據庫建設任務。

4.充分利用傳統(tǒng)載體檔案。數字化的檔案信息并不否定傳統(tǒng)載體檔案存在的合理，而是兩種形式的檔案共存和互補。在用檔案信息數字化來滿足利用者自由地利用檔案信息的同時，還要按照客觀要求對二者進行科學的組合配置，以充分發(fā)揮數字化檔案信息和傳統(tǒng)載體檔案信息的整體作用。

三、提高檔案人員的綜合素質是開發(fā)利用檔案信息資源的重要條件

檔案信息資源的開發(fā)利用是一項涉及面廣、綜合性較強的工作。在檔案信息資源開發(fā)利用工作中，檔案人員是檔案信息資源開發(fā)利用的主體，他們的素質直接影響開發(fā)利用的成效。因此，只有不斷提高檔案人員的綜合素質，才能使檔案信息資源開發(fā)利用工作更優(yōu)質、高效地開展。

1985年3月，鄧小平同志在全國科技工作會議上指出： “改革經濟體制，最重要的我最關心的是人才。改革科技體制，我最關心的還是人才”現代高新科學技術的引進和現代化設備的應用，是檔案部門大力加強檔案信息資源開發(fā)利用的重要環(huán)節(jié)，它要求檔案人員應是一種基礎理論扎實，知識面寬，適應性和創(chuàng)造勝強的新型人才和多元化的人才。因此，按照推進信息化，服務經濟建設的要求，檔案部門既需要傳統(tǒng)服務型人才，更需要開發(fā)型人才、參考咨詢型人才、公關型人才、技術型人刁和研究型人才。同時，檔案人員還必須切實轉變觀念，增強服務意識。服務思想要由過去的為政治服務向服務經濟建設轉變。服務理念要由過去單純的管好檔案不泄密向全面開發(fā)利用檔案信息資源轉變。檔案人員隊伍必須具備合理的知識結構和素養(yǎng)，以適應檔案信息資源開發(fā)利用對檔案人員素質的要求。具體來看，應具備以下三種素質：

1.良好的知識素養(yǎng)

檔案工作本身就是一項“今世賴之以知古，后世賴之以知今”的萬年百世之事。傳統(tǒng)檔案都是用語一言文字一記載的，檔案工作者時時刻刻都在跟文字材料打交道。檔案是歷史的記錄，每一時期的檔案都與當時的社會歷史有一定的聯系，只有懂得歷史，了解檔案產生的歷史背景，刁一能夠準確鑒別檔案真?zhèn)?，準確鑒定檔案價值，并管好和用好檔案，開發(fā)檔案信息利用的價值。這就要求檔案人員必須具備一定的語言文字素養(yǎng)和豐富的歷史文化知識。同時，檔案人員還要廣泛接觸各行各業(yè)的利用者，時刻都離不開語言表達！文字交流，所以檔案工作者只有具備豐厚的語言文字功底，才能夠準確了解檔案內容，滿足利用者的需求。隨著中國加入世貿組織，中外交流的領域日益擴大，檔案信息資源開發(fā)利用的范圍也在不斷拓展和延仲，這就要求檔案人員還必須具備一定的外語知識，能夠熟練處理有關檔案信息資源開發(fā)利用的外文資料。此外，檔案人員具備一定的法律知識，依法開發(fā)利用檔案信息資源的能力也是必要的。

2.熟練的信息處理能力

因特網的廣泛應用和發(fā)展，使世界范圍內的信息資源共享成為現實。它大大拓寬了人類的信息空間，并日益成為檔案信息資源開發(fā)利用工作的管理平臺和技術支撐。檔案人員不僅要適應網絡信息技術操作的要求，還要具備運用數字化、網絡化技術手段進行檔案（文件）信息管理系統(tǒng)的軟件開發(fā)！檔案信息網站的設計與維護！數字檔案館的構建等能力。所以檔案人員只有具備了熟練的信息處理能力，才能夠深層次地開發(fā)利用檔案信息資源，真正實現檔案信息資源共享。

3.熟練的業(yè)務能力

檔案信息資源開發(fā)利用工作是一項綜合性很強的工作，它對檔案信息的收集、分類、編目、分析、整合等環(huán)節(jié)都有非常嚴格的要求"這就要求檔案人員不僅要熟練地對檔案信息展開分析和整合，還要掌握一定的處理和開發(fā)檔案信息的手段和技術。近年來，隨著新型存儲介質的不斷出現和現代信息處理技術的廣泛應用，出現了許多新型載體的檔案，如聲像檔案、電子檔案等。由于這些新型檔案在信息的記錄與存儲方面有特別的要求，我們傳統(tǒng)的檔案保護與管理手段己無檔案信息資源開發(fā)利用研究檔案信息資源的合理開發(fā)和科學利用法確保這些檔案信息的完整與安全，這就要求檔案人員掌握相應的新型載體檔案的保護和管理方法，以確保檔案信息內容的安全性！真實性與完整性。

〔責任編輯：譚 蕊〕