摘 要： 文章從教務(wù)秘書與學(xué)校教務(wù)處、院系領(lǐng)導(dǎo)、教師、學(xué)生四個(gè)方面簡要分析了高校教務(wù)秘書工作的四維關(guān)系，在這四個(gè)維度的基礎(chǔ)上提出教務(wù)秘書所需的三個(gè)溝通協(xié)調(diào)能力：業(yè)務(wù)溝通協(xié)調(diào)能力、思想溝通協(xié)調(diào)能力、情感溝通協(xié)調(diào)能力。

關(guān)鍵詞： 四維關(guān)系 高校教務(wù)秘書 溝通協(xié)作能力

高校教務(wù)管理工作是一項(xiàng)繁雜的系統(tǒng)工程，要做好這項(xiàng)工作首先要對工作有清晰的分類，為此，本文分析了教務(wù)秘書工作與學(xué)校教務(wù)處、院系領(lǐng)導(dǎo)、教師、學(xué)生的關(guān)系，并在這四維關(guān)系的基礎(chǔ)上提出做好教務(wù)秘書這項(xiàng)工作應(yīng)具有良好的業(yè)務(wù)溝通協(xié)調(diào)能力、思想溝通協(xié)調(diào)能力、情感溝通協(xié)調(diào)能力。

1.高校教務(wù)秘書工作的四維關(guān)系

1.1教務(wù)秘書與學(xué)校教務(wù)處

高校教務(wù)處和院系教務(wù)秘書是高校教務(wù)管理工作的組織者和實(shí)施者，教務(wù)處是學(xué)校管理教學(xué)工作的主要職能部門，教務(wù)處的工作狀態(tài)反映一個(gè)學(xué)校整體教學(xué)工作的狀態(tài)。院系教務(wù)秘書是高校二級教務(wù)管理機(jī)構(gòu)的主體，是教學(xué)管理隊(duì)伍中最基層的教學(xué)管理人員，院系教務(wù)部門需配合并最終執(zhí)行教務(wù)處各個(gè)科室所下發(fā)的工作，如教材征訂與發(fā)放、課程安排、考務(wù)工作、教學(xué)場所協(xié)調(diào)等，教務(wù)秘書具有不可或缺的橋梁作用[1]。

1.2教務(wù)秘書與院系領(lǐng)導(dǎo)

教務(wù)秘書是院系教學(xué)工作的重要管理者，在教學(xué)副院長和各教研室主任的領(lǐng)導(dǎo)下，處理日常教學(xué)行政等事務(wù)，完成學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)交辦的一些事務(wù)。此外，教務(wù)秘書要深入教學(xué)工作第一線，了解和掌握教學(xué)工作的運(yùn)行情況及教學(xué)計(jì)劃的實(shí)施情況，收集師生對教學(xué)方面的意見和建議并及時(shí)向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考。教務(wù)秘書還要協(xié)助院系領(lǐng)導(dǎo)做好教學(xué)計(jì)劃、課程教學(xué)大綱的制定或修改和落實(shí)工作；協(xié)助院系領(lǐng)導(dǎo)做好教學(xué)檢查工作；協(xié)助院系領(lǐng)導(dǎo)組織教師參加精品課程建設(shè)、特色專業(yè)建設(shè)、講課比賽等教研項(xiàng)目的活動(dòng)，是學(xué)院各個(gè)領(lǐng)導(dǎo)教學(xué)工作方面的得力助手。

1.3教務(wù)秘書與教師

教務(wù)秘書為教師提供最直接的服務(wù)，包括通知文件精神，為教師提供最及時(shí)的教務(wù)信息，如學(xué)校、院系教學(xué)工作的轉(zhuǎn)變、各個(gè)節(jié)假日的放假安排、學(xué)期教學(xué)周的安排、因重大事件影響教學(xué)的通知或通報(bào)等；處理教師緊急突發(fā)事件等如調(diào)課和停課；為教師核算教學(xué)工作量；組織和提醒教師開展教研活動(dòng)，申報(bào)教研項(xiàng)目等；直接將教師的意見建議向上級主管領(lǐng)導(dǎo)或教務(wù)處反映。

1.4教務(wù)秘書與學(xué)生

教務(wù)秘書在日常的管理工作中，通常要與學(xué)生班干部接觸，通過班干部的配合，組織好各級各類考試工作，包括期中、期末考試和英語四六級考試及國家級、省級計(jì)算機(jī)等級考試等；鼓勵(lì)或協(xié)助組織學(xué)生參加實(shí)踐、競賽和社團(tuán)活動(dòng)。此外，教務(wù)秘書還需要為學(xué)生解釋培養(yǎng)計(jì)劃和各項(xiàng)規(guī)章制度，指導(dǎo)和幫助學(xué)生選課；為學(xué)生學(xué)習(xí)提供方便，保障他們?nèi)缙谕瓿蓪W(xué)業(yè)；及時(shí)核查學(xué)生學(xué)分修讀情況，對應(yīng)屆畢業(yè)生進(jìn)行畢業(yè)資格和學(xué)位核查，對取得學(xué)分相對較低的同學(xué)提前發(fā)出警示；有時(shí)還需要配合學(xué)院學(xué)工部門接觸一些特殊的學(xué)生，如考試作弊學(xué)生，休學(xué)學(xué)生，延長學(xué)制學(xué)生等。

2.從四維關(guān)系談教務(wù)秘書的溝通協(xié)作能力

溝通是使內(nèi)部密切聯(lián)系和協(xié)調(diào)一致的基本環(huán)節(jié)，是改善人際關(guān)系的重要手段。教務(wù)秘書要同時(shí)和教務(wù)處、院領(lǐng)導(dǎo)、教師、學(xué)生打交道，是四者之間溝通交流的橋梁，與學(xué)校、院系各部門、各系或教研室之間保持密切的聯(lián)系，這就要求學(xué)院教務(wù)秘書有較強(qiáng)的溝通協(xié)調(diào)能力，充分考慮到各方的特點(diǎn)和需求，保證高效率的工作，建立起互助合作的融洽關(guān)系。

2.1業(yè)務(wù)溝通協(xié)調(diào)能力

學(xué)校的教學(xué)活動(dòng)要順利進(jìn)行，就必須加強(qiáng)各個(gè)部門和人員之間的業(yè)務(wù)溝通。業(yè)務(wù)溝通的目的在于保證信息準(zhǔn)確及時(shí)地上傳下達(dá)或平行流動(dòng)，使教學(xué)活動(dòng)的任務(wù)和目的順利實(shí)現(xiàn)。文件傳達(dá)、接待來訪、咨詢服務(wù)、請示匯報(bào)等都要求教學(xué)秘書具備良好的業(yè)務(wù)溝通協(xié)調(diào)能力，前提是教務(wù)秘書要有一定的專業(yè)知識(shí)，熟悉本系專業(yè)的教學(xué)環(huán)節(jié)、課程和專業(yè)，掌握教師授課的信息，在溝通時(shí)要迅速及時(shí)，辦事不能拖拉；溝通符號(hào)應(yīng)明確易懂，具有較強(qiáng)的條理性，切忌模棱兩可、含糊不清；溝通渠道應(yīng)暢通無阻[2]。

2.2思想溝通協(xié)調(diào)能力

處理教師的各種突發(fā)事件時(shí)，如臨時(shí)停調(diào)課、考試安排沖突，以及各種原因引起的教師教學(xué)事故等情況，作為教務(wù)秘書要靈活、機(jī)智地采取行之有效的補(bǔ)救措施，保證教學(xué)秩序的正常運(yùn)行和教師交流時(shí)，注意語言表達(dá)方式，避免激化矛盾。這就要求教務(wù)秘書“熱心”、“誠心”、“知心”，教師有困難，盡力幫助；講真話，有誠意，遇到個(gè)別教師出言不遜、惡語傷人，在思想上要準(zhǔn)備“容天下難容之事”，相信事實(shí)和真理。這種溝通思想的良好反應(yīng)，就會(huì)在教學(xué)工作中化為潛在的動(dòng)力，相反，如果教務(wù)秘書喜怒無常、冷漠、推卸責(zé)任就會(huì)導(dǎo)致與教師關(guān)系緊張，情緒對立，從而影響教學(xué)工作。

2.3情感溝通協(xié)調(diào)能力

與學(xué)生溝通時(shí)必須平等待人，要把自己和對方的位置放平，營造一種輕松、愉快的氣氛。這樣，感情交流才可以順暢進(jìn)行，協(xié)調(diào)工作也容易取得成功。特別是對待一些特殊學(xué)生，如考試作弊學(xué)生，要換位思考，由于對方所處位置不同，看問題的角度不一樣，有可能導(dǎo)致意見分歧，或發(fā)生沖突。因此要通過換位思考，不能一味指責(zé)，配合學(xué)工部門使其真正認(rèn)識(shí)到錯(cuò)誤，達(dá)到協(xié)調(diào)的目的。此外，由于教務(wù)秘書平時(shí)接觸最多的一類學(xué)生是班干部，在布置工作當(dāng)中應(yīng)充分調(diào)動(dòng)班干部的積極性，保證管理工作的高效性[3]。這些都要求教務(wù)秘書掌握一定的心理知識(shí)，培養(yǎng)自己良好的情感溝通協(xié)調(diào)能力。

3.結(jié)語

從教務(wù)秘書管理工作中的四維關(guān)系分析不難發(fā)現(xiàn)，良好的協(xié)調(diào)溝通能力對教務(wù)秘書有著重要意義，高校教務(wù)處應(yīng)重視教學(xué)秘書的繼續(xù)培養(yǎng)工作，提高溝通協(xié)調(diào)能力。且高校教務(wù)秘書應(yīng)不斷探索教務(wù)管理工作中溝通協(xié)調(diào)能力培養(yǎng)的有效途徑，這樣才能更好地為學(xué)校、領(lǐng)導(dǎo)和師生服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

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[3]李園樂.淺談高校二級學(xué)院教學(xué)秘書能力結(jié)構(gòu)與個(gè)人發(fā)展[J].高教研究，2012，10（344）：211.