張 艷
(湖北大學(xué)圖書(shū)館,湖北 武漢 430062)
編目工作是圖書(shū)館文獻(xiàn)建設(shè)的傳統(tǒng)基礎(chǔ)業(yè)務(wù)。編目質(zhì)量決定了圖書(shū)館基礎(chǔ)文獻(xiàn)信息庫(kù)的水平,也在一定程度上影響著后期排架的合理程度、讀者檢索信息是否完整有效。外包,意為“外部資源利用”。隨著高校圖書(shū)館每年新購(gòu)資源種類(lèi)和數(shù)量的增長(zhǎng),加上高校院系資料室或分館整合的現(xiàn)狀,導(dǎo)致原有文獻(xiàn)回溯工作的開(kāi)展也勢(shì)在必行,諸多影響因素導(dǎo)致圖書(shū)館基層員工面臨的編目任務(wù)也越來(lái)越繁重。與此同時(shí),圖書(shū)館文獻(xiàn)建設(shè)工作的重心也在調(diào)整,從傳統(tǒng)的紙質(zhì)資源占主導(dǎo)地位轉(zhuǎn)向著重發(fā)展電子資源,從重視館藏建設(shè)到重視對(duì)外服務(wù)。圖書(shū)館人員工作負(fù)擔(dān)加重、員工不足的狀況越來(lái)越明顯,同時(shí)圖書(shū)館基礎(chǔ)工作社會(huì)化的趨勢(shì)也日益明顯,因此將文獻(xiàn)建設(shè)部分基礎(chǔ)性工作外包成為圖書(shū)館的必然選擇。
湖北大學(xué)圖書(shū)館2000年引進(jìn)匯文文獻(xiàn)信息服務(wù)系統(tǒng),當(dāng)時(shí)就對(duì)舊書(shū)刊回溯工作進(jìn)行了外包,包括編目外包。2005年為完成當(dāng)年10萬(wàn)冊(cè)中文新書(shū)的建設(shè)工作,對(duì)編目環(huán)節(jié)進(jìn)行了外包。從2006年開(kāi)始將編目外包要求明確寫(xiě)進(jìn)中文圖書(shū)書(shū)商招標(biāo)文件以及與中標(biāo)書(shū)商簽署的合同中,要求供貨書(shū)商提供CALIS標(biāo)準(zhǔn)的詳編級(jí)數(shù)據(jù)?,F(xiàn)結(jié)合實(shí)踐就高校圖書(shū)館編目外包的問(wèn)題抒以管見(jiàn)。
編目外包是指通過(guò)委托契約將圖書(shū)館文獻(xiàn)編目這項(xiàng)基本任務(wù)交由專(zhuān)門(mén)的外包公司來(lái)完成的編目形式,湖北大學(xué)圖書(shū)館從2000年開(kāi)始使用匯文文獻(xiàn)信息服務(wù)系統(tǒng),2002年申請(qǐng)成為CALIS成員館。在本館12年館藏?cái)?shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)歷程中,在文獻(xiàn)編目方面先后采取過(guò)5種外包服務(wù)模式。按經(jīng)費(fèi)來(lái)源,可分為專(zhuān)款經(jīng)費(fèi)支持和無(wú)專(zhuān)款經(jīng)費(fèi)支持兩類(lèi);按作業(yè)對(duì)象,可分為舊書(shū)刊回溯編目外包和中文新書(shū)編目外包兩類(lèi)。按作業(yè)地點(diǎn),可分為館外加工和到館加工兩類(lèi)。
第一種模式,為配合引進(jìn)匯文系統(tǒng),本館將館藏書(shū)刊卡片交予外包公司進(jìn)行館外加工,把目錄信息全部轉(zhuǎn)成機(jī)讀形式,并添加財(cái)產(chǎn)信息,然后整批次導(dǎo)入?yún)R文系統(tǒng)。對(duì)著錄錯(cuò)誤或漏錄的書(shū)刊信息,由本館編目員進(jìn)行更正和補(bǔ)錄。
第二種模式,為完成本校文獻(xiàn)資源整合以及館藏?cái)?shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)工作,將各院系資料室書(shū)刊回溯工作進(jìn)行了外包。外包公司派出外包員駐館加工,提供嵌入型、合作式服務(wù)。本館要求編目數(shù)據(jù)以套錄為主、自編為輔,并進(jìn)行查重、取書(shū)次號(hào)或刊次號(hào)、添加財(cái)產(chǎn)操作。本館提供中西文圖書(shū)、中西文期刊等各類(lèi)文獻(xiàn)的編目取號(hào)資料,編目員對(duì)編目數(shù)據(jù)抽查比例為:中文圖書(shū)20%、中文期刊15%、西文圖書(shū)15%、西文期刊15%(若總量<10,則抽查量以100%計(jì))。對(duì)著錄錯(cuò)誤的數(shù)據(jù)進(jìn)行記錄,交予外包員進(jìn)行改正。
這兩種模式都是粗泛的合作模式,一方面是為了盡快完成大量的回溯加工任務(wù),沒(méi)有進(jìn)行高標(biāo)準(zhǔn)要求,另一方面是由于處于編目外包的探索時(shí)期,尚無(wú)太多經(jīng)驗(yàn)。但這種模式恰恰比較適合于高校圖書(shū)館的回溯編目工作,能在短時(shí)間內(nèi)完成巨大的任務(wù)量。
第一種模式是編目外包服務(wù)模式——有專(zhuān)款經(jīng)費(fèi)支持,獨(dú)立尋找編目外包服務(wù)商。2005年,本校購(gòu)置了10萬(wàn)冊(cè)中文圖書(shū),由于本館編目員在短期內(nèi)無(wú)法完成如此大量的工作,因此尋求到一家編目外包服務(wù)商,約定每?jī)?cè)圖書(shū)編目?jī)r(jià)格。外包員駐館加工,提供嵌入型、合作式服務(wù)。編目數(shù)據(jù)為CALIS標(biāo)準(zhǔn)的詳編級(jí)數(shù)據(jù),以套錄為主、自編為輔,并進(jìn)行查重、取書(shū)次號(hào)操作。本館提供中文圖書(shū)的編目取號(hào)資料,沒(méi)有要求駐館員進(jìn)行聯(lián)機(jī)提交數(shù)據(jù)工作。本館編目員采取抽查方式檢查數(shù)據(jù)質(zhì)量,抽查比例不低于20%。對(duì)著錄錯(cuò)誤的數(shù)據(jù)進(jìn)行記錄,交與外包員進(jìn)行改正。
第二種模式是編目外包服務(wù)模式——無(wú)專(zhuān)款經(jīng)費(fèi)支持,與中文圖書(shū)采購(gòu)一起招標(biāo),無(wú)駐館人員要求。首先,對(duì)投標(biāo)書(shū)商編目能力進(jìn)行考核,作為招標(biāo)工作的參考依據(jù)。其次,將編目外包要求明確寫(xiě)進(jìn)中文圖書(shū)書(shū)商招標(biāo)文件以及與中標(biāo)書(shū)商簽署的合同中,要求供貨書(shū)商提供CALIS標(biāo)準(zhǔn)的詳編級(jí)數(shù)據(jù),編目數(shù)據(jù)以光盤(pán)或電子郵件方式,由中標(biāo)書(shū)商隨供書(shū)提供。編目數(shù)據(jù)更新和維護(hù)、查重、取書(shū)次號(hào)等工作由本館編目員來(lái)完成。
第三種模式是編目外包服務(wù)模式——無(wú)專(zhuān)款經(jīng)費(fèi)支持,與中文圖書(shū)采購(gòu)一起招標(biāo),要求外包員駐館加工。將編目外包要求明確寫(xiě)進(jìn)中文圖書(shū)書(shū)商招標(biāo)文件以及與中標(biāo)書(shū)商簽署的合同中,要求供貨書(shū)商提供CALIS標(biāo)準(zhǔn)的詳編級(jí)數(shù)據(jù),并追加了對(duì)外包員的約束條件和加工時(shí)間要求。引入了嚴(yán)格的質(zhì)量控制機(jī)制。本館編目員聯(lián)機(jī)提交中文圖書(shū)原編書(shū)目數(shù)據(jù)和部分館藏信息。
這三種模式都是針對(duì)中文新書(shū)。就本館而言,采取第三種模式能更好地發(fā)揮編目外包員和本館編目員的長(zhǎng)處,保證編目工作在雙方的共同努力下高效開(kāi)展。
由于湖北大學(xué)圖書(shū)館的編目外包目前采取駐館加工模式,因此對(duì)外包員的管理就顯得比較重要。
一般來(lái)說(shuō),外包駐館員是由外包合作公司指定的,但圖書(shū)館可按一定的指標(biāo)或者考核項(xiàng)目來(lái)加以限定。對(duì)投標(biāo)書(shū)商的編目能力考核的具體方式是:投標(biāo)書(shū)商提供樣本CNMARC記錄和USMARC記錄各20條或以上,由編目人員就數(shù)據(jù)能否導(dǎo)入系統(tǒng)、編目數(shù)據(jù)是否完整規(guī)范、標(biāo)引是否規(guī)范恰當(dāng)?shù)确矫孢M(jìn)行檢測(cè),如實(shí)記錄在《中文圖書(shū)招標(biāo)公司編目數(shù)據(jù)抽查登記表》上,最后給出《圖書(shū)館中文圖書(shū)采購(gòu)招標(biāo)編目數(shù)據(jù)檢測(cè)報(bào)告》,作為中文圖書(shū)招標(biāo)工作的參考依據(jù)。將編目外包要求明確寫(xiě)在中文圖書(shū)書(shū)商招標(biāo)文件以及與中標(biāo)書(shū)商簽署的合同中,要求供貨書(shū)商提供CALIS標(biāo)準(zhǔn)的詳編級(jí)數(shù)據(jù),并追加了一些要求和約束條件:①外包駐館員必須固定,在一個(gè)中標(biāo)年度中,不得任意更換;②駐館員必須對(duì)匯文系統(tǒng)有一定的操作經(jīng)驗(yàn);③編目數(shù)據(jù)的差錯(cuò)率不得超過(guò)要求的2%;④圖書(shū)編目必須在圖書(shū)驗(yàn)收后的第一時(shí)間進(jìn)行,不得積壓。這就從源頭上規(guī)范了外包員的選定,有了明確的約束機(jī)制,同時(shí)具備一定的法律效力。
確定了外包商和駐館員后,要就高校圖書(shū)館自身的具體情況,如系統(tǒng)使用、本館取號(hào)細(xì)則、自定義字段等內(nèi)容對(duì)外包員進(jìn)行崗前培訓(xùn),指導(dǎo)其理解本地情況,盡快融入工作狀態(tài)。就本館而言,首先提供本館中文圖書(shū)編目簡(jiǎn)要手冊(cè)以及文獻(xiàn)查重、取號(hào)規(guī)則,提供本館文獻(xiàn)信息服務(wù)系統(tǒng)(即匯文系統(tǒng))編目模塊的培訓(xùn)手冊(cè)和視頻,并積極督促駐館員進(jìn)一步熟悉和應(yīng)用;其次對(duì)本館編目工作的工作流程進(jìn)行說(shuō)明和講解;再次就以前編目外包服務(wù)過(guò)程中的常見(jiàn)錯(cuò)誤,對(duì)駐館員進(jìn)行說(shuō)明和強(qiáng)調(diào);最后,要鼓勵(lì)駐館員克服生疏心理,多與指導(dǎo)老師溝通。
編目工作涉及的環(huán)節(jié)和細(xì)節(jié)較多,難免在崗前指導(dǎo)時(shí)有所疏漏,因此對(duì)駐館員的持續(xù)輔導(dǎo)就顯得非常必要。本館編目員可就審校過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的常見(jiàn)問(wèn)題進(jìn)行臨時(shí)性有重點(diǎn)的輔導(dǎo),也可適時(shí)就年鑒、連續(xù)出版物、多卷書(shū)、名著等容易出現(xiàn)著錄或取號(hào)錯(cuò)誤的文獻(xiàn)進(jìn)行知識(shí)點(diǎn)集中講解。
駐館員應(yīng)與本館編目員一樣,有獨(dú)立的辦公用機(jī),有獨(dú)立的系統(tǒng)工號(hào),這樣便于工作中互相溝通,便于本館編目員隨時(shí)了解駐館員的情況,及時(shí)給予幫助。
圖1 編目工作流程
引入編目外包后,編目工作的流程就在原有基礎(chǔ)上會(huì)有一定的分化和整合。本館編目員承擔(dān)準(zhǔn)備工作、校對(duì)、記錄在案、二次校對(duì)和提交原編數(shù)據(jù)等5項(xiàng)工作;駐館員承擔(dān)查重、復(fù)本合并和修改、新書(shū)編目、檢索書(shū)目庫(kù)、套錄和修改、原編、分配索書(shū)號(hào)、確認(rèn)復(fù)本信息、修改錯(cuò)誤點(diǎn)、打印書(shū)標(biāo)等10項(xiàng)工作。詳見(jiàn)圖1。
編目工作外包使得編目工作實(shí)際上是由駐館外包員與本館編目員共同完成,這就增加了管理難度和溝通成本。因此,除了最初明確各自的職責(zé)之外,還要在實(shí)踐中不斷磨合,進(jìn)一步明晰各自的職責(zé)任務(wù),使得編目工作順利展開(kāi)。在管理過(guò)程中,各種管理文檔以及文檔的完善不可缺少。
①編目外包任務(wù)說(shuō)明。編目外包要求最早是在招標(biāo)書(shū)和中標(biāo)合同中體現(xiàn)的,因此需要提早撰寫(xiě)編目外包任務(wù)說(shuō)明,內(nèi)容包括編目取號(hào)標(biāo)準(zhǔn)、編目數(shù)量、差錯(cuò)率控制、完成流程的時(shí)間控制、費(fèi)用承擔(dān)方以及質(zhì)量考核標(biāo)準(zhǔn)。
②崗位職責(zé)說(shuō)明。界定駐館員與本館館員的職責(zé),明確每道工序的工作人員及操作規(guī)范,特別是各崗位職責(zé)的劃分細(xì)節(jié)以及各道工序的交接程序。
③工作記錄表。由于編目外包涉及多名駐館員和本館員工,因此工作記錄表就必不可少。主要有3種表格:編目數(shù)據(jù)審校工作排表(見(jiàn)表1)、編目數(shù)據(jù)審校情況記錄表(見(jiàn)表2)以及各工作人員業(yè)務(wù)工作量統(tǒng)計(jì)表(見(jiàn)表3)。在本館工作流程中,駐館員以書(shū)車(chē)為單位,注明圖書(shū)所在批次、記錄編號(hào)起止號(hào)、條碼區(qū)間,交予不同的本館編目員進(jìn)行校對(duì),而原編記錄交由指定編目員提交,影印版圖書(shū)交由指定編目員進(jìn)行編目取號(hào)。本館編目員對(duì)駐館員編目的數(shù)據(jù)進(jìn)行逐一審校并記錄相關(guān)情況。工作人員工作量統(tǒng)計(jì)表可以在圖書(shū)館自動(dòng)化系統(tǒng)中通過(guò)報(bào)表方式實(shí)現(xiàn),它是對(duì)工作進(jìn)行的一個(gè)總結(jié)和回顧。
表1 駐館員填寫(xiě)的編目數(shù)據(jù)審校工作排表
表2 本館指導(dǎo)老師填寫(xiě)的編目數(shù)據(jù)審校情況記錄表
表3 系統(tǒng)生成的某工作人員業(yè)務(wù)工作量統(tǒng)計(jì)(可按年度或按月度生成)
編目業(yè)務(wù)外包中,質(zhì)量控制是關(guān)鍵的一環(huán),它決定了外包是否有效與成功。外包人員的薪酬與計(jì)件工作量掛鉤必然導(dǎo)致工作上保量不保質(zhì),外包人員在追求高數(shù)量的同時(shí),無(wú)法做到對(duì)每個(gè)字段進(jìn)行審核校對(duì)。如果不加以管理和控制,書(shū)目數(shù)據(jù)的質(zhì)量很難得到保障。從本館的實(shí)踐來(lái)看,要求外包人員提供CALIS標(biāo)準(zhǔn)的詳編級(jí)數(shù)據(jù),以套錄數(shù)據(jù)為主,自編數(shù)據(jù)為輔。當(dāng)然套錄數(shù)據(jù)的質(zhì)量在很大程度上取決于原始數(shù)據(jù)的質(zhì)量。原始數(shù)據(jù)基本來(lái)自于CALIS中文數(shù)據(jù)源;也有一部分來(lái)自國(guó)圖數(shù)據(jù),需要對(duì)照CALIS標(biāo)準(zhǔn)加以修改完善;還有書(shū)商自有數(shù)據(jù)庫(kù)中的數(shù)據(jù),也需要對(duì)照CALIS標(biāo)準(zhǔn)加以修改完善。自編數(shù)據(jù)則需要外包員在駐館場(chǎng)地按照CALIS標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行規(guī)范著錄,需要本館編目員進(jìn)行嚴(yán)格的質(zhì)量控制。
根據(jù)編目外包任務(wù)說(shuō)明,駐館員和本館編目員明確分工,確定各自的責(zé)任范圍。
駐館員對(duì)套錄數(shù)據(jù)和自編數(shù)據(jù)的全部著錄項(xiàng)目負(fù)責(zé),對(duì)因查重不到位造成的重復(fù)記錄和取索書(shū)號(hào)等錯(cuò)誤負(fù)責(zé),駐館員需對(duì)各項(xiàng)錯(cuò)誤進(jìn)行修改。
本館編目員負(fù)責(zé)對(duì)駐館員進(jìn)行圖書(shū)著錄規(guī)則和查重取號(hào)細(xì)則的培訓(xùn),對(duì)駐館員的編目數(shù)據(jù)進(jìn)行審校,對(duì)因培訓(xùn)和審校不到位造成的錯(cuò)誤后果負(fù)責(zé),并對(duì)錯(cuò)誤進(jìn)行糾正、修改。本館編目員中的CALIS三級(jí)編目員負(fù)責(zé)對(duì)原編數(shù)據(jù)進(jìn)行書(shū)目上傳工作。
質(zhì)量控制標(biāo)準(zhǔn)包括著錄標(biāo)準(zhǔn)和查重取號(hào)細(xì)則兩項(xiàng),前者為CALIS的編目手冊(cè)等參考資料;后者為本館自行制定的細(xì)則規(guī)定,并明確要求編目數(shù)據(jù)的差錯(cuò)率不得超過(guò)要求的2%。
①本館編目員對(duì)駐館員編目的數(shù)據(jù)進(jìn)行逐一審校,并記錄相關(guān)情況,為質(zhì)量分析做好依據(jù);②本館編目員督促駐館員進(jìn)行修改并確認(rèn)簽名,對(duì)于在查重取號(hào)、主題分類(lèi)、規(guī)范題名等方面出現(xiàn)錯(cuò)誤的數(shù)據(jù)進(jìn)行二次審校,防止駐館員因忽略、懈怠而沒(méi)有更改的錯(cuò)誤;③本館三級(jí)編目員對(duì)向CALIS聯(lián)機(jī)編目系統(tǒng)原始提交的圖書(shū)進(jìn)行逐本校對(duì),并進(jìn)行修改完善,確認(rèn)數(shù)據(jù)質(zhì)量符合CALIS標(biāo)準(zhǔn)并進(jìn)行聯(lián)機(jī)提交;④在對(duì)每個(gè)編目批次的圖書(shū)完成編目后,本館編目員根據(jù)審校記錄表,集中整理本批次中駐館員常出錯(cuò)的字段、子字段或者查重取號(hào)錯(cuò)誤等,提醒駐館員注意以避免下一批次再出現(xiàn)此類(lèi)錯(cuò)誤。
經(jīng)過(guò)一段時(shí)間,比如4個(gè)月合作期或是10個(gè)編目批次完成后,需對(duì)外包數(shù)據(jù)的質(zhì)量進(jìn)行匯總分析和總結(jié),可形成3份文件:《駐館編目員編目錯(cuò)誤點(diǎn)歸納》、《某合作公司駐館編目員編目服務(wù)質(zhì)量報(bào)告》、《關(guān)于編目外包服務(wù)的改進(jìn)建議》,為評(píng)估外包合作公司及駐館員的服務(wù)質(zhì)量提供事實(shí)依據(jù)。
高校圖書(shū)館的編目業(yè)務(wù)外包已經(jīng)成為了業(yè)內(nèi)的趨勢(shì),雖然對(duì)外包員的編目水平以及敬業(yè)精神的擔(dān)心一直存在,但外包服務(wù)的高效率和外包方式的必然趨勢(shì)也是被大家認(rèn)同的。
筆者根據(jù)多年的本館編目外包實(shí)踐以及結(jié)合本館編目工作項(xiàng)目,對(duì)引入編目外包機(jī)制后的圖書(shū)館基礎(chǔ)工作有如下認(rèn)識(shí):
①業(yè)務(wù)流程上的變異與優(yōu)化。編目外包的工作模式使得駐館員加入到文獻(xiàn)建設(shè)的基礎(chǔ)工作,甚至成為了工作的主體之一,駐館員的工作反而成了業(yè)務(wù)流程中不可或缺的重要一環(huán)。在業(yè)務(wù)流程上,進(jìn)一步將編目、審校的工作細(xì)分開(kāi)來(lái),采取一對(duì)一指導(dǎo)、多人審校及部分復(fù)校、本館CALIS三級(jí)編目員對(duì)原編數(shù)據(jù)進(jìn)行詳編并上傳數(shù)據(jù)的嚴(yán)格的質(zhì)量控制。
②工作職能上的改變與提升。駐館員嚴(yán)格按照本館的編目、取號(hào)規(guī)則來(lái)進(jìn)行各項(xiàng)工作;而本館編目員則新增了知識(shí)傳授和質(zhì)量控制職責(zé),使得重復(fù)勞動(dòng)和智力勞動(dòng)進(jìn)一步區(qū)分開(kāi)來(lái),使各自的職能進(jìn)一步明晰化、知識(shí)化、智能化。
③工作形式上的重要改變。駐館員在有形工作量上,承擔(dān)了相當(dāng)大的基礎(chǔ)性工作,主要完成下載、編目、取號(hào)3大任務(wù)。本館編目員重點(diǎn)承擔(dān)對(duì)駐館員的前期指導(dǎo)、中期輔導(dǎo),特別是逐種審校駐館員處理的編目數(shù)據(jù)及二次審校工作。
④工作效率的提高。駐館員發(fā)揮年輕好學(xué)、精力充沛和追求服務(wù)效率第一、數(shù)量為先的優(yōu)勢(shì),而本館編目員發(fā)揮編目經(jīng)驗(yàn)豐富和嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)的優(yōu)勢(shì),使得編目工作的數(shù)量和質(zhì)量均能達(dá)到一個(gè)較好的高度,達(dá)到某階段內(nèi)工作效率上的高峰值。
同時(shí)也應(yīng)注意到,駐館員工作時(shí)追求速度和數(shù)量,突擊式的工作形式,對(duì)圖書(shū)館日常工作是個(gè)很大的沖擊;駐館員的隊(duì)伍以及駐館時(shí)間不穩(wěn)定、駐館員業(yè)務(wù)知識(shí)框架的不完整等因素也使得本館員工必須付出相當(dāng)大的管理、培訓(xùn)、指導(dǎo)成本,這無(wú)形中增加了管理者和編目員的壓力。因此,保持本館編目隊(duì)伍穩(wěn)定,重視外包數(shù)據(jù)的審校環(huán)節(jié)且加強(qiáng)數(shù)據(jù)維護(hù),是圖書(shū)館必須保持的用人機(jī)制以及質(zhì)量控制機(jī)制。唯有如此,才能發(fā)揮圖書(shū)館以及外包商的雙重優(yōu)勢(shì),做好圖書(shū)館文獻(xiàn)建設(shè)工作,為讀者服務(wù)打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
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