劉憬遐，王佳偉，閆桂蓮

（1.河北民族師范學(xué)院 黨政辦公室，河北 承德 0670002.河北旅游職業(yè)學(xué)院 黨政辦公室，河北 承德 067000）

新建本科院校大多由單一專(zhuān)科院校升格或由多個(gè)院校合并，在其升本的發(fā)展歷程中，須經(jīng)歷全方位的調(diào)整，建設(shè)合格本科院校要求其在辦學(xué)定位、人才培養(yǎng)、教學(xué)管理、學(xué)科建設(shè)及專(zhuān)業(yè)建設(shè)、科研建設(shè)、學(xué)生管理及學(xué)生創(chuàng)新、創(chuàng)業(yè)管理等方面提高，既要保留原有院?；A(chǔ)的優(yōu)良傳統(tǒng)，又要以創(chuàng)新發(fā)展的態(tài)度尋找新建本科院校的科學(xué)定位，力克以往單一發(fā)展的模式，尋求科學(xué)合理轉(zhuǎn)型。新建本科院校多為地方高校，因此依托地方優(yōu)勢(shì)，謀求應(yīng)用型本科發(fā)展道路，構(gòu)建特色發(fā)展模式成為新建本科院校在激烈的高等教育競(jìng)爭(zhēng)中生存發(fā)展的必由之路。

一、新建本科院校檔案管理規(guī)范化的必要性

高校檔案管理指的是高校在管理及實(shí)踐過(guò)程中形成的文字、圖表、聲像等各種具有保存價(jià)值的載體。檔案具有歷史傳承性和現(xiàn)實(shí)價(jià)值性，它記錄學(xué)校行政管理、教學(xué)管理、科研管理、學(xué)生管理等的點(diǎn)滴過(guò)往，是高校校史的真實(shí)反映，發(fā)展軌跡的真實(shí)展現(xiàn)，同時(shí)成為高校進(jìn)一步發(fā)展壯大的寶貴財(cái)富。

新建本科院校的“新建”含義指其特定的發(fā)展階段，即未達(dá)到合格本科院校層次，處于建設(shè)期、發(fā)展期，因此面臨著教育部本科教學(xué)評(píng)估，這成為提升新建本科院校突破原有專(zhuān)科發(fā)展瓶頸，向合格本科院校邁進(jìn)的機(jī)遇。因此加強(qiáng)新建本科院校檔案管理，使其符合合格本科院校的發(fā)展要求，達(dá)到規(guī)范化管理具有十分重要的理論與實(shí)踐意義。

二、新建本科院校檔案規(guī)范化管理對(duì)策

（一）檔案規(guī)范化管理的含義

在貫徹《高等學(xué)校檔案管理辦法》的基礎(chǔ)上，建立完善的檔案管理組織體系，對(duì)檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)權(quán)責(zé)、組織架構(gòu)、運(yùn)行機(jī)制、保障措施、歸檔范圍等都做出明確規(guī)定，保證檔案管理工作有章可循，有法可依。

（二）新建本科院校檔案管理的現(xiàn)狀

基于新建本科院校的發(fā)展理念，作為重要職能部門(mén)之一的檔案管理部門(mén)面臨著機(jī)遇及挑戰(zhàn)，檔案管理工作面臨以下問(wèn)題：

1.檔案管理復(fù)雜，頭緒萬(wàn)千

新建本科院校大都經(jīng)合并形成新的學(xué)校，合并前的院校的檔案管理模式各異，整合各個(gè)學(xué)校的檔案需要花費(fèi)大量的人力物力，按照合格本科院校的檔案管理模式重新對(duì)原有檔案進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化歸檔需要花費(fèi)巨大代價(jià)，且原有檔案形式不一，既有原始紙質(zhì)檔案材料，也有個(gè)別形成電子檔案材料，這樣一來(lái)使得檔案管理頭緒眾多，需要分門(mén)別類(lèi)進(jìn)行整理。

2.檔案管理重要性認(rèn)識(shí)不夠，知行不一

新建本科院校各項(xiàng)工作千頭萬(wàn)緒，而檔案管理工作內(nèi)隱性較強(qiáng)，不具有迅速形成顯性?xún)r(jià)值的特點(diǎn)，因此，對(duì)于檔案管理工作，大多數(shù)新建本科院校抱著“騰”、“等”的心態(tài)，往往在教育部評(píng)估工作進(jìn)入緊張備戰(zhàn)狀態(tài)時(shí)才開(kāi)始著手整理，使檔案管理工作限于尷尬的“中間地帶”，“知行不一”的情況長(zhǎng)期存在。

3.檔案管理人員素質(zhì)偏低，良莠不齊

新建本科院校經(jīng)合并后，檔案管理人員構(gòu)成較為復(fù)雜，檔案管理人員普遍存在學(xué)歷水平偏低、專(zhuān)業(yè)背景不一，年齡結(jié)構(gòu)老化的問(wèn)題。同時(shí)，由于檔案管理工作的受重視程度低，使得具有檔案學(xué)、檔案管理學(xué)專(zhuān)業(yè)背景的青年管理工作者往往存在“過(guò)往”心態(tài)，職業(yè)效能感較低，崗位流動(dòng)較快，“良才”苦無(wú)定所，檔案管理部門(mén)長(zhǎng)期居于人才劣勢(shì)。

4.檔案管理的技術(shù)手段落后，流于形式

新建本科院校在力爭(zhēng)向合格本科院校過(guò)渡過(guò)程中大都提出了高?！靶畔⒒苯ㄔO(shè)的目標(biāo)，然而檔案管理信息化建設(shè)僅停留在形式上，絕大多數(shù)檔案為未經(jīng)整理歸檔的原始紙質(zhì)檔案，光盤(pán)、圖表、聲像等現(xiàn)代科技手段的運(yùn)用十分有限，檔案管理基本上未能跳出“手動(dòng)”時(shí)代，仍然停留在人工編目立卷、入庫(kù)、查閱調(diào)卷等，使得部分檔案的價(jià)值得不到有效的挖掘，與此同時(shí)，各種檔案的規(guī)格、形式不一，紙質(zhì)檔案經(jīng)過(guò)長(zhǎng)久貯藏或經(jīng)反復(fù)查閱造成磨損及毀壞，原始檔案的保存難度日益加強(qiáng)，而由于人力、物力、財(cái)力的劣勢(shì)使檔案信息化的進(jìn)程緩慢，根本不能適應(yīng)新時(shí)期檔案建設(shè)的需要。

（三）新建本科院校檔案管理規(guī)范化途徑探析

根據(jù)前述檔案管理規(guī)范化含義，應(yīng)從以下幾方面加強(qiáng)新建本科院校檔案管理工作：

1.制定檔案管理的制度規(guī)范

檔案管理的制度規(guī)范是檔案管理工作人員日常應(yīng)有的行為準(zhǔn)則和工作依據(jù)，新建本科院校應(yīng)根據(jù)學(xué)校升本后的新的發(fā)展方向、發(fā)展要求、發(fā)展理念制定符合合格本科院校條件的檔案管理規(guī)章制度，力求將規(guī)范化的制度貫徹到實(shí)際管理工作當(dāng)中，使檔案管理能夠體現(xiàn)目標(biāo)兼具科學(xué)性及合理性，內(nèi)容凸顯具體性及明確性，在實(shí)際工作過(guò)程中操作性強(qiáng)的特點(diǎn)，在制度上保障專(zhuān)職、兼職檔案管理人員具有同等的待遇，建立健全檔案管理檢查、評(píng)比、考核制度，與職務(wù)晉升及評(píng)優(yōu)有機(jī)結(jié)合，激發(fā)檔案管理人員工作的熱情，確保檔案管理工作在科學(xué)化、規(guī)范化管理中更加凸顯“人本”特色，保障檔案管理建設(shè)工作有序進(jìn)行。

2.構(gòu)建檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)權(quán)責(zé)規(guī)范

是否具有檔案管理意識(shí)是主管及分管檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)能否帶領(lǐng)其檔案管理隊(duì)伍做好工作的關(guān)鍵，因此，主管及分管領(lǐng)導(dǎo)在實(shí)際工作過(guò)程中應(yīng)具有權(quán)責(zé)意識(shí)，應(yīng)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，身先士卒，認(rèn)真貫徹國(guó)家關(guān)于檔案管理工作的大政方針，制定并執(zhí)行學(xué)校檔案管理的規(guī)章制度，把檔案管理列入領(lǐng)導(dǎo)議事日程，構(gòu)建規(guī)范化的權(quán)責(zé)體系。切實(shí)解決在檔案管理實(shí)際工作中的困難和問(wèn)題。

3.形成檔案管理的運(yùn)行機(jī)制

形成主管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于各部門(mén)檔案管理工作的指導(dǎo)與督促、成立檔案管理中心，由主管領(lǐng)導(dǎo)定期帶隊(duì)到全校各立卷單位走訪督查，與部門(mén)分管領(lǐng)導(dǎo)和兼職檔案管理工作者進(jìn)行座談。推行部門(mén)立卷工作制，形成檔案管理中心指導(dǎo)制，深入基層檔案管理部門(mén)進(jìn)行具體指導(dǎo)，及時(shí)解決工作中存在的問(wèn)題。

4.培養(yǎng)檔案管理專(zhuān)業(yè)隊(duì)伍

打造一支檔案管理的專(zhuān)業(yè)隊(duì)伍，適應(yīng)檔案管理工作規(guī)范化及現(xiàn)代化的要求，可以通過(guò)內(nèi)部擇優(yōu)調(diào)動(dòng)，校外人才引進(jìn)等方式，選擇學(xué)歷水平高、具有檔案學(xué)、檔案管理學(xué)專(zhuān)業(yè)背景的青年管理干部充實(shí)檔案管理隊(duì)伍，加強(qiáng)檔案管理專(zhuān)業(yè)隊(duì)伍的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，校際交流、校社交流，對(duì)于積極參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)且取得較好工作業(yè)績(jī)的青年管理工作者予以表彰，對(duì)于兼職檔案管理人員也應(yīng)納入全校性檔案管理規(guī)范化培訓(xùn)計(jì)劃，打造一支專(zhuān)業(yè)素質(zhì)優(yōu)良的檔案管理專(zhuān)業(yè)隊(duì)伍。

5.提升檔案管理工作的信息化水平

信息化及科技化是新時(shí)期高校各項(xiàng)工作的重中之重，檔案管理工作的信息化建設(shè)起步晚，層次低，需進(jìn)一步發(fā)展的物質(zhì)基礎(chǔ)及智力支持。因此，應(yīng)對(duì)檔案管理部門(mén)進(jìn)行信息化的設(shè)施配備，包括倉(cāng)儲(chǔ)、信息處理設(shè)備等的更新?lián)Q代，同時(shí)，需要培養(yǎng)具有嫻熟信息化技術(shù)水平的檔案管理工作者，這就要求在構(gòu)建檔案管理專(zhuān)業(yè)隊(duì)伍過(guò)程中以信息化、科技化帶動(dòng)其專(zhuān)業(yè)化，使其良好的專(zhuān)業(yè)檔案學(xué)、檔案管理學(xué)知識(shí)能夠結(jié)合信息化技術(shù)，帶動(dòng)檔案管理工作整體水平的提升。

結(jié)語(yǔ)

在新建本科院校向合格本科院校的發(fā)展過(guò)程中，檔案管理工作的規(guī)范化是學(xué)校走向科學(xué)發(fā)展的重要組成部分，一所新建本科院校是在承傳其原有歷史文化積淀的基礎(chǔ)上，邁向嶄新發(fā)展的征程，而檔案管理因其傳承校史，既往開(kāi)來(lái)，與時(shí)俱進(jìn)的時(shí)代特色需要在新的發(fā)展征程中繼續(xù)發(fā)揮其“記錄”、“保存”、“再現(xiàn)”的功能，展現(xiàn)其經(jīng)久不變的魅力。

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