魏曉萍

（江蘇海事職業(yè)技術(shù)學(xué)院，江蘇 南京 211170）

文書(shū)檔案工作是檔案管理工作中一項(xiàng)十分重要的、不可缺少的工作，業(yè)務(wù)性很強(qiáng)，又很細(xì)致，是單位正常管理工作的重要組成部分。它真實(shí)地記錄了單位發(fā)展、正常運(yùn)作的全過(guò)程，有重要的查考使用價(jià)值。我們可以借助文書(shū)檔案更好地了解過(guò)去，把握現(xiàn)在，預(yù)見(jiàn)未來(lái)。因此，把文書(shū)檔案工作做好，是十分重要的。

文書(shū)檔案管理是衡量單位檔案管理水平的一個(gè)重要標(biāo)準(zhǔn)，是檔案存在的基礎(chǔ)與重要的資源發(fā)生地，直接關(guān)系和影響檔案資料的質(zhì)量與完整性。實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，才能提高文書(shū)檔案利用率，為單位的建設(shè)與發(fā)展提供可靠的信息依據(jù)。

一、什么是文書(shū)檔案

檔案是由文件轉(zhuǎn)化而來(lái)的，文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿。一般文書(shū)檔案主要是由法規(guī)性文件和行政性文件轉(zhuǎn)化而來(lái)。根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定，目前我們使用和形成的文件主要有：報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、函、會(huì)議紀(jì)要等。除此之外，文書(shū)檔案是人們熟悉情況、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、制訂計(jì)劃、處理問(wèn)題的依據(jù)。人們遇到問(wèn)題時(shí)常常需要從過(guò)去的檔案中查找依據(jù)，如果有檔案可查，許多問(wèn)題就可以迎刃而解，工作也可以順利進(jìn)行。事實(shí)證明，隨著時(shí)間的推移，文書(shū)檔案的作用越來(lái)越大，檔案保存的時(shí)間越久，作用也就越大。此外，它還是了解、研究社會(huì)政治、經(jīng)濟(jì)等方面的基本依據(jù)。

二、文書(shū)檔案的收集整理

在文書(shū)檔案資料的收集整理過(guò)程中，一定要嚴(yán)格按照國(guó)家檔案局關(guān)于歸檔文件整理的規(guī)則和本單位檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)的要求執(zhí)行。凡是反映本單位重大工作與活動(dòng)，具有參考利用價(jià)值的文字、聲像制品、圖片等資料均屬歸檔范圍。如：上級(jí)行政部門(mén)及主管單位的來(lái)文；反映本單位各項(xiàng)工作活動(dòng)，具有參考利用價(jià)值的文件材料，等等，這些都屬于文書(shū)檔案資料的收集范圍。

做好文書(shū)檔案的收集整理工作是十分重要的，它是檔案歸檔工作中的重要環(huán)節(jié)。在文書(shū)檔案的收集整理過(guò)程中，一定要認(rèn)真、仔細(xì)、不怕麻煩，力求做到不遺漏任何一點(diǎn)有用信息，只有這樣才能完整地收集文件、材料，使文書(shū)檔案具有完整性、規(guī)范性。

在文書(shū)檔案的收集整理工作中不僅要有高度的工作責(zé)任心，認(rèn)真辦事的工作態(tài)度，具備一定的檔案專業(yè)知識(shí)，同時(shí)要有一顆熱情、主動(dòng)為大家服務(wù)之心。努力做好檔案服務(wù)工作，使大家逐漸認(rèn)識(shí)到文書(shū)檔案工作的重要性。應(yīng)努力爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)的重視，是做好文書(shū)檔案管理的關(guān)鍵。因此，在平日工作中勤請(qǐng)示、勤匯報(bào)，爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)注與支持；勤動(dòng)手，經(jīng)常把工作開(kāi)展的情況、計(jì)劃思路、取得的成績(jī)和存在問(wèn)題形成材料，向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。

三、文書(shū)檔案的現(xiàn)代化

現(xiàn)代檔案管理科學(xué)技術(shù)是當(dāng)今文書(shū)檔案工作者必須學(xué)習(xí)的重要知識(shí)，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)、科技軟件等新技術(shù)的學(xué)習(xí)，以便更加方便、有效地做好管理工作。隨著時(shí)代的發(fā)展，文書(shū)檔案管理也面臨許多問(wèn)題，例如文件和檔案數(shù)量越來(lái)越多，管理方法手段的落后直接影響了文件和檔案的質(zhì)量。面對(duì)新時(shí)期、新工作的工作需要，只有實(shí)現(xiàn)文檔管理現(xiàn)代化，才能有效地解決管理中的一些難題。

1.掌握現(xiàn)代化技術(shù)，利用電子計(jì)算機(jī)技術(shù)。傳統(tǒng)的工作方法從文件的起草、修改、刪減到定稿打印、傳閱、整理、歸檔都是以手工抄寫(xiě)為主，而現(xiàn)在電子計(jì)算機(jī)技術(shù)可以完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、統(tǒng)計(jì)等一系列工作，使文件的形成、運(yùn)行、積累、轉(zhuǎn)換等各個(gè)環(huán)節(jié)與辦公自動(dòng)化相銜接。這些現(xiàn)代化管理技術(shù)，迫切需要文書(shū)檔案管理工作者掌握和運(yùn)用。為了盡快培養(yǎng)一批既熟悉檔案專業(yè)知識(shí)，又掌握新技術(shù)的人才，檔案管理工作者要結(jié)合自己的崗位工作，邊學(xué)習(xí)邊操作，在提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時(shí)，注重對(duì)計(jì)算機(jī)知識(shí)、信息技術(shù)的學(xué)習(xí)掌握，努力使自己成為具備檔案專業(yè)知識(shí)和信息處理技術(shù)的綜合型檔案管理人才。

2.利用現(xiàn)代化技術(shù)整理文書(shū)檔案。紙質(zhì)文書(shū)檔案的整理工作十分繁瑣，效率不高，而且費(fèi)時(shí)費(fèi)力，只有引進(jìn)現(xiàn)代化技術(shù)，才能使文書(shū)檔案的整理工作上一個(gè)新臺(tái)階，這是歷史的趨勢(shì)。

文書(shū)檔案管理應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)主要用于文書(shū)檔案整編、檢索、統(tǒng)計(jì)及借閱等業(yè)務(wù)職能。主要包括：（1）用計(jì)算機(jī)編制文書(shū)檔案檢索工具。以著錄項(xiàng)目組成檔案機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，然后按不同的要求，利用庫(kù)內(nèi)數(shù)據(jù)自動(dòng)編制案卷目錄、專題目錄、分類目錄等；（2）利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行文書(shū)檔案檢索。按照文書(shū)檔案著錄項(xiàng)目中所標(biāo)志的內(nèi)容特征和形式特征，檢索出符合不同利用者要求的文書(shū)檔案目錄及其原件；（3）利用計(jì)算機(jī)對(duì)文書(shū)檔案管理中形成的各種數(shù)據(jù)或情況，包括入庫(kù)與出庫(kù)數(shù)量、庫(kù)存空間占有率，檔案調(diào)閱、歸還等進(jìn)行登記與統(tǒng)計(jì)。因此，為了實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案管理不同文件信息資源的共享和交換，減少數(shù)據(jù)的重復(fù)輸入，規(guī)范各系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口，就需要加強(qiáng)文書(shū)檔案管理綜合應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的研究，進(jìn)行文書(shū)檔案管理的綜合化、現(xiàn)代化管理。

四、文書(shū)檔案的保密與利用

長(zhǎng)期以來(lái)由于各級(jí)檔案人員的重視，文書(shū)檔案的保密工作做得較好，但在利用方面效果不太理想。如：部分檔案得不到充分的利用，造成了檔案資源的浪費(fèi)；領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案收藏情況不了解，不能及時(shí)有效地利用檔案，導(dǎo)致檔案工作人員的管理價(jià)值也難以在利用檔案的效果中體現(xiàn)出來(lái)，等等。怎樣才能把檔案的保密與利用這兩者關(guān)系協(xié)調(diào)好，是擺在廣大檔案工作者面前的一大難題。檔案管理人員既要有扎實(shí)的業(yè)務(wù)功底，又要有較強(qiáng)的管理能力和服務(wù)意識(shí)，要適應(yīng)新形勢(shì)，敢于向傳統(tǒng)觀念挑戰(zhàn)，善于提出新辦法、新思路，解決新問(wèn)題，在檔案業(yè)務(wù)上有所創(chuàng)新，有所突破。把死檔變成活檔，把文書(shū)檔案真正利用起來(lái)，發(fā)揮它應(yīng)有的作用。

保守國(guó)家機(jī)密是每個(gè)公民應(yīng)盡的義務(wù)，更是文書(shū)檔案管理工作人員的神圣職責(zé)。日常工作中，文書(shū)檔案管理人員十分重視檔案保密，工作盡心盡職，在嚴(yán)格做好保密工作的同時(shí)，切實(shí)完善工作職能，為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)。機(jī)密檔案應(yīng)該保密，但保密的目的之一是利用，是有時(shí)間、地點(diǎn)、范圍限制的利用，保而不用只會(huì)失去保的意義，失去檔案的價(jià)值。當(dāng)然，利用必須是在保密基礎(chǔ)上的利用，無(wú)限制的利用會(huì)給黨和國(guó)家的安全和利益造成危害。一成不變地看待檔案的秘密性，無(wú)視其秘密性的時(shí)效和范圍，是不對(duì)的；但如果缺乏保密觀念，對(duì)涉密檔案無(wú)視其秘密性，無(wú)限制地?cái)U(kuò)大開(kāi)放利用范圍，則也是錯(cuò)誤的。因此，在開(kāi)放檔案為社會(huì)各界所利用的同時(shí)，應(yīng)當(dāng)做好相應(yīng)的保密工作。首先，要做好文書(shū)檔案的審查工作。審查工作是文書(shū)檔案開(kāi)放前的重要前提，是開(kāi)放文書(shū)檔案工作的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，其主要任務(wù)是科學(xué)而準(zhǔn)確地區(qū)分、判定文書(shū)檔案的開(kāi)放與控制使用范圍。其次，要做好文書(shū)檔案的解密工作。文書(shū)檔案工作者應(yīng)根據(jù)不同的密級(jí)采取不同的管理措施，以最大限度地提供利用檔案。

五、文書(shū)檔案存在的問(wèn)題與對(duì)策

一是對(duì)文書(shū)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)還比較模糊。輕視文書(shū)檔案的現(xiàn)象還很普遍，有的甚至認(rèn)為文書(shū)檔案整不整理都無(wú)所謂，導(dǎo)致很多文書(shū)檔案的收集和整理都不到位，有的即使整理了也不符合規(guī)定，造成很多重要資料流失。二是檔案工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)有待加強(qiáng)。在有些單位和部門(mén)，由于不重視文書(shū)檔案工作，所以，文書(shū)檔案的管理人員大多沒(méi)有經(jīng)過(guò)檔案專業(yè)培訓(xùn)就直接接手工作。即使偶爾參與培訓(xùn)，也是形式單一，次數(shù)有限，內(nèi)容陳舊，并不能及時(shí)更新檔案管理理念，其專業(yè)素質(zhì)與現(xiàn)代化的文書(shū)檔案培訓(xùn)工作的要求之間存在一定差距，跟不上現(xiàn)代化檔案管理的步伐，更不能夠有效地提高檔案管理的水平。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理工作是現(xiàn)代化檔案管理的一個(gè)必然趨勢(shì)。檔案管理人員更加需要加強(qiáng)專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，使單位檔案管理工作更加標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。三是文書(shū)工作和檔案工作的銜接存在問(wèn)題。文書(shū)工作和檔案管理工作既存在直接聯(lián)系又有區(qū)別，是統(tǒng)一又分工的。在實(shí)際的文書(shū)檔案管理工作中，文書(shū)工作和檔案管理應(yīng)該相互配合，建立一個(gè)分體式的管理體系。實(shí)際的管理工作中，文書(shū)和檔案應(yīng)該實(shí)行一種分塊式的管理制度，這是一種有效的、相對(duì)科學(xué)的管理。但是在實(shí)際的操作過(guò)程中，這一體制卻在一定程度上拉開(kāi)了文書(shū)工作和檔案工作之間的距離。文書(shū)工作人員檔案意識(shí)不強(qiáng)，檔案管理人員通常也很少考慮文秘工作，這使得兩者在銜接的過(guò)程中出現(xiàn)很多脫節(jié)的環(huán)節(jié)，存在很多不規(guī)范、不標(biāo)準(zhǔn)的現(xiàn)象。

以上種種，需要廣大的檔案工作者在工作實(shí)踐中不斷探索、不斷學(xué)習(xí)，摸索出一套切實(shí)可行的工作方法。只有這樣，才能把文書(shū)檔案工作做得更好。

［1］謝俊霞等.新時(shí)期加強(qiáng)檔案工作的幾點(diǎn)體會(huì).檔案天地，2010.08.

［2］高原.檔案整理這些事兒.檔案管理，2011.05.

［3］牟丹宇，等.略談信息時(shí)代的文書(shū)檔案工作.陜西檔案，2010.06.