鄭嘯虹

摘 要： 文章通過調(diào)查分析浙江理工大學(xué)科技與藝術(shù)學(xué)院（以下簡稱科藝學(xué)院）系級教學(xué)檔案管理的實際情況和存在的問題，提出科藝學(xué)院系級教學(xué)檔案有效管理的舉措，加強和完善系級教學(xué)檔案的建設(shè)和管理，配合學(xué)院順利完成教育部對獨立學(xué)院教學(xué)質(zhì)量的評估工作。

關(guān)鍵詞： 教學(xué)評估 教學(xué)檔案 有效管理

一、獨立學(xué)院系級教學(xué)檔案有效管理的意義

1994年，我國啟動了普通高校教學(xué)工作評估試點工作，2003年正式確立周期性教學(xué)工作評估制度。它是我國高等教育的一項重大改革，是用來衡量一所高校本科教育質(zhì)量的重要依據(jù)，其目的是全面考察高校貫徹執(zhí)行黨的教育方針，促進學(xué)校積極落實“以評促建、以評促改、以評促管、評建結(jié)合、重在建設(shè)”的方針，改善辦學(xué)條件，加強教學(xué)基本建設(shè)，深化教學(xué)改革，提高管理水平，建立和完善自我發(fā)展、自我約束的機制。

教學(xué)檔案，是學(xué)校教學(xué)經(jīng)驗、教學(xué)活動的記錄，是學(xué)校檔案的主體、核心和重點。系級教學(xué)檔案是教師、學(xué)生從事教學(xué)管理實踐活動中直接形成的，具有保存價值的文字、圖表、音像等不同形式的歷史記錄，是系級檔案管理工作的核心。這些系級評估材料是各系辦學(xué)歷史、辦學(xué)經(jīng)驗、辦學(xué)亮點和特色積淀的反映，是各系教育實踐從感性向理性的飛躍，也是評估專家在走訪過程中對各系形成理性認(rèn)識的載體。通過查閱完整的檔案資料，可以打開思路，開闊眼界，發(fā)揮檔案的查考和憑證作用，也是系級各項管理和決策的重要依據(jù)。

可見，對于獨立學(xué)院而言，加強和改善系級教學(xué)檔案的建設(shè)和管理工作，實現(xiàn)有效管理，在本科教學(xué)評估中具有舉足輕重的作用。

二、科藝學(xué)院系級教學(xué)檔案管理的現(xiàn)狀分析

科藝學(xué)院搬至西城辦學(xué)已達7年，學(xué)院各方面的工作都在逐步向科學(xué)化、規(guī)范化邁進，教學(xué)檔案的建設(shè)和管理工作也受到了一定的重視，學(xué)院層面成立了專門的檔案室，各系也均配備了兼職檔案管理員。筆者作為外國語系的兼職教學(xué)檔案管理員，從具體的工作實踐來看，發(fā)現(xiàn)當(dāng)前的系級教學(xué)檔案管理仍然存在諸多問題。具體如下：

1.系級教學(xué)檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)整體不高。

由于機構(gòu)設(shè)置和人員編制的原因，科藝學(xué)院所有系的教學(xué)檔案管理員均由教學(xué)秘書兼任，而這些教學(xué)檔案管理員均不是檔案管理專業(yè)科班出身，對檔案管理的理論知識和業(yè)務(wù)技能掌握能力有限，亦沒有系統(tǒng)地接受檔案管理專業(yè)知識的教育培訓(xùn)，可見目前的系級教學(xué)檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高，理論素養(yǎng)匱乏，實踐經(jīng)驗欠缺。

2.系級教學(xué)檔案管理意識薄弱。

由于管理體制等諸多原因，加上長期以來形成的習(xí)慣，很多教職工檔案管理意識薄弱，對教學(xué)檔案的重要性沒有充分的認(rèn)識，特別是對于一些應(yīng)歸檔的文件材料，比如點名冊、試卷、學(xué)生論文等，不夠重視，沒有從源頭做好科學(xué)的分類和及時的整理，致使很多教學(xué)檔案殘缺不全。

3.系級教學(xué)檔案收集不系統(tǒng)、不完整。

系里的每一項活動都有其發(fā)生、運作、結(jié)束等一系列過程，反映在文件材料上必然有策劃、計劃、執(zhí)行過程的來往文件、會議記錄、總結(jié)、表彰、處分、照片等，若依據(jù)這些材料就有可能再現(xiàn)該活動的全過程。遺憾的是，有些檔案收集常常是有計劃，無總結(jié)；有上學(xué)期的材料，無下學(xué)期的對應(yīng)資料；有決議無會議記錄等，缺乏系統(tǒng)性和完整性，這大大降低了教學(xué)檔案日后的利用價值。另外，鑒于科藝學(xué)院師資構(gòu)成的特殊性，相當(dāng)一部分老師來自于下沙本部，還有一些外聘和外教，因為多方面的原因使得學(xué)院目前對這部分教師的約束條件較少，致使管理難度加大，教學(xué)檔案收集不完整的現(xiàn)象普遍存在。

4.系級教學(xué)檔案管理手段落后。

雖然辦公自動化設(shè)備普遍運用在科藝學(xué)院的日常辦公中，但是系級教學(xué)檔案工作仍然局限于手工管理和被動服務(wù)模式，加上教學(xué)秘書本身的工作就比較繁雜，對于教學(xué)資料的歸檔只能是疲于應(yīng)付，工作效率顯然難以提高。

5.系級教學(xué)檔案管理不規(guī)范。

盡管學(xué)院頒布了檔案管理的相關(guān)規(guī)章制度，但并沒有真正落到實處，系級教學(xué)檔案的管理較為混亂，基本沒有專門的教學(xué)檔案室，零亂堆放，沒有頭緒，沒有進行科學(xué)的分類和立卷，日后查找難度較大。

三、科藝學(xué)院系級教學(xué)檔案有效管理的舉措

1.加大宣傳力度，增強全員檔案意識。

加強對學(xué)院檔案管理制度的宣傳，宣傳教學(xué)檔案歸檔的重要性和緊迫性，使教職工認(rèn)識到教學(xué)檔案是具有潛在和現(xiàn)實作用的寶貴財富，主動配合教學(xué)檔案管理人員做好教學(xué)檔案材料的歸檔工作，確保教學(xué)檔案管理工作高效高質(zhì)完成，尤其對于非定崗科藝學(xué)院的教職工和一些外聘教師，更應(yīng)加大宣傳力度，同時從制度上予以保證。

2.更新觀念，進一步提高教學(xué)檔案管理人員的整體素質(zhì)。

組織教學(xué)檔案管理人員參加專業(yè)培訓(xùn)，使他們盡快掌握檔案管理專業(yè)技能與方法，提高他們對檔案資料的收集、整理、分類、歸檔和保全過程的創(chuàng)新能力。

3.建立健全系級教學(xué)檔案管理規(guī)章制度。

切實貫徹執(zhí)行學(xué)院檔案管理制度，并可以根據(jù)各系實際情況，制定本部門教學(xué)檔案管理的規(guī)章制度，包括教學(xué)檔案管理工作實施細(xì)則、教學(xué)檔案編目分類要點、檔案保管借閱制度等。這些制度的建立，使教學(xué)檔案管理做到有章可循。

4.推進系級教學(xué)檔案管理現(xiàn)代化，提高利用率。

嘗試引進檔案管理的自動化軟件，采用現(xiàn)代化管理方式，用電子化管理取代傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理，從而實現(xiàn)教學(xué)檔案管理的科學(xué)化、現(xiàn)代化、網(wǎng)絡(luò)化。

5.加強系級教學(xué)檔案材料的規(guī)范管理。

（1）配備系級專職教學(xué)檔案管理人員

建立系級專門的教學(xué)檔案室，配備一名專職的檔案管理人員負(fù)責(zé)對系級教學(xué)檔案實行集中管理。這樣有利于提高檔案管理的業(yè)務(wù)水平，保質(zhì)保量地整理好檔案資料，進而發(fā)揮檔案室的最高效率，更好地迎接教學(xué)質(zhì)量評估工作。

（2）建立教研室檔案室

可以建立教研室檔案室，教研室是系部的組成單位，由每個教研室負(fù)責(zé)本教研室資料的收集、整理、歸檔、審查和移交等工作，這樣有助于教學(xué)資料的合理分類和完整保存。

（3）規(guī)范教學(xué)檔案管理的歸檔格式

對各種原始材料在提交和收集時，應(yīng)制定相關(guān)的規(guī)范化格式，并要求所有教師按時、按量、保質(zhì)，規(guī)范地上交各種材料由檔案管理人員整理歸檔。同時，相關(guān)管理人員也應(yīng)及時對有關(guān)材料進行關(guān)鍵內(nèi)容的提取和總結(jié)。

（4）實行定期檢查制度和獎懲制度

實行定期檢查制度和獎懲制度，將教學(xué)檔案材料工作同教師的考核、職稱評聘、獎勵等掛鉤，增強教師的歸檔責(zé)任感和積極性。

總之，做好系級教學(xué)檔案的管理、開發(fā)和利用，使系級教學(xué)檔案在教學(xué)改革、科研、評估工作、教師職稱評定及學(xué)生評獎等方面發(fā)揮其應(yīng)有的作用。只有這樣，才能改變教學(xué)檔案收集工作難的被動局面，從而形成系級教學(xué)檔案管理的良性循環(huán)，使系級教學(xué)檔案高效地服務(wù)于教學(xué)，在本科教學(xué)評估中成為一道亮麗的風(fēng)景線，充分彰顯各系辦學(xué)特色。

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