李科

摘 要：高校二級學(xué)院辦公室文化體現(xiàn)了辦公室甚至二級學(xué)院的定位，對于提高辦公室的工作效率、更好地發(fā)揮辦公室職能并提供更好的服務(wù)發(fā)揮著積極的引導(dǎo)作用。

關(guān)鍵詞：二級學(xué)院；辦公室；文化建設(shè)

二級學(xué)院辦公室文化是學(xué)院文化建設(shè)的重要組成部分，同時作為二級學(xué)院的窗口部門，代表著學(xué)院的形象。辦公室文化建設(shè)引領(lǐng)辦公室工作的開展，加強(qiáng)二級學(xué)院辦公室文化建設(shè)，必須正確理解辦公室文化的屬性，把握辦公室文化建設(shè)的策略，這對于提高辦公室工作效率、樹立辦公室形象具有重要作用。

一、高校二級學(xué)院辦公室文化的屬性

高校二級學(xué)院辦公室文化作為一種文化，包含三個不同層面的屬性：精神文化屬性、制度文化屬性和物質(zhì)文化屬性。第一，以精神氛圍、人文性、價值觀念、團(tuán)體意識和服務(wù)理念為標(biāo)志的精神層面屬性，這是辦公室文化建設(shè)的最高目標(biāo)。第二，以文字形態(tài)表達(dá)而存在的規(guī)章制度及其具體運(yùn)行中體現(xiàn)的制度層面屬性，它在辦公室文化建設(shè)中占主體地位。第三，以實(shí)體而存在的，如辦公環(huán)境、辦公設(shè)備等物質(zhì)文化屬性，這是辦公室文化建設(shè)的物質(zhì)基礎(chǔ)。

二、高校二級學(xué)院辦公室文化建設(shè)的策略

（一）以辦學(xué)理念引領(lǐng)辦公室精神文化建設(shè)

辦學(xué)理念是人們對大學(xué)的理性認(rèn)識、理想追求及所持教育觀念或哲學(xué)觀念，它是建立在對教育規(guī)律和時代特征深刻認(rèn)識基礎(chǔ)之上的。作為二級學(xué)院辦公室文化核心部分的精神文化，是學(xué)院辦學(xué)理念的集中體現(xiàn)，辦公室精神文化建設(shè)需以學(xué)院辦學(xué)理念為指引，并將其融入辦公室管理和服務(wù)的實(shí)踐中。

（二）辦公室主任率先垂范，以身作則

辦公室主任是辦公室文化的主導(dǎo)者，優(yōu)秀的辦公室文化的形成對辦公室主任的綜合能力提出了很高的要求。辦公室主任要具備高尚的人格魅力，即必須要有與學(xué)院黨政保持高度一致的政治修養(yǎng)；要有以誠待下、以誠處世、以誠律已的品德修養(yǎng)；要有扎實(shí)的政治理論、管理理論功底；在工作中，要有超前意識、大局意識，要吃得了苦、耐得了煩，并做好典范?？傊?，辦公室主任要以自己的人格力量折服人、領(lǐng)導(dǎo)人。

（三）全面提高辦公人員的職業(yè)素養(yǎng)

服務(wù)工作是二級學(xué)院辦公室職能的基本，只有通過優(yōu)質(zhì)服務(wù)，才能樹立工作權(quán)威，才能正確履行辦公室工作的職責(zé)。全面提高辦公室人員的職業(yè)素養(yǎng)是辦公室文化建設(shè)的重點(diǎn)任務(wù)。優(yōu)良的職業(yè)素養(yǎng)主要體現(xiàn)為：

1.要有甘為孺子牛的服務(wù)意識，要擺正自己的位置，兢兢業(yè)業(yè)，樹立牢固的服務(wù)思想，杜絕“惰氣、暮氣、驕氣、霸氣”現(xiàn)象。

2.處理問題要做到公平公正、實(shí)事求是、堅(jiān)持原則，一切以學(xué)校、學(xué)院、全院師生的利益為重，甘于奉獻(xiàn)，不計(jì)較個人得失。

3.要與人為善，平等待人。在工作中不能出現(xiàn)“門難進(jìn)、臉難看、事難辦、話難聽”的情況，要為師生員工做好各項(xiàng)工作。

4.要盡心盡職，忠于職守。辦公室工作紛繁復(fù)雜，工作時效性強(qiáng)，這就要求辦公室人員必須按時按量地完成所有工作，不能出現(xiàn)“上班不在班、辦公室里侃大山、把職責(zé)當(dāng)權(quán)力和把吃喝玩耍當(dāng)工作的問題”。

（四）加強(qiáng)制度建設(shè)，規(guī)范辦公室管理

學(xué)院辦公室工作頭緒眾多，紛繁復(fù)雜，需要一種體現(xiàn)統(tǒng)一意志的力量來制衡，否則處理問題便無章可依，辦公室將處于一種松散狀態(tài)，失去了應(yīng)有的凝聚力。為了避免這樣的情況，實(shí)行制度化管理是最有效的辦法。建立一套切實(shí)可行的規(guī)章制度是辦公室管理工作制度化和規(guī)范化的基本途徑，即以條文的形式將辦公室的行為準(zhǔn)則、辦事流程等確定下來，這是保障辦公室工作高效運(yùn)行的基本要求。一般來說，可以采取如下三個步驟實(shí)現(xiàn)辦公室管理工作的制度化和規(guī)范化。第一步，針對辦公室各項(xiàng)工作，建立健全規(guī)章制度，如公文處理制度、會議制度、學(xué)院印章管理制度、對外接待制度、保密安全制度等。第二步，明確各崗位責(zé)任制。細(xì)分每個崗位的權(quán)責(zé)，如行政秘書崗、科研秘書崗、圖書資料員崗等，使學(xué)院辦公室的職責(zé)內(nèi)容中每項(xiàng)具體的工作任務(wù)都落實(shí)到專人身上。這就可以避免因職責(zé)不清而出現(xiàn)的推諉、撞車等現(xiàn)象。第三步，要建立一套考核機(jī)制，而且要做到便于監(jiān)督檢查，操作性強(qiáng)。對各個崗位完成任務(wù)的情況要定期進(jìn)行客觀、全面的考查，對完成很好的要提出表揚(yáng)，給予獎勵，對沒有完成崗位任務(wù)的，要給予批評甚至處分。這樣才能規(guī)范辦公室管理，營造良好的工作氛圍。

（五）改善辦公環(huán)境，塑造良好的辦公室形象

改善辦公環(huán)境是辦公室文化建設(shè)的物質(zhì)基礎(chǔ)，良好的辦公室環(huán)境可以有效地塑造出良好的辦公室形象。二級學(xué)院辦公室工作要面對全院師生，處理學(xué)院各項(xiàng)工作。在辦公室擺放小盆裝飾性盆栽，張貼一些輕松和諧的激勵性語言，這樣會減輕辦公室人員的工作壓力，讓辦公室人員身處一個干凈、舒適、整潔的辦公環(huán)境，就能增添工作熱情，提高工作滿意度。

二級學(xué)院辦公室作為一個窗口部門，代表著學(xué)院的形象。二級學(xué)院辦公室文化建設(shè)是學(xué)院及學(xué)校文化建設(shè)的重要組成部分，是保證一流的辦公室工作水平的戰(zhàn)略性工作，也是學(xué)院發(fā)展的內(nèi)在要求。因此，必須把辦公室文化建設(shè)放在至關(guān)重要的地位，結(jié)合實(shí)際，采取有效的策略，切實(shí)加強(qiáng)并推進(jìn)辦公室文化建設(shè)。

參考文獻(xiàn)：

[1]盧余群.淺談高校辦公室文化的建設(shè)[J].嘉興學(xué)院學(xué)報(bào)，2002，（14）.

[2]程勉中.學(xué)校辦公室管理基礎(chǔ)[M].北京：中國檔案出版社，1999.