劉瑛

摘要：重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案是重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目的歷史記錄、項(xiàng)目運(yùn)行、養(yǎng)護(hù)、管理的重要依據(jù)。文章由工程建設(shè)檔案管理的重要意義入手，分別從制度建設(shè)、人員管理等方面具體闡述工程建設(shè)檔案管理的方法途徑，為規(guī)范工程檔案管理工作提供重要的參考依據(jù)。

關(guān)鍵詞：工程項(xiàng)目 檔案管理

重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案是重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目的歷史記錄、項(xiàng)目運(yùn)行、養(yǎng)護(hù)、管理的重要依據(jù)。是日后對(duì)工程進(jìn)行檢查、維護(hù)、管理及改造的依據(jù)和憑證。是在工程建設(shè)過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的各種載體的文件材料，是建設(shè)工程內(nèi)在質(zhì)量的見(jiàn)證材料和工程驗(yàn)收的重要依據(jù)。因此，加強(qiáng)重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理，也是我們當(dāng)前的重要工作任務(wù)之一。就如何加強(qiáng)和完善重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案的管理這一問(wèn)題進(jìn)行探討。

1 工程建設(shè)檔案管理的重要性

1.1 加強(qiáng)重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理

一個(gè)重點(diǎn)建設(shè)工程從立項(xiàng)到竣工要涉及工程決策、指揮、設(shè)計(jì)、施工、檢查驗(yàn)收、后勤等許多單位和部門(mén)，重視和加強(qiáng)重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案資源建設(shè)，保證建設(shè)項(xiàng)目檔案的安全管理，是我們各級(jí)管理部門(mén)義不容辭的責(zé)任，同時(shí)也是建設(shè)項(xiàng)目設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理和工程管理等相關(guān)部門(mén)的重要職責(zé)。由于重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目具有工程規(guī)模大、參建單位多、涉及專(zhuān)業(yè)廣等特點(diǎn)，其形成的工程檔案數(shù)量龐大、種類(lèi)繁多、來(lái)源廣泛。只有規(guī)范檔案管理，明確歸檔范圍，保證工程項(xiàng)目建設(shè)檔案的齊全、完整，才能為主體工程檔案管理打下良好的基礎(chǔ)，保證國(guó)有資產(chǎn)的完整。

1.2 完善重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理機(jī)制

提高對(duì)重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，堅(jiān)持科學(xué)發(fā)展，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)地抓好檔案管理，不斷完善檔案管理工作機(jī)制。重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理機(jī)制是檔案管理體系建設(shè)的組織保證。檔案管理機(jī)制必須與現(xiàn)代管理體制相適應(yīng)，確保檔案工作有領(lǐng)導(dǎo)班子，有工作規(guī)劃、工作方案和工作總結(jié)。完善各流程、各操作環(huán)節(jié)的管理，從組織建設(shè)、業(yè)務(wù)建設(shè)、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)等方面不斷完善檔案管理建設(shè)工作各項(xiàng)規(guī)章制度，做到以制度促規(guī)范，以制度促發(fā)展。堅(jiān)持因地制宜地開(kāi)展檔案管理工作；要對(duì)檔案工作開(kāi)展加強(qiáng)管理和監(jiān)督。使重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作逐步走向制度化、規(guī)范化、科學(xué)化的軌道，讓檔案在工程建設(shè)中發(fā)揮重要作用。

1.3 檔案是工程建設(shè)項(xiàng)目的重要組成部分

重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案是指在工程準(zhǔn)備階段文件，工程開(kāi)工以前在立項(xiàng)、審批、招投標(biāo)、勘察、設(shè)計(jì)以及工程準(zhǔn)備過(guò)程中形成的真實(shí)記錄，是督查、審計(jì)、監(jiān)督、管理、驗(yàn)收、以及維護(hù)、改造的重要依據(jù)。檔案是工程項(xiàng)目檔案的重要組成部分，是工程建設(shè)的憑證性和基礎(chǔ)性文件材料，是一個(gè)主體單位永久保存的法律原始性憑證。

2 采取有效措施實(shí)行檔案的集中統(tǒng)一管理

2.1 落實(shí)考核獎(jiǎng)懲制度

要加強(qiáng)檔案管理工作建設(shè)，首先應(yīng)以《檔案法》等檔案法律法規(guī)為指導(dǎo)，通過(guò)加強(qiáng)檔案法制宣傳教育，努力提高決策層和廣大員工的檔案管理意識(shí)和法制意識(shí)。建立競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，鼓勵(lì)檔案工作人員提升工作服務(wù)質(zhì)量。把檔案管理工作列入一項(xiàng)重要業(yè)務(wù)工作內(nèi)容。貫徹執(zhí)行檔案部門(mén)的有關(guān)規(guī)定，執(zhí)行各類(lèi)檔案管理要求，同時(shí)要把檔案工作納入企業(yè)的發(fā)展規(guī)劃、年度計(jì)劃和學(xué)習(xí)、考核內(nèi)容，制定明確的崗位責(zé)任，實(shí)行責(zé)任追究，進(jìn)行考核并與獎(jiǎng)懲掛鉤。使檔案資源建設(shè)真正落到實(shí)處。

2.2 檔案工作與工程建設(shè)同步

隨著經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展，我市重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目不斷增加，對(duì)這些重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目的檔案工作，特別是對(duì)可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目立項(xiàng)、合同（協(xié)議）、立項(xiàng)文件等資料，開(kāi)發(fā)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作，組織機(jī)構(gòu)完善，管理職責(zé)明確，設(shè)立檔案室，配備了專(zhuān)兼職檔案員，項(xiàng)目檔案收集齊全完整，項(xiàng)目建設(shè)檔案管理工作與項(xiàng)目建設(shè)同步進(jìn)行，項(xiàng)目竣工后，完成文件材料的全部歸檔。勘察設(shè)計(jì)單位、施工單位和監(jiān)理單位應(yīng)按照規(guī)范整理和及時(shí)移交檔案給建設(shè)單位；檔案資料要兩套制保存，注意檔案資料的完整和安全；項(xiàng)目竣工后應(yīng)及時(shí)申請(qǐng)檔案部門(mén)進(jìn)行項(xiàng)目檔案登記與驗(yàn)收，項(xiàng)目檔案竣工驗(yàn)收合格后，方得進(jìn)行竣工驗(yàn)收。工程項(xiàng)目檔案具有成套性、專(zhuān)業(yè)性的特點(diǎn)，要求實(shí)行集中統(tǒng)一管理，包括項(xiàng)目建設(shè)檔案管理工作應(yīng)與項(xiàng)目建設(shè)同步進(jìn)行?？睖y(cè)、設(shè)計(jì)、施工及安裝調(diào)試單位都要落實(shí)人員管理項(xiàng)目檔案，工程竣工后各有關(guān)單位都要將所有在工程建設(shè)過(guò)程中形成的檔案交建設(shè)單位歸檔管理。工程建設(shè)項(xiàng)目檔案由建設(shè)單位集中后向當(dāng)?shù)爻墙n案館移交。

2.3 做好竣工圖的積累和編制工作

竣工圖是工程建設(shè)圖實(shí)相符的依據(jù)，具有法律效力和憑證作用，要督促檢查施工單位嚴(yán)格按照國(guó)家規(guī)定編制竣工圖。在竣工驗(yàn)收時(shí)要重點(diǎn)檢查竣工圖的質(zhì)量，堅(jiān)決杜絕不編制竣工圖的現(xiàn)象。明確職責(zé)，通力合作齊抓共管。各級(jí)檔案行政部門(mén)要依法對(duì)建設(shè)項(xiàng)目工程檔案工作實(shí)施監(jiān)督、指導(dǎo)加強(qiáng)檢查協(xié)調(diào)工作，做好依法建檔和各項(xiàng)目單位檔案工作的總體考評(píng)工作，總結(jié)推廣經(jīng)驗(yàn)，培訓(xùn)檔案業(yè)務(wù)人員；各級(jí)城建部門(mén)要發(fā)揮城建檔案館（室）的作用，切實(shí)抓好城市建設(shè)重點(diǎn)項(xiàng)目工程檔案的監(jiān)督、指導(dǎo)；有關(guān)主管部門(mén)要明確分管領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)督所屬建設(shè)單位或施工單位及時(shí)做好建檔工作。重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理是重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目的重要組成部分，也是重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的必備條件，重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案的真實(shí)、準(zhǔn)確、齊全、完整和妥善保管及有效利用。

3 如何做好工程建設(shè)檔案管理工作

3.1 加強(qiáng)對(duì)重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案資料的收集和整理

收集歸檔是檔案工作的最基礎(chǔ)、也是最薄弱環(huán)節(jié)，必須把工作做實(shí)，唯其如此，才能保證后續(xù)工作有序跟進(jìn)。重點(diǎn)工程項(xiàng)目建設(shè)具有工程周期長(zhǎng)、流程長(zhǎng)、階段多、涉及部門(mén)多等特點(diǎn)，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)檔案具有多樣性、復(fù)雜性、廣泛性等特點(diǎn)。由于經(jīng)濟(jì)利益或趕工期等原因，人們只重視工程質(zhì)量，輕視工程檔案的管理，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)檔案的收集、整理與歸檔工作與工程建設(shè)不能協(xié)調(diào)開(kāi)展，造成了基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)檔案工作滯后，反而影響了工程各方面對(duì)檔案資料的利用工作。因此，應(yīng)切實(shí)加強(qiáng)對(duì)重點(diǎn)工程檔案、材料的收集，確保檔案完整、齊全。項(xiàng)目竣工后，必須全面完成文件材料的清理、歸檔工作；勘察設(shè)計(jì)單位、施工單位、監(jiān)理單位應(yīng)按照規(guī)范進(jìn)行整理，及時(shí)移交檔案給建設(shè)單位；項(xiàng)目竣工后應(yīng)及時(shí)申請(qǐng)檔案部門(mén)進(jìn)行項(xiàng)目檔案登記與驗(yàn)收，項(xiàng)目檔案竣工驗(yàn)收合格后，方得進(jìn)行竣工驗(yàn)收。特別建議要對(duì)可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目立項(xiàng)、合同（協(xié)議）、立項(xiàng)文件等文件材料加強(qiáng)收集和保存。要結(jié)合實(shí)際情況，列出工作重點(diǎn)，提出落實(shí)意見(jiàn)。拓展檔案管理，拓寬檔案管理工作思路，不斷創(chuàng)新檔案資源建設(shè)方式方法，用全局的眼光促進(jìn)檔案工作的規(guī)范化管理，為檔案資源建設(shè)創(chuàng)造新的動(dòng)力、注入新的活力。

3.2 增強(qiáng)工程建設(shè)檔案管理工作制度建設(shè)

認(rèn)真學(xué)習(xí)有關(guān)建設(shè)工程檔案管理方面的法律、法規(guī)和規(guī)章，提高對(duì)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)。認(rèn)真落實(shí)責(zé)任，進(jìn)一步建立健全工程項(xiàng)目檔案的工作制度，完善檔案資源建設(shè)。俗話說(shuō)“沒(méi)有規(guī)矩，難成方圓”。重點(diǎn)工程基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)由于規(guī)模大、工期長(zhǎng)、形成材料多，特別是由于其所涉及的單位和環(huán)節(jié)眾多，所以必須在重點(diǎn)工程檔案管理中做到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。因此，加強(qiáng)和完善有關(guān)的制度建設(shè)，是做好重點(diǎn)工程基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)檔案管理工作的根本保障。

3.3 提高檔案管理人員的工作意識(shí)

工程建設(shè)是百年大計(jì)，工程項(xiàng)目從立項(xiàng)開(kāi)始，主管領(lǐng)導(dǎo)就要指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)文件、圖紙、計(jì)算數(shù)據(jù)、聲像記錄等資料的收集、管理工作，各有關(guān)部門(mén)特別是重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目單位領(lǐng)導(dǎo)在認(rèn)真抓好工程投資、質(zhì)量、進(jìn)度和安全的同時(shí)，要增強(qiáng)檔案管理意識(shí)，把檔案工作列入工程建設(shè)的議事日程，配備好業(yè)務(wù)素質(zhì)較強(qiáng)的專(zhuān)（兼）職檔案員，解決必需的庫(kù)房和設(shè)備保證檔案工作的順利開(kāi)展。同時(shí)，要積極組織檔案工作人員參加檔案管理等方面的培訓(xùn)，充分認(rèn)識(shí)到加強(qiáng)檔案管理工作的重要性和緊迫性，增強(qiáng)檔案意識(shí)，樹(shù)立“內(nèi)強(qiáng)素質(zhì)，外樹(shù)形象，依法管理，爭(zhēng)創(chuàng)一流”的理念。為檔案工作的開(kāi)展創(chuàng)造良好的環(huán)境，把檔案管理工作提高到一個(gè)新水平，為城市發(fā)展和建設(shè)做出應(yīng)有貢獻(xiàn)。

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