【摘要】伴隨著高職院校的快速發(fā)展以及來(lái)自社會(huì)等各方面不斷加大的壓力，提高高職院校教學(xué)管理水平已成為了一種必然的要求，眾所周知，教學(xué)秘書在保障高職院校教學(xué)能力的提升方面發(fā)揮著不可替代的作用。而作為教學(xué)管理措施的具體執(zhí)行者，高職院校系部教學(xué)秘書隊(duì)伍建設(shè)直接影響著教學(xué)質(zhì)量。高職院校系部教學(xué)秘書工作的模式對(duì)保障學(xué)校教學(xué)管理水平的提高，增強(qiáng)學(xué)校競(jìng)爭(zhēng)力起到了至關(guān)重要的作用。文章從高職院校系部教學(xué)秘書工作的重要作用出發(fā)，分析目前教學(xué)秘書的工作情況、能力構(gòu)成以及如何提高工作質(zhì)量等，以促進(jìn)高職院校教學(xué)管理工作。

【關(guān)鍵詞】高職院校 教學(xué)秘書 工作

【中圖分類號(hào)】G71 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【文章編號(hào)】2095-3089（2013）04-0001-02

1.引言

隨著高職院校的迅速發(fā)展，提高教學(xué)管理水平已成為必然要求，根據(jù)高職院校的性質(zhì)和任務(wù)可知，教學(xué)管理在高職院校工作中占有十分重要的地位。要提高教學(xué)質(zhì)量，必須向管理要效益。教學(xué)秘書在提高教學(xué)管理水平活動(dòng)中扮演著十分重要的角色。分析目前高職院校系部教學(xué)秘書工作的狀況，探討改進(jìn)的措施和方法，對(duì)提高高職院校的教育教學(xué)質(zhì)量有重要意義。

2.高職院校系部教學(xué)秘書工作分析

2.1組織和協(xié)調(diào)教學(xué)工作

在日常的教學(xué)活動(dòng)過程中，教學(xué)管理呈現(xiàn)動(dòng)態(tài)化，情況紛繁復(fù)雜。教學(xué)秘書工作要面向教務(wù)主管部門（教務(wù)處）、本院系的領(lǐng)導(dǎo)、教學(xué)辦、教研室、各科專任教師和眾多的學(xué)生，因此協(xié)調(diào)和梳理各方面的關(guān)系就顯得頗為重要。一是在二級(jí)管理模式下，教學(xué)秘書直接參與到第一線的教學(xué)管理工作中，協(xié)調(diào)好與上級(jí)（教務(wù)處）的關(guān)系。二是作為教學(xué)任務(wù)的具體承擔(dān)者的教研室，是教學(xué)秘書的工作對(duì)象，教學(xué)秘書必須協(xié)調(diào)好與之的關(guān)系。三是教學(xué)秘書既承擔(dān)著管理學(xué)生的作用，也同時(shí)為他們提供服務(wù)，所以有效開展教學(xué)管理工作，為學(xué)生創(chuàng)造良好的學(xué)習(xí)環(huán)境就成為了教學(xué)秘書工作的首要目標(biāo)。此外，教學(xué)秘書要按照院系領(lǐng)導(dǎo)的要求，組織和協(xié)調(diào)各項(xiàng)相關(guān)教學(xué)活動(dòng)。

2.2 提供服務(wù)和出謀劃策

教學(xué)秘書的具體工作職責(zé)分為以下幾個(gè)方面：一是處理基層教學(xué)單位的日常教學(xué)工作；二是圍繞為服務(wù)教學(xué)、服務(wù)師生這一中心環(huán)節(jié)，在相關(guān)教材的征訂、教學(xué)任務(wù)的安排以及相關(guān)教師的調(diào)課代課等一系列教學(xué)活動(dòng)中，提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)；三是收集各類信息和資料為院系年度教學(xué)計(jì)劃的制定以及各項(xiàng)教學(xué)管理措施的出臺(tái)提供基礎(chǔ)依據(jù)，當(dāng)好院系領(lǐng)導(dǎo)的參謀；四是在相關(guān)工作中積極提出合理化建議，促進(jìn)教學(xué)工作的合理以及教學(xué)水平的提高。

2.3 督促和反饋教學(xué)工作

教學(xué)秘書在教學(xué)主管部門的指導(dǎo)下和相關(guān)部門的配合下，組織教學(xué)檢查，監(jiān)督各教學(xué)環(huán)節(jié)的落實(shí)情況。如督促教師按時(shí)上交教學(xué)大綱、做好教學(xué)計(jì)劃、及時(shí)錄入學(xué)生成績(jī)等；教學(xué)秘書也要定期或者不定期地搜集教師對(duì)教學(xué)改革的建議，及時(shí)體察學(xué)生對(duì)教學(xué)活動(dòng)的反映和要求，做好反饋和執(zhí)行工作?？傊?，教學(xué)秘書及時(shí)地把信息反饋給教學(xué)管理部門，同時(shí)也按要求及時(shí)督促教師和學(xué)生按時(shí)完成教學(xué)計(jì)劃，并根據(jù)所掌握的情況進(jìn)行總結(jié)和研究，對(duì)教學(xué)管理、教學(xué)手段和教學(xué)方法提出合理的意見和建議，做好相關(guān)的監(jiān)督和反饋工作。

3.高職院校系部教學(xué)秘書能力構(gòu)成

3.1 處理相關(guān)信息的能力

教學(xué)秘書的工作是具體的，也是非常繁雜的。教學(xué)秘書每天要面對(duì)大量的文件、電話、會(huì)議、資料等大信息量的材料，這些材料都從不同環(huán)節(jié)和角度，保證教學(xué)工作的順利進(jìn)行，是教學(xué)水平提高的保障。但是這些材料所包含的信息的時(shí)效性、指導(dǎo)性和收藏價(jià)值各不相同，它涉及到目前乃至今后學(xué)校所進(jìn)行的教學(xué)評(píng)估，對(duì)相關(guān)任課教師的考核以及新專業(yè)的設(shè)置等教學(xué)工作，這就要求教學(xué)秘書必須要具有及時(shí)迅速、準(zhǔn)確地處理這些相關(guān)材料的能力。同時(shí)，作為教學(xué)秘書，客觀、全面、及時(shí)地采集基層的反饋信息，及時(shí)整理和報(bào)告有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)作出決策也是至關(guān)重要的。教學(xué)秘書搜集和處理相關(guān)信息，以進(jìn)一步執(zhí)行決策或調(diào)整補(bǔ)充，使之更加符合教學(xué)實(shí)際的需求，所以信息處理的好壞直接影響到有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的科學(xué)決策。因此，處理信息不僅是教學(xué)秘書的重要工作也是他們必須具備的能力。

3.2 良好的溝通能力

教學(xué)秘書的工作是輔助系部主任處理相關(guān)的日常教學(xué)事務(wù)，以確保教學(xué)工作有條不紊地展開。這種工作當(dāng)然避免不了時(shí)時(shí)刻刻與人打交道，這里既可能是聯(lián)系學(xué)校各部門和廣大教職工，又可以是來(lái)自基層的匯報(bào)以及向上級(jí)請(qǐng)示的問題。這就需要教學(xué)秘書具有較強(qiáng)的溝通能力。為使信息傳遞及時(shí)準(zhǔn)確，教學(xué)秘書需要具有靈活性和應(yīng)變性。在進(jìn)行語(yǔ)言溝通時(shí)，教學(xué)秘書常常需要即席而發(fā)，這就使得教學(xué)秘書沒有時(shí)間在表達(dá)思想時(shí)先打腹稿，所以這需要教學(xué)秘書在熟悉工作業(yè)務(wù)的同時(shí)，應(yīng)加強(qiáng)綜合知識(shí)的積累以應(yīng)對(duì)隨時(shí)而來(lái)的講演和辯述，這樣就能提高講演藝術(shù)和精確陳述思想的能力，提高溝通效果。所以，對(duì)于教學(xué)秘書而言，良好的溝通能力是必不可少的。

3.3熟練管理檔案的能力

管理教學(xué)檔案是教學(xué)秘書的一項(xiàng)重要工作。教學(xué)檔案是學(xué)校管理的重要組成部分。及時(shí)建檔，重要信息及時(shí)歸檔，對(duì)于學(xué)校教學(xué)管理部門而言，重要性是不言而喻的，同時(shí)檔案的管理也是學(xué)校開展相關(guān)工作的重要保證。一個(gè)好的教學(xué)秘書可以及時(shí)地對(duì)檔案進(jìn)行分揀與歸類，等到需要查詢和使用時(shí)就比較方便，大大節(jié)省了查閱檔案所使用的時(shí)間，在一定程度上也就提高了管理工作的效益。由此可知，對(duì)于教學(xué)秘書而言，熟練的檔案管理能力也是非常重要的。

3.4開放的思維和創(chuàng)造能力

教學(xué)秘書具有開放的思維可以在工作中隨時(shí)進(jìn)行創(chuàng)新，這樣就可以使工作盡可能完善，同時(shí)也可以提高工作效率，對(duì)于提高教學(xué)的管理水平具有明顯的效果，加之教學(xué)秘書創(chuàng)造性地使用一些方法，可以使工作更加簡(jiǎn)化和易于接受，這樣也有助于教學(xué)秘書個(gè)人能力的提高。充分發(fā)揮教學(xué)秘書個(gè)人的創(chuàng)造力，并把創(chuàng)造力應(yīng)用于工作中，隨時(shí)進(jìn)行創(chuàng)新，可以最大可能地滿足工作需要，同時(shí)也有助于教育教學(xué)水平的提高，促進(jìn)管理工作的科學(xué)化。

4.提高系部教學(xué)秘書的工作質(zhì)量

4.1明確工作任務(wù)，規(guī)范管理工作

隨著教育管理學(xué)的發(fā)展，教學(xué)管理工作越來(lái)越趨向規(guī)范化，而這一規(guī)范化的核心便是要求學(xué)校及其教學(xué)單位要明確教學(xué)秘書的工作職責(zé)。首先，教務(wù)處作為學(xué)校教學(xué)管理的職能部門應(yīng)統(tǒng)一制定或者規(guī)范教學(xué)秘書工作職責(zé)，明確教學(xué)秘書的工作要求和工作要點(diǎn)，要讓教學(xué)秘書了解完成各項(xiàng)工作的方法以及要達(dá)到的標(biāo)準(zhǔn)等。再者，系部根據(jù)教務(wù)處的相關(guān)要求制定系部教學(xué)秘書工作細(xì)則，教學(xué)秘書在系部領(lǐng)導(dǎo)直接安排下負(fù)責(zé)系部的教學(xué)管理工作，從而改變教學(xué)秘書工作職、責(zé)、權(quán)不清的狀況。提高系部教學(xué)秘書的工作質(zhì)量必須堅(jiān)持“職責(zé)明確、任務(wù)清晰、各負(fù)其責(zé)、協(xié)調(diào)配合”的原則。管理工作中存在效率低下、推諉扯皮、不負(fù)責(zé)任等問題，而要解決這些問題的關(guān)鍵就是要對(duì)教學(xué)秘書進(jìn)行工作職責(zé)的明確，避免因教學(xué)秘書更換而影響了正常教學(xué)秩序。另外，學(xué)校人事部門必須重視教學(xué)秘書隊(duì)伍的穩(wěn)定，加強(qiáng)教學(xué)秘書穩(wěn)定工作的建設(shè)，大力克服在教學(xué)秘書相關(guān)人員配備上的任意性。

4.2 加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，及時(shí)考核反饋

教務(wù)主管部門要加大資金投入，加強(qiáng)對(duì)系部教學(xué)秘書的業(yè)務(wù)培訓(xùn)及考核指導(dǎo)工作。要重點(diǎn)抓好教學(xué)秘書公文寫作、教學(xué)管理信息平臺(tái)操作、檔案學(xué)籍處理等相關(guān)培訓(xùn)，適時(shí)召開專題研討、工作經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)等促進(jìn)教學(xué)秘書工作交流。教務(wù)主管部門可以通過培訓(xùn)及時(shí)發(fā)現(xiàn)教學(xué)秘書工作中存在的不足，及時(shí)告知其處理問題的方法，這樣就為教學(xué)秘書工作的順利開展提供了支持。同時(shí)，要適時(shí)對(duì)教學(xué)秘書工作進(jìn)行考核，可以采取“教務(wù)主管部門、系領(lǐng)導(dǎo)對(duì)教學(xué)秘書工作評(píng)價(jià)，各系部教學(xué)秘書互評(píng)，學(xué)生對(duì)教學(xué)秘書工作評(píng)價(jià)”等形式進(jìn)行，使考核結(jié)果更具客觀性。考核工作可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)教學(xué)秘書工作中的不足，及時(shí)向其反饋考核結(jié)果，并加以指導(dǎo)整改，可以大大促進(jìn)教學(xué)秘書的工作完善。所以及時(shí)考核，做好反饋對(duì)于改進(jìn)教學(xué)秘書的工作是十分必要的。

4.3給予鼓勵(lì)保障，增強(qiáng)工作動(dòng)力

系部教學(xué)秘書的工作離不開院校的支持，有了院校的支持就有了保障。高職院校要健全相關(guān)制度，采取激勵(lì)機(jī)制，使系部教學(xué)秘書對(duì)工作有期望，能夠預(yù)測(cè)到自己努力工作可能會(huì)得到的收獲，進(jìn)而增強(qiáng)系部教學(xué)秘書努力工作的動(dòng)力。高職院校要對(duì)系部教學(xué)秘書的職業(yè)發(fā)展有一個(gè)規(guī)劃，能夠給系部教學(xué)秘書提供一條發(fā)展的道路。規(guī)定系部教學(xué)秘書的性質(zhì)、地位、權(quán)責(zé)、選入和退出的辦法、工作的條例、待遇的享受，在規(guī)定了這些系部教學(xué)秘書存在的基本條件之后，還要規(guī)劃好系部教學(xué)秘書的職業(yè)發(fā)展方向，如：往院校行政和管理方向發(fā)展或往教學(xué)方向發(fā)展，并規(guī)定每個(gè)發(fā)展方向的選擇條件，提出工作做出何業(yè)績(jī)時(shí)可以選擇發(fā)展方向，還有準(zhǔn)予其進(jìn)入該方向的具體操作流程等。與此同時(shí)，高職院校還要拿出“真金白銀”提高系部教學(xué)秘書的福利待遇，包括物質(zhì)、精神、智力等方面的獎(jiǎng)勵(lì)，其中智力獎(jiǎng)勵(lì)就是要給予系部教學(xué)秘書“進(jìn)修深造”的機(jī)會(huì)。通過各項(xiàng)鼓勵(lì)措施使系部教學(xué)秘書能夠從工作中得到被認(rèn)可感、成就感，從而產(chǎn)生更大的工作熱情，更好地為高職院校的發(fā)展服務(wù)。

5.結(jié)語(yǔ)

在我國(guó)大力實(shí)行科教興國(guó)的今天，高職院校的教學(xué)管理工作十分關(guān)鍵，而做好高職院校系部教學(xué)秘書工作對(duì)高職院校的教學(xué)管理發(fā)展具有強(qiáng)大的助推作用。因此，教學(xué)秘書要堅(jiān)持科學(xué)發(fā)展觀，與時(shí)俱進(jìn)，不斷強(qiáng)化業(yè)務(wù)能力，使教學(xué)管理工作邁上一個(gè)新臺(tái)階。

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作者簡(jiǎn)介：

陳惠藍(lán)，女，籍貫：廣東，出生年月：1985年1月，工作單位：東莞職業(yè)技術(shù)學(xué)院，職務(wù)職稱或?qū)W歷：本科，研究方向：高教研究。