嚴(yán)增民,劉 珩
中國石油勘探開發(fā)研究院 研究生部,北京 100083
(5+1)S管理在研究生素質(zhì)教育中的應(yīng)用探索
嚴(yán)增民,劉 珩
中國石油勘探開發(fā)研究院研究生部,北京100083
摘 要:5S管理起源于日本,后廣泛應(yīng)用于企業(yè)管理中。在我國,5S管理較為廣泛地應(yīng)用于企業(yè)、現(xiàn)場管理以及需要整理和衛(wèi)生要求高的機(jī)構(gòu)中,其他領(lǐng)域尚未引起足夠的重視。中國石油勘探開發(fā)研究院研究生部將企業(yè)管理引用到研究生素質(zhì)教育中,并增加1S,形成(5+1)S管理,通過宣傳、教育、引導(dǎo)、監(jiān)督、激勵(lì)等措施,加強(qiáng)管理,不斷滲透,促使研究生養(yǎng)成良好的習(xí)慣,提升個(gè)人素質(zhì)。
關(guān)鍵詞:(5+1)S管理; 研究生; 素質(zhì)教育
5S管理最初來源于日本的一種家庭管理模式[1],自1955年起,日本企業(yè)將其引入到工廠管理中[2],以后逐步增加一些管理要素,演變成為“五常法”,即現(xiàn)在的5S管理。
5S管理指在組織內(nèi)部持續(xù)開展整理(Seiri)、整頓(Seiton) 、清掃(Seiso)、清潔(Seiketsu)、素養(yǎng)(Shitsuke)5項(xiàng)活動(dòng)[2]。
1986年以后,掀起了5S運(yùn)動(dòng)熱潮,在各行各業(yè)得到了應(yīng)用[2],在我國5S管理主要應(yīng)用在企業(yè)管理(如海爾集團(tuán)成功通過5S管理,提高了工作效率,提升了產(chǎn)品質(zhì)量[1])、現(xiàn)場管理、對衛(wèi)生要求高的場所的管理(如制藥機(jī)構(gòu)、醫(yī)院、食堂、宿舍、實(shí)驗(yàn)室等)以及物品雜多的場所的管理中(如倉庫、圖書館、檔案室等),在其他領(lǐng)域的應(yīng)用尚不廣泛。中國石油勘探開發(fā)研究院將5S管理借鑒到研究生素質(zhì)教育中,并延伸1S(Safety,即安全),形成(5+1)S管理,1S是最重要的環(huán)節(jié),是5S的前提和基礎(chǔ)(圖1)。
圖1 (5+1)S管理理念
(5+1)S管理有兩層含義,一個(gè)是教育工作者的管理(即他管),一個(gè)是研究生本人的自我管理(即自管)。以嚴(yán)格的管理來強(qiáng)化意識,使研究生形成良好的習(xí)慣,引導(dǎo)研究生在日常的生活學(xué)習(xí)中,直至走上工作崗位后進(jìn)行良好的自我管理和約束。
(5+1)S管理對象是研究生,內(nèi)容不僅僅針對實(shí)物,也包含電子材料等虛擬物品。
1.(5+1)S是研究生素質(zhì)教育的重要組成部分
研究生是學(xué)歷教育的最高層次,是國家科技創(chuàng)新和社會(huì)發(fā)展最重要的人才資源,社會(huì)對研究生素質(zhì)提出了更高的要求。
我院重視研究生綜合素質(zhì)的培養(yǎng),實(shí)施素質(zhì)教育,(5+1)S管理中的各部分內(nèi)容,體現(xiàn)了個(gè)人修養(yǎng)和素質(zhì),成為我院素質(zhì)教育的重要組成部分。
2.(5+1)S管理是研究生階段管理資料的好方法
研究生階段與大學(xué)階段的學(xué)習(xí)有很大的不同,開始更多地進(jìn)入科學(xué)研究階段的學(xué)習(xí),一旦接觸科研項(xiàng)目,會(huì)遇到大量的基礎(chǔ)資料,包括紙質(zhì)資料和電子資料,通常情況下,這些資料很雜,種類繁多。在研究生生活中,隨著不斷積累,隨著學(xué)習(xí)條件的好轉(zhuǎn),生活用品和學(xué)習(xí)資料也與日俱增,而居住的宿舍空間狹小。
研究生階段所面臨的這些情況,都需要研究生有一個(gè)好的管理學(xué)習(xí)生活資料的好方法,(5+1)S管理可以做到。
3.(5+1)S管理能夠有助于幫助研究生養(yǎng)成良好的習(xí)慣
(5+1)S管理的精髓主要是要整齊、整潔、規(guī)則、保持和素養(yǎng),這些都是好的習(xí)慣。遵守(5+1)S管理,就會(huì)有一個(gè)清潔和舒暢的環(huán)境,在好的環(huán)境生活和工作,會(huì)使人擁有好的心情和好的精神面貌;(5+1)S管理不僅要打掃、整理、整頓,而且最重要的是保持,即堅(jiān)持,保持已經(jīng)完成的良好的局面。
行為心理學(xué)研究表明,一個(gè)行為堅(jiān)持21天以上就能形成習(xí)慣,心理學(xué)稱之為21天效應(yīng)[3]。(5+1)S管理不僅僅要求堅(jiān)持21天,而且要持之以恒,一直堅(jiān)持下去,久而久之,(5+1)S行為將成為一個(gè)穩(wěn)定的好習(xí)慣,成為“理所應(yīng)當(dāng)”的必需品。
4.(5+1)S管理能夠有效地提高研究生的學(xué)習(xí)工作效率
做科學(xué)研究以及學(xué)習(xí)需要查閱各種文獻(xiàn)、書籍和資料,這些資料可能堆積在自己的宿舍、實(shí)驗(yàn)室、辦公室,也可能藏在電腦里的某一個(gè)文件夾下,當(dāng)我們需要查閱的時(shí)候,面對雜亂的資料,有時(shí)需要搜尋很長時(shí)間,甚至?xí)驘o從查找從而放棄這些本來很有用的資料。(5+1)S管理要求對資料進(jìn)行整理、歸類和清理,便于查找和使用,從而節(jié)省時(shí)間,大大提高工作效率。
遵守(5+1)S管理,就會(huì)有好的精神狀態(tài),研究表明,好的精神狀態(tài)可以使人精神集中,能力能得到更加充分的發(fā)揮,進(jìn)而提高效率。
1.加強(qiáng)宣傳,使(5+1)S管理深入人心
研究生已是成年人,經(jīng)過前期的學(xué)習(xí),已經(jīng)具備獨(dú)立思考的能力。對研究生的管理更多是進(jìn)行說服教育,需要研究生配合完成,而不是強(qiáng)制性的命令,因此,要做好宣傳工作,讓研究生主動(dòng)去做。
我院通過入學(xué)教育、師生交流、班會(huì)、座談會(huì)、講座、板報(bào)、校報(bào)等途徑,大力宣傳(5+1)S管理,目的是使(5+1)S管理深入人心,使每個(gè)學(xué)生知道(5+1)S,了解(5+1)S,討論(5+1)S,營造推行(5+1)S的濃厚氛圍[1]。
2.(5+1)S各環(huán)節(jié)管理
(1) 安全。安全是一切工作的基礎(chǔ),研究生是一個(gè)相對集中的群體,也是思想活躍、情緒容易波動(dòng)的群體,在校期間的大部分學(xué)習(xí)生活是集體行為,對集中的人群更應(yīng)該加強(qiáng)安全工作。研究生的安全應(yīng)包含用電、用水、交通安全等,也包含思想動(dòng)態(tài)、心理健康等思想安全。
我院各級領(lǐng)導(dǎo)及研究生管理人員高度重視研究生的安全,主要有以下做法:一是加強(qiáng)安全管理。嚴(yán)格杜絕一切不利于安全的行為,例如,不得在研究生公寓及教室使用電飯鍋、電磁爐、電熨斗等大功率電子設(shè)備,嚴(yán)禁存放易燃易爆危險(xiǎn)品,嚴(yán)禁不正確的充電,人走須切段所有電源,對于危險(xiǎn)行為采取零容忍,發(fā)現(xiàn)違反安全規(guī)定的行為進(jìn)行嚴(yán)肅處理;加強(qiáng)安全檢查,排除安全隱患;實(shí)行嚴(yán)密的安全預(yù)案和上報(bào)制度,發(fā)現(xiàn)安全隱患和思想波動(dòng)苗頭,立即處理。二是強(qiáng)化安全,意識先行,定期開展安全教育、消防安全演練、安全知識競賽等,提高研究生安全意識。三是提高安全在研究生評價(jià)中的比重,我院對研究生的各種表現(xiàn)進(jìn)行量化評價(jià),在評定細(xì)則中明確了安全意識如燈、電腦、插座、電源是否關(guān)閉等項(xiàng)目,在評價(jià)中,提高安全所占的比例,使研究生對安全引起足夠的重視。
(2)整理。5S管理中對整理的定義:“將工作場所的所有物品區(qū)分為必要品和不必要品,去除不必要品,留下必要品[2]?!闭淼暮诵氖欠诸惡腿コ?,整理在研究生習(xí)慣養(yǎng)成中具有重要的作用,通過觀察發(fā)現(xiàn),研究生剛?cè)雽W(xué)后,通常是各種物品雜亂擺放,為研究生準(zhǔn)備的抽屜、衣柜利用率則不高,研究生對整理的意識非常薄弱。
我院要求研究生對自己的物品進(jìn)行分類,對于不必要的物品進(jìn)行清除,比如礦泉水瓶、不用的紙箱、破損不再用的廢舊電器等;對于長期不用的物品,比如當(dāng)前季節(jié)不穿的衣物、長期不用的書籍等,整理入抽屜和衣柜等儲物柜中。宿舍、機(jī)房、自習(xí)室、實(shí)驗(yàn)室、辦公室表面只存放當(dāng)前正在使用的物品,保持簡單的布局。對于電子類材料,定期整理文檔,明顯位置只存放當(dāng)前經(jīng)常使用的文件,保持簡單的風(fēng)格。
(3)整頓。5S管理中對整頓的定義:“對整理之后留在工作場所的必要物品,根據(jù)使用狀態(tài)分類,固定位置擺放,并標(biāo)識清楚[2]。”
整理之后的第二步是整頓,為了便于查找,并留出足夠的空間,我院要求研究生對整理出來的必要物品,依據(jù)學(xué)生本人的使用習(xí)慣,將不同類別的物品、不同內(nèi)容的物品、不同使用狀態(tài)的物品,按固定位置順序擺放,并作相應(yīng)的標(biāo)識。對于電子類材料,依據(jù)一定的規(guī)則,對文件夾進(jìn)行分類,確??焖俨檎?,文件及時(shí)存放到相應(yīng)的文件夾下。
整理、整頓做好了,就會(huì)達(dá)到整齊的狀態(tài),并且能留出較大的空間,這樣帶來的好處有兩點(diǎn):第一是營造了好的生活學(xué)習(xí)環(huán)境,給人賞心悅目的感覺;第二是便于查找材料,大大提高工作效率。
對于整理和整頓,我院在評價(jià)細(xì)則中給出了明確的量化標(biāo)準(zhǔn),包含床面、床下、書桌、地面、自習(xí)室、機(jī)房桌面物品的擺放等。
(4)清掃。5S管理中對清掃的定義:“徹底清除工作場所的垃圾、污垢和塵埃,保持工作環(huán)境的干凈整潔及機(jī)器、材料等的清新亮麗[2]?!?/p>
這里所指的清掃,不同于簡單的打掃,是要將包含邊邊角角、犄角旮旯、不容易接觸和不容易打掃的所有區(qū)域徹底清掃,不留死角,對于容易起球和有線路經(jīng)過的區(qū)域,要更加重視清掃。我院將研究生使用的宿舍、機(jī)房、自習(xí)室、實(shí)驗(yàn)室、辦公室各個(gè)區(qū)域按精細(xì)的區(qū)塊進(jìn)行劃分,制定明細(xì)評分細(xì)則,比如鏡面、墻面、過道、洗手間蹲坑、床下、線路區(qū)域、洗手池、陽臺、自習(xí)室桌角、機(jī)房臺面等,任何一個(gè)區(qū)域不干凈,均要扣分。
(5)清潔。5S管理中對清潔的定義:“持續(xù)執(zhí)行上述三個(gè)步驟[(5+1)S管理中應(yīng)該是上述四個(gè)步驟],維持結(jié)果,養(yǎng)成堅(jiān)持的習(xí)慣,并輔以一定的監(jiān)督檢查措施[2]?!?/p>
清潔是整理、整頓、清掃的目標(biāo)和結(jié)果,清潔也需要堅(jiān)持不懈的保持整理、整頓、清掃,維持形成的結(jié)果,清潔重在堅(jiān)持。我院在檢查(5+1)S執(zhí)行情況時(shí),采取定期和不定期兩種形式,定期檢查是為了督促學(xué)生進(jìn)行整理、整頓、清掃,不定期檢查是為了督查結(jié)果維持情況,根據(jù)當(dāng)前檢查結(jié)果與上次檢查結(jié)果的維持情況,給予維持成績。
(6)素養(yǎng)。5S管理中對素養(yǎng)的定義:“教育員工提高文化和品德修養(yǎng),養(yǎng)成遵守規(guī)則和自律的習(xí)慣[2]?!?/p>
5S管理中基本上將素養(yǎng)認(rèn)為是堅(jiān)持開展整理、整頓、清掃,養(yǎng)成長久的習(xí)慣,即在執(zhí)行其他4S中體現(xiàn)出來的個(gè)人素養(yǎng)。筆者認(rèn)為應(yīng)該將素養(yǎng)進(jìn)行擴(kuò)展,提升到綜合素質(zhì)的層面上,尤其對于教育領(lǐng)域而言。
1999年6月, 素質(zhì)教育的經(jīng)驗(yàn)被推廣開來,高等教育工作者開始將素質(zhì)教育借鑒到大學(xué)教育中,并逐步延伸到研究生教育領(lǐng)域”[4]。
在素質(zhì)教育戰(zhàn)略的要求下,以切實(shí)提高研究生綜合素質(zhì)為目標(biāo),中國主流哲學(xué)家對人的最高成就定義為“內(nèi)圣外王”,內(nèi)圣是指修養(yǎng)的高度,外王是指人的社會(huì)功用。我院的素質(zhì)教育與“內(nèi)圣外王”的理念相同,即提高研究生的個(gè)人素養(yǎng),也增強(qiáng)研究生的奉獻(xiàn)意識和科研能力(即對社會(huì)的貢獻(xiàn)度)。
我院實(shí)施素質(zhì)教育,主要通過開展科學(xué)道德與學(xué)風(fēng)建設(shè)、素質(zhì)教育大講堂、院士論壇、學(xué)生講堂、師生交流、軍訓(xùn)、愛國主義教育、國內(nèi)國際學(xué)術(shù)活動(dòng)、論文開題中期檢查和答辯各環(huán)節(jié)以及定期上交讀書筆記等活動(dòng)來執(zhí)行。
3.加強(qiáng)監(jiān)督,確保(5+1)S管理的有效實(shí)施
盡管研究生有一定的自控性,思想較為成熟,然而,僅靠研究生的自覺還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠,為了保證(5+1)S管理的持續(xù)有效實(shí)施,必須加強(qiáng)監(jiān)督,我院(5+1)S管理施行四個(gè)方面的監(jiān)督。(1)宿舍、機(jī)房、自習(xí)室、實(shí)驗(yàn)室管理員的監(jiān)督,他們是(5+1)S管理考評的主要評分者;(2)研究生教育工作者的監(jiān)督,主要是檢查(5+1)S管理的保持情況,對研究生不符合(5+1)S管理的情況提出改正意見,教育研究生養(yǎng)成(5+1)S管理的穩(wěn)定習(xí)慣;(3)研究生的自我監(jiān)督,宿舍、機(jī)房、自習(xí)室、實(shí)驗(yàn)室實(shí)行分期負(fù)責(zé)制,每天輪流值日,值日生負(fù)責(zé)當(dāng)天(5+1)S管理的監(jiān)督;(4)成立志愿服務(wù)小組,按期對各個(gè)場所進(jìn)行監(jiān)督,發(fā)現(xiàn)不符合(5+1)S管理的情況,通知值日生立即改正。
4.實(shí)行激勵(lì)機(jī)制,有所激有所逼
曾國藩曾經(jīng)說過:“天下事,有所激有所逼而成者居其半?!边@句話完全適用于研究生教育。為推動(dòng)(5+1)S管理,鼓勵(lì)優(yōu)秀,我院(5+1)S管理實(shí)行激勵(lì)機(jī)制。(1)在研究生獎(jiǎng)學(xué)金評定中,將(5+1)S管理的執(zhí)行情況作為重要的考核指標(biāo),嚴(yán)重違反者,可一票否決;(2)作為研究生畢業(yè)綜合考核的重要依據(jù),將考評結(jié)果提供給用人單位;(3)將(5+1)S管理的考評成績作為優(yōu)秀畢業(yè)生和優(yōu)秀學(xué)生干部的重要參考。
5.通過他管,引導(dǎo)研究生的自我管理
通過教育工作者(5+1)S管理的一系列措施,傳遞給所有研究生一個(gè)信號,(5+1)S管理是提高研究生素質(zhì)的重要措施,研究生在接受(5+1)S管理的過程中,會(huì)逐漸地感悟到其中的重要性和必要性,并且在不斷的堅(jiān)持中,養(yǎng)成穩(wěn)定的習(xí)慣,在校期間能夠自覺地進(jìn)行自我管理,甚至畢業(yè)走上工作崗位,走向社會(huì)后,依然能將(5+1)S管理堅(jiān)持下去,作為終身受益的習(xí)慣影響自己,影響身邊的人。
對于教育工作者而言,教育其實(shí)是使學(xué)生養(yǎng)成好的習(xí)慣,任何人才都是通過學(xué)校接受教育的,好的習(xí)慣要從學(xué)校開始培養(yǎng),對于研究生良好習(xí)慣的養(yǎng)成,(5+1)S管理是一個(gè)行之有效的管理辦法。(5+1)S管理從每一個(gè)環(huán)節(jié)來看,都是很簡單就可以做到的日常小細(xì)節(jié),但要做到卻不容易,能堅(jiān)持下來則更難,如果能做到并堅(jiān)持下來,就會(huì)有意想不到的收獲。
(5+1)S管理這種源于家庭管理普遍應(yīng)用于現(xiàn)場管理和企業(yè)管理的經(jīng)驗(yàn),在研究生教育領(lǐng)域很值得推廣。我院意識到了(5+1)S管理的重要性,將其作為提高研究生培養(yǎng)質(zhì)量的重要舉措,通過開展(5+1)S管理,提高了研究生素質(zhì),得到了用人單位的認(rèn)可。
在實(shí)施(5+1)S管理的過程中,教育工作者應(yīng)先踐行(5+1)S,起到示范作用,并且在管理中,要確保教育工作者和學(xué)生的和諧關(guān)系,師生共同努力,促進(jìn)(5+1)S管理的有效執(zhí)行。
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中圖分類號:G642
文獻(xiàn)標(biāo)識碼:A
文章編號:1006-9372 (2013)04-0035-04
收稿日期:2013-09-28。
作者簡介:嚴(yán)增民,男,工程師,主要從事研究生管理工作。
Exploration on (5+1)S Management in Quality Education of Postgraduate
YAN Zeng-min, LIU Heng
Research Institute of Petroleum Exploration &Development,Beijing 100083,China
Abstract:5S Management originate in Japan, and then largely used in company management.In China, 5S Management is used mostly in company & site management, and the sites that are need of arrangement and cleaning up, but not of other area. Graduate School and Training Center, Research Institute of Petroleum Exploration & Development(RIPED) use the experience of company management for reference in quality education , and put in 1S, for (5+1)S management.Through announcement, education, lead, supervise, encourage and so on to tighten up and inf i ltrate the management continuously, the postgraduates have to be urged to have a good habit, and improves all-around development.
Key words:(5+1)S Management; postgraduate; quality education