馬英

(河北廣播電視大學(xué)，河北 石家莊 050071)

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加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理工作的思考

馬英

(河北廣播電視大學(xué)，河北 石家莊 050071)

會(huì)計(jì)檔案管理具有形成范圍廣泛、類別穩(wěn)定、形式多樣的特點(diǎn)。隨著新時(shí)期社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和會(huì)計(jì)工作的深入，會(huì)計(jì)檔案管理顯示出日益重要的作用。會(huì)計(jì)檔案是反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的歷史紀(jì)錄，在工作中要采取多項(xiàng)措施，加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理工作，提高檔案管理水平。

會(huì)計(jì)檔案；管理；經(jīng)濟(jì)；財(cái)務(wù)檔案

會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料，是記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，是檢查企事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的重要依據(jù)。同時(shí)，會(huì)計(jì)檔案還可以為國(guó)家提供詳盡的經(jīng)濟(jì)資料，為國(guó)家制定宏觀經(jīng)濟(jì)政策提供參考，是國(guó)家檔案的重要組成部分。

一、會(huì)計(jì)檔案的基本特點(diǎn)

一是形成范圍廣泛。會(huì)計(jì)檔案范圍的廣泛性反映在兩個(gè)方面：一方面，會(huì)計(jì)檔案在社會(huì)的各領(lǐng)域無(wú)處不在。凡是具備獨(dú)立會(huì)計(jì)核算條件的單位，都要形成會(huì)計(jì)檔案。另一方面，會(huì)計(jì)檔案的實(shí)體數(shù)量也相對(duì)其他門類的檔案數(shù)量更多。尤其是在企業(yè)、商業(yè)、金融、財(cái)政、稅務(wù)等單位，會(huì)計(jì)檔案不僅是反映這些單位的職能活動(dòng)的重要材料，而且產(chǎn)生的數(shù)量也很大。

二是檔案類別穩(wěn)定。會(huì)計(jì)工作內(nèi)容與種類繁多，如工業(yè)會(huì)計(jì)、商業(yè)會(huì)計(jì)、銀行會(huì)計(jì)、稅收會(huì)計(jì)、總預(yù)算會(huì)計(jì)、單位預(yù)算會(huì)計(jì)等，且形成的量大，但是會(huì)計(jì)核算的方法、工作程序以及所形成的會(huì)計(jì)核算材料的基本成分是一致的，即會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等三個(gè)方面。會(huì)計(jì)檔案內(nèi)容成分的穩(wěn)定性，是區(qū)別于其他檔案的重要標(biāo)志，也是其他門類檔案無(wú)可比擬的，這一特點(diǎn)使其便于整理分類，有利于管理制度的制定和實(shí)際操作的規(guī)范和統(tǒng)一。

三是內(nèi)在聯(lián)系緊密。一方面，會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和會(huì)計(jì)報(bào)表等，相互之間密切聯(lián)系，不可分割，具有鮮明的整體性。另一方面，一個(gè)會(huì)計(jì)年度中所形成的會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)報(bào)表等，在反映某一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)時(shí)，可以從業(yè)務(wù)發(fā)生到結(jié)束上報(bào)，連續(xù)不斷地進(jìn)行記錄，環(huán)環(huán)相扣、緊密聯(lián)系，便于對(duì)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)進(jìn)行正確的計(jì)算和綜合分析。這種整體性和規(guī)律性的特點(diǎn)，遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過(guò)其他檔案。

四是外在形式多樣。會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和會(huì)計(jì)報(bào)表都有特定的格式和項(xiàng)目，與一般文件資料不同。會(huì)計(jì)專業(yè)的性質(zhì)決定了會(huì)計(jì)檔案形式的多樣化：會(huì)計(jì)憑證在不同行業(yè)，外形更是大小各異、長(zhǎng)短參差不齊；會(huì)計(jì)賬簿有訂本式賬、活頁(yè)式賬、卡片式賬之分；會(huì)計(jì)報(bào)表由于有文字、表格、數(shù)據(jù)而出現(xiàn)了16開(kāi)或8開(kāi)等紙張規(guī)格以及計(jì)算機(jī)打印報(bào)表等。

二、會(huì)計(jì)檔案的重要作用

首先，會(huì)計(jì)檔案是預(yù)測(cè)、決策經(jīng)濟(jì)情況，開(kāi)展會(huì)計(jì)分析的重要依據(jù)。真實(shí)、完整的會(huì)計(jì)檔案是財(cái)務(wù)工作的基礎(chǔ)依據(jù)，是反映、監(jiān)督、參與經(jīng)營(yíng)管理的重要信息資源。會(huì)計(jì)檔案?jìng)鬟f出管理規(guī)劃、控制決策過(guò)程中所發(fā)生的會(huì)計(jì)信息，對(duì)經(jīng)營(yíng)管理有重要的支持和參考作用。利用會(huì)計(jì)電算化會(huì)計(jì)檔案的數(shù)據(jù)可以預(yù)測(cè)本單位甚至某一地區(qū)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展情況與趨勢(shì)，使決策者在遵循市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)規(guī)律的前提下，制定出適合自身發(fā)展的經(jīng)營(yíng)策略。

其次，會(huì)計(jì)檔案是會(huì)計(jì)監(jiān)督的基礎(chǔ)資料。會(huì)計(jì)檔案在社會(huì)審計(jì)和工商、海關(guān)、稅務(wù)等行政機(jī)關(guān)的檢查過(guò)程中利用率極高。這些部門通過(guò)對(duì)會(huì)計(jì)憑證、財(cái)務(wù)報(bào)告、賬簿等原始資料的審核，可以評(píng)價(jià)被審查單位會(huì)計(jì)處理是否真實(shí)、公允，單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)是否合法；通過(guò)對(duì)企業(yè)會(huì)計(jì)流程和業(yè)務(wù)處理的審核，可以發(fā)現(xiàn)內(nèi)部控制和管理方面的問(wèn)題，提出改進(jìn)建議。

最后，會(huì)計(jì)檔案還是總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、揭露責(zé)任事故、打擊經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域犯罪、分析和判斷事故原因的重要依據(jù)。會(huì)計(jì)檔案客觀地記錄了各項(xiàng)活動(dòng)中的情況，可以為經(jīng)濟(jì)科學(xué)研究提供各種可靠的數(shù)據(jù)和可比性資料，發(fā)揮著史料價(jià)值的重要作用。在打擊經(jīng)濟(jì)犯罪活動(dòng)中，會(huì)計(jì)檔案可以為之提供重要證據(jù)，揭穿經(jīng)濟(jì)犯罪事實(shí)，為打擊經(jīng)濟(jì)犯罪提供重要幫助。

三、加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理的具體措施

第一，從基礎(chǔ)做起，規(guī)范會(huì)計(jì)檔案的立卷和保管工作。首先，裝訂會(huì)計(jì)憑證要使用統(tǒng)一的會(huì)計(jì)憑證裝訂封皮，封粘裝訂線，封皮表面的有關(guān)欄目要逐項(xiàng)填寫齊全，并在封粘處加蓋會(huì)計(jì)人員印章。裝訂完畢要按時(shí)間順序依次放入會(huì)計(jì)檔案盒中，并認(rèn)真填寫檔案盒面上的內(nèi)容。其次，年度終了要封賬，活頁(yè)賬簿應(yīng)將空白賬頁(yè)取出,已設(shè)置會(huì)計(jì)科目但無(wú)業(yè)務(wù)發(fā)生的賬頁(yè)則應(yīng)保留。會(huì)計(jì)報(bào)表要逐頁(yè)編制序號(hào)，分別填寫“會(huì)計(jì)檔案卷內(nèi)目錄”和“會(huì)計(jì)備考表”。年終時(shí)，會(huì)計(jì)檔案應(yīng)移交綜合檔案室保管或者財(cái)會(huì)部門暫管。已終止會(huì)計(jì)核算業(yè)務(wù)的單位或部門，其會(huì)計(jì)檔案應(yīng)交上級(jí)檔案室保管。已離任的會(huì)計(jì)人員，其會(huì)計(jì)檔案應(yīng)交本單位綜合檔案室或財(cái)會(huì)部門，不得自行保管。

第二，建章立制，依靠完善的規(guī)章制度規(guī)范會(huì)計(jì)檔案管理工作。要明確會(huì)計(jì)檔案管理的責(zé)任主體，建立健全會(huì)計(jì)檔案管理的規(guī)章制度，使會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化。要將檔案管理工作納入日常工作的總體計(jì)劃，制定檔案工作管理目標(biāo)，明確責(zé)任。對(duì)納入會(huì)計(jì)核算中心集中核算的單位，應(yīng)根據(jù)資產(chǎn)所有權(quán)不變、財(cái)務(wù)管理自主權(quán)不變、資金使用權(quán)不變、債權(quán)債務(wù)不變、會(huì)計(jì)核算主體不變的五項(xiàng)原則，明確會(huì)計(jì)檔案管理的主體是各行政企事業(yè)單位，而不是會(huì)計(jì)核算中心。要嚴(yán)格按照《檔案法》《會(huì)計(jì)法》《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》《會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范》等法律和有關(guān)規(guī)定，建立和完善會(huì)計(jì)檔案管理制度，規(guī)范檔案資料的收集、整理、歸檔、保存、利用等各項(xiàng)工作程序。會(huì)計(jì)檔案保管期滿需要銷毀時(shí),由會(huì)計(jì)檔案管理部門提出銷毀意見(jiàn)，經(jīng)與財(cái)會(huì)部門共同鑒定、嚴(yán)格審查后，編造會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)，按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行銷毀。

第三，加強(qiáng)對(duì)新的會(huì)計(jì)管理體制下會(huì)計(jì)檔案的監(jiān)督管理。財(cái)會(huì)部門應(yīng)當(dāng)與檔案部門密切配合，加大力度，共同做好對(duì)新的會(huì)計(jì)管理體制下形成的會(huì)計(jì)檔案的監(jiān)管工作。財(cái)會(huì)部門要在工作中做好會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和會(huì)計(jì)報(bào)表的經(jīng)常性監(jiān)督管理；檔案部門要側(cè)重做好會(huì)計(jì)檔案收集、整理、保存和利用等環(huán)節(jié)的監(jiān)督管理。在具體工作中，不僅要遵循傳統(tǒng)的原則，還要了解瞬息萬(wàn)變的資本市場(chǎng)及財(cái)務(wù)管理發(fā)展趨勢(shì)，及時(shí)掌握最新的策略與技術(shù)，以便更好地發(fā)現(xiàn)和糾正會(huì)計(jì)檔案管理中存在的問(wèn)題。

第四，注重會(huì)計(jì)人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高會(huì)計(jì)管理人員的綜合素質(zhì)。高素質(zhì)的會(huì)計(jì)人員是做好會(huì)計(jì)檔案管理工作的第一要素。會(huì)計(jì)檔案管理人員的政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)和職業(yè)道德決定了會(huì)計(jì)檔案管理工作的水平。因此，做好會(huì)計(jì)檔案管理工作，必須首先做好會(huì)計(jì)人員的培訓(xùn)，不斷提高他們的綜合素質(zhì)。在培訓(xùn)內(nèi)容上，既要注重會(huì)計(jì)知識(shí)、檔案管理知識(shí)的培訓(xùn)，也要注重相關(guān)法律、規(guī)章制度的培訓(xùn)；既要注重理論知識(shí)、基本原理的培訓(xùn)，也要注重實(shí)際操作能力的培訓(xùn)。在學(xué)習(xí)培訓(xùn)的方式上，要將有組織的培訓(xùn)與個(gè)人自學(xué)結(jié)合起來(lái)，以取得最佳培訓(xùn)效果。

[1]梁勝.依法加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理[J].現(xiàn)代會(huì)計(jì)，1997，(6).

[2]王航.會(huì)計(jì)檔案管理中的問(wèn)題及對(duì)策分析[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2013，(2).

[3]王秋華.淺談會(huì)計(jì)檔案管理工作規(guī)范化[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，2009，(12).

Reflections on Strengthening the Management of Accounting Archives

MA Ying

(Hebei Radio & TV University, Shijiazhuang, Hebei 050071, China)

Accounting archives management has such characteristics as a wide range, stable categories and various forms. With the development of the accounting work in depth and the socialist market economy in the new period, the management of the accounting records shows an important role. Accounting file is the historical record to reflect the economic operations A number of measures should be taken in the daily work to strengthen the accounting records management work and improve the level of archives management.

accounting archives; management; economy; financial records

2013-05-14

馬英(1966-)，女，河北石家莊人，實(shí)驗(yàn)員，主要從事財(cái)務(wù)管理研究。

G275.9

A

1008-469X(2013)04-0101-02