梁艷青

（南京曉莊學(xué)院文學(xué)院，江蘇南京211171）

文秘專業(yè)人才辦公自動(dòng)化應(yīng)用能力培養(yǎng)研究

梁艷青

（南京曉莊學(xué)院文學(xué)院，江蘇南京211171）

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，在信息化的發(fā)展背景之下，自動(dòng)化辦公成為一種趨勢(shì)，需要文秘人員具備更好的素質(zhì)和能力，才能與時(shí)俱進(jìn)，在激烈的競(jìng)爭(zhēng)中多的生存和發(fā)展的機(jī)會(huì).

文秘；專業(yè)人才；辦公自動(dòng)化；能力培養(yǎng)

1 辦公自動(dòng)化簡(jiǎn)介

辦公自動(dòng)化，是一種把現(xiàn)代化的辦公技術(shù)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行有機(jī)組合的新型的辦公方式.運(yùn)用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)手段和網(wǎng)絡(luò)海量的信息資源，讓整個(gè)辦公的活動(dòng)在人之外的設(shè)備中得到外化，實(shí)現(xiàn)對(duì)工作效率和質(zhì)量的提升，最終可以實(shí)現(xiàn)企業(yè)良好的經(jīng)濟(jì)效益和良好的社會(huì)效益[1].隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展，計(jì)算機(jī)的核心技術(shù)在辦公室中得到良好的運(yùn)用，傳統(tǒng)的文秘辦公的方式已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代化的企業(yè)發(fā)展的要求.現(xiàn)代的企業(yè)的文秘需要更加深層次和更加廣闊的內(nèi)涵.隨著社會(huì)競(jìng)爭(zhēng)的日趨增強(qiáng)，對(duì)于文秘的要求不斷的提高，對(duì)于其專業(yè)知識(shí)和能力以及工作的模式都提出了更高的要求.現(xiàn)今的文秘工作已近成了一個(gè)需要把知識(shí)、信心高度密集、以及專業(yè)技能融合消化的高素質(zhì)人才，在文秘的日常工作之中，信息化的程度越來(lái)越高，現(xiàn)代的文秘人員要想在信息化更新速度很快的社會(huì)獲得生存，除了具備扎實(shí)的基本知識(shí)之外，還需要掌握一定的信息采獲和進(jìn)行適當(dāng)?shù)姆治觯瑢?duì)信息進(jìn)行良好的處理和發(fā)布，能夠熟練的掌握現(xiàn)代化的辦公設(shè)備.

辦公自動(dòng)化是隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及通信技術(shù)和現(xiàn)代胡的設(shè)備的發(fā)展逐漸發(fā)展起來(lái)的一門綜合的技術(shù).在經(jīng)濟(jì)逐漸高度發(fā)展和社會(huì)競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈的情況下，怎樣提高辦公的自動(dòng)化，怎樣實(shí)現(xiàn)辦公效率的有效提高，是文秘人員需要具備的素質(zhì)和需要努力改進(jìn)的方向.

2 新形勢(shì)下的文秘隊(duì)伍建設(shè)

2.1 健全相互激勵(lì)的競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制

文秘人員是公司文秘服務(wù)的主體，對(duì)于文秘人員質(zhì)量的提高，需要做好對(duì)于文秘人員的積極性和主動(dòng)性的調(diào)動(dòng)，需要做好堅(jiān)持以人為本和有效的競(jìng)爭(zhēng)相結(jié)合.建立好競(jìng)爭(zhēng)和趕超的激勵(lì)格局，不斷實(shí)現(xiàn)對(duì)于文秘隊(duì)伍的建設(shè)，實(shí)現(xiàn)對(duì)文秘活力的激發(fā)，讓他們?cè)诟?jìng)爭(zhēng)的機(jī)制下，不斷提高自己的素質(zhì)和能力，為企業(yè)的發(fā)展更好的服務(wù).

2.2 對(duì)文秘進(jìn)行人文格局建設(shè)

文秘工作的責(zé)任重大，需要承受的壓力也很大，工作的辛苦程度很大，需要管理層給予他們足夠的人文關(guān)懷，需要做好用真情和真心進(jìn)行管理，還需要做好對(duì)于文秘人員的思想和動(dòng)態(tài)方面的具體關(guān)注，幫助解決文秘人員生活和工作中的困難，解除其思想負(fù)擔(dān)和后顧之憂，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)于員工是工作潛能的激發(fā)[2].做好精神層面的鼓勵(lì)和激勵(lì)的雙重結(jié)合，對(duì)于那些在工作之中政治成熟、成績(jī)顯著的文秘人員需要給予必要的獎(jiǎng)勵(lì)，做好對(duì)這些人員的優(yōu)先選拔和任用，構(gòu)建良好的人文關(guān)懷和進(jìn)行適當(dāng)?shù)募?lì)機(jī)制.

2.3 構(gòu)建任務(wù)明確的考核制度

對(duì)于文秘人員的工作，需要做好對(duì)于目標(biāo)的考核，把日常的協(xié)調(diào)和結(jié)合服務(wù)，以及對(duì)于文件的起草和相關(guān)的調(diào)查研究等業(yè)務(wù)進(jìn)行細(xì)化和分解，落實(shí)到科室和個(gè)人的身上，逐月的量化，實(shí)現(xiàn)全程考核和實(shí)現(xiàn)年終獎(jiǎng)優(yōu)懲劣[3].做好對(duì)于目標(biāo)管理的考核成果的應(yīng)用，把對(duì)于文秘人員的考核結(jié)果和對(duì)于先進(jìn)和優(yōu)秀的評(píng)選進(jìn)行掛鉤，做好對(duì)于管理人員的績(jī)效工資以及選拔任用方面的工作，逐漸強(qiáng)化對(duì)于目標(biāo)的考核和實(shí)現(xiàn)激勵(lì)約束的機(jī)制.

2.4 構(gòu)建過(guò)失問責(zé)的格局

需要把責(zé)任落實(shí)到個(gè)人的身上，把這種問責(zé)的機(jī)制引入到對(duì)于文秘的管理上面，在對(duì)于工作進(jìn)行安排時(shí)，對(duì)于完成的效果需要進(jìn)行明確的標(biāo)準(zhǔn)約束，對(duì)于在工作之中的失誤，協(xié)調(diào)服務(wù)和文稿的起草方面的業(yè)務(wù)之中出現(xiàn)的問題和錯(cuò)誤，需要進(jìn)行明確的責(zé)任追究，引導(dǎo)文秘人員不斷增強(qiáng)自身的責(zé)任感，降低其做事的失誤率，依靠有力和有效的追責(zé)措施來(lái)促進(jìn)文秘質(zhì)量的提升.

辦公室秘書在公司的運(yùn)轉(zhuǎn)中起著重要的作用，需要起到對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行輔助和助手的作用，對(duì)于員工，文秘是進(jìn)行傳遞的橋梁，是領(lǐng)導(dǎo)處理日常事務(wù)和落實(shí)檢查行政任務(wù)以及平衡行政部門工作的得力助手[4].需要文秘人員具備謙和和寬容的道德素質(zhì)，還需要有強(qiáng)大的心理素質(zhì).

3 辦公室文秘人需需要擁有的應(yīng)用能力

隨著信息化的步伐不斷增強(qiáng)，社會(huì)經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展和科技技術(shù)的不斷發(fā)展，對(duì)于辦公室的文秘人員提出更高的要求，辦公室的文秘人員只有不斷的增強(qiáng)自身的能力和素質(zhì)，才能不斷適應(yīng)新形勢(shì)的要求，不斷增強(qiáng)機(jī)關(guān)的活力，從而保證機(jī)關(guān)工作效率和效益.

3.1 認(rèn)清發(fā)展形勢(shì)，增強(qiáng)自身責(zé)任感和使命感

隨著信心全球化的不斷增強(qiáng)，經(jīng)濟(jì)發(fā)展的不斷加速，科技革命得到迅速發(fā)展.需要文秘人員注重對(duì)于自身的素質(zhì)的提高[5].樹立不斷學(xué)習(xí)的意識(shí)，實(shí)現(xiàn)對(duì)自己知識(shí)的不斷更新，做到學(xué)用結(jié)合，不斷的勤奮工作，做好自己職責(zé)范圍內(nèi)的事情，保證做事的質(zhì)量和效率，為領(lǐng)導(dǎo)提供更好的服務(wù)，還需要做好對(duì)部門的服務(wù)，增強(qiáng)自身的責(zé)任感和使命感.

3.2 在學(xué)習(xí)中實(shí)踐，不斷提高自身的素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)

我們的知識(shí)和能力不是在短期內(nèi)速成的，知識(shí)和能力需要在不斷的工作實(shí)踐之中不斷的更新，尤其是優(yōu)秀的素質(zhì)，需要在不斷的學(xué)習(xí)和實(shí)踐之中逐漸豐富.在先進(jìn)的時(shí)代，極端及知識(shí)已然成為當(dāng)今密實(shí)人員的看家本領(lǐng)，秘書之間要做到相互的取長(zhǎng)補(bǔ)短，進(jìn)行相互學(xué)習(xí)，實(shí)現(xiàn)共同提高[6].還需要不斷的向領(lǐng)導(dǎo)學(xué)習(xí)，遇到不懂的問題，多向領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)教，這樣既能實(shí)現(xiàn)對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)在一些事情上的看法的了解，還能在整個(gè)過(guò)程之中實(shí)現(xiàn)對(duì)自己的提高.更重要是把自己學(xué)習(xí)得到的知識(shí)和技能，在實(shí)踐之中不斷運(yùn)用，要走出辦公室，到實(shí)際的工作環(huán)境之中去了解企業(yè)的發(fā)展和運(yùn)轉(zhuǎn)狀態(tài)，在實(shí)踐之中去獲取知識(shí)，為企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)決策提供更好的輔助.

在進(jìn)行學(xué)習(xí)的過(guò)程中，需要擺正自己的態(tài)度，做到謙虛好學(xué)，不要驕傲的情緒，需要腳踏實(shí)地的做好自己本職的工作，講究實(shí)用和實(shí)效，做好對(duì)個(gè)人的素質(zhì)和工作能力的不斷提升.在實(shí)踐之中，要不怕跑路，舍得花費(fèi)自己的力氣，把工作做到實(shí)處，還要多動(dòng)腦進(jìn)行思考，加強(qiáng)和部門之間的溝通，進(jìn)行密切的合作，樹立廉潔和高效的形象.不斷提升自己的能力，在實(shí)踐中鍛煉成才.

3.3 注重敬業(yè)奉獻(xiàn)，不斷增強(qiáng)對(duì)于服務(wù)的主動(dòng)性

辦公室的工作一般都比較繁瑣，涉及的范圍廣.文秘人員需要做好，上面為領(lǐng)導(dǎo)分擔(dān)憂愁，下面為干部職工做好服務(wù).做好對(duì)于二者的結(jié)合[7].做好自己的工作，落實(shí)自己的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)的地位.做好對(duì)于“參與政務(wù)、管理事務(wù)、搞好服務(wù)”三大職能的統(tǒng)籌兼顧.做好對(duì)自己工作的合理安排，做到“調(diào)研圍繞中心轉(zhuǎn)，協(xié)調(diào)圍繞領(lǐng)導(dǎo)轉(zhuǎn)，服務(wù)圍繞大家轉(zhuǎn)”這幾個(gè)職能的統(tǒng)籌兼顧.讓自己的工作目標(biāo)更加明確，突出工作的重點(diǎn)，讓工作的成效更加的明顯.

4 辦公室自動(dòng)化對(duì)于文秘工作的重要意義

4.1 辦公自動(dòng)化的功能和作用

辦公自動(dòng)化的功能主要包括三個(gè)方面.一個(gè)方面是對(duì)于內(nèi)部的通信簡(jiǎn)潔化，不需要進(jìn)行人為的傳遞.實(shí)現(xiàn)包公自動(dòng)化，公司需要做好對(duì)于軟硬件設(shè)備的購(gòu)置，采用最新的技術(shù)和手段，實(shí)現(xiàn)信息傳遞的簡(jiǎn)潔和快捷，改變了以往靠人力進(jìn)行協(xié)調(diào)和安排的局面.實(shí)現(xiàn)了整個(gè)工作流程的簡(jiǎn)化，這就在一定程度上節(jié)約了時(shí)間，實(shí)現(xiàn)了簡(jiǎn)約化的目標(biāo)；第二個(gè)方面是實(shí)現(xiàn)信息發(fā)布的快速化.通過(guò)采用最新的科學(xué)技術(shù)設(shè)備和技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)了信息傳遞的高度和效率，改變了傳統(tǒng)的信息傳達(dá)的程序繁瑣，信息發(fā)布速度緩慢的情況，實(shí)現(xiàn)信息發(fā)布的效率的大大提升；最后一方面是實(shí)現(xiàn)了整個(gè)工作流程的自動(dòng)化，這樣就顯著提高了工作的效率.在沒有進(jìn)行辦公自動(dòng)化之前，辦公一般都是采用手動(dòng)化的操作，這樣的方式必然出現(xiàn)做事的效率低下，實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)化辦公之后，就可以有效實(shí)現(xiàn)對(duì)于效率的提高.

4.2 辦公自動(dòng)化對(duì)文秘工作的意義

4.2.1 提高文秘工作的效率

因?yàn)槊貢墓ぷ魇且约胺爆嵑蛷?fù)雜的，工作中往往是千頭萬(wàn)緒，尤其是在一些會(huì)務(wù)工作，時(shí)常讓秘書對(duì)于會(huì)議的安排力不從心[8].在運(yùn)用了自動(dòng)化的設(shè)備進(jìn)行辦公之后，就可以運(yùn)用辦公室的自動(dòng)化的辦公系統(tǒng)，這樣就能應(yīng)付大量的會(huì)議.隨著自動(dòng)化設(shè)備和技術(shù)的應(yīng)用，秘書對(duì)于信息化手段的掌握，就能實(shí)現(xiàn)辦事效率的大大提高，尤其在信息的處理方面，運(yùn)用辦公室自動(dòng)化就有利于秘書充分的運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)來(lái)獲取信息和知識(shí)，就能讓秘書更好的做好政務(wù)服務(wù)方面的工作.

4.2.2 促進(jìn)秘書工作職能拓展

秘書在傳統(tǒng)的工作之中主要負(fù)責(zé)的是辦公、辦文、辦事三個(gè)方面.但是隨著信息化的高速發(fā)展，新技術(shù)的不斷出現(xiàn)，在辦公區(qū)域的自動(dòng)化設(shè)備和技術(shù)逐漸成熟，隨著信息技術(shù)的不斷提高，就讓秘書的工作和網(wǎng)絡(luò)自動(dòng)化之間進(jìn)行了緊密的聯(lián)系，自動(dòng)化辦公的方式，改變了秘書工作的模式.工作的內(nèi)容也發(fā)生了極大的變化，不僅僅停留在以上三個(gè)方面，還需要做好許多方面的工作.但是自動(dòng)化辦公的采用，就能實(shí)現(xiàn)對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)的工作服務(wù)，可以運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行解決的，都可以運(yùn)用這樣的方式進(jìn)行迅速的解決，實(shí)現(xiàn)了秘書職能的大大擴(kuò)展，同時(shí)還能保證效率的提高.

4.2.3 更新秘書讀物意識(shí)

實(shí)際上秘書的意識(shí)就是一種“決策”的意識(shí).秘書的活動(dòng)是一種直接聯(lián)系在人和社會(huì)實(shí)踐之間的實(shí)踐活動(dòng)，隨著網(wǎng)絡(luò)現(xiàn)代化的發(fā)展，秘書的服務(wù)職能需要最好和現(xiàn)代化信息技術(shù)的有效接軌，還有更多的服務(wù)意識(shí)需要在實(shí)踐之中逐漸被發(fā)掘和運(yùn)用.

5 結(jié)束語(yǔ)

秘書工作的復(fù)雜性，決定了秘書的工作很難有一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行規(guī)范，需要秘書人員做好自己分內(nèi)之事，既要精通業(yè)務(wù)，又要處理好上下之間的關(guān)心.因此，秘書需要根據(jù)時(shí)代的發(fā)展，與時(shí)俱進(jìn)，實(shí)現(xiàn)自我素質(zhì)的提高，運(yùn)用自動(dòng)和的設(shè)備設(shè)施，實(shí)現(xiàn)工作效率的提高，在平凡的工作崗位之中體現(xiàn)自己的價(jià)值.

〔1〕陳寶亞.談高校辦公自動(dòng)化對(duì)秘書工作的影響[J].浙江工商職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào),2010(2).

〔2〕單敏,盧錦明.涉外企業(yè)文秘人員辦公自動(dòng)化能力運(yùn)用的要求及對(duì)策[J].鄭州航空工業(yè)管理學(xué)院學(xué)報(bào)（社會(huì)科學(xué)版）,2009(3).

〔3〕納勇.“管理文秘”職能的歷史演變[J].云南民族大學(xué)學(xué)報(bào)（哲學(xué)社會(huì)科學(xué)版）,2008(2).

〔4〕卞華程.淺析如何提高文秘專業(yè)人才辦公自動(dòng)化的應(yīng)用能力[J].中小企業(yè)管理與科技,2011(34).

〔5〕李麗.高職文秘基層復(fù)合型人才培養(yǎng)質(zhì)量芻議[J].職教論壇,2010(2).

〔6〕譚哲.高職文秘學(xué)生職業(yè)能力培養(yǎng)途徑探析[J].教育與職業(yè),2009(30).

〔7〕高萍.論經(jīng)貿(mào)活動(dòng)中的文秘工作[J].黑龍江對(duì)外經(jīng)貿(mào)2010 (6).

〔8〕張爽.淺談辦公自動(dòng)化對(duì)文秘工作的重要性[J].中國(guó)科技信息,2005(11).

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