楊 陽，趙長祺(承德醫(yī)學院，河北承德 067000)

當前高校教職工檔案管理中存在的問題和應對策略

楊 陽，趙長祺
(承德醫(yī)學院，河北承德 067000)

檔案管理;教職工檔案;檔案信息化

人事檔案管理工作是高校教育工作的重要組成部分，目前，高校越來越重視人力資源管理。在人力資源管理過程中，對個人資歷、能力、閱歷的了解只依賴于檔案資料，在新形勢下，沿用過去的檔案管理方式已經(jīng)不能滿足當前工作的需要，本文對當前高校教職工檔案管理中存在的問題進行了分析并提出了相應對策。

1 高效教職工檔案管理工作中存在的問題

1.1 教職工自身檔案觀念淡漠由于受長期以來傳統(tǒng)觀念或固有觀念的影響，身為高校人事檔案工作的對象—教職工，對與自己切身利益相關的檔案重視力度并不夠，認為與自己的關系不大，也因此對檔案收集時需要的各種資料不會主動、積極的予以搜集、整理，并提交給檔案管理部門。例如，目前高校教職工為了提高自身的學歷、資歷，參加了許多出國、進修、培訓等活動，但在回到本單位后沒有把相關的培訓登記表等要求歸檔的資料送到檔案管理人員手中，而是自己保留，他們并不知道這樣會嚴重影響自身檔案的完整性，往往直到職位變動需要檔案提供相關資料時才會察覺，而此時往往手中的資料也已經(jīng)遺失。諸如此類的情況時有發(fā)生，既影響了高校教職工自身的利益，也對檔案管理工作造成了不良影響。

1.2 檔案信息化程度不高，效率低下目前，檔案管理工作效率比較低，還是純手工操作，檔案材料也全都是紙質(zhì)材料。當然，這種形式的檔案管理方式在最初的社會歷史背景下是適合和必要的。由于檔案管理工作固有的保密性和獨立性的要求，檔案管理在相當長的時間里都被認為是神秘的和不可接觸的工作，因此這種形式的檔案管理方式曾經(jīng)、并且在現(xiàn)在與未來都有不可否認的優(yōu)勢所在。但是在當前的社會環(huán)境下，人事檔案的利用成為了更被看重的人事檔案管理工作的目的，并且，人事檔案的服務性和可利用性也成為了檔案管理工作的新重點，這就對檔案管理工作提出了更為高效、更為復雜的要求，而原來的純手工操作和純紙質(zhì)檔案的形式已不能滿足當前社會環(huán)境對檔案管理工作的要求。作為紙質(zhì)檔案材料，它的原始性、可靠性、完整性是信息化檔案無法完全替代的，因此，將來紙質(zhì)檔案材料也有一定存在的必要性，但并不等于現(xiàn)代化的檔案管理工作不能將信息化管理、電子化檔案作為有益的補充手段，從而提供更為高效和人性化的服務。

1.3 檔案資料收集不全且內(nèi)容空泛當前形勢下的高校教職工有很多進修、出國、讀研、讀博等機會，這也是高校提高人才素質(zhì)的有益策略，并且高校也加強了高學歷、高層次人才的引進。在這些人才的來往與交流過程中，我們發(fā)現(xiàn)這些人的檔案資料不太完整，有很多進修歸來的教職工并沒有把新獲得的資歷、學位等資料補充到自己的檔案中，這就給檔案管理工作造成了許多漏洞。例如:個人升職過程中，需要提供個人進修、出國的相關資料，而這些本該由檔案管理部門提供的資料長時間保存在個人手中，在需要的時候不是很難找到就是已經(jīng)丟失，不僅對檔案管理工作造成了影響，也影響了個人事業(yè)的進程。另一方面，檔案資料中很多內(nèi)容側(cè)重于自我評價，因此官話、套話居多，教職工為個人利益考慮所填寫的內(nèi)容多是褒揚之詞，很難看出真實情況，這樣的資料就失去了作為檔案資料最重要的特點—真實性，這也是檔案管理工作中必須注意的問題。

2 應對策略

2.1 提高教職工自身的檔案觀念針對教職工檔案觀念淡漠的問題，檔案管理人員可以通過強調(diào)檔案管理工作的重要性，加大宣傳檔案管理與自身利益的聯(lián)系性，改變搜集檔案過程中的主動性等方面加以避免。以此提高教職工對檔案管理工作的重視，同時也提高檔案管理過程中教職工與檔案管理人員的主動性和參與性，這樣必然對提高檔案管理工作的效率有積極的促進作用。因此，應在檔案意識的宣傳和培養(yǎng)上投入更大的精力，以提高所有教職工的檔案意識并且積極參與進來。

2.2 做好檔案管理工作的信息化建設和改革為了使檔案管理工作在繼承以往工作的有益經(jīng)驗和適應現(xiàn)代化的新需求中健康良性發(fā)展，要求在檔案管理工作現(xiàn)代化、信息化的過程中謹慎、大膽。謹慎，是考慮到檔案管理工作的特殊性和重要性;大膽，是要跟上現(xiàn)代化、信息化的腳步。這兩方面缺一不可，沒有謹慎，檔案管理工作將失去其嚴肅性;沒有大膽，檔案管理工作將止步不前、僵化遲鈍。在現(xiàn)代化和信息化的要求下，檔案管理工作要以更合理的步伐、并遵循檔案管理工作自身的特點來進行信息化改革。

2.3 加強檔案資料收集工作的完整性和真實性為了避免與克服搜集檔案資料時遇到的困難和問題，檔案管理工作人員應該嚴格遵守各項檔案管理制度并堅決徹底的執(zhí)行，對人事變動過程中產(chǎn)生的新資料、新內(nèi)容要做到心中有數(shù)，在收集和整理檔案資料時要做到與時俱進，在人員往來過程中把握每一條應該收集的檔案資料，應該是主動進行收集而不是坐等教職工將資料送到檔案管理者手中。為了改變檔案中部分資料內(nèi)容失真、失實的情況，檔案管理過程中應該對部分可供共享的內(nèi)容進行公開，通過群眾監(jiān)督的方式盡量避免上述情況。針對檔案的完整性和真實性的要求，在群眾監(jiān)督和輿論監(jiān)督雙重作用之下公開部分檔案資料，以提高檔案資料的完整性和真實性。

以上種種措施都是在新形勢下檔案管理工作需要做出的努力和調(diào)整，是為了在保持過去良好的經(jīng)驗和傳統(tǒng)的基礎上，提供更為人性化和個性化的檔案服務而做出的改變，這種改變必將有效的提高和加快高校教職工檔案管理工作的進程，為高校的現(xiàn)代化建設保駕護航。

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