竇紅平

（巢湖職業(yè)技術(shù)學(xué)院，安徽 巢湖 238000）

芻議新建高職院校教學(xué)秘書的工作及其素養(yǎng)

竇紅平

（巢湖職業(yè)技術(shù)學(xué)院，安徽 巢湖 238000）

文章立足于平時工作實踐，從教學(xué)秘書的工作內(nèi)容和基本素養(yǎng)兩個維度進(jìn)行研究，歸納出教學(xué)秘書應(yīng)完成的22項具體工作，提出教學(xué)秘書應(yīng)具備的“服務(wù)素養(yǎng)”、“信息素養(yǎng)”、“寫作素養(yǎng)”、“溝通素養(yǎng)”、“責(zé)任素養(yǎng)”等五大素養(yǎng)。

高職院校；教學(xué)秘書；工作；素養(yǎng)

自教育部頒布《關(guān)于全面提高高等職業(yè)教育教學(xué)質(zhì)量的若干意見》（教高[2006]16號）以來，高職院校的教學(xué)質(zhì)量倍受關(guān)心。在各校教學(xué)質(zhì)量工程建設(shè)過程中，教學(xué)秘書是個不可忽略的角色。尤其對于我們這些新建高職院校①來說，教學(xué)秘書工作的重要性是不言而喻的。本文試圖從教學(xué)秘書的工作內(nèi)容和教學(xué)秘書所應(yīng)具備的素養(yǎng)兩個方面加以探討。

我們知道，一般新建高職院校的教學(xué)管理隊伍可以分為三個層次：上層是領(lǐng)導(dǎo)決策層，由書記、院長、主管教學(xué)的副院長等組成；中間層是組織管理層，由教務(wù)處處長、各系、部主管教學(xué)主任組成；下層是管理操作層，由教務(wù)處各科室人員、各系教學(xué)秘書和教務(wù)員組成。而各系部教學(xué)秘書是教學(xué)第一線從事日常教學(xué)管理的工作人員，他們是教學(xué)管理的具體執(zhí)行者，其工作質(zhì)量的高低與學(xué)院教學(xué)秩序的好壞乃至學(xué)院教學(xué)質(zhì)量高低都是密切相關(guān)的。因為他們直接面臨教學(xué)諸要素——教師、學(xué)生和教學(xué)媒體，教學(xué)秘書必須妥善處理好三者的關(guān)系，保證各項教學(xué)工作有序進(jìn)行，可以說教學(xué)秘書工作是學(xué)院教學(xué)工作最基本的紐帶和調(diào)節(jié)器。在這種管理體制下，我們的教學(xué)秘書一般都要從事哪些具體工作呢？結(jié)合我們平時工作實際以及走訪相關(guān)的兄弟院校，通過梳理，我們認(rèn)為起碼包括以下一些內(nèi)容：

序號 工作名稱 具體工作內(nèi)容1專業(yè)申報工作 協(xié)助系部主任做好新專業(yè)和重點專業(yè)的申報與建設(shè)工作。2專業(yè)培養(yǎng)方案 協(xié)助系部主任和教研室主任做好本系部各專業(yè)管理 培養(yǎng)方案的制訂、修改、變更和實施中的各項工作。3《教學(xué)大綱》 協(xié)助系部主任對本系部開設(shè)所有課程的教學(xué)大管理 綱(含實驗大綱)、課程簡介等進(jìn)行收集、整理、排版工作，并配合教研室主任對需要調(diào)整的《教學(xué)大綱》進(jìn)行及時修改，同時為需要的老師及時提供新的《教學(xué)大綱》。

4落實教學(xué)任務(wù) 根據(jù)各專業(yè)培養(yǎng)方案，做好每學(xué)期系部開課計劃并配合教研室主任落實任課教師、教室要求，且將相應(yīng)的信息及時輸入排課系統(tǒng)軟件，打印并發(fā)放教師教學(xué)任務(wù)通知書。5 排課工作 根據(jù)開課計劃的要求，完成每學(xué)期系部所開課程具體時間、地點的安排工作，打印并發(fā)放教師課程表。6教材征訂工作 根據(jù)系部開課計劃，協(xié)助教研室主任完成每學(xué)期的教材征訂工作，并上報教務(wù)處教材科。7教學(xué)任務(wù)變更 負(fù)責(zé)系部每學(xué)期任課教師、上課地點、時間等的工作 變更，并負(fù)責(zé)及時通知相關(guān)人員變更內(nèi)容，上報教務(wù)處和分管院長批準(zhǔn)并備案。8調(diào)代課管理 做好系部授課老師臨時調(diào)代課的手續(xù)，并存檔備案，每學(xué)期統(tǒng)計后上報教務(wù)處。9聽課管理 做好院、系領(lǐng)導(dǎo)和任課教師聽課記錄的收集、匯總工作。10突發(fā)性事件的處理 受理系部與教學(xué)有關(guān)的突發(fā)性事件。11組織常規(guī)教學(xué) 完成每學(xué)期期初、期中和期末教學(xué)檢查的計劃、檢查 組織、實施和總結(jié)工作。12組織評教工作 協(xié)助系部主任完成每學(xué)期的系部領(lǐng)導(dǎo)對授課老師及老師之間的評教工作，并組織每學(xué)期的學(xué)生評教工作。13組織、申報各類 協(xié)助系部主任做好教學(xué)優(yōu)秀獎、教學(xué)成果獎等各教學(xué)獎項 類評獎的組織、申報和推薦工作。14組織、申報各類 根據(jù)學(xué)院教務(wù)處和科研處的通知，協(xié)助本系部老教學(xué)科研項目 師做好精品課程、優(yōu)秀教材、各類教育教學(xué)研究課題及科研項目的立項、申報工作。15實踐教學(xué)管理 協(xié)助系部主任做好專業(yè)實習(xí)環(huán)節(jié)的計劃、組織、實施和總結(jié)等工作，并參與系部各實習(xí)基地的籌建和申報工作。16考試管理 一方面，負(fù)責(zé)并組織落實每學(xué)期期中、期末、緩考以及補(bǔ)考等課程的考試組織工作（根據(jù)教務(wù)處通知，制訂每學(xué)期各類考試計劃，做好考前動員工

作，編制考試日程安排表，落實監(jiān)考教師，做好試卷的催收、考卷送印、分裝、發(fā)卷等工作，并受理本系部學(xué)生的緩考申請）。另一方面，積極配合教務(wù)處，做好《計算機(jī)》等級考試、《大學(xué)英語》統(tǒng)考等考試的組織工作，落實監(jiān)考教師、發(fā)放各類考試合格證書等。17成績管理 負(fù)責(zé)本系部所有課程成績管理工作（包括收集、整理、審核、上報及歸檔），開學(xué)初及時給授課教師提供學(xué)生點名登記表和平時成績記錄表，并負(fù)責(zé)畢業(yè)班同學(xué)成績總表的打印核對工作。18畢業(yè)論文管理 協(xié)助系部主任落實每學(xué)年畢業(yè)論文工作計劃、組織、實施、檢查、總結(jié)等工作。19計算教師工作量 根據(jù)學(xué)院及教務(wù)處的相關(guān)文件完成系部年度教學(xué)工作量的統(tǒng)計、匯總和報送工作。20教學(xué)檔案管理 負(fù)責(zé)每學(xué)期各類教學(xué)檔案的收集、整理、歸檔工作，協(xié)助學(xué)院教務(wù)處、檔案館做好每學(xué)年畢業(yè)生的在校學(xué)習(xí)期間學(xué)習(xí)成績等一系列重要數(shù)據(jù)歸檔工作并錄入院檔案管系統(tǒng)中。21教學(xué)文件管理 負(fù)責(zé)各種有關(guān)教學(xué)文件、通知等材料的接收、送閱、承辦、整理和保管工作，完成系部上報教務(wù)處的有關(guān)文件、申請的起草工作。22相關(guān)輔助工作 協(xié)助做好學(xué)院教學(xué)委員會的各項工作，協(xié)助做好教學(xué)督導(dǎo)室的各項工作。

由此可見，教學(xué)秘書是在教務(wù)處和系部主任的雙重領(lǐng)導(dǎo)下，在各系部從事日常教學(xué)管理的工作人員，處于教學(xué)管理隊伍的基層，是新建高職院校教學(xué)管理隊伍的重要組成部分。有的學(xué)者認(rèn)為：在教學(xué)管理中，教務(wù)處、系部、教師和學(xué)生組成了整個教學(xué)信息系統(tǒng)。在這個系統(tǒng)圖中，教學(xué)秘書的作用顯而易見，如下圖所示:②

教學(xué)秘書是整個教學(xué)系統(tǒng)的信息中樞，起著維護(hù)、支撐、協(xié)調(diào)教學(xué)信息系統(tǒng)的作用。通過其上傳下達(dá)、左輸右通，使系統(tǒng)暢通無阻、和諧有序。那么，教學(xué)秘書要完成上述任務(wù)，真正起到樞紐作用，應(yīng)該具備哪些基本的素養(yǎng)呢？

一、服務(wù)素養(yǎng)：教學(xué)秘書工作的前提

如果說“為了學(xué)生一切，為了一切學(xué)生”是我們教育的終極目標(biāo)，那么，“為教學(xué)服務(wù)、為教師服務(wù)、為學(xué)生服務(wù)”，則是教學(xué)秘書一切工作的出發(fā)點和歸宿。教學(xué)秘書的服務(wù)對象是分管教學(xué)副院長、教務(wù)處處長、系部主任、廣大一線教師以及所有的學(xué)生，由于他們在年齡、職稱、性格、學(xué)歷、工作環(huán)境、生活經(jīng)歷等方面均存在很大差異。具有到位的服務(wù)意識是一名高職院校教學(xué)秘書不可忽視的基本素養(yǎng)，是做好教學(xué)秘書工作的前提。具體地說，教學(xué)秘書的服務(wù)素養(yǎng)主要包括以下三個方面：

首先，成為領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手。教學(xué)秘書要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理各項具體的日常教學(xué)事務(wù)，諸如上述。另外，作為“參謀助手”，還應(yīng)該通過處理這些日常教學(xué)事務(wù)來收集各類教學(xué)信息，并將所獲得的各類信息及時與相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行溝通，從而保證教學(xué)秩序的平穩(wěn)運行。

其次，成為專任教師的密切合作者。盡管我們教學(xué)秘書一般都從事一定的教學(xué)任務(wù)，但更多的精力還是放在教學(xué)管理方面，而教學(xué)管理離不開專任教師。因此，教學(xué)秘書必須牢固樹立起為專任教師服務(wù)的思想。例如，在安排教學(xué)任務(wù)的過程中盡可能考慮專任教師從事科研、外出進(jìn)修等方面的需求，從而盡量保證專任教師的各項工作能夠協(xié)調(diào)進(jìn)行。

最后，成為學(xué)生的親密朋友。教學(xué)秘書在實際工作的過程中必然會與廣大學(xué)生廣泛接觸。為學(xué)生服務(wù)，是教學(xué)秘書理應(yīng)具備的素養(yǎng)。例如：通過與各班學(xué)生代表的座談，傾聽學(xué)生們的心聲，可以了解到他們對專業(yè)前景的展望，對專業(yè)知識的需求，對專業(yè)教師課堂教學(xué)水平的評估，同時將這些信息及時向有關(guān)部門或教師反饋。顯然這將對提高我們的辦學(xué)質(zhì)量會有很大幫助。

顯而易見，教學(xué)秘書只有為相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)和廣大師生提供優(yōu)質(zhì)的具有人情味的服務(wù)，圍繞教學(xué)管理中心工作，進(jìn)行換位思考，想他們之所想，急他們之所急，才能進(jìn)一步增強(qiáng)師生之間的融洽和諧，有力地推動整個學(xué)院的教學(xué)管理質(zhì)量不斷提高，從而保證教學(xué)工作的順利開展和實施。

二、信息素養(yǎng)：教學(xué)秘書工作的基礎(chǔ)技能

當(dāng)人類進(jìn)入20世紀(jì)50年代末，隨著計算機(jī)的出現(xiàn)和逐步普及，人類進(jìn)入了信息時代。在當(dāng)下高職院校的教學(xué)管理過程中，以計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為代表的信息技術(shù)是教學(xué)工作正常運行的重要保障，是教學(xué)秘書工作的基礎(chǔ)。正如有的專家指出：“信息素養(yǎng)(Information Literacy)”的本質(zhì)是全球信息化需要人們具備的一種基本能力。

首先，教學(xué)秘書應(yīng)具備信息意識。教學(xué)秘書對教學(xué)信息應(yīng)有一定的敏感度、洞察力和注意力，即：面對不懂的東西，能積極主動地去尋找答案，并知道到哪里、用什么方法去尋求答案。一個具有強(qiáng)烈信息意識的教學(xué)秘書，在日常工作中，會積極主動地發(fā)現(xiàn)、挖掘、收集、利用有效教學(xué)信息。

其次，教學(xué)秘書應(yīng)具備信息知識。信息知識即指教學(xué)秘書對信息基本常識的了解，重點掌握信息文化知識、計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)常識以及一定的外語和法律法規(guī)知識。

最后，教學(xué)秘書應(yīng)具備信息能力。信息能力主要體現(xiàn)在：一方面，信息的獲取能力，即：教學(xué)秘書要善于發(fā)掘和捕捉信息，并能夠根據(jù)實際工作要求和目的，運用科學(xué)方法與手段，對其進(jìn)行篩選和分類，去偽存真，讓信息為我所用。另一方面，信息的預(yù)測能力，即：教學(xué)秘書在現(xiàn)有信息的基礎(chǔ)上對未來事物發(fā)展方向的預(yù)先推測和斷定能力，對事物的有效預(yù)測，有助于自己工作的高效開展和領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策。此外，信息的處理運用能力，即：教學(xué)秘書對信息進(jìn)行綜合分析，整理排序，歸類處理，充實教學(xué)秘書的教學(xué)信息數(shù)據(jù)庫，并在獲取和處理信息的基礎(chǔ)上，把有價值的信息再傳遞給他人。

由此可見，在當(dāng)前信息爆炸的時代，教學(xué)秘書的信息素養(yǎng)具有重要的現(xiàn)實意義，它將直接影響其工作效率和工作水平。

三、寫作素養(yǎng)：教學(xué)秘書工作的基本要求

正如葉圣陶所說：“寫作是每個人非學(xué)不可的，而且是非學(xué)好不可的?！雹邸蹲魑囊馈罚┮欢ǖ臅姹磉_(dá)能力是對每一個教學(xué)秘書的基本要求，是正常開展管理工作的支柱。

首先，養(yǎng)成積累素材的習(xí)慣。教學(xué)秘書要有意識地對平時開展活動的方案、過程和結(jié)果進(jìn)行收集和整理，包括文字材料和圖片材料，只有這樣，到需要寫作時，才能左右逢源，得心應(yīng)手，即：“厚積”才能“薄發(fā)”，“積之愈厚，發(fā)之愈佳”。

其次，掌握一些常用的應(yīng)用文寫作要領(lǐng)。教學(xué)秘書在實際工作中，經(jīng)常撰寫一些文書，諸如：通知、請示、報告、會議記錄、請柬、規(guī)章制度、工作計劃、總結(jié)等應(yīng)用文種，這就需要教學(xué)秘書掌握這些文種的寫作技巧，具有較強(qiáng)的文字表達(dá)能力，力爭做到及時、準(zhǔn)確、簡潔、正確地進(jìn)行書面表達(dá)，從而提高工作效率。

四、溝通素養(yǎng)：教學(xué)秘書工作的重要條件

我們知道，教學(xué)秘書每天都要與領(lǐng)導(dǎo)、教師、學(xué)生等不同角色打交道。要想提高工作效率，并構(gòu)建一個和諧的工作環(huán)境，那么，良好的溝通能力是做好教學(xué)秘書工作的重要條件。

首先，調(diào)整好心態(tài)。心態(tài)就是對事物發(fā)展的反應(yīng)和理解表現(xiàn)出不同的思想狀態(tài)和觀點。教學(xué)秘書給自己定位要準(zhǔn)確，不是領(lǐng)導(dǎo)而是為他人服務(wù)的一般工作人員，不能什么事都想著“自己”，做一點事情就考慮到回報。惟有這樣，在工作中才能表現(xiàn)出快樂、進(jìn)取、有朝氣、有精神。

其次，真正關(guān)心他人。美國著名教育專家內(nèi)爾·諾丁斯博士在《學(xué)會關(guān)心：教育的另一種模式》的引言中寫道：“關(guān)心和被關(guān)心是人類的基本需要?！苯虒W(xué)秘書的工作很多是與一線教師和廣大學(xué)生之間的交往，對他們的需求給予的幫助，應(yīng)該是一種發(fā)自內(nèi)心的真摯情感。“贈人玫瑰 手有余香”，關(guān)心他人就等于關(guān)心自己，在工作中與人方便，與自己會更方便。

最后，遇事要積極主動。教學(xué)秘書每天都要處理許多事情，有的是計劃之中的，也有的是突發(fā)事件，在處理事情的過程中，要主動支援，主動反饋。這樣，與人溝通的時候便會順暢，解決問題也會輕松簡捷。

五、責(zé)任素養(yǎng)：教學(xué)秘書工作的靈魂

責(zé)任是一種精神，更是一種品格。教學(xué)秘書的責(zé)任，不僅對自己喜歡的工作，能按時高質(zhì)量地完成，就是對自己不喜歡的工作，也毫無怨言地承擔(dān)，并認(rèn)認(rèn)真真地做好。

首先，事無巨細(xì)，認(rèn)真對待。教學(xué)秘書工作經(jīng)常涉及到學(xué)院的許多方面，以考試為例：期中考試、期末考試、重修補(bǔ)考、英語等級考試、計算機(jī)等級考試等，這些考試一方面反映出學(xué)院辦學(xué)水平的高低，另一方面也是檢測學(xué)生在校學(xué)習(xí)的狀況，將直接影響到學(xué)院的招生和學(xué)生的就業(yè)。因此，教學(xué)秘書一定要有高度的責(zé)任感，既要對學(xué)院負(fù)責(zé)，也要對學(xué)生負(fù)責(zé)。這就要求教學(xué)秘書應(yīng)高度重視試卷的機(jī)密性、考試的紀(jì)律性以及考場的嚴(yán)肅性，同時嚴(yán)格做好成績管理工作（包括成績的錄入、試卷的存檔等）。只有每一個環(huán)節(jié)認(rèn)真對待，才能避免試題泄密、冒名頂替等現(xiàn)象的發(fā)生，確?？荚嚨娜f無一失。

其次，事與愿違之時，要勇于承擔(dān)責(zé)任。教學(xué)秘書在實際工作中，往往會做出事與愿違的事情，甚至?xí)斐蓢?yán)重的后果或不利的影響，此時，要勇于面對現(xiàn)實，擔(dān)負(fù)責(zé)任。惟有如此，才能總結(jié)經(jīng)驗，不斷提高自己辦事的水平，避免以后再次發(fā)生類似的事情。

總之，教學(xué)秘書工作頭緒紛繁復(fù)雜，是高職院校里一項非常平凡但又不可或缺的工作，我們只有明確了其工作內(nèi)容，并不斷地提升自身的素養(yǎng)，才能勝任這份工作，保證學(xué)院教學(xué)秩序的井然有序，各項教學(xué)活動正常開展，促進(jìn)教學(xué)質(zhì)量與人才培養(yǎng)質(zhì)量共同提高。

注：

①新建高職院校，即：專門從事高等職業(yè)教育、具有獨立法人資格的高等學(xué)校，而非普通高校舉辦的、非獨立法人的二級學(xué)院。

②楊春瑰.從信息論的角度看高校教務(wù)管理[J].華南師范大學(xué)學(xué)報（社會科學(xué)版），1997（1）。

③葉圣陶.作文要道——同《寫作》雜志編輯人員的談[J].中學(xué)語文，1981（6）。

[1]中華人民共和國教育部．關(guān)于全面提高高等職業(yè)教育教學(xué)質(zhì)量的若干意見[Z].教高［2006］16號，2006-11-16.

[2]仲耀黎．高職院校教育教學(xué)管理[M]．合肥：中國科學(xué)技術(shù)大學(xué)出版社，2010.

[3][美]斯蒂芬·P·羅賓斯,等.管理學(xué)（第9版）[M]．孫健敏,等譯.北京：中國人民大學(xué)出版社，2008.

[4][美]內(nèi)爾·諾丁斯.學(xué)會關(guān)心：教育的另一種模式[M]．于天龍,譯．北京：教育科學(xué)出版社，2011.

[5]楊春瑰．從信息論的角度看高校教務(wù)管理[J]．華南師范大學(xué)學(xué)報（社會科學(xué)版），1997,（1）.

[6]李玲，李粟．高等院校教學(xué)秘書的基本素養(yǎng)剖析[J]．中國電力教育CEPE，2010,（1）.

[7]徐敏，淺談高校院系教學(xué)秘書的信息素養(yǎng)[J]．長春理工大學(xué)學(xué)報（高教版），2009,（1）.

（責(zé)任編輯：王躍飛）

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1671-752X（2012）02-0091-03

2012-03-12

竇紅平（1973-），男，安徽無為人，巢湖職業(yè)技術(shù)學(xué)院基礎(chǔ)課部教學(xué)秘書，碩士，研究方向：高職教育教學(xué)。