唐梅

（上海新亞藥業(yè)有限公司 上海 201203）

采購內(nèi)控在制藥企業(yè)降本增效中的作用

唐梅

（上海新亞藥業(yè)有限公司 上海 201203）

原輔料采購作為制劑藥企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的第一個環(huán)節(jié)，對藥品成本控制和藥品質(zhì)量控制至關(guān)重要，是制藥企業(yè)降本增效的一個重要環(huán)節(jié)。怎樣把握好原輔料采購預(yù)算、計劃、價格和采購產(chǎn)品的質(zhì)量關(guān)就顯得非常必要和關(guān)鍵。只有做好采購環(huán)節(jié)的內(nèi)控，才能在降本方面做到利益最大化。

采購內(nèi)控 制藥企業(yè) 降本增效

建設(shè)具有價值創(chuàng)造能力、風(fēng)險控制能力的采購內(nèi)控管理體系，是制藥企業(yè)創(chuàng)造效益和提高藥品質(zhì)量的重要手段。作為醫(yī)藥行業(yè)抗生素制劑生產(chǎn)企業(yè)，醫(yī)藥原輔料采購占營業(yè)成本的比重在70%以上，因此，制定采購內(nèi)控制度是企業(yè)開源節(jié)流、降本增效的重要手段，本文通過從企業(yè)采購業(yè)務(wù)存在的風(fēng)險問題進行簡要的闡述，并提出應(yīng)對的制度和控制點，規(guī)范醫(yī)藥原輔料采購管理行為，更是企業(yè)實現(xiàn)源頭降本的重要途徑,真正體現(xiàn)內(nèi)部控制在采購降本增效中的作用。

1 醫(yī)藥原輔料采購活動中存在的風(fēng)險

市場經(jīng)濟條件下特別是近年來醫(yī)藥行業(yè)快速發(fā)展經(jīng)濟，原料藥市場變化趨勢預(yù)測難度加大，不確定性增加，某些頭孢類原料藥的市場定價甚至可以說瞬息萬變。制藥企業(yè)的采購業(yè)務(wù)越來越難以把握，因此，企業(yè)采購風(fēng)險的控制已越來越受到管理者的重視。這些風(fēng)險主要體現(xiàn)在以下幾個方面：

1）采購政策和策略不當(dāng)，市場預(yù)測不準(zhǔn)確，采購計劃安排不合理，造成庫存短缺或積壓，可能導(dǎo)致公司生產(chǎn)停滯或資源浪費。

2）采購環(huán)節(jié)操作不合規(guī)（如：供應(yīng)商資質(zhì)或備案不符規(guī)范、操作不合規(guī)等），造成公司遭受外部監(jiān)管機構(gòu)處罰。

3）集中招標(biāo)采購監(jiān)督管理難以到位，容易存在舞弊，造成公司資產(chǎn)損失。

4）供應(yīng)商選擇不當(dāng)，造成其提供貨物無法滿足公司生產(chǎn)和銷售的需求，導(dǎo)致公司利益受損。

5）供應(yīng)商壟斷地位導(dǎo)致了不公平、不公正的購銷關(guān)系，主導(dǎo)采購價格，不斷漲價，造成成本失控。

6）采購相關(guān)會計處理不真實、不及時、不完整，可能導(dǎo)致財務(wù)報告錯報、漏報或資產(chǎn)損失。

2 建立采購管理內(nèi)控制度，規(guī)范采購行為是提升采購管理的核心工作

采購內(nèi)控建立在不違背買賣雙方交易原則的基礎(chǔ)上，達到對公司采購的一切活動進行有效的監(jiān)督和管理。針對制藥企業(yè)采購業(yè)務(wù)存在的風(fēng)險，按照制藥企業(yè)醫(yī)藥原輔料采購特點，制定相對應(yīng)的采購制度、采購程序、操作規(guī)則、招標(biāo)文件等，為保證公司采購活動規(guī)范進行建立了良好的基礎(chǔ)。內(nèi)部控制制度就是從根本上規(guī)范行為、避免失誤、降低風(fēng)險。近年來，公司對采購流程和審批層次進行創(chuàng)新和研究，明確職責(zé)，實施采購預(yù)算、計劃、決策、操作、價格控制、合同審核和資金結(jié)算分段操作分級管理的模式，制定了7個制度來加強采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的力度。①采購預(yù)算制度；②合格供應(yīng)商評審制度；③采購需求計劃制度；④采購合同/協(xié)議/訂單制度；⑤采購價格控制制度；⑥應(yīng)付賬款管理制度；⑦采購人員道德建設(shè)制度；并重新設(shè)計采購流程（圖1），進一步優(yōu)化采購程序[1]。

3 精細(xì)化采購管理是實現(xiàn)采購降本最佳良方

面臨歐美債務(wù)危機，出口挑戰(zhàn)，制藥行業(yè)形勢不容樂觀，給原料藥市場帶來了沖擊，站在戰(zhàn)略高度看，精細(xì)采購管理工作，賦予采購部門重要的管理職能是非常必要的。

1）精細(xì)采購成本管理，注重深化挖掘采購價值鏈功能，把主要醫(yī)藥原輔料采購視為企業(yè)追求利潤的重要組成部分。指導(dǎo)采購價格，指導(dǎo)同戰(zhàn)略供應(yīng)商的談判，為了追求企業(yè)最高利潤，把原料藥產(chǎn)品的產(chǎn)業(yè)鏈延伸，制定一體化采購戰(zhàn)略，指導(dǎo)和調(diào)配下屬各子公司采購，實現(xiàn)企業(yè)最佳效益目標(biāo)。

圖1 采購流程圖

2）強化原輔料價格管理控制。堅持性價比最優(yōu)和總成本最低的價格管理理念，發(fā)揮集中采購的優(yōu)勢，對大宗醫(yī)藥原輔料，做到科學(xué)理性采購、適時適價采購，增強供應(yīng)市場議價能力，提高集中采購的運行效率和質(zhì)量，實現(xiàn)物資采購效益最大化。

3）加強和規(guī)范采購與付款內(nèi)控風(fēng)險會計監(jiān)督機制，其會計監(jiān)督目標(biāo)是：①規(guī)范采購和付款行為，強化關(guān)鍵環(huán)節(jié)風(fēng)險控制；②防范采購與付款過程中的差錯和舞弊；③保證相關(guān)流程的完整性和相關(guān)記錄主管審核簽字后付款入賬[2]。

4 采購內(nèi)控管理工作得到加強，降本增效成效顯現(xiàn)[3]

1）強化采購內(nèi)控管理制度，其重點是采購預(yù)算制度，嚴(yán)格控制采購成本和業(yè)務(wù)費用支出。同時，面對國際金融危機給醫(yī)藥企業(yè)帶來的沖擊，行業(yè)顯現(xiàn)的毛利率屢往低處走，采購部門苦練內(nèi)功，每個崗位訂出降本增效的目標(biāo)、措施，責(zé)任到人。從內(nèi)部挖潛入手，強化降本意識，制定了降本增效量化指標(biāo)，以最大限度降低采購成本。

2）針對不同原輔料制定不同采購戰(zhàn)略戰(zhàn)術(shù)，重點品種把握價格變化趨勢，主要采取三大舉措：①重視平時市場信息的了解和研究，積極預(yù)測未來市場趨勢；②敢于超前市場采購的戰(zhàn)略決策；③與供應(yīng)商結(jié)成戰(zhàn)略聯(lián)盟；對低毛利率和負(fù)毛利率產(chǎn)品，力求與供應(yīng)商進行有效的溝通洽談，完善市場詢價，提高議價操作能力；對不同原料，不同供貨渠道，主動出擊，多方談判，降低供應(yīng)商的唯一性，打破其壟斷地位，以最大限度降低采購成本；對包裝材料采取置換形式；對燃料采取嚴(yán)防死守。通過組合策略和有效措施，不僅保障了生產(chǎn)的需求，同時出色完成了這幾年的降本增效任務(wù)。連續(xù)三年與年度經(jīng)營目標(biāo)比超200%以上，成效凸現(xiàn)。

5 改善供應(yīng)鏈管理，是企業(yè)降本增效提高采購管理的中心環(huán)節(jié)

在醫(yī)藥行業(yè)采購管理中，原輔料供應(yīng)鏈所產(chǎn)生的作用是不可替代的，供應(yīng)鏈管理環(huán)境下，改變傳統(tǒng)采購管理思想，它不僅能夠滿足采購成本的控制，而且能夠最大限度實現(xiàn)供應(yīng)鏈的價值最大化。

5.1 集中采購是控制采購成本的理想方式

供應(yīng)鏈環(huán)境下集中采購，需制定一系列切實可行的制度加以規(guī)范，如確定采購范圍(采購金額占總金額70%上原輔料)，確定采購方式（集中招標(biāo)采購、詢價采購、談判采購等），健全管理制度和操作程式。引進競爭機制，降低采購成本。經(jīng)過供應(yīng)鏈管理對采購體系的改善，完成了從分散到集中、從單一到集成的整合，實現(xiàn)了采購成本從“1+1=2”向“1+1<2”的轉(zhuǎn)變，使企業(yè)的現(xiàn)金流向趨于合理、采購成本得到有效控制。例如包裝材料現(xiàn)在每年節(jié)約采購資金500萬元左右，明顯增強了企業(yè)的盈利能力。

5.2 供應(yīng)商是供應(yīng)鏈條中的首要環(huán)節(jié)

企業(yè)原輔料采購與重要供應(yīng)商在建立戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系的基礎(chǔ)上，擴大戰(zhàn)略合作范圍，提升與國內(nèi)知名企業(yè)的合作關(guān)系，爭取更大的優(yōu)惠幅度，無菌原料藥每年有近800萬～1000萬左右市場差價，從而提升企業(yè)產(chǎn)品的競爭力。

5.3 原輔料庫存管理是供應(yīng)鏈中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)

庫存合理決定采購效率與效果。通過供應(yīng)鏈管理改善，利用信息化系統(tǒng)建立科學(xué)高效的供應(yīng)體系，實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)各生產(chǎn)基地原輔料需求計劃ERP(企業(yè)資源計劃)系統(tǒng)在線申報，庫存和消耗在線監(jiān)控，規(guī)避超量采購風(fēng)險。

5.4 改善供應(yīng)鏈管理實現(xiàn)綜合效益[4]

1）降低成本

通過明確庫存、客戶交付率和計劃完成率等關(guān)鍵業(yè)績指標(biāo)責(zé)任歸屬；充實調(diào)整產(chǎn)銷計劃組織與流程，開展新的產(chǎn)銷平衡會議；明確負(fù)責(zé)供應(yīng)鏈上各部門的職責(zé)分工，生產(chǎn)計劃更加柔性和切合實際銷售。企業(yè)的供應(yīng)鏈響應(yīng)時間從原來的45 d縮短到30 d，需要儲備的成品庫存周轉(zhuǎn)天數(shù)從原先的50 d縮短到26 d，庫存下降10%～15%。庫存下降后會保證供應(yīng)鏈各部門的有序銜接，且不發(fā)生斷貨情況，我們要求的庫存都是有效庫存，即減少呆滯庫存、老批號和近效期庫存，維持庫存的成新度，提高企業(yè)的資源高效率。

2）加快資金周轉(zhuǎn)率

供應(yīng)鏈管理的改善，使企業(yè)需要的各類資源庫存下降，庫存的下降帶來庫存資金的釋放，大大降低了企業(yè)的機會成本，企業(yè)資金的周轉(zhuǎn)率縮短40%左右。

3）改善客戶服務(wù)水平

企業(yè)各部門通過供應(yīng)鏈改善，形成以市場銷售計劃為依據(jù)的拉動式管理，即市場客戶需要，銷售將成品庫存中的產(chǎn)品銷售后，計劃部門會自動響應(yīng)需求，增加生產(chǎn)計劃，并自動產(chǎn)生原料補貨計劃。各部門對各自的作業(yè)周期都有明確的規(guī)定，確保銷售計劃更加柔性和切合實際。公司的供應(yīng)鏈響應(yīng)時間從原來的45 d縮短到30 d。

4）增加市場占有率

公司客戶服務(wù)水平的改善，可以及時搶占市場先機，擴大市場銷量，提高市場占有率。

5.5 實施供應(yīng)鏈管理的綜合優(yōu)勢[5]

1）提高企業(yè)競爭力

企業(yè)對供應(yīng)鏈各節(jié)點以信息共享為基礎(chǔ)，以優(yōu)化供應(yīng)鏈績效為目標(biāo)，進行協(xié)同決策。這不僅擺脫了各節(jié)點企業(yè)單純以自身利益最大化為目標(biāo)分散地進行決策所造成的供應(yīng)鏈整體績效低下，也克服了傳統(tǒng)集成式供應(yīng)鏈管理中由單一的決策制定者來主導(dǎo)決策所帶來的諸多弊端，大大提高了生產(chǎn)管理效率，體現(xiàn)了企業(yè)綜合競爭力。

2）供應(yīng)鏈上的利潤增大

即使是為企業(yè)帶來高利潤的一些產(chǎn)品，也是有的企業(yè)掙錢，有的企業(yè)不掙錢，有的企業(yè)還賠錢，有一點原因就是這些產(chǎn)品的成本沒有控制好，市場銷量上不去。通過供應(yīng)鏈管理的改善，我們不增加新的產(chǎn)品，僅加強企業(yè)內(nèi)外部的整合，就可提高效率而獲得新的利潤。

3）供應(yīng)鏈上優(yōu)勢不容易復(fù)制

產(chǎn)品可以復(fù)制，但是管理很難復(fù)制，供應(yīng)鏈管理就是企業(yè)的軟實力，上下供應(yīng)商的有效銜接不是可以短期內(nèi)復(fù)制的，更重要的是企業(yè)內(nèi)部各部門從銷售、計劃、車間、采購、質(zhì)檢等各部門都是需要形成一定的管理規(guī)范，對供應(yīng)鏈有長期的一致的認(rèn)同才能體現(xiàn)綜合效益。

6 結(jié)束語

內(nèi)部控制對制藥企業(yè)的采購管理是非常重要的，采購管理也是企業(yè)供應(yīng)鏈中重要環(huán)節(jié)，供應(yīng)鏈環(huán)境下的采購既要保障供應(yīng)，滿足生產(chǎn)經(jīng)營需要，又要降低成本、節(jié)源開流、增加效益。企業(yè)采購部門要緊緊把握重點環(huán)節(jié)，采用適當(dāng)策略，增強成本管理理念，制定細(xì)化的可操作流程，達到保證產(chǎn)品質(zhì)量和生產(chǎn)銷售供給，降低產(chǎn)品成本，真正實現(xiàn)采購內(nèi)控在制藥企業(yè)采購降本增效中的作用。

[1] 蔣文芳. 論制造企業(yè)采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制存在的問題及其應(yīng)對策略[J]. 中國水運(下半月), 2008, 8(2): 157-159.

[2] 高玉靜, 蓋春娥. ERP環(huán)境下采購業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制分析[J]. 價值工程, 2009, 28 (4): 94-96.

[3] 梁紅. 內(nèi)部控制給采購降本開“良方”[J]. 石油石化物資采購, 2008, 29 (11): 76-77.

[4] 鄧紹學(xué). 供應(yīng)鏈的分解與整合是企業(yè)降本增效的源泉[C]//第三屆中國西部現(xiàn)代物流研討會論文集, 西安:《物流技術(shù)與應(yīng)用》編輯部, 2003: 152-160.

[5] 李丹. ERP系統(tǒng)中采購與付款企業(yè)內(nèi)控風(fēng)險的會計監(jiān)督[J]. 財會月刊(會計版), 2011, (4): 17-18.

Effect of procurement internal control on cost reduction and eff i ciency in pharmaceutical company

TANG Mei
(Shanghai New Asia Pharmaceutical Co., Ltd., Shanghai 201203, China)

As the f i rst aspect of the drug production and operation, procurement of raw materials is particularly crucial to the cost and quality control of drugs and it is an important part for pharmaceutical companies to reduce cost and enhance eff i ciency. How to grasp the budget, plan and price of raw materials procurement and the quality of purchased products becomes very necessary and critical. Only when a good job has been done in internal control of procurement, the benef i ts resulting from cost reduction can be maximized.

procurement internal control; pharmaceutical company; cost reduction and eff i ciency

F406.5

C

1006-1533(2012)17-0045-03

2012-06-19）