黃小榮

(長(zhǎng)江大學(xué)工程技術(shù)學(xué)院，湖北荊州434020)

2012年，長(zhǎng)江大學(xué)工程技術(shù)學(xué)院(以下簡(jiǎn)稱”我院”)順利通過了湖北省教育廳組織的“學(xué)士學(xué)位評(píng)估驗(yàn)收”。在此次評(píng)估中，豐富的系部原始教學(xué)檔案材料起到了特別重要的作用。因此，做好系部教學(xué)檔案管理，規(guī)范系部教學(xué)檔案工作是高校檔案管理亟待解決的問題，也是提高高校檔案管理工作的有效保證。本文就如何提高系部檔案管理人員的綜合素質(zhì)、健全各項(xiàng)系部檔案管理人員規(guī)章制度等進(jìn)行探討。

一、系部教學(xué)檔案在學(xué)士學(xué)位評(píng)估中的比重

我院在2012年的學(xué)士學(xué)位評(píng)估中，資料是按照五項(xiàng)大類指標(biāo)體系來整理的。在五項(xiàng)一級(jí)指標(biāo)體系中，每項(xiàng)指標(biāo)體系中都包含系部教學(xué)檔案材料。其中四項(xiàng)指標(biāo)體系都是從平時(shí)的系部教學(xué)檔案管理中體現(xiàn)出來的。四項(xiàng)一級(jí)指標(biāo)體系包含了13項(xiàng)二級(jí)指標(biāo)體系，40項(xiàng)三級(jí)指標(biāo)體系。其中，師資隊(duì)伍、科研情況、專業(yè)建設(shè)結(jié)構(gòu)、實(shí)驗(yàn)教學(xué)(實(shí)驗(yàn)報(bào)告)、試卷、畢業(yè)論文(設(shè)計(jì))、課程設(shè)計(jì)、實(shí)習(xí)報(bào)告、調(diào)、停課記錄表等各種系部教學(xué)檔案資料，都是供專家組隨時(shí)抽查調(diào)閱的。由此可見，系部教學(xué)檔案在教學(xué)評(píng)估中占據(jù)著相當(dāng)重要的位置，豐富、規(guī)范、完整的系部教學(xué)檔案是教學(xué)評(píng)估中不可或缺的重要組成部分。

二、我院系部教學(xué)檔案存在的主要問題

第一，檔案管理人員不穩(wěn)定。我院的系部檔案管理人員都是由教學(xué)秘書兼任，教學(xué)秘書工作繁雜，平時(shí)沒有專門的時(shí)間來收集和整理檔案，只能抽時(shí)間斷斷續(xù)續(xù)的來整理。長(zhǎng)此以往，導(dǎo)致了系部檔案凌亂、沒有系統(tǒng)性和科學(xué)性，一旦要用時(shí)，如教學(xué)評(píng)估抽查，就只能集中人員和時(shí)間來突擊整理，無法確保檔案的完整和質(zhì)量。同時(shí)系部教學(xué)秘書更換頻繁，嚴(yán)重影響了系部檔案材料的收集、立卷工作。系部檔案人員的工作表現(xiàn)和工作業(yè)績(jī)也缺乏相應(yīng)的監(jiān)督機(jī)制和獎(jiǎng)懲制度。

第二，檔案資料收集不齊全。檔案資料的收集是一個(gè)連續(xù)積累的過程，實(shí)際工作中常會(huì)出現(xiàn)有些資料沒有及時(shí)整理、及時(shí)歸檔的情況出現(xiàn)。如教師信息表、教師的教案存檔、教師的各種學(xué)術(shù)會(huì)議、論文記載等;學(xué)生各類競(jìng)賽的過程資料、學(xué)生學(xué)籍異動(dòng)資料、實(shí)驗(yàn)室過程記錄、還有畢業(yè)論文(畢業(yè)設(shè)計(jì))沒有指導(dǎo)過程記錄、新開專業(yè)辦學(xué)條件方面的可行性報(bào)告與論證等等都沒有及時(shí)歸檔，沒有按檔案要求形成文件。

第三，檔案整理缺乏規(guī)范。檔案管理人員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案管理培訓(xùn)，對(duì)檔案管理專業(yè)知識(shí)缺乏了解，對(duì)于檔案的整理缺乏規(guī)范性、統(tǒng)一性。各檔案管理員根據(jù)自己的方法整理檔案，沒有整理前的集中清理和整理后的及時(shí)補(bǔ)充，導(dǎo)致檔案遺漏，不規(guī)范，缺乏統(tǒng)一性，缺少經(jīng)常性的、內(nèi)外結(jié)合的定期或跟蹤收集，影響了檔案的完整性和連續(xù)性。［1］

三、系部教學(xué)檔案管理改進(jìn)方法

第一，穩(wěn)定檔案管理隊(duì)伍，加強(qiáng)檔案法的學(xué)習(xí)。學(xué)院要給系部檔案管理人員創(chuàng)造條件，保持系部檔案管理人員的穩(wěn)定性，關(guān)心和激勵(lì)他們，定期開展檔案工作評(píng)比，實(shí)施明確的管理分工，獎(jiǎng)罰制度。充分調(diào)動(dòng)管理人員的積極性、主動(dòng)性，培養(yǎng)他們樂于奉獻(xiàn)的精神，安心本職工作。不定期集中檔案管理人員學(xué)習(xí)《中華人民共和國(guó)檔案法》。根據(jù)《檔案法》的要求和學(xué)院的實(shí)際制定一些制度措施，如《檔案管理工作制度》、《工作人員職責(zé)》、《檔案借閱制度》、《移交制度》等，派有經(jīng)驗(yàn)的優(yōu)秀檔案管理人員到相關(guān)部門學(xué)習(xí)、考察。定期開展檔案管理人員經(jīng)驗(yàn)交流等。使各系部檔案工作正?；?、規(guī)范化、科學(xué)化。確保檔案管理工作有序開展。

第二，重視系部檔案管理工作，健全各項(xiàng)規(guī)章制度。重視系部檔案管理人員的崗位培訓(xùn)和專題培訓(xùn)，不斷提高他們的業(yè)務(wù)素質(zhì)。把系部檔案管理同學(xué)院的各項(xiàng)規(guī)章制度結(jié)合起來。把系部檔案管理檢查同開學(xué)初的教學(xué)檢查結(jié)合起來，同學(xué)期末的工作總結(jié)結(jié)合起來，納入教學(xué)管理制度，納入管理人員職責(zé)。制定一套適合學(xué)院發(fā)展的檔案管理工作制度和考核制度，責(zé)任到人，獎(jiǎng)懲分明。對(duì)那些落后于形勢(shì)發(fā)展和標(biāo)準(zhǔn)要求的管理制度要進(jìn)行及時(shí)修改和補(bǔ)充，使各系部檔案工作逐步走向規(guī)范化、科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化。［2］

總之，從我院的兩次學(xué)士學(xué)位評(píng)估來看，系部教學(xué)檔案占據(jù)著相當(dāng)重要的權(quán)重。系部教學(xué)檔案管理是一項(xiàng)具體細(xì)致，連接過去、現(xiàn)在和未來的重要工作。檔案管理人員不但要有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度和良好的服務(wù)意識(shí)，而且要有高度的責(zé)任心和較強(qiáng)的綜合能力。做好系部教學(xué)檔案管理是提高高校檔案管理工作的有效保證。

［1］ 張維玲.由高校教學(xué)評(píng)估談檔案管理［J］.華北水利水電院學(xué)報(bào)，2006，21(3):66 －68.

［2］ 王育東.高校教學(xué)檔案的歸檔范圍與管理［J］.浙江檔案，2004，(4):39.