阮 芳

（湖北廣播電視大學(xué)，湖北 武漢 430073）

紙質(zhì)檔案與電子檔案并存的思考

阮 芳

（湖北廣播電視大學(xué)，湖北 武漢 430073）

計(jì)算機(jī)機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展和廣泛應(yīng)用，傳統(tǒng)的檔案管理面臨前所未有的挑戰(zhàn)，如何讓紙質(zhì)檔案和電子檔案在檔案管理工作中發(fā)揮優(yōu)勢(shì)、融通互補(bǔ)滿足檔案管理工作的需求，以實(shí)現(xiàn)檔案管理的發(fā)展、利用、共享最大化。

紙質(zhì)檔案；電子檔案；并存

一、紙質(zhì)檔案與電子檔案的含義

紙質(zhì)檔案是以紙張為介質(zhì)，是長(zhǎng)期以來(lái)檔案管理中使用最為普遍的檔案形式。它的表現(xiàn)和存儲(chǔ)形式也十分直觀、簡(jiǎn)單、明了，記錄材料也很穩(wěn)定、安全，有效地保護(hù)了原始數(shù)據(jù)。它存儲(chǔ)的信息量大，具有極其顯著的保存、交流、閱讀、研究的便利性、可靠性。

電子檔案以新型電子載體為介質(zhì)，在特定的環(huán)境下形成，并借助計(jì)算機(jī)編目歸檔、存儲(chǔ)、利用，具有對(duì)計(jì)算機(jī)很強(qiáng)的依賴性。因此，其采集、積累、存儲(chǔ)的方法和要求完全不同于紙質(zhì)檔案。它的顯著優(yōu)勢(shì)在于表現(xiàn)形式極其豐富多樣，不僅有文檔、圖片，還有傳統(tǒng)檔案無(wú)法存儲(chǔ)的音響、影像；信息傳輸、處理、保存及開(kāi)發(fā)利用極其高效、快捷、便利，是檔案現(xiàn)代化的標(biāo)志和檔案管理工作未來(lái)發(fā)展方向。

二、電子檔案與紙質(zhì)檔案優(yōu)缺點(diǎn)之比較

1.紙質(zhì)檔案的不可替代性。紙質(zhì)檔案在信息化時(shí)代仍然具有不可取代的地位和作用。檔案之所以具有法律效力的憑證，最關(guān)鍵的一點(diǎn)就是它具有原始性、合法性、憑證性和完整性等特性。與電子檔案相比較，紙質(zhì)檔案本身所具有的這些特點(diǎn)就決定了紙質(zhì)檔案具有不可替代性。

（1）紙質(zhì)檔案具有唯一性，能夠保證資料的原始性。資料的真實(shí)可靠是檔案工作的最基本要求，與電子檔案不同，紙質(zhì)檔案經(jīng)歷了長(zhǎng)時(shí)間的發(fā)展，已經(jīng)形成科學(xué)有效的機(jī)制，能夠保證所保存資料的唯一性和原始性。紙質(zhì)檔案作為事件記錄的原始載體，具有唯一性，是不可復(fù)制、不可涂改的。而這些性質(zhì)是電子檔案所不具有的，也正是電子檔案的缺陷所在。

（2）紙質(zhì)檔案儲(chǔ)存形式直接明了、便于查找。紙質(zhì)檔案以紙張作為資料的載體，而不是以電子數(shù)據(jù)作為載體。電子數(shù)據(jù)畢竟需要通過(guò)數(shù)字化設(shè)備才能展示出來(lái)，而紙質(zhì)檔案的表現(xiàn)形式直接明了，是能夠?yàn)榻^大多數(shù)資料的查找人接受的。無(wú)論客觀條件如何，都能夠?qū)λ貦n案進(jìn)行查找、查閱，不會(huì)受到客觀條件的影響和限制。

（3）儲(chǔ)存介質(zhì)的耐久性。與電子檔案的載體都有一定的使用期限和使用次數(shù)限制不同，紙質(zhì)檔案不存在使用期限和使用次數(shù)的限制。自從有紙以來(lái)，紙張一直作為主要的信息載體為人們所使用。有專家對(duì)五種常用介質(zhì)（磁性材料、光盤、電子文檔、紙張、膠片）進(jìn)行論證，最后得出結(jié)論：紙張、膠片最適宜長(zhǎng)期保存。紙張的主要制成材料是纖維素，它具有較強(qiáng)的耐久性，盡管在一定條件下會(huì)發(fā)生電解和氧化作用，但只要我們注意排除其發(fā)生化學(xué)作用的必要條件，就可以使它的壽命延長(zhǎng)到上百年，甚至更長(zhǎng)時(shí)間。

2. 電子檔案的出現(xiàn)是社會(huì)科技發(fā)展尤其是信息化時(shí)代發(fā)展的必然產(chǎn)物，信息化時(shí)代的一個(gè)重要標(biāo)志、電子檔案的存在和發(fā)展是必然的，因?yàn)殡娮訖n案本身具有一些紙質(zhì)檔案所無(wú)法比擬的特點(diǎn)。

（1）電子檔案的載體較小、但存儲(chǔ)量豐富。電子檔案將所需要保存的資料轉(zhuǎn)化為電子數(shù)據(jù)而進(jìn)行存儲(chǔ)，一改以往檔案儲(chǔ)存必須以紙作為載體的模式。

（2）電子檔案儲(chǔ)存內(nèi)容的多樣性。信息化時(shí)代下的電子化的一個(gè)重要特征就是不再單純的以文字作為處理的對(duì)象，而可以將文字、圖形、聲音、影像等多媒體信息綜合處理，將這些內(nèi)容同時(shí)同步儲(chǔ)存于一個(gè)載體之上。這樣，電子檔案就一改紙質(zhì)檔案只能儲(chǔ)存文字的局限性，使得所儲(chǔ)存的資料更接近現(xiàn)實(shí)。

（3）資料異地利用的迅速準(zhǔn)確性以及資源共享的便捷性?，F(xiàn)代社會(huì)的資源利用逐漸呈現(xiàn)出地域擴(kuò)大的現(xiàn)象。電子檔案的特性決定了其可以在實(shí)現(xiàn)信息的存儲(chǔ)、傳遞、編輯、加工并轉(zhuǎn)化為可視、可聽(tīng)的信息方面具有高效性。同時(shí)電子檔案可以不受時(shí)空的限制，實(shí)現(xiàn)在同一時(shí)間、不同地點(diǎn)分享同一信息。

（4）電子檔案具有易更改性。電子數(shù)據(jù)的操作具有便利性，但是也正是這一特點(diǎn)使得電子檔案具有易更改性的自身缺陷。并且電子檔案在修改、復(fù)制、刪除以后不會(huì)留下明顯的痕跡，這樣就會(huì)對(duì)檔案的原始性和真實(shí)性造成影響。同時(shí)，電子檔案在保管利用的過(guò)程中不可避免的會(huì)出現(xiàn)格式轉(zhuǎn)化和復(fù)制，那么就容易造成新舊文件混淆、難以確認(rèn)原件的問(wèn)題。

當(dāng)然，電子檔案的長(zhǎng)期儲(chǔ)存也存在問(wèn)題。與紙質(zhì)檔案可以長(zhǎng)期保存不同，電子檔案的儲(chǔ)存時(shí)間的長(zhǎng)短受到儲(chǔ)存載體的影響極大。以軟盤和移動(dòng)硬盤為例，其使用均有一定的期限和次數(shù)限制，并且可能在使用的過(guò)程中受到載體本身質(zhì)量的影響，如果突然出現(xiàn)問(wèn)題而并無(wú)進(jìn)行備份，則電子檔案則難以找回。

三、電子檔案與紙質(zhì)檔案如何相互依存

1.“雙套制”、“雙軌制”相結(jié)合原則

雙套制：可以對(duì)電子文件制作紙質(zhì)拷貝；也可以是對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行數(shù)字化。雙套歸檔可使同一份文件的電子版本和紙質(zhì)版本共同處于存儲(chǔ)和可利用狀態(tài)。雙軌制：在文件生成、運(yùn)轉(zhuǎn)過(guò)程中二者的共存，即兩種版本文件同步隨業(yè)務(wù)流程運(yùn)轉(zhuǎn)。實(shí)行雙軌制的機(jī)構(gòu)在文件（包括收文、發(fā)文和內(nèi)部文件）進(jìn)入運(yùn)轉(zhuǎn)程序時(shí)就形成電子和紙質(zhì)兩種版本，業(yè)務(wù)人員要對(duì)同樣內(nèi)容的兩種文件進(jìn)行重復(fù)或部分重復(fù)辦理。當(dāng)然，在辦理結(jié)束后，雙軌制大多導(dǎo)致雙套歸檔。因此可以說(shuō)，雙軌制是比雙套制更全面、深入、進(jìn)步的管理形式，雙軌制通常包含了雙套制。

2.相互依存、相互影響原則

在電子文件與紙質(zhì)文件的共存狀態(tài)下，必然要對(duì)這兩種文件分別加以管理，這就形成它們既各自獨(dú)立，各自發(fā)展，又互相依存，互相影響，隨時(shí)調(diào)整著各自的角色與特點(diǎn)，承擔(dān)著共同的和各自分擔(dān)的責(zé)任。

檔案資源的社會(huì)共享，是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，需要我們檔案管理部門以社會(huì)信息化為依托，借鑒紙質(zhì)檔案利用的需求與電子檔案利用的需求各自優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)，整合檔案資源創(chuàng)新管理模式，實(shí)現(xiàn)電子檔案需求利用質(zhì)的飛躍，正是我們探索紙質(zhì)檔案利用需求與電子檔案需求共性與差異的根本所在。

[1] 陳志宏. 電子檔案與紙質(zhì)檔案并存是必然的[J]. 南平師專學(xué)報(bào)，2004，4.

[2] 國(guó)家檔案局. 電子文件歸檔與電子檔案管理概論[M]. 北京：中國(guó)檔案出版社，1999.

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