對(duì)新時(shí)期鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的思考

2012-08-15 00:48邢倩

鐵道經(jīng)濟(jì)研究 2012年2期

邢倩

（上海鐵路局檔案館館員，上海 200071）

提高鐵路建設(shè)工程的安全質(zhì)量是百年大計(jì)，鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理就是其中的重要環(huán)節(jié)。鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案是鐵路建設(shè)全過程的真實(shí)記錄，是鐵路開通運(yùn)營、管理、維護(hù)和改擴(kuò)建的基本依據(jù)，是全面鑒定工程安全和質(zhì)量的重要憑證，也是改進(jìn)創(chuàng)新提高工程設(shè)計(jì)工藝質(zhì)量的重要資料。加強(qiáng)鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理對(duì)科學(xué)有序推進(jìn)鐵路工程建設(shè)具有重要意義。

1 鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的重要性

鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案是一種特有的、不可再生的寶貴信息資源,它不僅是鐵路建設(shè)工程項(xiàng)目的重要組成部分，也是鐵路企業(yè)管理體系中的重要基礎(chǔ)。隨著鐵路建設(shè)大規(guī)模有序展開，要轉(zhuǎn)變以往“重工程項(xiàng)目實(shí)體，輕工程項(xiàng)目檔案”、“重工程項(xiàng)目建設(shè)管理，輕工程項(xiàng)目檔案管理”的錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)，切實(shí)提高對(duì)鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案唯一性和必要性的認(rèn)識(shí)。

鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案在工程管理和工程實(shí)體的形成過程中，漸進(jìn)地、持續(xù)地、客觀地反映了工程的決策、建設(shè)、投產(chǎn)、審計(jì)、竣工驗(yàn)收、搶險(xiǎn)維修、改建擴(kuò)建、責(zé)任追究、權(quán)益維護(hù)等真實(shí)情況，是能為鐵路建設(shè)工程項(xiàng)目的安全質(zhì)量提供全面可靠信息的唯一依據(jù)和憑證，具有“原始記錄性、系統(tǒng)成套性、完整準(zhǔn)確性、不可再生性以及科技含量高、專業(yè)領(lǐng)域廣、行業(yè)特征強(qiáng)”等特性，關(guān)系到工程安全質(zhì)量的追溯和改進(jìn)。這些特性要求鐵路建設(shè)單位（或建指）和參建各方必須以高度負(fù)責(zé)的態(tài)度來對(duì)待鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案的收集、整理和歸檔管理工作。

首先，建設(shè)單位（或建指）和參建各方的主要負(fù)責(zé)人要增強(qiáng)全員檔案意識(shí)，引領(lǐng)大家高度重視建設(shè)項(xiàng)目檔案及管理。項(xiàng)目檔案是建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)度、質(zhì)量、安全等的一個(gè)重要佐證，是項(xiàng)目質(zhì)量、安全等不可分割的重要部分。扭轉(zhuǎn)將主要精力放在工程進(jìn)度、工程質(zhì)量、施工安全、成本控制等方面,卻忽視項(xiàng)目檔案管理的現(xiàn)象。保證項(xiàng)目檔案工作納入建設(shè)工程計(jì)劃、規(guī)章制度和崗位責(zé)任制中；保證項(xiàng)目檔案工作與工程建設(shè)立項(xiàng)、進(jìn)度、檢查和竣工驗(yàn)收同步，形成項(xiàng)目檔案管理的閉環(huán)。確保項(xiàng)目檔案的收集、整理和歸檔管理工作與鐵路建設(shè)協(xié)調(diào)發(fā)展。

其次，鐵路建設(shè)工程具有規(guī)模大、點(diǎn)線長、環(huán)節(jié)多、專業(yè)性強(qiáng)、涉及部門廣、內(nèi)外協(xié)作關(guān)系復(fù)雜等特點(diǎn)，對(duì)此建指和參建各方必須配置好檔案管理必備的資源。一是建立一支既懂技術(shù)又懂檔案的相對(duì)穩(wěn)定的項(xiàng)目檔案管理隊(duì)伍，同時(shí)制定激勵(lì)為主的考核機(jī)制，調(diào)動(dòng)和保護(hù)所有參與項(xiàng)目檔案管理工作人員的積極性，切實(shí)形成檔案管理機(jī)構(gòu)、網(wǎng)絡(luò)和管理體系。二是要保證符合檔案管理“八防”要求的檔案場所，確保檔案實(shí)體和信息的安全，確保項(xiàng)目檔案管理工作正常開展。

再次，加強(qiáng)鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案工作，必須以制度為保證，從監(jiān)與管入手，建立起橫向、縱向及對(duì)內(nèi)、對(duì)外的檔案管理網(wǎng)絡(luò)與相應(yīng)制度，點(diǎn)面結(jié)合，層塊落實(shí)，抓住每一個(gè)層次、每一個(gè)環(huán)節(jié)。各建指不僅要與設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等參建單位在檔案工作上建立緊密的聯(lián)系，組織、督促各參建單位做好項(xiàng)目檔案收集、整理工作，同時(shí)也要協(xié)調(diào)好自身內(nèi)部各職能部門的檔案管理。各建指、各參建單位及建設(shè)單位主管檔案部門應(yīng)該明確各自職責(zé)，溝通及時(shí)，措施有力，工作到位，確保項(xiàng)目檔案管理工作有序推進(jìn)。

2 鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案的概念

目前在建設(shè)項(xiàng)目檔案管理過程中，缺乏對(duì)建設(shè)項(xiàng)目檔案概念的準(zhǔn)確理解，往往只強(qiáng)調(diào)施工文件而忽視前期、設(shè)計(jì)、監(jiān)理文件，從而嚴(yán)重影響了項(xiàng)目檔案的質(zhì)量。

鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案是從項(xiàng)目醞釀、立項(xiàng)、施工到竣工使用的整個(gè)過程中直接形成的，包含綜合文件、前期文件、勘察測繪文件、設(shè)計(jì)文件、施工技術(shù)文件、監(jiān)理文件、設(shè)備文件、竣工驗(yàn)收文件等，涉及建設(shè)單位、設(shè)計(jì)單位、施工單位、監(jiān)理單位等眾多部門，而非僅僅指施工單位的施工技術(shù)文件。但是大部分建指和參建單位普遍習(xí)慣于將項(xiàng)目檔案等同于施工單位的竣工文件，側(cè)重于施工技術(shù)檔案，而對(duì)依據(jù)性、基礎(chǔ)性的立項(xiàng)、可研、財(cái)務(wù)、合同、招投標(biāo)、地畝、監(jiān)理以及設(shè)計(jì)、竣工驗(yàn)收方面的文件卻有所忽視。雖然后者的文件比重沒有前者大，但卻是項(xiàng)目檔案不可或缺的組成部分。缺少任何一項(xiàng),便缺少了使用和改造的依據(jù)，項(xiàng)目檔案也就失去了其完整性和系統(tǒng)性。

建指和各設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理單位以及建設(shè)單位主管檔案行政管理部門，必須真正解讀和清晰鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案概念，共同參與，理順關(guān)系，履行職責(zé)，溝通協(xié)調(diào)，密切配合，聯(lián)手協(xié)作，齊抓共管，確保鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案的齊全、完整、科學(xué)、系統(tǒng)。與此同時(shí)，要充分發(fā)揮監(jiān)理作用，對(duì)建設(shè)項(xiàng)目檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性與完整性予以負(fù)責(zé)。

3 鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案的屬性

在鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案的指導(dǎo)和檢查過程中，發(fā)現(xiàn)檔案的收集和整理工作普遍存在“重后期的多顧前期的少，重紙質(zhì)的多顧其他載體的少”的情況。這一現(xiàn)象反映了許多管理者對(duì)項(xiàng)目檔案屬性認(rèn)識(shí)的模糊，造成了管理的誤區(qū)。

鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案反映建設(shè)項(xiàng)目管理工作的全過程，并為工程各階段建設(shè)活動(dòng)的決策、施工、竣工、使用等工作提供依據(jù)和憑證，貫穿了工程的前期、中期和后期各個(gè)階段、各個(gè)方面。在形式上既要包含紙質(zhì)材料，也要有工程過程中形成的聲像、電子、實(shí)物類非紙質(zhì)材料；在內(nèi)容上既要收集科技內(nèi)容的檔案，也不可省卻有關(guān)鐵路工程的文書、會(huì)計(jì)、聲像檔案等內(nèi)容。因此，鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案的收集整理是一項(xiàng)貫穿整個(gè)建設(shè)項(xiàng)目的系統(tǒng)工程，從立項(xiàng)準(zhǔn)備、勘察設(shè)計(jì)、建設(shè)施工至竣工驗(yàn)收，各階段相互銜接，一個(gè)環(huán)節(jié)連著一個(gè)環(huán)節(jié)。若檔案資料收集不及時(shí)、不完整，便可能影響其他階段工作的開展。

通常一些建指及參建各方在建設(shè)前期、中期基本對(duì)檔案資料收集不太重視，直到后期方才抽人搞突擊進(jìn)行資料的補(bǔ)收工作，非常被動(dòng)。由于人員多次變動(dòng)，資料無處尋找，只能靠回憶重新編寫，必然積重難返。不是內(nèi)容缺失，就是手續(xù)不齊，項(xiàng)目檔案的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性無從談起，勢必影響整個(gè)建設(shè)項(xiàng)目檔案的質(zhì)量。

為確保項(xiàng)目檔案管理的規(guī)范，必須從源頭抓起，將收集工作從工程收尾移至建設(shè)前期，將后續(xù)工作轉(zhuǎn)為同步工作，從工作的一個(gè)環(huán)節(jié)、一個(gè)方面擴(kuò)展到建設(shè)工程的全過程、全方位，與工程建設(shè)各階段相協(xié)調(diào)、相一致。工程進(jìn)度到哪個(gè)階段，檔案收集和管理工作就跟蹤到哪個(gè)階段，抓住工程關(guān)鍵階段，滲透至各環(huán)節(jié)，實(shí)行全程監(jiān)控。形成以建設(shè)單位為管理核心，以各建指、參建單位為主體，以建設(shè)單位主管檔案部門為全程指導(dǎo)服務(wù)，以納入合同為依據(jù)，以監(jiān)理控制為手段的管理模式。建設(shè)單位主管檔案部門事前、事中、事后的全程介入，使建指及參建各方在項(xiàng)目檔案管理上方向明確，內(nèi)容明了，做法明晰，確保質(zhì)量。

4 依法規(guī)范鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理

建立完善一套系統(tǒng)、科學(xué)、協(xié)調(diào)的建設(shè)項(xiàng)目檔案管理辦法，規(guī)范項(xiàng)目檔案的收集、鑒定、整理、立卷、分類、編目、利用及保管等工作，使項(xiàng)目檔案管理參與各方均有共同遵循的基本標(biāo)準(zhǔn)，使路網(wǎng)內(nèi)每個(gè)建設(shè)項(xiàng)目以及每個(gè)檔案相關(guān)人員有法可依，有章可循，有關(guān)可把，有節(jié)可控。確保項(xiàng)目檔案收集齊全、整理規(guī)范、歸檔及時(shí)、分類合理、編目明晰、利用便捷和保管安全，這是依法規(guī)范項(xiàng)目檔案管理的重要前提。

鐵路建設(shè)的持續(xù)推進(jìn)，帶來客專、高鐵、動(dòng)車、無砟軌道等高端技術(shù)的應(yīng)用，鐵路各專業(yè)驗(yàn)標(biāo)的實(shí)施，建設(shè)規(guī)章的調(diào)整，檢驗(yàn)批的出現(xiàn)，靜態(tài)驗(yàn)收、動(dòng)態(tài)驗(yàn)收、安全評(píng)估階段的產(chǎn)生，合資鐵路公司的大量涌現(xiàn)以及其職能的重新定位等。對(duì)于這些新情況，原有的辦法已經(jīng)不能滿足當(dāng)前鐵路建設(shè)的新要求，如鐵道部2002版的《鐵路建設(shè)項(xiàng)目竣工文件編制移交文件匯編》已不適用，致使項(xiàng)目檔案的收集、整理、分類、編目等工作產(chǎn)生了諸多的不適應(yīng)、不協(xié)調(diào)、不銜接、不到位的現(xiàn)象。盡管后來又出臺(tái)了《鐵路建設(shè)項(xiàng)目資料管理規(guī)程》（TB 10443—2010）、《建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》（鐵檔史[2011]110號(hào)）等，但沒有一個(gè)針對(duì)鐵路建設(shè)新形勢、新技術(shù)、新問題且前后呼應(yīng)、銜接，貫穿項(xiàng)目檔案管理全過程的綜合性規(guī)范。在全路各鐵路局項(xiàng)目檔案管理上出現(xiàn)了較大差異，大家在收集范圍、內(nèi)容、份數(shù)、分類、編目與組卷形式等方面都不盡相同，全路標(biāo)準(zhǔn)未能統(tǒng)一。在路局檔案部門對(duì)各參建單位的監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)以及最后的審核驗(yàn)收及分類等工作中也造成了管理盲區(qū)。

當(dāng)前鐵路建設(shè)的形勢和特點(diǎn)以及項(xiàng)目檔案管理面臨的狀況，亟需出臺(tái)適應(yīng)形勢發(fā)展和自身特色的鐵路項(xiàng)目檔案管理規(guī)范。應(yīng)根據(jù)國家建設(shè)檔案標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，融入行業(yè)元素，遵循鐵路建設(shè)的規(guī)律和特點(diǎn)，廣泛聽取建設(shè)、設(shè)計(jì)、監(jiān)理、施工部門以及鐵路各專業(yè)專家建議，組織各鐵路局具有鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的行家里手，共同研究、協(xié)商，達(dá)成共識(shí)，形成一套與鐵路建設(shè)相適應(yīng)，與工程管理相銜接，與檔案管理基本程序相吻合，既科學(xué)又便于操作，滿足各項(xiàng)工作、各方面人員需要的全面、系統(tǒng)的項(xiàng)目檔案管理規(guī)范，使各鐵路局檔案部門有明確的導(dǎo)向與定位，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，準(zhǔn)確開展項(xiàng)目檔案指導(dǎo)工作。同時(shí)應(yīng)按照國家檔案的歸屬與流向的整體規(guī)劃和要求，以有利于維護(hù)建設(shè)單位合法權(quán)益為前提，合理確定項(xiàng)目檔案的歸屬與流向，確保鐵路項(xiàng)目檔案實(shí)體與信息安全。

依法規(guī)范鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理，是確保鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案高質(zhì)量、高標(biāo)準(zhǔn)的基本要求，對(duì)推進(jìn)鐵路建設(shè)科學(xué)發(fā)展具有重要意義。

5 積極推進(jìn)鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理信息化進(jìn)程

鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理應(yīng)推行信息管理技術(shù)，充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)以及多媒體技術(shù)等，探索構(gòu)建鐵路項(xiàng)目檔案信息資源管理體系，根據(jù)鐵路工程和信息化管理實(shí)際情況，開發(fā)針對(duì)鐵路行業(yè)特點(diǎn)的建設(shè)項(xiàng)目檔案管理軟件系統(tǒng)，把分散于不同載體、不同地理位置、不同單位和部門形成的大量信息資源以數(shù)字化的形式存儲(chǔ),以網(wǎng)絡(luò)化的方式互相連接,實(shí)行全路聯(lián)網(wǎng)，設(shè)定權(quán)限，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目檔案遠(yuǎn)程傳輸，提高項(xiàng)目檔案管理效率。

當(dāng)前鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理應(yīng)從現(xiàn)有的檔案工作體系逐步向數(shù)字化工作體系轉(zhuǎn)化,有意識(shí)地存儲(chǔ)電子目錄與資料，將檔案信息以數(shù)字記錄方式存儲(chǔ)到光盤、磁盤等計(jì)算機(jī)的各類存儲(chǔ)器中,確保實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目檔案信息向數(shù)字化轉(zhuǎn)化的過程。這是信息化資源建設(shè)的重要基礎(chǔ)工作,為逐步建立健全一套完善的數(shù)字化鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理體系奠定基礎(chǔ)。