王元寶 牛景麗

（中原油田采油六廠檔案室 山東 東明 274511）

隨著社會信息化的迅速發(fā)展，辦公自動化的深入普及，我國目前每天都產(chǎn)生著大量的電子文件，同時給檔案管理帶來了新課題，那就是電子檔案的“風(fēng)險管理”。電子信息安全防范工作越來越重要，把風(fēng)險管理與電子檔案聯(lián)系起來絕不是理論研究上的攀拉與附會，而是每一個與電子文件打交道的人，特別是檔案管理人員無法回避的視角和觀念?；谝陨戏矫娴目紤]，本人認(rèn)為，通過對風(fēng)險管理與安全管理關(guān)系的認(rèn)識，讓我們更加深入地了解到當(dāng)前電子檔案安全管理的現(xiàn)狀，認(rèn)識到用風(fēng)險管理的角度加強電子檔案安全管理的重要性和必要性，進(jìn)一步認(rèn)清當(dāng)前電子檔案安全管理工作的應(yīng)對措施。

1 正確認(rèn)識風(fēng)險管理與安全管理的關(guān)系

在電子檔案的管理過程中，我們要確保電子檔案的安全性和完整性，就要正確認(rèn)清風(fēng)險管理與安全管理的關(guān)系，而要真正認(rèn)清兩者之間的關(guān)系，首先，要對風(fēng)險與安全有正確的認(rèn)識。我國有句俗話，叫做“風(fēng)起于青萍之末”，說的是凡事均有先兆。海恩法則認(rèn)為：每一起嚴(yán)重事故的背后，必然有29次輕微事故和300起未遂先兆以及1000起事故隱患。人們對導(dǎo)致事故發(fā)生的隱患、征兆往往容易忽略，甚至發(fā)現(xiàn)后沒有引起足夠的重視，這是導(dǎo)致意想不到的安全事故發(fā)生的重要原因。這說明風(fēng)險存在著“可能性”。而“可能性”就意味著風(fēng)險的發(fā)生可能會引起安全事故，造成危險、危害或損失，也可能不會。正如電子檔案的網(wǎng)絡(luò)化利用，可能比傳統(tǒng)紙質(zhì)化利用面臨的風(fēng)險要大得多，但不能因為風(fēng)險大就不利用電子檔案，之所以電子檔案網(wǎng)絡(luò)化利用迅速發(fā)展，關(guān)鍵在于網(wǎng)絡(luò)化利用給檔案工作帶來更多的方便。其次，要對風(fēng)險管理與安全管理有正確的認(rèn)識。風(fēng)險管理是指管理組織對可能遇到的風(fēng)險進(jìn)行計劃、識別、評估、應(yīng)對、監(jiān)控的全過程，是以科學(xué)的管理方法實現(xiàn)最大安全保障的實踐活動的總稱。安全管理只有在風(fēng)險管理正確、全面地了解和理解安全風(fēng)險后，才能做出正確、合理的決策，避免安全風(fēng)險的發(fā)生。

2 電子文件安全管理與風(fēng)險管理的現(xiàn)狀

2.1 電子檔案安全管理面臨著雙重風(fēng)險

電子檔案作為新一代檔案形式，既傳承了紙制檔案的傳統(tǒng)風(fēng)險，又出現(xiàn)了新的風(fēng)險。如：由于管理失誤造成的文件缺失、泄密，查找復(fù)雜，各種自然和人為的損毀等傳統(tǒng)風(fēng)險，以及真實性受損、無法讀取、電腦病毒侵入等新的風(fēng)險。因為電子檔案是信息技術(shù)的產(chǎn)物，它在大大豐富了檔案的表達(dá)形式，方便我們查找、閱讀的同時，也把兼容性、安全性等更為復(fù)雜的技術(shù)難題和漏洞賦于在電子檔案管理上，給電子檔案的更改、截獲、無法讀取等帶來更多的可能。

我也曾遭遇過類似的問題，上世紀(jì)20年代初，辦公系統(tǒng)普遍使用軟盤進(jìn)行備份，但隨著科技高速的發(fā)展，電腦的更新?lián)Q代，加上軟盤極易損壞，幾年后，當(dāng)初備份在軟盤里的文件大部分無法打開，之后盡力彌補，仍存在著缺陷，從而對以后的查閱和利用造成一定程度的影響。

2.2 電子檔案風(fēng)險意識淡薄

一些基層單位表現(xiàn)得尤為明顯，他們認(rèn)為電子檔案不會出現(xiàn)什么重大事故的，因此，吝于對此花過多的時間和精力，不屑一顧。無論是在工作計劃還是工作總結(jié)中，很少提及甚至不提及電子檔案風(fēng)險管理方面的內(nèi)容，把它晾在一邊。

2.3 忽視了安全管理的成本

有的部門為了避免電子檔案出現(xiàn)安全風(fēng)險，不惜花費大量資金，采用一大批新的安全產(chǎn)品和技術(shù)，結(jié)果效果甚微。實際上，電子檔案的安全管理不是“越安全越好”。不同部門不同種類的電子檔案，對于安全的需求是不同的；同一份電子檔案其安全保密性超出安全保密的管理需求不但沒有必要，而且還會造成資金上的浪費和人們精力的浪費。正如一扇門配幾把鎖取決于門內(nèi)放的東西的重要程度，鎖越多，門的安全成本也就越高，而門的使用效率就越低。我們身邊就有類似的例子，以前有的部門為了防止文件泄密，盲目按照上級保密制度的要求，把本部門內(nèi)所有產(chǎn)生的文件都設(shè)為絕密，結(jié)果，一是影響正常的查閱；二是引起上級的恐慌；三是造成大量的人力和物力浪費，得不償失，最終安全管理失去原有的意義。

3 電子檔案安全管理與風(fēng)險管理的應(yīng)對措施

3.1 要加強風(fēng)險意識

風(fēng)險存在于電子檔案安全管理的方方面面。一旦發(fā)生不良后果，其損失難以估量。許多單位的領(lǐng)導(dǎo)和工作人員往往更關(guān)注的是電子檔案的利用效果，大部分檔案管理人員也只留意歸檔人員是否及時歸檔，很少有人考慮檔案是否完整和真實。常常是不良后果成為現(xiàn)實時，比如電子檔案丟失、前后不符、數(shù)據(jù)讀不出來等現(xiàn)象出現(xiàn)后才開始著急、想辦法。日常工作中這樣類似的許多例子讓我們充分領(lǐng)教電子檔案面臨的各種難題和麻煩。因此，需要各單位的領(lǐng)導(dǎo)、工作人員及各單位的專（兼）職檔案人員樹立風(fēng)險意識，從各個環(huán)節(jié)上杜絕風(fēng)險的發(fā)生。

3.2 重視電子檔案的形成過程

很多單位的專（兼）職檔案人員把電子檔案重點放在歸檔后的檔案數(shù)據(jù)上，很少顧及關(guān)心電子檔案的形成過程，對電子檔案形成過程中帶來的真實、準(zhǔn)確等問題認(rèn)識不足，也缺乏應(yīng)有的責(zé)任心。比如，有的專（兼）職檔案人員歸檔時，沒有認(rèn)真核對內(nèi)容是否一致，數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)備，內(nèi)容是否齊全，等再利用或查閱時才發(fā)現(xiàn)問題，已經(jīng)無法彌補。作為專（兼）職檔案人員應(yīng)積極地更新觀念，端正工作態(tài)度，積極參與到電子檔案的形成過程中，同時努力爭取領(lǐng)導(dǎo)及其他部門人員的支持與幫助，讓他們也懂得前期工作對電子檔案所起的重要作用。

3.3 加強電子檔案的制度化管理

過去分年度、分階段對歸檔部門進(jìn)行的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督都要變?yōu)槿粘５?、全過程的指導(dǎo)、監(jiān)督。電子文件的歸檔是流水式作業(yè)，檔案的搜集、鑒定、立卷、移交、編寫檔號、入庫等一系列流程和管理方式都要嚴(yán)格按照《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002）認(rèn)真執(zhí)行。

4 結(jié)論

總之，現(xiàn)實生活、工作中，電子檔案的作用越來越顯著，而需求的增加也面臨著風(fēng)險的增加，越來越多的電子檔案受損案例提醒我們，警惕風(fēng)險絕不是杞人憂天，把風(fēng)險管理程序化、系統(tǒng)化、科學(xué)化地融入到日常管理之中，才能給電子檔案以更好的安全、效率保障。

［1］馮惠玲.電子文件時代新思維[J].檔案學(xué)通訊,1998(6)

［2］馮惠玲.論電子文件的風(fēng)險管理[J].檔案學(xué)通訊,2005(3).

［3］王強.電子檔案風(fēng)險管理研究[D].2007,8.

［4］陳國云.檔案信息建設(shè)的風(fēng)險管理[J].檔案管理,2008(1).

［5］張華.論電子文件管理中的“提前介入”[J].檔案學(xué)研究,2001(4).