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淺析建筑工程檔案資料管理制度

2012-04-29 08:18:58單承瑾史艷春
中國管理信息化 2012年19期
關(guān)鍵詞:檔案資料管理制度建筑工程

單承瑾 史艷春

[摘要] 建筑工程過程復(fù)雜,工序繁多,所以涉及的文件資料也是非常多。要想優(yōu)化建筑工程的施工和管理,必須對這些檔案文件資料進(jìn)行有效的整理和管理,做到整理有序,管理到位。對于檔案資料的管理必須做到有章可循,實(shí)現(xiàn)規(guī)范化的操作,這就需要建立相應(yīng)的管理制度。建筑工程檔案資料的管理制度不同于一般行業(yè),有其自身的特性。本文著重探討建筑工程檔案資料的管理制度。

[關(guān)鍵詞] 建筑工程; 檔案資料; 管理制度; 研究

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 19. 044

[中圖分類號]G275.3[文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A[文章編號]1673 - 0194(2012)19- 0071- 01

1建筑工程檔案資料歸檔范圍分析

建筑工程的檔案資料范圍十分清晰,依據(jù)本行業(yè)的工作特性,主要包括工程和設(shè)備檔案資料。工程檔案資料是指各類報(bào)批文件(對政府各行政部門的各類報(bào)批文件及批復(fù)文件、對外收發(fā)的文件)、各類合同(所有合作合同、供給合同、工程合同以及各合同的附件、補(bǔ)充合同,供應(yīng)商的報(bào)價(jià)資質(zhì)資料、報(bào)價(jià)商務(wù)資料及報(bào)價(jià)匯總表說明文件,比價(jià)的考察調(diào)研報(bào)告,考察調(diào)研的影像、照片資料)、設(shè)計(jì)資料及圖紙、設(shè)計(jì)變更與工程洽商資料、監(jiān)理工作文件、工程的施工記錄、工程相關(guān)的會議記錄,以及各種驗(yàn)收證件、材料設(shè)備的合格證及說明書、施工圖、財(cái)產(chǎn)移交手續(xù)及其他需要存檔的文件等。建筑工程設(shè)備檔案一般是評定和鑒別工程建設(shè)所使用的機(jī)械設(shè)備技術(shù)的文件資料,是實(shí)現(xiàn)工程現(xiàn)代化的技術(shù)保障和后勤服務(wù),它可以確保工程技術(shù)的正常應(yīng)用,使機(jī)械設(shè)備處于最好的運(yùn)行狀態(tài)。包括建筑工程需要的預(yù)購設(shè)備儀器的申請表、批復(fù)表,購買協(xié)議與合同等;建筑器材的驗(yàn)收單、出廠證明、合格證與保修卡、出廠精度檢驗(yàn)單、隨機(jī)備件圖冊;安裝調(diào)試、試驗(yàn)記錄,存在問題及處理意見;設(shè)備儀器的保養(yǎng)、維修、改裝、報(bào)廢處理等檔案資料。

2建筑工程檔案資料管理人員的職責(zé)詮釋

作為檔案管理人員,需要符合工作的需要,具備一定的條件。首先要忠于公司,忠于職守,熱愛自身的本職工作,遵紀(jì)守法,具備檔案資料管理的專業(yè)知識和技能,具有較高的職業(yè)操守和良好品行,有樂于奉獻(xiàn)的精神品質(zhì)。作為管理人員要有效做好工程建設(shè)檔案資料的收集、整理、立卷、歸檔等工作,為工程建設(shè)提供及時(shí)的服務(wù),并且及時(shí)積極主動地向上級主管部門匯報(bào)自身的工作,提出工作中的困難和需要解決的問題,自覺接受相關(guān)部門的管理和監(jiān)督。能主動為領(lǐng)導(dǎo)分憂,圓滿完成領(lǐng)導(dǎo)布置的任務(wù)。

3建筑工程檔案資料的保密制度研究

建筑工程檔案資料涉及到重大工程建設(shè)的內(nèi)部資料,對企業(yè)發(fā)展有著重要的作用,是企業(yè)的商業(yè)機(jī)密,所以,建筑工程的檔案資料管理必須采取保密制度。作為公司的檔案管理人員,必須有專業(yè)的工作知識、良好的職業(yè)操守,按照公司檔案資料管理的需要,嚴(yán)格執(zhí)行保密制度,不泄露公司的機(jī)密。凡涉及公司機(jī)密的檔案,應(yīng)作秘密保管并嚴(yán)格控制查閱范圍,本公司人員需要查閱時(shí),須經(jīng)本公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。針對加密的文件或者重要的文檔資料,必須嚴(yán)格履行查閱審批手續(xù),不允許任何人擅自拍照、復(fù)制和傳播,這些必須形成制度性的規(guī)范條例。針對無用的檔案資料,需要采取有效的措施進(jìn)行處理,但前提是保證公司機(jī)密不外泄,必須得到主管部門的允許才能如此操作,并且實(shí)行專人專職專管,在文件處理的過程中,相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn),嚴(yán)格實(shí)行責(zé)任制。

4建筑工程檔案資料存放制度分析

在具體的檔案管理工作中,非檔案管理人員不得擅自查閱和翻看檔案柜里的案卷,確因工作需要,須經(jīng)本公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)同意后方可查閱,并且做好相關(guān)的登記工作。檔案柜內(nèi)的檔案要進(jìn)行系統(tǒng)排列存放,有序整理,檔案柜內(nèi)不準(zhǔn)堆放與檔案無關(guān)的東西, 做到完整安全,存放有序,查找方便。如發(fā)現(xiàn)無關(guān)的資料需要及時(shí)清理,如缺失有關(guān)的檔案資料需要及時(shí)還原和正確處理。做好檔案柜內(nèi)“六防”(防盜、防火、防塵、防陽光、防潮、防鼠蟲蛀)工作,平時(shí)要勤檢查、勤打掃,保持檔案柜衛(wèi)生整潔、安全。及時(shí)檢查,如有問題,立刻反饋,果斷處理。針對檔案資料,有關(guān)儀器設(shè)備的相關(guān)資料最好一式兩份,一份用于存檔,一份用來使用,如果僅有一份的,要將原件資料存檔,復(fù)印件隨機(jī)使用。

5建筑工程檔案資料安全制度簡介

建筑工程的檔案資料涉及很多的商業(yè)機(jī)密,必須嚴(yán)格執(zhí)行定期檢查和進(jìn)出檔案清點(diǎn)制度,檔案柜實(shí)行專人負(fù)責(zé),鑰匙應(yīng)妥善保管,如有丟失應(yīng)及時(shí)匯報(bào)并采取措施,非管理人員不得隨意翻閱檔案柜里的檔案。每次長假前應(yīng)對檔案進(jìn)行全面檢查,檔案柜加貼封條,切實(shí)消除安全隱患。

6建筑工程檔案資料查閱利用制度解析

本單位人員借閱檔案、資料須登記,未履行登記手續(xù)的,檔案管理人員不予提供檔案、資料。檔案資料的借出時(shí)間,不得超過規(guī)定的時(shí)間,如需要續(xù)借的,必須嚴(yán)格規(guī)范辦理程序和手續(xù),做好登記。對于重要的或者破損的文件資料,在查看的過程中,不得使用原件,一律使用復(fù)印件。檔案、資料的原件一般不外借給其他單位人員,特殊情況需要外借時(shí),須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),辦理外借手續(xù)并限期歸還。借出的檔案材料的原件,借用人要采取有效措施,確保文件完好無損,不得任意涂畫、丟棄或者損壞,按規(guī)定的時(shí)間及時(shí)歸還。外單位人員需要復(fù)印檔案柜里資料時(shí),須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意后方可進(jìn)行。檔案柜里有檔案、資料需交給其他單位時(shí)應(yīng)填交接單后方可交付。查閱檔案時(shí),嚴(yán)禁吸煙,嚴(yán)禁在文件材料上畫線、打勾、作記號、折角等,嚴(yán)禁涂改和拆撕檔案,對于造成檔案損毀的,依法追究當(dāng)事人行政、法律責(zé)任。

7建筑工程檔案資料的收集工作研究

檔案管理人員收到公司內(nèi)部人員或相關(guān)單位人員提交的資料應(yīng)及時(shí)登記。工程檔案資料按項(xiàng)目部收集,檔案應(yīng)按系統(tǒng)分類統(tǒng)一存放,檔案盒貼上標(biāo)簽并做電子目錄方便日后檢索。應(yīng)妥善保存各類檔案和資料,如發(fā)現(xiàn)用途不明的資料應(yīng)交總工程師審閱確定用途。項(xiàng)目簽訂承包合同中應(yīng)明確規(guī)定工程檔案資料和設(shè)備資料編制的責(zé)任范圍、內(nèi)容、套數(shù)、案卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及時(shí)間要求。施工單位不按時(shí)提交合格竣工圖的不算完成施工任務(wù)。

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