劉鵬程　胡仁昱　胡向陽

【摘要】 信息技術(shù)的飛速發(fā)展給會計工作帶來了巨大的影響，傳統(tǒng)手工記賬的方式逐漸退出歷史舞臺，而被計算機和相應(yīng)的專業(yè)財務(wù)軟件所替代。但是大大小小的企業(yè)紛紛用計算機代替手工記賬的浪潮中，怎樣對各個單位的會計電算化工作情況進行管理，怎樣對參差不齊的各種會計核算軟件進行規(guī)范成為一個相當(dāng)重要的問題。文章就上海市會計電算化備案工作的發(fā)展過程作了簡要的總結(jié)，旨在為會計電算化備案工作在全國的開展提供一定的借鑒。

【關(guān)鍵詞】 電算化備案； 會計電算化； 會計信息化

一、引言

伴隨著以計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為代表的信息技術(shù)的不斷發(fā)展和其應(yīng)用的不斷深化，傳統(tǒng)的會計工作也受到其影響而產(chǎn)生了深刻的變革，信息技術(shù)與會計學(xué)科的結(jié)合就產(chǎn)生了會計電算化（信息化）這一會計學(xué)科的新領(lǐng)域。近十年來我國的會計電算化取得了很大的發(fā)展，經(jīng)歷了從無到有、從無序到規(guī)范、從獨立到不斷標(biāo)準(zhǔn)化的過程。會計軟件作為會計電算化的載體正處在高速發(fā)展的階段，涌現(xiàn)出了一大批專業(yè)軟件開發(fā)公司，推出了各種會計軟件，極大地豐富了會計軟件市場。同時，這也給對大量會計軟件和會計電算化的管理工作提出了挑戰(zhàn)。

二、傳統(tǒng)的審批制度及其缺陷

（一）傳統(tǒng)的審批制度

1998年6月以前我國企事業(yè)單位會計電算化工作的開展一直使用的是審批制的方法。所謂審批制是指：是否可以實現(xiàn)計算機替代手工記賬、甩掉手工賬，不是由企事業(yè)單位自己說了算的，必須報經(jīng)有關(guān)部門驗收合格后，才能脫離手工賬，進入正常的計算機核算狀態(tài)。其具體的步驟如下：

1.申請

《會計電算化管理辦法》明確規(guī)定，由各省、自治區(qū)、直轄市、計劃單列市財政廳（局）和國務(wù)院業(yè)務(wù)主管部門，制定用計算機替代手工記賬的具體管理辦法。因此具有以計算機代替手工記賬的各企事業(yè)單位須向其財政主管部門提交計算機代替手工記賬申請，以表明本單位施行會計電算化的意愿并將主動配合有關(guān)部門的進一步審查。

2.檢查

負(fù)責(zé)替代手工記賬驗收的單位在收到甩賬（計算機代替手工記賬）申請后，應(yīng)制定甩賬驗收計劃，并通知被審單位。依據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)是《會計電算化管理辦法》和《會計電算化工作規(guī)范》。通常審查的內(nèi)容主要有：檢查所使用的會計核算軟件是否達到財政部頒布的《會計核算軟件功能規(guī)范》，審查計算機硬件、設(shè)備配置和運行環(huán)境情況，審查會計電算化崗位設(shè)置和人員技能，審查手工計算機并行運行三個月或三個月以上的賬表，審查各種制度是否健全、是否得到貫徹落實。

3.批準(zhǔn)

對于已經(jīng)通過替代手工記賬驗收的企業(yè)，驗收審查單位應(yīng)向該單位和有關(guān)部門提供甩賬驗收報告。在報告中應(yīng)說明甩賬驗收的日期、會計軟件名稱及版本，甩賬驗收人、甩賬驗收方法、甩賬驗收內(nèi)容、企業(yè)存在的不足和改進建議等。單位接此報告后，在對不足部分作完改進后即可脫離手工進行計算機單軌核算。

（二）傳統(tǒng)審批制度的缺陷

在計算機代替手工記賬的審批辦法中最主要的一點是有關(guān)政府部門（各級財政局）在收到單位提交的相關(guān)材料后組織人員到該單位進行實地考察和驗收。但是隨著會計電算化的高速發(fā)展和迅速推廣，這種實地驗收和審批的方法暴露出了諸多缺點而不再適用。

1.隨著越來越多的單位實現(xiàn)會計電算化，有關(guān)財政部門由于人力、物力等方面的限制無法對如此大量的會計電算化申請進行及時的驗收，這種沒有效率的制度安排將會對相關(guān)企事業(yè)單位和經(jīng)濟社會的發(fā)展造成負(fù)的影響。

2.在審批工作中采用的是省、市、縣分級管理的方法，這就造成了在工作過程中驗收審批沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，造成不同單位的會計電算化工作情況參差不齊，不便于日后的管理。

3.由于受人力和技術(shù)水平的限制，評審工作只能局限在對會計核算過程的合法性認(rèn)定，客觀上助長了會計軟件功能單一的低水平開發(fā)，不利于管理型會計軟件的發(fā)展。

4.在會計軟件市場上，已評審與未評審的軟件并存，有違公平競爭原則。

三、會計電算化管理方式的轉(zhuǎn)變

基于以上情況，我國財政部根據(jù)轉(zhuǎn)變政府職能的精神，要求各級財政部門自1998年6月19日起，暫停接受商品化會計核算軟件的評審申請，上海市相應(yīng)地于2000年全面停止對會計軟件的商品化評審。此后上海市財政局開始主動研究、探索財政部門會計電算化管理的新方式、新思路。2002年，上海市財政局印發(fā)《關(guān)于本市企業(yè)、單位實行會計電算化有關(guān)問題的通知》（滬財會［2002］41號），規(guī)定對各企業(yè)、單位使用計算機替代手工記賬相關(guān)工作的管理由驗收制度改為備案制度，財政部門不再組織會計電算化應(yīng)用驗收，上海財政部門對會計電算化的管理由審批制改為備案制，開啟會計電算化管理模式的重大轉(zhuǎn)變。

會計電算化備案，是指企業(yè)、行政事業(yè)單位，在實行以計算機替代手工記賬（甩賬）前，應(yīng)到相關(guān)財政部門將電子化會計核算數(shù)據(jù)以及可見性會計文檔資料進行檢測、備案的過程。備案制度是會計電算化實施的重要組成部分，它的作用與意義主要在于通過備案制度，財政部門可以規(guī)范會計核算數(shù)據(jù)格式的標(biāo)準(zhǔn)化，及時糾正單位在會計電算化應(yīng)用中存在的問題，保證會計核算、管理等工作的正常運行。

會計電算化備案制相對于以往的驗收、審核辦法來講：從企業(yè)提出申請然后接受財政部門的檢查和審核的方式變?yōu)榱俗约簩⑾嚓P(guān)的資料、數(shù)據(jù)等報送至財政部門，由財政部門來進行統(tǒng)一的匯總審核，是一種從被動到主動的方式上的轉(zhuǎn)變。新的方式大大減輕了財政部門的負(fù)擔(dān)，提高了會計電算化審核、備案的效率，同時也將促使單位自主規(guī)范自身的會計及電算化建設(shè)，將會計電算化工作中出現(xiàn)的問題有時候改正變?yōu)槭虑翱刂疲@對于企事業(yè)單位和財政部門來說都是有利的。然而僅僅是電算化審核程序上面的改變并不能解決財政部門在會計電算化工作規(guī)范性審核方面沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，不同單位上交材料不統(tǒng)一、五花八門的情況。

（一）會計電算化備案制度上海先行

為了克服以上問題，在上海市財政局和相關(guān)專家的一致努力下，推出了會計核算軟件數(shù)據(jù)接口規(guī)范，并經(jīng)上海質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局鑒證，于2002年成為上海地方標(biāo)準(zhǔn)（標(biāo)準(zhǔn)號：DB31/T270—2002）。（2004年該標(biāo)準(zhǔn)上升為國家標(biāo)準(zhǔn)，標(biāo)準(zhǔn)號：GB／T19581—2004）

有了這一標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)接口，財政部門在進行會計電算化備案審核的過程中也就有了一把標(biāo)尺，可以用這一標(biāo)尺來衡量某一單位的會計電算化工作的規(guī)范程度。經(jīng)過向上海市財政局咨詢得知：具體進行檢測時，備案單位提供原始數(shù)據(jù)軟盤，通過數(shù)據(jù)接口導(dǎo)入備案檢測軟件，按照國家統(tǒng)一的會計制度形成會計報表與備案單位提供的紙質(zhì)報表進行核對，審查其會計電算化核算是否符合國家規(guī)定。通過備案的單位表明其會計數(shù)據(jù)符合國家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，并在會計基礎(chǔ)工作規(guī)范管理和財務(wù)會計信用等級評定中予以認(rèn)可。備案檢測的重點主要集中在三方面：所使用的會計核算軟件是否具備符合《信息技術(shù)會計核算軟件數(shù)據(jù)接口》（GB/T19581—2004）的接口；會計資料的錄入、核算是否符合國家統(tǒng)一會計制度的有關(guān)規(guī)定；會計基礎(chǔ)工作是否符合《會計基礎(chǔ)工作規(guī)范》的要求。

在對備案單位財務(wù)數(shù)據(jù)檢測之后，上海財政部門針對檢測結(jié)果進行不同的處理：對未通過檢測的單位出具檢測報告，督促電算化使用單位規(guī)范會計基礎(chǔ)工作；對通過檢測的單位，財政部門還會將《上海單位計算機替代手工記賬備案表》同時抄送同級稅務(wù)部門。為了避免備案單位為通過檢測而偽造數(shù)據(jù)，備案單位會計機構(gòu)負(fù)責(zé)人（會計主管人員）被要求承諾所提供的備案數(shù)據(jù)與實際會計數(shù)據(jù)一致，否則，將承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。

（二）上海市會計電算化備案制實例

上海市在會計電算化備案方面的工作走在了全國前列，同時取得了顯著的成績和豐富的經(jīng)驗。上海市會計電算化備案制的成功案例為全國其他地區(qū)的會計信息化工作提供了很好的借鑒和學(xué)習(xí)的對象，特別是在標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)接口國家標(biāo)準(zhǔn)公布以后，這種以數(shù)據(jù)接口為核心的會計電算化備案工作將會在全國范圍內(nèi)迅速推廣。下面以上海市徐匯區(qū)企事業(yè)單位會計電算化備案為例，對會計電算化備案的方法和流程進行介紹以供借鑒：

上海市徐匯區(qū)財政局關(guān)于單位申請會計電算化備案有關(guān)事項的公示：

1.備案項目名稱：單位計算機替代手工記賬備案。

2.政策依據(jù)：《會計法》、《會計基礎(chǔ)工作規(guī)范》、《會計電算化工作規(guī)范》、《會計核算軟件基本功能規(guī)范》。

3.適用范圍：單位計算機替代手工記賬備案實行屬地化管理。即單位稅務(wù)隸屬關(guān)系。

4.備案條件

（1）必須保證所用軟件及其生成的會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報告和其他會計資料符合我國和國家統(tǒng)一會計制度。

（2）會計基礎(chǔ)工作必須符合財政部《會計基礎(chǔ)工作規(guī)范》、《會計電算化工作規(guī)范》的要求，取得同級財政部門頒發(fā)的《會計基礎(chǔ)工作規(guī)范證書》。

（3）使用的會計核算軟件必須達到財政部《會計核算軟件基本功能規(guī)范》的要求，符合國家統(tǒng)一會計制度的有關(guān)規(guī)定，并取得合法使用權(quán)。

（4）配備專門或能保證獨立運行的計算機。

（5）配備專職或兼職的計算機硬件管理、操作、維護人員，會計人員必須持有《會計從業(yè)資格證書》及《會計電算化考試合格證書》。

（6）用計算機進行會計核算運行三個月，并取得合格規(guī)范的結(jié)果。

（7）需符合《信息技術(shù)會計核算軟件數(shù)據(jù)接口規(guī)范》標(biāo)準(zhǔn)的要求。符合以上七個條件的單位，可向徐匯區(qū)財政局申請上海市單位計算機替代手工記賬備案。

5.備案應(yīng)提交的材料（表1）

值得注意的是所需材料的第三項（會計基礎(chǔ)工作規(guī)范化證書），筆者曾實際作為上海市徐匯區(qū)一家貿(mào)易公司的代表為該企業(yè)進行會計電算化的備案工作。在備案過程中這家企業(yè)正是缺少了《會計基礎(chǔ)工作規(guī)范化證書》，在實地咨詢徐匯區(qū)財政局有關(guān)工作人員后了解到：企業(yè)若缺少《會計基礎(chǔ)工作規(guī)范化證書》可以在進行會計電算化備案的同時進行會計基礎(chǔ)工作規(guī)范化的審查，如果審查合格同時發(fā)放《會計基礎(chǔ)工作規(guī)范化證書》以及確認(rèn)計算機代替手工記賬備案。這一兩項工作同時進行的方式也是相當(dāng)人性化的，不但保證了相關(guān)政策、法規(guī)實施的嚴(yán)謹(jǐn)性，同時提高了財政部門和備案單位雙方面的效率。

6.會計電算化備案一般流程（圖1）

四、會計電算化備案的意義

雖然有個別地區(qū)也已經(jīng)開展了會計電算化的備案工作，但這些地區(qū)的工作或是過于簡單、籠統(tǒng)，或是開展時間太短，或是工作效果不理想。因此有必要以上海市工作案例為參照，將以標(biāo)準(zhǔn)化數(shù)據(jù)接口為核心的會計電算化備案制在全國進行推廣，以彌補停止暫停接受商品化會計核算軟件的評審申請后會計電算化管理方面的缺失。這樣做的有利方面主要有：

1.對企業(yè)會計和管理信息系統(tǒng)的建設(shè)具有積極作用。由于我國會計信息化起步較晚，專業(yè)商品化會計軟件市場還不完善，因此許多企業(yè)采用定向開發(fā)的會計軟件；或者將數(shù)據(jù)引出利用Excel等軟件作深層次的財務(wù)分析。利用標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)接口規(guī)范將使用戶擺脫束縛，可以自主地完成這些工作。即使企業(yè)對會計信息系統(tǒng)的各模塊都采用購買成品的方式，標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)接口規(guī)范也能使用戶對每個模塊都采用市場上最好的產(chǎn)品，不必整個系統(tǒng)一定要使用同一公司的產(chǎn)品。

2.提高相關(guān)政府部門對會計信息匯總、分析的效率。上級部門對信息的匯總是管理上的需要，不同會計軟件不同的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)對信息的匯總造成不便；另外，上級部門對下屬單位的電算化數(shù)據(jù)審計時，由于會計軟件眾多，審查人員不可能對所有的會計軟件都熟悉，因而很難利用會計軟件直接操作，如用行政手段強令下級單位使用統(tǒng)一的會計軟件定會面臨許多難以克服的障礙，標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)接口規(guī)范的實施很好地解決了這一難題。

3.會計電算化備案制度從一定程度上講是一個促進各企事業(yè)單位會計工作及其會計信息系統(tǒng)表現(xiàn)形式標(biāo)準(zhǔn)化的過程。經(jīng)過標(biāo)準(zhǔn)化數(shù)據(jù)接口的檢測，各不同的會計數(shù)據(jù)就做到了“數(shù)出一門”，從而大大提高了這些數(shù)據(jù)之間的可比性和可分析性。這有利于將一個地區(qū)各單位的會計工作甚至其運行情況提供一個更加清晰合理的展示，為更好地把握該地區(qū)的經(jīng)濟發(fā)展形勢提供一定的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。

五、會計電算化備案制度經(jīng)驗總結(jié)和政策改進建議

1.在暫停接受商品化會計核算軟件的評審申請和會計電算化應(yīng)用驗收后，在會計電算化備案等工作中發(fā)現(xiàn)單位違反會計基礎(chǔ)工作規(guī)范、國家統(tǒng)一會計制度現(xiàn)象非常普遍，隨著會計電算化備案工作的開展，單位會計工作中的不規(guī)范情況才逐漸減少。實踐證明，如果沒有有效的會計監(jiān)督，單位會計信息質(zhì)量必然會下降，進一步影響其他會計管理工作。

2.上海的會計電算化備案覆蓋范圍非常廣：全國其他地方有銷售的會計軟件在上海也基本上有用戶，實際上上海的會計電算化備案涉及的會計軟件包括中外近百家軟件公司產(chǎn)品；備案單位類型也覆蓋了國內(nèi)現(xiàn)有的各行各業(yè)，不僅包括不同行業(yè)、不同規(guī)模、不同所有制的企業(yè)，還包括各行政事業(yè)單位，以及民間非營利組織等。上海的經(jīng)驗對全國各地都可以有借鑒作用。實踐證明，無論情況多么復(fù)雜，采用先進的會計信息化技術(shù)，就能實現(xiàn)高效的會計監(jiān)督。

同時在上海的會計電算化備案中，也發(fā)現(xiàn)目前會計管理工作的政策力度不夠，建議加強：

1.會計電算化備案檢查中，發(fā)現(xiàn)個別單位對會計電算化備案采取消極態(tài)度，對發(fā)現(xiàn)的會計核算不規(guī)范不認(rèn)真整改。對此，很多一線從事會計監(jiān)督的人員感覺目前會計監(jiān)督中規(guī)范手段力度不夠，只能耐心勸解，單位如一意孤行也沒什么好的辦法，造成有些單位故意用小的違規(guī)掩蓋大的錯誤，用小的代價換取大的不當(dāng)?shù)美?/p>

2.在上海市和區(qū)縣財政局開展的會計電算化備案復(fù)查工作中，發(fā)現(xiàn)個別單位會計電算化備案時糾正了違反相關(guān)會計規(guī)定的情況，但事后又故態(tài)復(fù)萌。所以為保證質(zhì)量，會計監(jiān)督應(yīng)建立定期檢查的制度。為了彌補政府主管部門工作人員人力資源不足的現(xiàn)狀，應(yīng)有效整合各方面資源。王軍副部長曾說過：從我國近30年來會計信息化發(fā)展歷史來看，會計軟件廠商、咨詢機構(gòu)和會計信息服務(wù)商等市場主體在推進會計信息化建設(shè)中一直發(fā)揮著重要作用，可以將會計電算化備案復(fù)查和咨詢機構(gòu)每年的會計鑒證服務(wù)等相結(jié)合；會計軟件的用戶和他們的軟件和服務(wù)商在業(yè)務(wù)上關(guān)系非常密切，如果能引導(dǎo)會計軟件廠商和會計信息服務(wù)商建立規(guī)范的服務(wù)行為準(zhǔn)則，對于企業(yè)等單位存在的會計操作不規(guī)范問題，將能夠更高效地解決，降低社會成本。

六、總結(jié)

我國會計信息化的快速發(fā)展既是我國經(jīng)濟、社會快速發(fā)展的必然要求，也是其不可或缺的推動力量之一。在這一過程中各個企事業(yè)單位的會計電算化管理工作不斷凸顯其重要性，我國的會計電算化審批制度自20世紀(jì)90年代以來為我國的會計電算化管理工作提供了較好的指導(dǎo)方法，并且取得了很好的工作成效，為我國會計信息化的發(fā)展起到了有效的推動作用。但是同時也應(yīng)到看到隨著會計信息化的蓬勃發(fā)展，我國的會計電算化呈現(xiàn)出了與以往不同的新趨勢和新現(xiàn)象，在這種條件下傳統(tǒng)的審批制度呈現(xiàn)出了一些不適合會計電算化發(fā)展的缺陷。于是以會計電算化備案制度代替會計電算化審批制度成為了會計電算化管理工作的新趨勢，其中上海市在積極探索和廣泛實踐的基礎(chǔ)上創(chuàng)新性地實施了以會計核算軟件標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)接口為核心的會計電算化備案制度，并且取得了顯著的成果，該數(shù)據(jù)接口也成為國家標(biāo)準(zhǔn)（GB／T19581—2004）在全國范圍內(nèi)推廣。因此上海市的會計電算化備案工作作為一個相當(dāng)成功的案例，對于全國其他地區(qū)會計電算化備案工作的開展具有重要的借鑒意義。●

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