高婷婷 申金波

【摘 要】 隨著國家科教興國戰(zhàn)略的逐步實施，國家對提高自主創(chuàng)新能力的不斷重視，各高校、企業(yè)以及科研院所承攬的科研項目以及科研經(jīng)費均在逐年增長。與此同時，由于科研經(jīng)費管理制度的不完善而引發(fā)的問題也時有發(fā)生。文章主要就如何采用信息共享機制建立統(tǒng)一的科研管理平臺從而加強對科研經(jīng)費管理的方法進行探討。

【關鍵詞】 信息共享； 科研經(jīng)費； 管理

科研經(jīng)費一般是指為了解決某個科學問題或工程實際需求而支付給受托方的經(jīng)費補貼。由于近年來我國綜合實力的大幅度提升以及對產(chǎn)業(yè)結構的不斷調(diào)整，提高自主創(chuàng)新能力成為我國急需解決的根本性問題。為此，國家以及地方政府等均根據(jù)科研實際需求設立了各類科研基金或委托課題，同時隨著立項項目規(guī)模和數(shù)量的不斷增加，科研經(jīng)費的數(shù)量更是飛速增長。然而，也出現(xiàn)了一些問題，如何才能在科研經(jīng)費管理上與時俱進、不斷完善就成為一個重要難題。

一、目前科研經(jīng)費管理中存在的若干問題

（一）科研經(jīng)費來源的多樣性

隨著國家經(jīng)濟實力的不斷提升以及社會各界對提高自主創(chuàng)新能力的不懈追求和重視，學校、科研院所和企事業(yè)單位的科研經(jīng)費日益增多，門類也多種多樣，不盡相同。以大多數(shù)高校為例，目前到校的科研經(jīng)費種類主要分為橫向經(jīng)費和縱向經(jīng)費兩大類。其中橫向經(jīng)費根據(jù)合同標的的不同可分為科技開發(fā)、科技服務、科技咨詢、科技轉讓經(jīng)費等；如果按照合作方式的不同又可分為委托開發(fā)和合作開發(fā)經(jīng)費等；對于縱向經(jīng)費而言，其涉及的內(nèi)容更是千差萬別、各不相同，按照級別劃分可分為：國家級、省部級、地市級、直屬高校專項經(jīng)費以及自籌經(jīng)費等，按照學科又可分為自然科學類經(jīng)費、人文社科類經(jīng)費等，按照項目類別的不同又分為重點項目、重大項目、一般項目、人才培養(yǎng)項目等。

總之，經(jīng)費來源的種類呈現(xiàn)多樣性，對應于不同的來源形式就要采取對應的經(jīng)費管理辦法進行管理。

（二）科研經(jīng)費管理制度的各異性

鑒于以上科研經(jīng)費來源的不同，其對應的管理制度內(nèi)容也應各不相同。總體而言主要有以下特征：

1.橫向經(jīng)費一般在簽訂合同之初會有相應的預算草案。但一方面由于其開發(fā)內(nèi)容比較具體和明確，有可能會隨市場變化而發(fā)生變動甚至有可能開發(fā)失敗，因而其預算方案變動的可能性相應增大；另一方面，由于此類經(jīng)費主要是為企事業(yè)單位委托開發(fā)之用，其管理要求相對寬松，主要目的是對開發(fā)結果的追求，主要關注的是項目履行是否完成或達到預期目標，因而此類經(jīng)費通常沒有一套完整的經(jīng)費管理辦法或制度，學校需要根據(jù)相關的經(jīng)費管理辦法對其進行約束。

2.對于縱向經(jīng)費則情況大不相同。因為縱向經(jīng)費通常為上級單位制定相應的指南后，由各高校、企事業(yè)單位、科研院所申報而得，其目的根據(jù)項目類別的不同也不盡相同。對于大多數(shù)縱向經(jīng)費，均有一套完整的經(jīng)費管理制度要求，一般都約定了經(jīng)費預算、經(jīng)費支出、經(jīng)費結題時的具體要求。同時在項目履行過程中，承擔單位一般不能隨意更改研究目標，也不能隨意更改預算支出。因而學校只需根據(jù)批準單位的要求結合自身情況進行管理即可。

在很多國家級項目中，上級主管單位對相關細節(jié)會規(guī)定得更加詳細，一方面可以讓承擔單位照章辦事，了解有何可為，有何不可為；另一方面也進一步規(guī)范了經(jīng)費的支出等，方便項目的驗收結題。

因此，對于以上不同的類別，承擔單位需要充分理解和掌握各自的經(jīng)費管理制度要求，同時結合自身的管理要求進行管理，這樣才能做到規(guī)范管理、有的放矢。

（三）科研經(jīng)費管理要求的與時俱進性

由于社會的不斷發(fā)展以及科研經(jīng)費管理中出現(xiàn)漏洞的增加，國家以及上級主管單位等對于科研經(jīng)費管理的要求也逐漸增多。

1.在橫向經(jīng)費中，很多單位引入了招投標方法來約束科研經(jīng)費的投入和開支，在結題時也更多地加入了審計的要求，這對于合作單位或委托單位而言，更加迫切地要求其進一步加強此類經(jīng)費的規(guī)范管理。

2.在縱向經(jīng)費中引入審計、中期檢查等方法愈加普遍，項目委托管理部門的經(jīng)費管理辦法也隨著時間的推移而不斷更新和完善，對于在項目實施過程中出現(xiàn)的違規(guī)行為更是采取了相應的懲罰措施。

鑒于以上情況，就要求對科研經(jīng)費的管理辦法不能一成不變，要及時根據(jù)其他管理制度的要求和變化，對自身的管理辦法有相應的變動，唯有如此才能做到與時俱進、規(guī)范管理。

（四）科研經(jīng)費涉及信息的綜合性、復雜性

目前科研經(jīng)費管理中的另一個顯著問題是：科研經(jīng)費管理中涉及的基本信息和相關管理部門在不斷增加。以縱向項目管理為例，其主要問題是，雖然科研經(jīng)費管理的主體任務在財務管理部門，然而其涉及的來源單位信息、預算要求、支出范圍等均要由科研管理部門掌握并提供，涉及的設備管理和驗收任務又需要設備管理部門進行配合和管理，當項目最終完成并驗收時，需要以科研管理部門為主體，由財務管理部門以及審計部門進行復核和管理。如此，科研經(jīng)費管理絕非是某一個部門的任務。它的復雜性決定了只有通過涉及到的所有部門的通力配合才能更好地實現(xiàn)整個項目的全程規(guī)范管理。

鑒于科研經(jīng)費管理中存在的諸多問題，筆者認為只有對其進行分類和梳理，采取不同的對應措施，才能更好地實現(xiàn)對相應類別科研經(jīng)費的規(guī)范和妥善管理，避免出現(xiàn)對應問題。然而由于科研經(jīng)費信息呈現(xiàn)的復雜多樣性，如何才能做到對癥下藥、有的放矢，這確實是一個比較棘手的問題。經(jīng)過多年的管理經(jīng)驗總結以及對相關部門管理流程的了解，筆者認為如果不借助于信息互通和共享，上述情況很難得到根本解決。

二、科研經(jīng)費管理流程的合理規(guī)劃

筆者認為應該對科研經(jīng)費管理中涉及的流程進行合理規(guī)劃，明確各階段涉及部門的任務和職責范圍，唯有如此，才能切實保障信息共享給相關管理部門帶來的益處和作用。以下即是對科研經(jīng)費管理流程的幾點思考（如圖1所示），主要以較為復雜的縱向經(jīng)費管理為背景進行討論。

（一）在項目立項之初階段

科研管理部門的工作是主體（如圖1所示）。其重要工作之一是將立項項目所涉及的設備管理以及預算支出等及時提供給設備管理部門備案，以便其根據(jù)情況制定對應的管理預案；同時科研管理部門還需要將項目委托單位的相關信息、項目經(jīng)費支出計劃或預算方案、經(jīng)費支出標準和范圍等信息一并提供給財務管理部門進行備案，使其根據(jù)上級或委托單位要求同時依據(jù)相關財務管理辦法制定對應的管理預案；另外科研管理部門還需要將涉及到的審計信息提前告知審計部門。

通過以科研管理部門為中心的信息共享，使其他相關部門能夠及時更新或了解已立項目的對應管理要求，做到同步管理或預案準備，以方便其后的中期檢查或驗收階段的工作。

（二）項目初期階段

待各個涉及部門根據(jù)共享信息匯總完成各自的管理預案后，要將必要的規(guī)定、有關注意事項和需要配合的要求及時提供給其他部門（如圖1）。此階段各個部門的信息共享是雙向的，而且是非常重要的過程。因為只有此階段的信息共享和反饋工作做得充分和徹底，才能為后期的中期檢查和驗收工作順利提供保障，所以這個環(huán)節(jié)是必需的。

（三）項目的中期檢查階段

在項目初期到中期檢查階段，科研經(jīng)費管理的主要任務集中在財務管理部門。這期間財務管理部門需要依據(jù)最初建立的管理預案按部就班地執(zhí)行，期間如果涉及到設備購買和歸屬則需要設備管理部門的配合。而在項目中期檢查的時候，管理的重心則重新轉移至科研管理部門。在此時期，科研管理部門要將上級要求的相關通知、文件甚至是審計要求等及時共享給其他部門，而其他部門也需要在短期內(nèi)準備好必備的數(shù)據(jù)、資料等轉交給科研管理部門。最后由科研管理部門將所需的材料匯總后上交，這樣才能保證項目的中期檢查能夠順利通過，為項目結題驗收奠定基礎。

（四）項目結題驗收階段

中期檢查階段主要還是依靠財務管理部門實施管理職責，而到了結題驗收階段，此時的管理重心依然會轉移至科研管理部門。類似中期檢查階段，科研管理部門仍然需要匯總各部門材料，最后上交至項目批準單位。同時如果有特殊約定的項目，財務部門還需要按照要求為項目負責人辦理經(jīng)費結題手續(xù)。

通過以上科研經(jīng)費管理階段的規(guī)劃和分析可以看出：在項目整個實施過程中，特別是在關鍵時間節(jié)點上，各個涉及部門之間的信息共享和傳遞是比較頻繁的，這也是實時規(guī)范和加強科研經(jīng)費管理的保證。此時，如何保證信息共享的及時性與便捷性就成為一個關鍵因素。如果依靠通常的部門聯(lián)絡，則效率和辦事程序比較低下，因此筆者認為利用先進的互聯(lián)網(wǎng)技術構建統(tǒng)一的科研管理平臺是解決此問題的一個行之有效的辦法。

三、對于構建科研管理網(wǎng)絡平臺改進科研經(jīng)費管理的思考

如圖2所示，筆者認為構建如此的環(huán)形網(wǎng)絡系統(tǒng)可以滿足上文中論述的信息實時共享機制。其要點如下：

首先，科研管理部門和財務管理部門是科研經(jīng)費管理平臺的兩個核心，因為主要的工作重心集中在這兩個部門，這兩個部門的管理模塊應該既體現(xiàn)信息的共享性又要保證一定的權限安全。此兩個部門應該設置專門人員或者階段性地設置專門人員，以保證數(shù)據(jù)共享的及時性與準確性。

其次，其他兩個部門——后勤處與審計處雖然處在輔助位置，但其所負責的設備管理部門以及審計部門的工作也同樣重要。這兩個管理模塊相對傳遞的數(shù)據(jù)量小，卻是舉足輕重，不可或缺，而且其數(shù)據(jù)傳遞和反饋的準確性直接影響項目的中期檢查和結題驗收結果，因為最后審計的結果以及設備歸屬檢查情況是很多項目管理制度中的重點。因此這兩個部門要注意及時反饋重要的輔助信息，以保證準確無誤。

最后，以上構建的環(huán)形網(wǎng)絡平臺應該是一個完整的系統(tǒng)。各部門之間不但要有數(shù)據(jù)和信息的及時反饋和交流，同時也要根據(jù)各自的管理情況及時反饋重要的注意事項，以保證各部門作為一個整體實現(xiàn)對項目經(jīng)費的統(tǒng)一管理。例如，如果財務制度有了新的規(guī)定，一定要將此情況反饋給科研管理部門，以保證立項之初的計劃不違反相關制度和法規(guī)；反過來亦然，如果項目批準單位有了新的要求也要及時告知其他部門，以保證管理辦法的統(tǒng)一執(zhí)行。

總之，筆者認為：通過對科研經(jīng)費管理流程的規(guī)劃以及構建的環(huán)形科研網(wǎng)絡平臺，可以有效地實現(xiàn)所涉及部門相關信息的及時溝通和傳遞，同時也可以更加統(tǒng)一地實現(xiàn)科研經(jīng)費的科學、規(guī)范化管理。此辦法可以為加強科研經(jīng)費管理工作提供一定的參考。

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