范國(guó)崴

摘要隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，圖書(shū)館自動(dòng)化水平越來(lái)越高，本文通過(guò)對(duì)我館使用的妙思文獻(xiàn)管理系統(tǒng)的應(yīng)用研究，剖析了現(xiàn)刊管理工作中的自動(dòng)化程序，提高了圖書(shū)館的讀者服務(wù)水平。

關(guān)鍵詞圖書(shū)館現(xiàn)刊管理

中圖分類(lèi)號(hào)：G47 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

1報(bào)刊管理系統(tǒng)的構(gòu)建

報(bào)刊到館后要有專(zhuān)人接收并及時(shí)錄入現(xiàn)有妙思文獻(xiàn)管理系統(tǒng)的現(xiàn)刊驗(yàn)收與劃到子系統(tǒng)，對(duì)照?qǐng)?bào)刊訂閱明細(xì)，錯(cuò)刊或少刊及時(shí)同訂購(gòu)館員聯(lián)系，建立和運(yùn)用妙思現(xiàn)刊系統(tǒng)有利于立體地準(zhǔn)確地獲取各種報(bào)刊信息，如到館率、專(zhuān)業(yè)期刊訂購(gòu)種數(shù)、數(shù)量等等。專(zhuān)人負(fù)責(zé)，交接簽字可以明確報(bào)刊丟失責(zé)任，二者相輔相成，缺一不可。

2妙思報(bào)刊管理系統(tǒng)特點(diǎn)

《期刊管理系統(tǒng)6.5》新增加如下功能：

（1）建立智能“劃到表”：在預(yù)訂信息輸入完畢，系統(tǒng)可根據(jù)預(yù)訂信息自動(dòng)生成“劃到表”；（2）驗(yàn)收時(shí)顯示該刊的“劃到表”，用戶(hù)可直接在“劃到表”中很方便地驗(yàn)收到館的期刊；（3）以填表方式自動(dòng)生成標(biāo)準(zhǔn)的期刊CNMARC；（4）智能列表形式的MARC編輯器，用戶(hù)可以方便地添加、刪除、編輯各字段和子字段，每個(gè)字段都帶有各自的屬性，通過(guò)設(shè)置字段的屬性可使編輯字段內(nèi)容時(shí)達(dá)到最佳效果；（5）用戶(hù)界面的人性化，系統(tǒng)提供了界面布局自設(shè)置功能，用戶(hù)根據(jù)自己的喜好制訂自己使用的界面；（6）裝訂下架方便，通過(guò)“增加裝訂本”按鈕可自動(dòng)選取和舍棄期刊的各期數(shù)據(jù)；（7）篇目制作、摘要制作和全文制作功能，各館可根據(jù)自己的能力選擇其中的一種制作方式，編制二次文獻(xiàn)；（8）在數(shù)據(jù)錄入過(guò)程中系統(tǒng)提供多種字典功能，并可以在錄入數(shù)據(jù)過(guò)程中添加字典內(nèi)容；（9）重復(fù)記錄刪除工具，可刪除各表中重復(fù)的記錄；（10）MARC格式轉(zhuǎn)換工具，將各種MARC格式的數(shù)據(jù)進(jìn)行轉(zhuǎn)換；（11）期刊數(shù)據(jù)導(dǎo)入功能，可將各館現(xiàn)有的MARC數(shù)據(jù)直接裝入系統(tǒng)，極大地提高了使用本系統(tǒng)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換的效率。（12）期刊預(yù)訂過(guò)程中可直接著錄期刊的MARC，無(wú)論是哪年的現(xiàn)刊和哪年的合訂本，某種刊都對(duì)應(yīng)惟一的一條MARC信息。

3報(bào)刊管理系統(tǒng)的應(yīng)用

3.1訂單驗(yàn)收

訂單驗(yàn)收就是驗(yàn)收到館的刊物，是連續(xù)出版物中需要反復(fù)操作的工作，在此項(xiàng)操作中驗(yàn)收本年度第一種期刊時(shí)需要一個(gè)新批號(hào)，用次批號(hào)驗(yàn)收本年度現(xiàn)刊各個(gè)期次。這個(gè)批號(hào)也是用來(lái)做記憶用途的與訂購(gòu)批號(hào)沒(méi)有任何聯(lián)系，可以按年份定義批號(hào)，也可讓系統(tǒng)根據(jù)參數(shù)設(shè)置的批號(hào)類(lèi)型自動(dòng)生成。

驗(yàn)收的期次是與驗(yàn)收批號(hào)關(guān)聯(lián)的，也就是同一種刊在某一批號(hào)中驗(yàn)收的期次在其他驗(yàn)收批號(hào)是看不到的，如果一年內(nèi)使用多個(gè)批號(hào)驗(yàn)收，會(huì)誤認(rèn)為以前驗(yàn)收的期次丟失。推薦最好每年只用一個(gè)批號(hào)來(lái)驗(yàn)收?，F(xiàn)刊到館后需要進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收工作很簡(jiǎn)單，調(diào)出對(duì)應(yīng)期刊的劃到表，在相應(yīng)的期次上輸入到館實(shí)際份數(shù)即可完成這種刊的驗(yàn)收。

通常情況不需要手工輸入驗(yàn)收批號(hào)。如果是每年首次驗(yàn)收，點(diǎn)擊【自動(dòng)】按鈕，系統(tǒng)根據(jù)驗(yàn)收批號(hào)格式自動(dòng)生成一個(gè)新的驗(yàn)收批號(hào)；如果需要使用上次使用的批號(hào)，可點(diǎn)擊【上次】按鈕，系統(tǒng)會(huì)調(diào)出最近使用的批號(hào)；如果要調(diào)出所有以前使用的驗(yàn)收批號(hào)，請(qǐng)點(diǎn)擊【上次】按鈕調(diào)出全部批號(hào)并顯示在批號(hào)列表框中，在列表框中選擇。

當(dāng)確定驗(yàn)收批號(hào)后，所選擇的批號(hào)會(huì)出現(xiàn)在批號(hào)輸入框中，點(diǎn)擊【確定】按鈕，調(diào)出如“現(xiàn)刊驗(yàn)收窗口”圖所示的窗口。選擇檢索點(diǎn)，輸入檢索條件，如果系統(tǒng)檢索到的刊除了本年度訂購(gòu)?fù)?，還就其他年度訂購(gòu)的，系統(tǒng)會(huì)列出檢索結(jié)果，列出各年度同種刊的記錄，顯示的列有：批號(hào)、發(fā)行單位、正題名、期訂日期、訂購(gòu)分?jǐn)?shù)等。您可以根據(jù)訂購(gòu)批號(hào)來(lái)選擇要?jiǎng)澋侥且荒甑钠诳?。選中要?jiǎng)澋降挠涗浕剀?chē)或者點(diǎn)擊【選中當(dāng)前行】按鈕返回到期刊驗(yàn)收窗口。

3.2訂單催詢(xún)

訂單催詢(xún)是指打印那些應(yīng)該到館而沒(méi)有到館的各期次明細(xì)表，為向刊商進(jìn)行催刊提供了一份必不可少的依據(jù)。

催詢(xún)選項(xiàng)說(shuō)明：一種是按預(yù)測(cè)催缺日期查缺催缺：它的催缺方法是：根據(jù)訂購(gòu)的起訂和終止日期來(lái)限定（下轉(zhuǎn)第252頁(yè)）（上接第210頁(yè)）對(duì)哪些種訂購(gòu)的刊進(jìn)行催缺，同時(shí)限定那些在劃到表中設(shè)置的“催缺警告”時(shí)間在催缺日期時(shí)間段內(nèi)的期次進(jìn)行催缺。舉例說(shuō)明：假如本館2007年度訂購(gòu)了兩種刊。一種刊名是《讀者》，月刊，另一種刊名是《知音》，月刊?！蹲x者》訂購(gòu)上半年。起訂時(shí)間是2007.01.01，終止時(shí)間是2007.06.31，共6期，每期的“催缺警告”時(shí)間都設(shè)置為下一個(gè)月的1號(hào)。《知音》訂購(gòu)全年。起訂時(shí)間是2007.01.01，終止時(shí)間是2007.12.31，共12期，每期的“催缺警告”時(shí)間都設(shè)置為下一個(gè)月的1號(hào)。催缺時(shí)，如果設(shè)置了起訂時(shí)間為2007.01.01，終止時(shí)間為2007.12.31，系統(tǒng)只會(huì)對(duì)《知音》這一種刊進(jìn)行催缺。不會(huì)對(duì)《讀者》進(jìn)行催缺（因?yàn)樗慕K止日期是2007.06.31），如果設(shè)置催缺日期為小于2007.04.30，系統(tǒng)只會(huì)對(duì)催缺警告日期小于2007.04.30哪些沒(méi)有到的期次催缺。

總結(jié)：起訂日期和終止日期是用來(lái)限定期刊的種類(lèi)；催缺日期是用來(lái)限定哪些期次。如果選中“只要沒(méi)到全都催缺”參數(shù)，系統(tǒng)就會(huì)對(duì)起訂日期和終止日期相同的那些刊，只要沒(méi)到全部催缺。

另一種是按固定時(shí)間間隔查缺催缺：這種方法通常適用半年或年底集中催缺。系統(tǒng)只對(duì)起訂日期和終止日期條件起作用，用來(lái)限定哪些種類(lèi)的刊。對(duì)催缺日期無(wú)效?！跋鄬?duì)劃到最后一期延遲天數(shù)”表示，催缺驗(yàn)收為日期為所設(shè)置的天數(shù)之前那些期次。

3.3打印分配明細(xì)

期刊驗(yàn)收后，要將驗(yàn)收的期刊分發(fā)到各館閱覽室，打印分配明細(xì)一是為了知道哪些刊是給哪個(gè)閱覽室的，二是為了作為確認(rèn)單由閱覽室收取人簽字確認(rèn)。

3.4現(xiàn)刊上架

3.4.1打印現(xiàn)刊架位號(hào)

架位號(hào)在擺放期刊時(shí)非常有用。閱覽室工作人員根據(jù)架位號(hào)將期刊擺放到期刊架子上（期刊架上都會(huì)粘貼架位號(hào)）。有的圖書(shū)館驗(yàn)收人員在驗(yàn)收時(shí)，將電腦屏幕顯示的架位號(hào)寫(xiě)到期刊上或者利用打印架位號(hào)功能打印架位號(hào)粘貼到期刊上，閱覽室管理人員借助期刊上的架位號(hào)正確擺放期刊。因此你可以事先編輯各種期刊的架位號(hào)。

在架位號(hào)列中編輯架位號(hào)，如果某刊的架位列為空，系統(tǒng)會(huì)用紫色顯示表示用索取號(hào)代替架位號(hào)。對(duì)所有的刊都編輯了架位號(hào)，如果每一年的架位號(hào)不變，不需要每年都進(jìn)行編輯。

3.4.2打印架位標(biāo)簽

打印架位標(biāo)簽可以打印兩種架位標(biāo)簽，一是用于粘貼到期刊架上的標(biāo)簽，另一種是用于粘貼在期刊上的標(biāo)簽。打印時(shí)可根據(jù)需要選擇。

采購(gòu)批號(hào)：如果選擇采購(gòu)批號(hào)做為打印批號(hào)，系統(tǒng)是按每一種期刊打印一份架位標(biāo)簽的。如果希望打印用于粘貼在期刊架上的標(biāo)簽，請(qǐng)使用這種方法。

劃到批號(hào)：這種打印方式是用來(lái)打印已驗(yàn)收的每個(gè)期次的架位號(hào)，也就是一本期刊一個(gè)架位號(hào)。用于粘貼在期刊上。

劃到時(shí)間：用于限制劃到批號(hào)中某些劃到期次。系統(tǒng)只會(huì)打印在這個(gè)時(shí)間段內(nèi)劃到期刊的架位號(hào)。

3.5現(xiàn)刊財(cái)產(chǎn)登記

財(cái)產(chǎn)登記的目的是對(duì)驗(yàn)收的期刊分配登錄號(hào)和條形碼，用于讀者外借。如果對(duì)讀者不外借現(xiàn)刊，可以不做現(xiàn)刊財(cái)產(chǎn)登記。

4關(guān)于系統(tǒng)權(quán)限的使用

只有負(fù)責(zé)收發(fā)的館員才具有現(xiàn)刊驗(yàn)收與劃到的系統(tǒng)權(quán)限；現(xiàn)刊年度訂購(gòu)權(quán)限及期刊下架送編權(quán)限僅限于具體負(fù)責(zé)訂購(gòu)的館員；編目系統(tǒng)權(quán)限只向編目人員開(kāi)放；現(xiàn)刊查詢(xún)及統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)可以向整個(gè)期刊部門(mén)所有館員開(kāi)放等，即所謂的角色管理。

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