陶醉

摘要學(xué)校檔案客觀反映著學(xué)校的管理工作、教學(xué)教研活動(dòng)以及學(xué)生動(dòng)態(tài)發(fā)展情況，是學(xué)校教育工作和管理工作不可缺少的重要組成部分，因此，重視檔案資源的開發(fā)與利用是學(xué)校工作全面發(fā)展的重要體現(xiàn)，是學(xué)校走內(nèi)涵發(fā)展之路的必然選擇。

關(guān)鍵詞檔案資源管理體現(xiàn)層面效能

中圖分類號(hào)：G47 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

1檔案制度資源的開發(fā)與利用

學(xué)校對(duì)檔案工作的指導(dǎo)與管理除了必須遵循教育主管部門制定和頒布的各項(xiàng)規(guī)章制度外，還必須結(jié)合本校實(shí)際制定內(nèi)部檔案管理制度，小到明確檔案材料的收集范圍，大到檔案的保存存儲(chǔ)都應(yīng)該體現(xiàn)明確的工作細(xì)則，把檔案工作具體分解和落實(shí)到相關(guān)人員，以此量化工作標(biāo)準(zhǔn)。檔案制度一旦制定并頒布后，主管部門就必須嚴(yán)格按照要求狠抓落實(shí)，并突出以下幾項(xiàng)工作，首先，體現(xiàn)制度的奠基作用。學(xué)校檔案材料的及時(shí)收集與有效管理對(duì)于學(xué)校發(fā)展的意義顯而易見，其中材料的真實(shí)性、客觀性不僅是學(xué)校檔案管理實(shí)績的具體體現(xiàn)、學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策和解決學(xué)校重要問題的文本依據(jù)，而且也是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)開展研究和瞻前規(guī)劃的基礎(chǔ)，檔案制度無疑是最后的保障，因此，我們要通過制度的約束既確保檔案的及時(shí)歸檔，又確保檔案的完整性。其次，發(fā)揮制度的引領(lǐng)作用。學(xué)校應(yīng)通過檔案制度敦促檔案人員規(guī)范自己的工作行為，減少被動(dòng)工作和不規(guī)范操作情形，防止工作中的各類失誤；通過制度確立的獎(jiǎng)懲標(biāo)準(zhǔn)鞭策落后、鼓勵(lì)先進(jìn)，提升檔案人員工作主觀能動(dòng)性；通過制度培養(yǎng)檔案人員應(yīng)有的工作意識(shí)，諸如，檔案人員對(duì)于上級(jí)部門發(fā)放的用于傳閱的各種文件材料要做到心中有數(shù)，體現(xiàn)跟蹤意識(shí)，確保出得去、回得來；通過制度形成對(duì)本單位生成各種文件資料的收集與保管意識(shí)，因?yàn)檫@些材料往往在很大程度上體現(xiàn)著學(xué)校的發(fā)展過程。

2檔案技術(shù)資源的開發(fā)與利用

計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案工作運(yùn)用中的不斷發(fā)展對(duì)傳統(tǒng)以紙質(zhì)為支撐檔案管理工作構(gòu)成了嚴(yán)峻挑戰(zhàn)，并同時(shí)對(duì)檔案人員的工作方式、工作理念產(chǎn)生著深刻影響。首先，它帶來了檔案工作的革命。從傳統(tǒng)檔案整體工作流程看，它屬于典型的實(shí)體控制類型，而計(jì)算機(jī)技術(shù)的運(yùn)用使檔案工作突破最初檔案載體的一味制約，客觀揭示著檔案信息的科學(xué)運(yùn)行過程。隨著檔案在學(xué)校各項(xiàng)工作中地位日益突顯，僅僅依據(jù)原始實(shí)體檔案難以高效適應(yīng)學(xué)校發(fā)展的需要，計(jì)算機(jī)技術(shù)的介入實(shí)現(xiàn)了檔案從題名、文號(hào)等層面的直接檢索，提高了檔案運(yùn)行效率。其次，它推動(dòng)著檔案工作方式的轉(zhuǎn)變。檔案人員在長期工作過程中已經(jīng)習(xí)慣了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的整理與保護(hù)，傳統(tǒng)繁瑣的工作使得他們被迫接受現(xiàn)有的工作模式并不斷適應(yīng)。計(jì)算機(jī)技術(shù)的適時(shí)介入使得檔案人員在深入思考檔案工作的質(zhì)量與效率基礎(chǔ)上，自覺打破一成不變的工作方式，他們通過運(yùn)用新技術(shù)和新方法實(shí)現(xiàn)了檔案工作的長足發(fā)展。當(dāng)然，開發(fā)與利用計(jì)算機(jī)資源為檔案工作服務(wù)是一個(gè)逐步推進(jìn)的過程，應(yīng)該體現(xiàn)循序漸進(jìn)原則，事實(shí)上，計(jì)算機(jī)技術(shù)的運(yùn)用雖然實(shí)現(xiàn)了檔案自動(dòng)組卷的目的，但是，計(jì)算機(jī)輔助立卷更是其主要特征，檔案人員仍然需對(duì)檔案實(shí)體實(shí)行人工組卷，計(jì)算機(jī)則輔助完成檔案的分類與分工工作，即，計(jì)算機(jī)在有效控制下，機(jī)模仿人的思維方式進(jìn)行檔案分類組卷，這種方式體現(xiàn)了傳統(tǒng)與現(xiàn)代的有機(jī)結(jié)合，大大提高了檔案工作效能。

3檔案人力資源的開發(fā)與利用

檔案工作能否順利進(jìn)行與人的關(guān)系有著密切聯(lián)系。結(jié)合高等師范學(xué)校發(fā)展實(shí)際，檔案人力資源的開發(fā)與利用主要體現(xiàn)在兩個(gè)“量級(jí)”方面，即，檔案人力資源的數(shù)量和檔案人力資源的質(zhì)量。隨著辦學(xué)規(guī)模日益擴(kuò)大，學(xué)校內(nèi)部教學(xué)活動(dòng)、后勤管理服務(wù)、學(xué)生信息管理都對(duì)檔案工作提出了更高要求，繁重的工作對(duì)學(xué)校檔案隊(duì)伍的數(shù)量構(gòu)成了客觀挑戰(zhàn)，檔案人員的數(shù)量必須能夠滿足檔案工作正常開展的需要。當(dāng)然，檔案人員的數(shù)量也并非多多益善，我們應(yīng)該將人員數(shù)量概念定位在人員必須結(jié)構(gòu)合理、工作職能必須全面的基礎(chǔ)上，結(jié)合高等師范學(xué)校檔案工作實(shí)踐，檔案人員的配置包括了檔案策略研究人員，檔案查閱與咨詢服務(wù)人員，并由他們共同組成檔案研究開發(fā)團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)學(xué)校檔案工作。檔案人員的素質(zhì)是檔案工作發(fā)展的關(guān)鍵，學(xué)校必須把好檔案人員準(zhǔn)入門檻，一般而言，學(xué)校檔案人員的質(zhì)量涵蓋了兩大方面，過硬的政治素質(zhì)和高超的業(yè)務(wù)能力。檔案工作從大的層面而言必須體現(xiàn)國家意志、符合國家的大政方針，檔案人員必須體現(xiàn)一定的政治操守和職業(yè)道德，真正在工作中做到堅(jiān)持事實(shí)，熱愛檔案工作；檔案工作是一個(gè)細(xì)致入微的工作，檔案人員除了具備熟練的文字策劃能力和工作組織能力外，還必須加強(qiáng)專業(yè)理論知識(shí)學(xué)習(xí)，不斷提高自己的學(xué)歷層次，擴(kuò)大自己的視野，只有這樣才能體現(xiàn)具體問題具體分析的能力，才能在工作中做到游刃有余。

4檔案處室資源的開發(fā)與利用

檔案室是開展檔案管理工作的實(shí)體支撐，開發(fā)與利用檔案室資源體現(xiàn)了檔案工作的基本要求，學(xué)校檔案室資源的開發(fā)與利用主要體現(xiàn)在兩個(gè)層面，首先，硬件資源的開發(fā)與利用。學(xué)校檔案室硬件資源開發(fā)與利用的原則可以概括為“小處著手，有的放矢?！本唧w而言，學(xué)校檔案室硬件資源既包括了外在的醒目門牌提示，也包括了內(nèi)部櫥柜協(xié)調(diào)統(tǒng)一、擺放齊整，尤其檔案人員辦公用品要嚴(yán)格按照上級(jí)主管部門所制定的檔案人員工作職責(zé)以及學(xué)校檔案室管理制度等規(guī)范性文件配足配齊；學(xué)校檔案室的重要性決定了檔案室的保護(hù)要長遠(yuǎn)規(guī)劃、明確職責(zé)，因此，檔案室必須重視各種保護(hù)設(shè)施的建設(shè)，包括防盜網(wǎng)、防盜門等防盜設(shè)施的建設(shè)；包括防火、防水等設(shè)施的配備；包括防蟲、防蛀、防強(qiáng)光、防潮濕等手段的運(yùn)用等。其次，軟件資源的開發(fā)與利用。我們在重視學(xué)校檔案室硬件資源開發(fā)與利用的同時(shí)，也要加強(qiáng)學(xué)校檔案室軟件資源的開發(fā)與利用，其中最為突出的工作是建設(shè)學(xué)校數(shù)字化檔案室。學(xué)校數(shù)字化檔案室建設(shè)指的是利用數(shù)字設(shè)備及數(shù)字技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享的目的。新形勢下，學(xué)校數(shù)字化檔案室不能簡單地理解為在形式層面超越傳統(tǒng)檔案室，事實(shí)上，數(shù)字化檔案室在相關(guān)功能方面是傳統(tǒng)檔案室的延伸，但是，數(shù)字化檔案室又與傳統(tǒng)檔案室有著明顯的區(qū)別，尤其它有效借助了諸如電腦設(shè)備；數(shù)碼相機(jī)設(shè)備；掃描儀器設(shè)備；打印設(shè)備等提高了工作運(yùn)行的質(zhì)量和效率，誠然，檔案室資源的開發(fā)與利用既體現(xiàn)了傳統(tǒng)與現(xiàn)代兩個(gè)方面的內(nèi)容，又反映著效率與效能兩個(gè)層面的實(shí)際意義，因此，開發(fā)與利用好檔案室資源有著毋庸置疑的意義。

5結(jié)束語

學(xué)校檔案資源的開發(fā)與利用一方面體現(xiàn)了社會(huì)客觀形勢發(fā)展對(duì)檔案工作的要求，另外一方面也體現(xiàn)了檔案工作可持續(xù)發(fā)展的內(nèi)在需要。因此，我們必須開發(fā)與利用各種相關(guān)資源為檔案工作服務(wù)。

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