王永剛

［摘要］ 本文指出了高校會計檔案管理存在的問題，分析問題產(chǎn)生的原因，并從配備專業(yè)人員、加強會計人員崗位培訓(xùn)、加強往來款項管理、加強財務(wù)部門與檔案管理部門的溝通等方面提出完善高校會計檔案管理的舉措。

［關(guān)鍵詞］ 高校會計檔案；管理；舉措

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 06. 003

［中圖分類號］ F233［文獻標識碼］A［文章編號］1673 - 0194（2012）06- 0005- 02

高校會計檔案是指高校在財務(wù)管理和會計核算活動中直接形成的具有保存價值的文字材料、會計憑證、會計賬表和財務(wù)報告等會計核算專業(yè)資料，是記錄和反映單位財務(wù)的重要資料和證據(jù)。高校會計檔案是高等院校在教學(xué)、科研、行政管理中經(jīng)濟活動的歷史記錄，是高校檔案的重要組成部分，是一種重要的經(jīng)濟信息資源，同時也是會計工作過程最有說服力的憑證。由此可見，做好高校會計檔案管理工作對于高校教育改革和發(fā)展具有深遠的意義。

1當前高校會計檔案管理中存在的問題

1.１ 會計檔案管理制度滯后，不能適合當前高校會計檔案管理現(xiàn)代化的要求

眾所周知，高等院校實施的會計檔案管理制度主要是參照２００１年財政部、國家檔案局聯(lián)合制定的《會計檔案管理辦法》編制的。管理對象主要是傳統(tǒng)的會計憑證、會計賬簿、會計報表等會計資料。而目前，我國各個高校均已實現(xiàn)了會計電算化，但是對于由此產(chǎn)生的大量的以電子文檔、程序文件、數(shù)據(jù)庫、備份文件等新的會計檔案信息載體，則沒有制訂相應(yīng)的管理辦法，許多應(yīng)當歸檔的會計資料散落在不同的經(jīng)辦人手中，因此造成了會計檔案歸檔的不完整。

1.２ 會計檔案資料收集不齊

會計檔案包括會計憑證類、會計賬簿類、財務(wù)報告類等。然而，許多高校在收集會計資料時，仍然沒有將財務(wù)報表類中的上級有關(guān)文件、財務(wù)制度、財務(wù)活動分析等歸檔，特別是電算化會計下的財務(wù)核算系統(tǒng)軟件、數(shù)據(jù)庫等重要資料，沒有按會計檔案的管理要求進行正確歸檔保存。

1.３ 會計檔案移交不及時

根據(jù)“會計檔案管理辦法”規(guī)定，當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由本單位財務(wù)會計部門保管一年。期滿之后，原則上應(yīng)由財務(wù)會計部門編造清冊移交本單位的檔案部門保管。財務(wù)會計部門和經(jīng)辦人必須按期將應(yīng)當歸檔的會計檔案，全部移交學(xué)校檔案部門，不得自行封包保存。但實際工作中，財務(wù)會計部門一是為了查詢的方便，二是由于裝訂歸檔的不及時，常常是會計檔案長期擺放在財務(wù)會計部門，要么是不按期向?qū)W校檔案管理部門移交，要么就根本不向?qū)W校檔案管理部門移交。

1.４ 會計檔案鑒定銷毀難

在實際工作中，高校會計檔案的銷毀往往不受重視。究其原因：一是數(shù)量大，開展工作需花費大量的人力物力；二是鑒定銷毀無切實可行且具操作性的統(tǒng)一規(guī)定。在檔案管理辦法中，僅籠統(tǒng)地規(guī)定“根據(jù)檔案的保管期限”，而會計檔案屬專業(yè)檔案范疇，是學(xué)校經(jīng)濟業(yè)務(wù)活動中形成的記錄經(jīng)濟業(yè)務(wù)的執(zhí)行、完成情況和明確經(jīng)濟責(zé)任的書面證明、原始資料，其重要性讓審批者往往不能輕易僅憑“保管期限”來作出鑒定銷毀的簽字。同時，根據(jù)“會計檔案管理辦法”的規(guī)定，要鑒定銷毀的會計檔案大多為１５年以上，而根據(jù)現(xiàn)行的干部任用情況，幾乎沒有一個學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)者能在此位如此長時間，這就造成要讓現(xiàn)任領(lǐng)導(dǎo)來審批銷毀以前領(lǐng)導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)下形成的原始和唯一的經(jīng)濟責(zé)任記錄原始資料，從而形成了事實上的銷毀審批難的局面；三是由于未能及時清繳的債權(quán)賬務(wù)的影響。學(xué)校不屬于企業(yè)，未能清繳的債權(quán)賬務(wù)，即使年代很長，也不能作為壞賬核銷，只能是長期掛賬，保留追償權(quán)利，而憑證作為追償掛賬的證據(jù)就具有了不可銷毀的權(quán)利。由此原因，使檔案管理者對會計檔案的鑒定銷毀工作的艱巨性和因責(zé)任重大而產(chǎn)生畏難情緒及無所適從，導(dǎo)致學(xué)校會計檔案的鑒定銷毀工作難以開展，從而影響了檔案整體管理工作的質(zhì)量和效果。

2完善高校會計檔案管理的舉措

2.１ 制定和落實高校會計檔案管理的各項規(guī)章制度

根據(jù)《中華人民共和國會計法》第十五條規(guī)定：“會計憑證、會計賬簿、會計報表和其他會計資料，應(yīng)當按照國家有關(guān)規(guī)定建立檔案，妥善保管。”因此，高校應(yīng)當依據(jù)相關(guān)會計法規(guī)的要求，結(jié)合本校實際，建立和健全會計檔案的收集、整理、鑒定、編目和開發(fā)利用等一整套的規(guī)章制度。確保會計檔案工作科學(xué)管理、有序開展。

2.２ 加強財務(wù)部門與檔案管理部門的溝通

財務(wù)部門與檔案管理部門的溝通，有利于檔案資料收集移交范圍及時調(diào)整，只有溝通了，財務(wù)部門才能及時收集應(yīng)收集的資料，只有溝通了，檔案管理部門才能了解財務(wù)部門的資料收集是否齊全，從而做好監(jiān)督工作。

2.３ 加強往來款項管理，及時結(jié)清債權(quán)債務(wù)

財務(wù)部門自身查詢的方便是其不及時向?qū)W校檔案管理部門移交檔案的本質(zhì)原因。而查詢需要產(chǎn)生的一個主要根源就是債權(quán)債務(wù)的清理。由于學(xué)校對債權(quán)債務(wù)清理工作的不到位，致使很多往來款款項長期掛賬，沒有一個統(tǒng)一的清理期限，從而加大了查詢需求。因此，財務(wù)部門應(yīng)加強往來款項管理，及時結(jié)清債權(quán)債務(wù)，盡量做到當年債務(wù)當年結(jié)清，減少各賬務(wù)經(jīng)辦人的查詢要求，使會計檔案能按規(guī)定及時向校檔案管理部門移交。

2.４ 強化會計檔案的科學(xué)管理

第一，做好會計檔案的歸檔和交接工作。高校要嚴格按照《檔案法》、《會計檔案管理辦法》的要求，有學(xué)校的財務(wù)部門應(yīng)把每年形成的應(yīng)該進行歸檔的會計資料，按照歸檔的要求整理歸檔。對于當年形成的會計檔案，應(yīng)由學(xué)校財務(wù)部門保管一年，期滿之后，財務(wù)部門編制移交清冊，然后移交學(xué)校檔案管理部門統(tǒng)一保管。

第二，完善會計檔案借閱制度。會計檔案的調(diào)閱要建立嚴格的會計檔案借閱制度，指定專人保管，防止會計檔案的損壞和遺失。原則上系統(tǒng)內(nèi)部人員只能借閱與工作有關(guān)的會計檔案，而且借閱時必須由會計檔案管理人員進行登記，并由借閱人簽字。

第三，對磁性介質(zhì)檔案管理時應(yīng)注意做好防磁、防凍、防熱、防污染和防有害生物等工作，重要的會計檔案要備份雙份，定期檢查，定期進行復(fù)制。

第四，對于保管期滿的會計檔案，需要核銷時，應(yīng)由檔案管理部門和財務(wù)部門共同派人監(jiān)督核銷。監(jiān)督核銷人員在銷毀會計檔案前，應(yīng)當進行清點核對，銷毀后，應(yīng)在清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)督銷毀情況報告本單位領(lǐng)導(dǎo)。

2.５ 提高會計檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

目前在高校的檔案管理部門中，缺乏既懂檔案管理知識，又精通財務(wù)知識和計算機運用的復(fù)合型人才，不能適應(yīng)新形勢下會計檔案管理工作的需要。因此，各高校應(yīng)重視會計檔案管理人才培養(yǎng)工作，不斷提高他們的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平，使他們盡快掌握現(xiàn)代化管理方法和技術(shù)，不斷提高會計檔案管理水平。

會計檔案管理工作是學(xué)校財務(wù)管理工作的最后一個環(huán)節(jié)，往往容易被忽視，形成財務(wù)管理工作的一個薄弱環(huán)節(jié)，直接影響學(xué)校整個財務(wù)管理工作的質(zhì)量和水平。加強學(xué)校會計檔案的管理不僅可以推動學(xué)校檔案管理工作的發(fā)展，還可以提高學(xué)校財務(wù)管理的水平和質(zhì)量，使會計檔案管理工作更好地適應(yīng)社會主義現(xiàn)代化建設(shè)和經(jīng)濟體制改革的需要。

主要參考文獻

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