尤蘭芳

(南京農(nóng)業(yè)大學(xué) 人文學(xué)院， 江蘇 南京 210095)

淺談高校院系行政秘書在突發(fā)事件中的作用

尤蘭芳

(南京農(nóng)業(yè)大學(xué) 人文學(xué)院， 江蘇 南京 210095)

隨著國內(nèi)高校建設(shè)的不斷推進(jìn)，在院系中行政秘書肩負(fù)的工作量越來越大，對行政秘書提出的要求也越來越高。為此行政秘書必須不斷學(xué)習(xí)，不斷提高自身能力。突發(fā)事件的處理可以檢驗行政秘書工作能力。在這整個過程中行政秘書要有一個好的心態(tài)、客觀的認(rèn)識、有效的表達(dá)、完善的溝通協(xié)調(diào)、合理的參謀和科學(xué)的總結(jié)反思。

行政秘書；自我學(xué)習(xí)；職業(yè)素質(zhì)；應(yīng)對機(jī)制

1 行政秘書的崗位職責(zé)與困惑

在高校院系辦公室行政工作中，行政秘書是主要的執(zhí)行者，其工作復(fù)雜多樣，主要包括協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理院系內(nèi)部事務(wù)，協(xié)調(diào)院系與外界各職能部門以及與師生的關(guān)系，并在師生與院系之間充當(dāng)上傳下達(dá)的紐帶。

總體說來，秘書的崗位職責(zé)包括：

1) 文書工作，負(fù)責(zé)各種公文、材料的整理、歸納、打印、傳送等；

2) 管理工作，負(fù)責(zé)院系教師的課務(wù)安排、日?？记?、考核、職稱的評定等；

3) 協(xié)調(diào)學(xué)生工作，負(fù)責(zé)傳達(dá)院系的各項任務(wù)指示，并協(xié)調(diào)輔導(dǎo)員等的工作；

4) 日常工作，負(fù)責(zé)院系相關(guān)部門的各種工作安排、日常辦公的后勤保障、安全維護(hù)等；

5) 對外工作，負(fù)責(zé)外院系的來訪接待及溝通相關(guān)職能部門[1]。

可以看出院系行政秘書所擔(dān)當(dāng)?shù)娜蝿?wù)千頭萬緒，工作量大面廣，但在實際工作中卻常常不被重視，秘書崗位被認(rèn)為可有可無，無關(guān)大局。在當(dāng)前的大學(xué)制度中，強(qiáng)調(diào)教師和管理者專業(yè)的發(fā)展，作為行政秘書，很多人都不是秘書這個相關(guān)專業(yè)的，即使專業(yè)對口，在如此繁雜的工作面前，想潛心研究并有所成就是非常困難的，因此作為行政秘書，個人的發(fā)展也是較為困難的。

其實，工作中總是伴隨著機(jī)遇和挑戰(zhàn)，行政秘書工作也必然如此。

2 加強(qiáng)學(xué)習(xí)提高自身素質(zhì)

隨著信息化時代的到來和網(wǎng)絡(luò)的普及，信息的傳播速度大大提高，社會的發(fā)展步伐不斷加快，人們的思想也在不斷地變化、碰撞。在這樣的背景下作為社會中文化素質(zhì)較高的群體的聚焦地——高校，在這樣的環(huán)境中，自然會經(jīng)常出現(xiàn)一些突發(fā)事件。如果能處理好這些突發(fā)事件，無疑能鍛煉并提高我們的能力，并使自己的工作受到同事的肯定，這對個人職業(yè)生涯的發(fā)展肯定益處極大[2]。

工欲善其事必先利其器，為了應(yīng)對突發(fā)事件，行政秘書應(yīng)該提高個人素質(zhì)。

2.1 提高思想素質(zhì)

首先，思想政治素質(zhì)是行政秘書所有素質(zhì)的基礎(chǔ)，因此秘書必須加強(qiáng)學(xué)習(xí)，不斷提高政治思想覺悟，認(rèn)真學(xué)習(xí)黨和國家的路線和政策，牢固樹立服務(wù)社會主義教育事業(yè)的遠(yuǎn)大理想，增強(qiáng)作為人民教師的崇高使命感和責(zé)任感，潛心服務(wù)好我們黨和國家的教育事業(yè)，服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)，服務(wù)于教師，服務(wù)于學(xué)生，在平時的工作中要深入到服務(wù)對象中去，提高我們的服務(wù)效率。深入學(xué)習(xí)科學(xué)發(fā)展觀，在平時的工作中貫徹以人為本、科學(xué)發(fā)展的重要思想，以實事求是的馬克思主義思想，不斷開拓創(chuàng)新。

其次，個人心理品質(zhì)。行政秘書的工作事務(wù)繁雜多樣，要想把這個工作做好，行政秘書還必須具備良好的心理品質(zhì)。

待人誠懇，在工作中要保持熱情與真誠，形成和諧的人際關(guān)系，不僅能增加自己對處理相關(guān)事務(wù)的積極性，還能提高他人對自己的好感，從而讓自己的工作事半功倍。

樂觀開朗，在平時的工作中，難免會遇到各種各樣的困難，在困難面前我們不能灰心失意，惆悵煩惱，這樣不僅無助于問題的解決，反而還會讓困難更加難以解決。遭遇挫折時，樂觀開朗可以讓我們以輕松的心態(tài)、頑強(qiáng)的勇氣直面困難，最終克服困難。

沉穩(wěn)細(xì)心。面對工作中很多瑣碎復(fù)雜的事務(wù)，不可粗枝大葉，馬虎急躁，必須靜下心來，將工作落實到細(xì)處，保證工作的較好完成。

2.2 提高知識文化素質(zhì)

高校的行政秘書的工作環(huán)境是知識密集的高校，工作的對象是社會中文化素質(zhì)較高的人群，即學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)、教師和學(xué)生。為了很好地完成秘書的崗位職責(zé)，行政秘書必須具備相適宜的知識文化水平[3]。

心理學(xué)，教育學(xué)。行政秘書是在高校院系中工作，雖不直接從事課堂授課教學(xué)，但在實際工作中與教育也是緊密相關(guān)、不可分離的，因此行政秘書需要提高教育學(xué)、心理學(xué)的專業(yè)知識，方能在工作中提高服務(wù)的質(zhì)量與效率。

檔案學(xué)。在行政秘書的工作中檔案管理是一項重要工作，因此行政秘書必須具有必要的檔案學(xué)功底，這樣有助于提高院系檔案管理的科學(xué)水平，更有效地開發(fā)利用檔案信息資源，為院系日常工作服務(wù)。

管理學(xué)。行政秘書工作中協(xié)調(diào)各方面的關(guān)系，安排各方面的行政事務(wù)，離不開管理學(xué)知識，管理是一門科學(xué)，是一門研究人類管理活動規(guī)律及其應(yīng)用的科學(xué)。它偏重于用一些工具和方法來解決管理上的問題。具備扎實的管理學(xué)基礎(chǔ)和一定的管理水平才能將行政秘書工作中的諸多管理事項處理好。

信息技術(shù)。隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)成為學(xué)生學(xué)習(xí)、老師教學(xué)科研、行政人員辦公的主要平臺和手段，作為行政秘書，承接著院系的重要行政紐帶作用，信息技術(shù)也是不可缺少的能力，它可以讓我們的工作更加開放、便捷、規(guī)范和高效，院校的信息化的硬件條件自然容易實現(xiàn)，關(guān)鍵還是看辦公人員操作軟件和使用網(wǎng)絡(luò)的水平。行政秘書不僅要能操作常見的office系列軟件，其他的例如教務(wù)管理系統(tǒng)也都要能熟練地使用，信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，帶動了硬件、軟件的不斷升級換代，因此行政秘書必須不斷地學(xué)習(xí)新的技術(shù)，以便利用好信息技術(shù)這個好的幫手，提高工作的效率。

2.3 提高職業(yè)相關(guān)能力

語言表達(dá)能力。行政秘書要替領(lǐng)導(dǎo)整理各類文件，起草各類總結(jié)、計劃，在會議中還有做好會議記錄，將領(lǐng)導(dǎo)的安排和布置傳達(dá)到各層科室，這些都離不開精準(zhǔn)的文字功底和恰當(dāng)?shù)谋磉_(dá)能力。

協(xié)調(diào)溝通能力。行政秘書必須具備良好的協(xié)調(diào)溝通能力，院系中有著復(fù)雜的人際關(guān)系網(wǎng)，行政秘書就是在這些網(wǎng)中工作的，行政秘書是領(lǐng)導(dǎo)的助手，是各項指令的傳達(dá)者和具體執(zhí)行者，尤其是在遭遇突發(fā)性事件的時候，協(xié)調(diào)和溝通能力更顯得重要。

管理統(tǒng)籌能力。在行政秘書崗位中，所面對的對象眾多，有領(lǐng)導(dǎo)、科室、教師、學(xué)生等，其中所要處理的事務(wù)也是面廣量大，因此行政秘書要想取得工作的主動性，必須分清輕重緩急，進(jìn)行合理科學(xué)的管理安排，在面對具體事務(wù)時，還需要具備出色的統(tǒng)籌謀劃能力。

3 突發(fā)事件的應(yīng)對機(jī)制

3.1 應(yīng)對突發(fā)事件的心理準(zhǔn)備

行政秘書工作對象多、事務(wù)多，在此之中難免會有一些讓自己始料不及的事情發(fā)生，面對這些突發(fā)性事件，作為行政秘書首先要保持平和冷靜的心態(tài)，只有冷靜地面對，之后采取措施才有助于事態(tài)的處理。遇到突發(fā)事件，把精力集中在思考怎么解決和應(yīng)對問題上面，想辦法控制局面，而不是一味讓負(fù)面情緒控制你。你要控制負(fù)面情緒。良好的心態(tài)往往可以讓我們在突發(fā)事件前變得更加自信，更加堅定，這樣對于問題的解決才可能想出好的辦法，正如上文提到的作為行政秘書要樂觀開朗，沉穩(wěn)細(xì)心。

3.2 客觀地認(rèn)識，有效地表達(dá)

在絕大多數(shù)情況下，秘書需要做的不是怎樣去解決突發(fā)性事件產(chǎn)生的后果，而是在得知突發(fā)性事件發(fā)生的前提下，通知到相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)，再由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)一步作出安排。要讓領(lǐng)導(dǎo)在事件發(fā)生后盡快掌握事態(tài)的發(fā)生和發(fā)展情況，這里面就主要是行政秘書的工作了。要客觀、全面地向領(lǐng)導(dǎo)匯報，就離不開客觀、全面的認(rèn)識。突發(fā)性事件難以處理問題就出在突發(fā)性上，因此作為行政秘書就必須快速地對事件作出反應(yīng)，當(dāng)事件發(fā)生時，人們一般來不及作出任何判斷，而是渴望了解情況，在事件剛發(fā)生的第一時間，行政秘書就要深入了解情況，大學(xué)校園中的學(xué)生和老師都具有較高的文化水平，因此行政秘書要本著實事求是的原則，客觀、冷靜地去面對事件中的各個主體，了解到準(zhǔn)確、客觀的信息。并將這些信息無誤地傳達(dá)給上層領(lǐng)導(dǎo)，在表達(dá)的過程中，一方面要言簡意賅，另一方面還要讓聽取匯報的領(lǐng)導(dǎo)盡量全面、準(zhǔn)確地了解到整個事件。這對行政秘書的語言組織表達(dá)能力也有較高的需求。如此才能為后續(xù)的事件處理打下良好的基礎(chǔ)。

3.3 溝通協(xié)調(diào)

在突發(fā)事件發(fā)生后，行政秘書到場后首先要客觀地認(rèn)識事件，要對事件中的主體作詳細(xì)的詢問來了解情況，在這個過程中與事件主體的溝通協(xié)調(diào)非常重要，這有助于了解到真實的信息。在了解情況后，在相關(guān)負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門同志未到場的這段時間內(nèi)，行政秘書必須憑借良好的溝通協(xié)調(diào)能力穩(wěn)定好突發(fā)事件現(xiàn)場的局面。無論是事件中的雙方，還是事件中旁觀的同學(xué)、老師和其他工作人員，行政秘書都要協(xié)調(diào)好各方面的關(guān)系，安撫好各方面的情緒，以免局面失控。

3.4 參謀

在領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門同志到場后，行政秘書的工作也還沒有結(jié)束，此時還需要和領(lǐng)導(dǎo)溝通，準(zhǔn)確地告之其事件的后續(xù)發(fā)展情況。在領(lǐng)導(dǎo)了解情況后就是要考慮并作出對此突發(fā)性事件如何處理的決定。在這個過程中行政秘書要起好參謀的作用，幫助領(lǐng)導(dǎo)全面了解事件，在協(xié)同領(lǐng)導(dǎo)考慮解決方案時，還要針對事件提出自己的一些見解，幫助領(lǐng)導(dǎo)作出切合實際、顧全大局的決定。行政秘書就是要在整個處理過程中當(dāng)一個好的軍師。

3.5 突發(fā)事件的總結(jié)反思

在突發(fā)事件結(jié)束后，行政秘書要做好或協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好事件的總結(jié)與反思，寫好相關(guān)的總結(jié)和反思材料，在總結(jié)中包括事件產(chǎn)生的原因、過程、處理方法以及后續(xù)跟蹤，并反思對這個事件的處理給以后的院系工作有什么樣的指導(dǎo)作用。

4 結(jié)語

行政秘書在高校院系中是個工作量大、涉及面廣的工作，作為一個出色的行政秘書不僅要能嫻熟地處理好各種日常事務(wù)，還要將自身從這些繁雜的事務(wù)中解放出來，不斷學(xué)習(xí)，不斷地提高自身的各方面的能力，這樣才能不斷地做好工作中的各種事情，才能在應(yīng)對突發(fā)事件時，處變不驚，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理好各種突發(fā)性事件，并在處理這些事件的同時，提高自身能力，實現(xiàn)自身的崗位價值，在行政秘書這條路上，越走越遠(yuǎn)，越走越好！

[1] 劉小蓉.新時期高校院系行政秘書的自我調(diào)適[J].職業(yè)時空,2012(6)：85-96.

[2] 徐永明.探析大學(xué)行政秘書在教學(xué)管理工作中的協(xié)調(diào)作用[J].中國科教創(chuàng)新導(dǎo)刊,2012(8)：219.

[3] 周玉芳.淺議高校行政秘書應(yīng)具備的職業(yè)素質(zhì)[J].科技風(fēng)，2011：23.

[責(zé)任編輯：劉海寧]

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1671-6876(2012)03-0279-03

2012-08-10

尤蘭芳(1967-)，女，江蘇常州人，講師，碩士，主要從事教育學(xué)、社會學(xué)理論研究。