何渝軍，劉寶華，趙 松，張曉華

(第三軍醫(yī)大學(xué)大坪醫(yī)院野戰(zhàn)外科研究所普外科，重慶 400042)

檔案是指過去和現(xiàn)在的國家機(jī)構(gòu)、社會組織以及個人從事各種社會活動直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲音、圖像等不同形式的歷史記錄，是記錄歷史真實(shí)面貌的原始文獻(xiàn)。臨床教學(xué)檔案則是醫(yī)學(xué)院校和教學(xué)醫(yī)院廣大教師和學(xué)生及教學(xué)管理人員在教學(xué)實(shí)踐和科研過程中所積累形成的具有保存價(jià)值的教學(xué)資料。它真實(shí)地記錄了臨床教學(xué)科研工作中的經(jīng)驗(yàn)與教訓(xùn)，反映了醫(yī)學(xué)院校和教學(xué)醫(yī)院的職能和歷史變化，對教學(xué)醫(yī)院教學(xué)與科研的實(shí)施和改革都是不可缺少的珍貴資料[1-2]。臨床教學(xué)檔案包括各種與教學(xué)有關(guān)的規(guī)章制度、教學(xué)大綱、教學(xué)計(jì)劃、醫(yī)院和科室教學(xué)安排、教學(xué)活動記錄、教學(xué)質(zhì)量控制、教學(xué)工作總結(jié)以及教員檔案、發(fā)表論文情況、學(xué)術(shù)會議獲獎情況等資料。一個教學(xué)單位檔案的完整性、條理性以及全面性能夠反映出一個教學(xué)醫(yī)院和科室教學(xué)水平。

1 重視教學(xué)檔案建設(shè)的重要性

教學(xué)檔案作為教學(xué)評估指標(biāo)體系中的主要資料和依據(jù)，在教學(xué)評估工作中起著十分重要的作用。臨床教學(xué)檔案是醫(yī)學(xué)院校檔案建設(shè)的主要組成部分，其建設(shè)和管理好壞體現(xiàn)了學(xué)校和醫(yī)院教學(xué)和管理水平，并且直接影響到教學(xué)評估的結(jié)果[3]。但長期以來許多臨床科室存在重臨床輕教學(xué)的思想，對教學(xué)檔案的建設(shè)和管理不夠重視，認(rèn)為與繁忙的臨床和教學(xué)工作相比，教學(xué)檔案的管理不是工作重點(diǎn)，思想上未予以足夠的重視，導(dǎo)致教學(xué)管理無計(jì)劃性，以往的一些教學(xué)資源也得不到充分利用，從而影響了教學(xué)質(zhì)量的提高。因此首先要在思想上有一個較高的認(rèn)識，作為一個承擔(dān)臨床實(shí)踐教學(xué)任務(wù)的醫(yī)院和科室，只有在平時做好教學(xué)檔案資料的收集、整理和歸檔等工作，按照本科教學(xué)評估要求，本著以教學(xué)服務(wù)為中心，應(yīng)用現(xiàn)有的信息技術(shù)和管理設(shè)備進(jìn)行科學(xué)的管理，才能在教學(xué)評估期間提供出真實(shí)、完整、詳細(xì)和系統(tǒng)的檔案資料。同時通過對教學(xué)檔案的回顧、分析，才能對比、查找問題，開展教育改革，進(jìn)一步提高教學(xué)水平。本院在迎評的前期階段加強(qiáng)了檔案建設(shè)和管理的宣傳力度，通過多種方式和渠道，提高臨床科室人員，尤其是醫(yī)院和科室領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的認(rèn)識和重視，讓所有的教員和管理人員了解、參與到日常檔案建設(shè)中。

2 建立規(guī)范的檔案建設(shè)體系

如何系統(tǒng)而全面地反映平時的教學(xué)工作開展的情況，要解決這個問題，就必須建立規(guī)范的教學(xué)檔案體系。臨床教學(xué)檔案的建設(shè)主要包括[4-5]：(1)各級教育主管部門有關(guān)教育法規(guī)、條例、指導(dǎo)性教學(xué)文件及通告；(2)醫(yī)學(xué)院校制訂的各項(xiàng)教學(xué)規(guī)章制度和相關(guān)教學(xué)文件；(3)教學(xué)基礎(chǔ)建設(shè)的各種規(guī)劃和計(jì)劃，如各種教學(xué)見習(xí)實(shí)習(xí)大綱、科室教學(xué)計(jì)劃、見習(xí)實(shí)習(xí)實(shí)施記錄、教學(xué)工作總結(jié)、考試成績統(tǒng)計(jì)以及教學(xué)器材設(shè)備的規(guī)劃等；(4)課程安排表、學(xué)生考試成績以及各類教學(xué)活動記錄等；(5)使用的教材、參考教材、自編教材(或講義)、見習(xí)實(shí)習(xí)指導(dǎo)、教學(xué)參考資料等；(6)教師業(yè)務(wù)檔案，包括教員檔案、教員教學(xué)質(zhì)量評議表、見習(xí)帶教評議表、教案、講稿、教師培訓(xùn)材料、教師考核資料、教師授課統(tǒng)計(jì)表、論文論著、研究生學(xué)位論文、教學(xué)成果、獲獎材料等；(7)教學(xué)檢查材料、課程建設(shè)自我評估材料、教學(xué)工作會議記錄、教學(xué)整改計(jì)劃等；(8)多媒體課件、幻燈片、錄像帶、掛圖、教具等。在具體工作中，應(yīng)根據(jù)醫(yī)院和科室實(shí)際情況將上述資料進(jìn)行分類歸檔管理，分別建立教學(xué)文件、教學(xué)內(nèi)容、教學(xué)和課外活動、教輔材料、教員檔案、考試題庫等多個專題目錄。同時根據(jù)檔案的利用價(jià)值，確定教學(xué)檔案管理不同的保管期限(永久、長期、短期)，對重要的內(nèi)容進(jìn)行復(fù)印、掃描、錄入等處理，這也為日后教學(xué)總結(jié)和資料查找提供了方便。

3 建全臨床教學(xué)檔案管理制度

制度是一切工作得以順利進(jìn)行的保證。教學(xué)檔案的建設(shè)和管理工作同樣也需要有完善的管理制度，對主管教學(xué)的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)教學(xué)檔案制作者和檔案管理人員都應(yīng)有相關(guān)的制度加以約束。各種有關(guān)教學(xué)檔案收集管理、檔案管理人員準(zhǔn)則等規(guī)章制度是做好教學(xué)檔案工作的保障，學(xué)校和醫(yī)院檔案管理部門應(yīng)明確各級各類人員的任務(wù)和職責(zé)，把檔案收集、整理和歸檔工作納入教學(xué)計(jì)劃和教學(xué)管理制度，納入各級教學(xué)和管理人員崗位責(zé)任，并作為考核教學(xué)質(zhì)量和管理水平的標(biāo)準(zhǔn)之一[6]。醫(yī)院教學(xué)主管部門應(yīng)定期檢查教學(xué)檔案建設(shè)和管理工作，科室也應(yīng)該主動接受檔案管理業(yè)務(wù)部門的指導(dǎo)，使教學(xué)檔案管理工作不斷得到提高。同時教學(xué)管理部門應(yīng)加強(qiáng)教學(xué)檔案管理人員的配置和所需經(jīng)費(fèi)、設(shè)備的投入，加強(qiáng)平時的教學(xué)管理工作，保證教學(xué)檔案建設(shè)和管理的質(zhì)量，真正做到教學(xué)檔案管理的制度化、正規(guī)化。在遵循教育部、總后勤部、學(xué)校和醫(yī)院有關(guān)檔案管理法規(guī)、制度基礎(chǔ)上，結(jié)合本科教學(xué)任務(wù)重，學(xué)員實(shí)習(xí)見習(xí)人數(shù)多等特點(diǎn)，設(shè)置了教學(xué)秘書專門負(fù)責(zé)科室教學(xué)檔案管理，施行專人專職管理。根據(jù)學(xué)校和醫(yī)院組織的多次自評報(bào)告、預(yù)評估總結(jié)和專家評價(jià)意見等，及時對各種資料進(jìn)行分析、調(diào)整、完善和歸檔，這些都為以后的評估奠定了基礎(chǔ)，也大大豐富了檔案資源。同時將教學(xué)檔案從過去單一的紙質(zhì)管理方式向多元化管理模式轉(zhuǎn)變，利用計(jì)算機(jī)的諸多優(yōu)點(diǎn)，建立了教學(xué)檔案目錄輸入系統(tǒng)，并將重要的教學(xué)資料按目錄以電子檔案的形式保存，這樣既提高了工作效率，又為資料的檢索提供了方便，還避免了傳統(tǒng)的資料變質(zhì)、損毀的問題。

4 加強(qiáng)檔案管理人員培訓(xùn)

檔案管理理論是一個不斷探索、不斷更新和完善的過程，只有通過不斷培訓(xùn)才能跟蹤最新知識，掌握管理技能，提高業(yè)務(wù)水平。檔案管理人員不僅要熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，還要掌握本專業(yè)的相關(guān)知識；不僅要掌握傳統(tǒng)的手工管理方式，還要掌握檔案現(xiàn)代化管理的基本技能；同時還要具有主動敬業(yè)、勤奮好學(xué)的精神。提高人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)是搞好檔案建設(shè)必不可少的條件之一，要使教學(xué)檔案工作更好地適應(yīng)教學(xué)管理的需要，負(fù)責(zé)檔案管理的專職人員和教學(xué)組長及教員應(yīng)努力提高自身的檔案業(yè)務(wù)素質(zhì)，學(xué)習(xí)檔案的專業(yè)知識和管理技能。學(xué)校和醫(yī)院的檔案管理部門應(yīng)經(jīng)常組織各種形式的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，使科室檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平不斷得到提高[7-8]。本院近年來多次組織檔案專業(yè)人員和教學(xué)督導(dǎo)專家對醫(yī)院相關(guān)教學(xué)檔案建設(shè)和管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，分析查找問題，并對臨床教學(xué)檔案收集、整理和歸檔范圍及細(xì)節(jié)進(jìn)行適時調(diào)整，督察整改工作的完成情況，定期總結(jié)、講評。同時利用學(xué)校校園網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢進(jìn)行檔案和微機(jī)管理等相關(guān)知識的宣傳和培訓(xùn)，醫(yī)院不定期地組織優(yōu)秀教學(xué)檔案及典型教案的觀摩活動，將先進(jìn)教學(xué)檔案管理經(jīng)驗(yàn)大力推廣，對存在的問題進(jìn)行分析整改。通過培訓(xùn)，本科教學(xué)檔案管理人員和教學(xué)人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)得到了明顯提高，構(gòu)建了自己的教學(xué)檔案管理系統(tǒng)，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)地完成了教學(xué)檔案的收集和管理，通過歸檔、借閱、檢索、題庫組卷等工作，積極主動地為臨床教學(xué)科研服務(wù)。

5 以評促建，以評促改，評建結(jié)合，重在建設(shè)

本科教學(xué)評估目的是通過評估促進(jìn)學(xué)校教學(xué)管理，深化教學(xué)改革，提高教學(xué)質(zhì)量。教學(xué)檔案的建設(shè)和管理也應(yīng)該體現(xiàn)以評促建，以評促改，評建結(jié)合，重在建設(shè)的原則[9]。本科歷來都非常重視臨床教學(xué)工作，但過去在教學(xué)檔案的建設(shè)和管理方面還存在不少問題，雖然在評估準(zhǔn)備的前期階段也做了大量的準(zhǔn)備工作，但由于過去留下的記錄資料不多，也不健全；同時存在“應(yīng)付檢查”的思想，所以對于檔案管理的重要性和長期性認(rèn)識不足。在學(xué)校和醫(yī)院的多次檢查和整改后，科室領(lǐng)導(dǎo)和教學(xué)人員對教學(xué)檔案管理的意識明顯增強(qiáng)，加大了對檔案建設(shè)和管理的力度。設(shè)置了專人負(fù)責(zé)檔案收集、整理、歸檔、錄入等工作，明確了各級各類人員的任務(wù)和職責(zé)。切實(shí)落實(shí)將繁瑣的工作細(xì)化在每一天的教學(xué)工作中，日積月累，每個月或每個季度都對資料進(jìn)行整理。同時積極籌集落實(shí)經(jīng)費(fèi)，購置專用檔案柜、計(jì)算機(jī)、投影儀等相關(guān)儀器設(shè)備。本院建立了以教學(xué)督導(dǎo)專家為主體的教學(xué)檔案質(zhì)量檢查小組，根據(jù)不同體系和目標(biāo)，制訂了檔案質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，定期檢查，并將檢查結(jié)果記入科室和相關(guān)人員質(zhì)量考評成績。本科通過各級領(lǐng)導(dǎo)、兄弟科室的預(yù)評估、學(xué)習(xí)參觀，不斷改進(jìn)不足之處，學(xué)習(xí)其他單位的長處，結(jié)合本科室的特色，加以改進(jìn)、創(chuàng)新，并順利通過本科教學(xué)評估。通過本次教學(xué)評估檢查，推進(jìn)了本科教學(xué)檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和科學(xué)化建設(shè)，檔案質(zhì)量也明顯提高，這些資料為今后的教學(xué)工作也提供了很大的便利。

總之，臨床教學(xué)檔案的建設(shè)與管理是一項(xiàng)長期的工作，面廣量大頭緒多，要提高認(rèn)識，根據(jù)醫(yī)學(xué)院校和教學(xué)醫(yī)院信息需求重點(diǎn)和特點(diǎn)，努力做好教學(xué)檔案信息收集和開發(fā)利用，充分發(fā)揮教學(xué)檔案在教學(xué)管理、教學(xué)活動、教學(xué)研究、教學(xué)工作考核評估等各項(xiàng)工作中的作用，逐步實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和科學(xué)化。

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