孫麗梅

（濰坊學院，山東 濰坊 261061）

淺析高校數(shù)字檔案館的發(fā)展與建設

孫麗梅

（濰坊學院，山東 濰坊 261061）

數(shù)字化的建設程度和信息資源的開發(fā)利用程度直接影響一個國家的經(jīng)濟發(fā)展水平和綜合國力。高校是各種先進科學技術的前沿陣地，在數(shù)字化校園時代，檔案館作為數(shù)字化校園信息資源系統(tǒng)的重要組成部分，正面臨著數(shù)字時代的挑戰(zhàn)。因此，建設高校數(shù)字檔案館為全社會服務，是大勢所趨，也是高校檔案工作進入信息化時代的必然結(jié)果。文章分析高校數(shù)字檔案館建設中面臨的問題，提出相關解決對策，以期對高校數(shù)字檔案館建設有所裨益。

數(shù)字檔案館；檔案管理；網(wǎng)絡技術

在全球信息化建設的大環(huán)境下，數(shù)字化的建設程度和信息資源的開發(fā)利用程度直接影響一個國家的經(jīng)濟發(fā)展水平和綜合國力。高校是各種先進科學技術的前沿陣地，在數(shù)字化校園時代，檔案館作為數(shù)字化校園信息資源系統(tǒng)的重要組成部分，正面臨著數(shù)字時代的挑戰(zhàn)。因此，建設高校數(shù)字檔案館為全社會服務，是大勢所趨，也是高校檔案工作進入信息化時代的必然結(jié)果。

一、高校數(shù)字檔案館的發(fā)展

1.數(shù)字檔案館的概念

廣義的數(shù)字檔案館是指存儲和利用檔案信息資源的信息空間，是一個由眾多檔案資源庫群、檔案信息資源處理中心、檔案用戶群構(gòu)成的數(shù)字檔案館群體。狹義的數(shù)字檔案館指其中的個體檔案館，其含義除了館藏檔案數(shù)字化的工作外，還涉及檔案信息的采集、整理、存儲、檢索、傳遞、保管、保護、利用、鑒定、統(tǒng)計等全過程，代表的是一種信息環(huán)境和基礎設施的構(gòu)建（包括軟硬件系統(tǒng)的設計和組織實體的建立）。

2.我國高校數(shù)字檔案館的發(fā)展現(xiàn)狀

目前，數(shù)字檔案館的建設正在國內(nèi)眾多高校中如火如荼地進行著，其中以上海交通大學、南京大學、東南大學、浙江大學等高校為代表已經(jīng)取得了顯著成效。如上海交通大學數(shù)字檔案館系統(tǒng)運用多種先進技術，整合各類檔案信息資源，建立了集成式的數(shù)字檔案業(yè)務工作平臺，通過檔案門戶網(wǎng)站和校史博物館網(wǎng)站向校外用戶提供了全方位、一站式的數(shù)字檔案信息服務。南京大學的“南大之星”多媒體檔案網(wǎng)絡管理系統(tǒng)等的開發(fā)和運行，搭建了數(shù)字檔案信息管理平臺，實現(xiàn)了檔案信息資源的網(wǎng)上收集、開發(fā)和利用。東南大學2004年開始電子公文網(wǎng)上歸檔，目前文檔一體化管理已十分成熟。

二、高校建設數(shù)字檔案館的必要性

1.建設數(shù)字檔案館是信息時代發(fā)展的需要

隨著信息時代的飛速發(fā)展，檔案管理的數(shù)字化建設已經(jīng)成為加快高校信息化步伐和發(fā)展高校檔案事業(yè)的需要。在數(shù)字化校園時代，學校檔案館作為數(shù)字化校園的重要信息來源、存儲和提供利用的部門，數(shù)字化程度的高低同樣標志著學校信息化建設的全面性，也是學校綜合達標的重要指標之一。

2.建設數(shù)字檔案館是適應高校發(fā)展的需要

近年來，隨著高校的擴招，檔案數(shù)量激增，給有限的存儲空間和有限的人員配備帶來了挑戰(zhàn)。數(shù)字檔案館是把檔案載體以數(shù)字化形式加以儲存，一般儲存在專門的存儲設備中，與紙制檔案資料相比占用空間小，有效地節(jié)省了物理空間。同時，通過數(shù)字檔案館的建設，檔案管理將有效改變歸檔立卷、整理編目、統(tǒng)計檢索等傳統(tǒng)模式，解決檔案整理耗時費力、利用檢索效率低等問題，形成檔案網(wǎng)上接收、適時監(jiān)控和遠程共享的工作體系，真正實現(xiàn)檔案資料的“收、管、存、用”一體化。通過檔案管理平臺的標準接口，與辦公系統(tǒng)規(guī)范化銜接，各部門形成的電子文件可以做到實時接收、及時管理，實現(xiàn)文檔管理一體化，創(chuàng)建起一個高效、全面協(xié)同的工作環(huán)境。

檔案作為一種特殊的文獻資料，它是形成于社會實踐活動的原始的歷史記錄，一般沒有副本，檔案管理中的一大難題是檔案資料多次查閱后會磨損，尤其是一些原始的比較珍貴的資料，數(shù)字檔案館的建設可有效保護檔案原件。

3.建設數(shù)字檔案館是合理有效提高檔案利用率的需要

如何按照國家及高校檔案標準管理好檔案，并安全快速提供檔案利用是目前高校檔案館信息化建設的發(fā)展目標。建立數(shù)字檔案館是知識經(jīng)濟時代對檔案管理工作的迫切需求，一是檔案信息數(shù)字化，使得信息資源管理智能化，信息采用先進數(shù)字化存儲技術方案，具有通用性強、安全性高、標準化程度高、可視性強、支持計算機聯(lián)網(wǎng)查詢和實時瀏覽等特點，利用者運用現(xiàn)代化技術進行智能化檢索，檢索速度快，檢全率和檢準率易保證。二是資源管理虛擬化，通過網(wǎng)絡和館際互借來建設虛擬資源，可有效地實現(xiàn)檔案信息資源共享。三是用戶可以突破時間地域的限制，通過計算機方便地獲取、使用檔案信息，在節(jié)省大量的人力、物力和財力資源的同時使檔案服務更人性化。

三、高校數(shù)字檔案館建設中的問題與對策

數(shù)字檔案館尚屬于新興事物，在其建設過程中面臨著許多問題，主要分為技術層面和非技術層面兩大類。

1.技術層面的問題

（1）檔案管理平臺的建設

檔案數(shù)字化建設是一項系統(tǒng)工程，具體包括總體設計、軟件開發(fā)、檔案整理、系統(tǒng)管理、光盤備份等。高校檔案要想實現(xiàn)數(shù)字化，首先必須投資開發(fā)或購買一整套與高校相適應的檔案管理軟件，同時配備構(gòu)建這個數(shù)字平臺所需要的硬件設施。一是檔案綜合管理系統(tǒng)的選擇。檔案管理系統(tǒng)的總體性能指標主要包括可靠性、易用性（用戶界面）、集成性、可維護性、可擴展性、可管理性和軟件時間效率等，為更好的實現(xiàn)檔案資料“收、管、存、用”一體化，檔案管理軟件應包括檔案收集、整理編目、表格打印、檔案劃控、查詢借閱、檔案編研、鑒定銷毀、統(tǒng)計報表、系統(tǒng)管理和檔案數(shù)字化加工功能模塊，系統(tǒng)可在線升級，能夠跟隨網(wǎng)絡技術的發(fā)展而發(fā)展。同時，作為數(shù)字化校園建設的一部分，在數(shù)字檔案館建設中，檔案管理系統(tǒng)應預留接口以實現(xiàn)檔案館與其它應用系統(tǒng)如網(wǎng)絡辦公、教務管理等的數(shù)據(jù)信息互通等。系統(tǒng)具有良好的開放性，各高校之間能夠互聯(lián)。二是硬件設施的配備。信息系統(tǒng)一定要具有穩(wěn)定性、可靠性，給電子資料提供一個安全的存儲環(huán)境。因此所采用的磁盤陣列產(chǎn)品在結(jié)構(gòu)及硬件組成上應完全是冗余設計，不存在單點故障，確保整套系統(tǒng)的安全運行。磁盤陣列可采用不同的RAID保護級別，保證用戶的不同需求。所有硬件均可支持熱插拔，保證系統(tǒng)應用的連續(xù)性。系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全性要求很高，可根據(jù)用戶的需要，完成數(shù)據(jù)的隔離或共享?？赏ㄟ^增加應用軟件來支持物理通路的冗余連接，以提高系統(tǒng)的安全性。

（2）高校檔案館現(xiàn)存檔案的數(shù)字化建設

主要是將館藏檔案進行普遍、全面的數(shù)字化處理，即將檔案館的所有檔案數(shù)據(jù)通過手工著錄、掃描等形式，將檔案信息由各種物理載體形式體現(xiàn)出來的信息，全部以數(shù)字形式存儲到各種存儲設備中，完成現(xiàn)有高校檔案館的館藏檔案信息向數(shù)字化轉(zhuǎn)化的過程。檔案的數(shù)字化建設需要前瞻性的系統(tǒng)思維，要提前控制好哪些數(shù)據(jù)適合數(shù)據(jù)化、信息化，哪些數(shù)據(jù)適合以傳統(tǒng)方式保存，不要片面強調(diào)“信息自動化，檔案數(shù)據(jù)化”，保證保密檔案的安全保密性。再者，檔案數(shù)據(jù)化的技術標準問題。眾所周知，檔案數(shù)據(jù)化的前提是計算機技術的廣泛應用。我們在進行檔案數(shù)字化建設時，必須考慮這一前提，并以數(shù)據(jù)的共享為旨歸。

（3）信息安全問題

網(wǎng)絡信息安全現(xiàn)已成為人們關注的熱點，檔案作為一種特殊的文字資料，有的可以完全公開，有的則需要保密。檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型，給我們的檔案管理和利用帶來了巨大的便捷，但同時也增加了檔案管理的風險性：它既包括硬件的安全管理也包括軟件安全管理。硬件方面：對信息安全的威脅主要來自計算機病毒、黑客對信息資源的攻擊、不法分子蓄意摧毀系統(tǒng)的處理能力或破壞系統(tǒng)的通訊裝置等。應嚴把信息存儲載體質(zhì)量關，確保存儲設備的安全和存放環(huán)境，提高信息載體的保存壽命。軟件方面，要通過采用多級權限和密碼管理，多層結(jié)構(gòu)，加密通訊、防火墻等各種安全控制方法，有效地保證系統(tǒng)的保密性，使系統(tǒng)及系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)據(jù)不被非法訪問、修改和破壞。

2.非技術層面的問題

（1）建立健全數(shù)字化工作體系

從現(xiàn)有的檔案工作體系逐步向數(shù)字化工作體系轉(zhuǎn)化，要逐步建立和健全一套完善的數(shù)字化檔案工作體系，即數(shù)字化檔案的收集、保管、利用等檔案工作的基本環(huán)節(jié)以及各項新規(guī)章制度的制定。同時，廣大檔案工作人員要從自身做起，改變以往的手工工作習慣，使數(shù)字檔案館真正“自動化”起來。

（2）提高數(shù)字化檔案工作人員的素質(zhì)

數(shù)字檔案館與傳統(tǒng)檔案館相比，信息的載體不同，信息的組織、加工、管理方法不同，服務內(nèi)容和服務方式也有很大的不同。檔案管理人員需要通過網(wǎng)絡與用戶溝通，引導用戶利用網(wǎng)上信息，協(xié)助用戶在短時間內(nèi)獲取所需的信息，這就對檔案工作人員提出了更高的要求：首先，必須具備檔案專業(yè)知識，專業(yè)知識是檔案工作人員提高服務層次，為各類用戶提供優(yōu)質(zhì)信息服務的必備條件和基礎，只有具備一定的專業(yè)知識，才能夠做到在大量數(shù)字化信息資源中根據(jù)用戶的需求去靈活地選擇、評價和編研開發(fā)各種信息資源，為用戶提供利用；其次，未來的檔案館員應成為數(shù)字化信息專家，應具備一定的計算機和網(wǎng)絡知識，熟練掌握計算機和網(wǎng)絡操作技能，掌握數(shù)據(jù)庫檢索技術、多媒體使用技術及文獻信息處理等現(xiàn)代化技術，能根據(jù)用戶需求篩選、梳理和組織下載有關信息。另外，檔案工作作為一項保密性極高的工作，還要求檔案工作人員要有較強的法律意識。從目前檔案館員知識結(jié)構(gòu)的現(xiàn)狀可以看出，符合這些要求的高素質(zhì)人才還遠遠不能滿足數(shù)字檔案館的要求，檔案工作者的繼續(xù)教育和知識更新勢在必行。

總之，數(shù)字檔案館是傳統(tǒng)檔案館發(fā)展的必然趨勢，高校數(shù)字檔案館的建設是一個循序漸進的過程，我們要緊跟時代發(fā)展的腳步，積極學習現(xiàn)代化技術，根據(jù)高校的現(xiàn)實狀況，不斷提高高校數(shù)字檔案館的建設水平。

[1]張珊，魏斌.高校檔案管理信息數(shù)字化建設[J].科技信息，2010，（11）.

[2]張清蓮.論高校數(shù)字化檔案館建設[J].太原師范學院學報（社會科學版），2009，（1）.

[3]謝怡，張曉莉.關于高校數(shù)字化檔案館建設的思考[J].蘭臺世界，2007，（3）.

責任編輯：王玲玲

G270.7

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1671-4288(2011)01-0133-02

2010—10—12

孫麗梅（1981—），女，山東壽光人，濰坊學院檔案館館員。