馬曉波

（中航工業(yè)航空動力機械研究所，湖南株洲 412002）

航空工業(yè)企事業(yè)單位數(shù)字檔案館建設探析

馬曉波

（中航工業(yè)航空動力機械研究所，湖南株洲 412002）

闡述中航工業(yè)企事業(yè)單位數(shù)字檔案館建設相關內(nèi)容，并結(jié)合航空工業(yè)行業(yè)的特點，列出一些在數(shù)字檔案館建設過程中遇到的問題及解決對策，以對其它行業(yè)的數(shù)字檔案館建設起到借鑒作用。

檔案館;數(shù)字化;建設

隨著計算機技術、網(wǎng)絡技術以及多媒體技術的迅速發(fā)展，我國的信息化進程日新月異，對產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)的優(yōu)化升級和實現(xiàn)工業(yè)化、現(xiàn)代化起著關鍵作用。航空工業(yè)作為高科技產(chǎn)業(yè)，信息化的發(fā)展程度對科研生產(chǎn)和經(jīng)營管理產(chǎn)生著直接影響。通過建設數(shù)字檔案館，使檔案信息資源的管理和利用更大程度的滿足科研生產(chǎn)的需要。由于數(shù)字檔案館在國內(nèi)檔案學界尚無統(tǒng)一定義，中航工業(yè)根據(jù)自身特點，給出了這樣的定義：數(shù)字檔案館是應用現(xiàn)代信息技術，利用數(shù)字化手段，以綜合檔案信息資源處理為核心，對電子文件和數(shù)字檔案信息資源進行收集、管理，通過高速寬帶通信網(wǎng)絡設施連接和提供利用，實現(xiàn)資源共享的信息系統(tǒng)。為了最大限度的利用現(xiàn)有資源、縮短產(chǎn)品的研發(fā)周期，中航工業(yè)設想通過推進中國航空檔案信息化建設，建設門類齊全、多種載體、具有相當規(guī)模的檔案信息化資源和集收集、管理、利用多種功能于一體的網(wǎng)絡平臺，實現(xiàn)檔案工作管理規(guī)范化、檔案資源數(shù)字化、服務網(wǎng)絡化，滿足科研生產(chǎn)、經(jīng)營管理及發(fā)展需要的同時，為最終實現(xiàn)集團公司檔案信息資源的集成與共享打好堅實的基礎。由于中航工業(yè)企事業(yè)單位的業(yè)務均以軍工產(chǎn)品的生產(chǎn)或研發(fā)為主，本行業(yè)與其它行業(yè)之間、本行業(yè)之間、本單位內(nèi)部之間由于涉及保密問題，檔案信息資源的共享問題受到了很大的挑戰(zhàn)。之前，各單位根據(jù)自身特點購買的檔案管理系統(tǒng)及版本各有不同，嚴重影響著檔案資源的開發(fā)和利用力度。隨著檔案信息資源利用的廣泛化、不同涉密級別人員對不同密級文件的在線瀏覽需求的增大，中航工業(yè)在行業(yè)內(nèi)部適時推廣了針對本行業(yè)發(fā)展趨勢的更新版本的航空蘭臺檔案資源綜合管理系統(tǒng)，較好的處理了一直困擾檔案信息資源在線瀏覽與保密之間的問題。

一、中航工業(yè)企事業(yè)單位數(shù)字檔案館建設現(xiàn)狀

中航工業(yè)集團公司下屬的近十家企事業(yè)單位的數(shù)字檔案館先后通過了由行業(yè)內(nèi)部組織的評定驗收，評定參考范圍有硬件及網(wǎng)絡建設、檔案管理系統(tǒng)平臺建設、檔案資源庫建設、運行機制建設、標準與規(guī)范體系建設、信息安全與保密體系建設等項內(nèi)容。

（一）硬件及網(wǎng)絡建設

隨著近年來國家在信息化建設和技術改造方面投入的加大，而檔案信息化建設又是單位信息化建設中的一部分，因此，各單位在計算機、服務器、打印掃描設備、數(shù)字整合設備、照相攝像設備、網(wǎng)絡等方面的配置較前幾年已有很大的改善，為數(shù)字檔案館建設在硬件及網(wǎng)絡方面提供了有力保證，基本能夠滿足數(shù)字檔案館建設的需求。

（二）應用系統(tǒng)平臺建設

航空蘭臺檔案資源綜合管理系統(tǒng)是一個可擴展的網(wǎng)絡應用系統(tǒng)，與單位內(nèi)常用的OA、ERP、PDM等系統(tǒng)留有接口，可以實現(xiàn)無縫連接，實現(xiàn)業(yè)務數(shù)據(jù)的實時在線歸檔，檔案管理人員通過客戶端的文件管理、檔案整編、檔案管理、動態(tài)管理、系統(tǒng)維護等模塊實現(xiàn)對檔案數(shù)據(jù)庫的操作;其他人員則通過與檔案管理系統(tǒng)連接的WEB端對數(shù)據(jù)進行條目錄入、全文上傳、瀏覽、查詢、借閱等。該系統(tǒng)由于是針對本行業(yè)而開發(fā)，突出了中航工業(yè)現(xiàn)行文件的管理特色，以文件生命周期理論、前端控制和全過程管理理論為基礎，對電子文件進行實時捕獲與歸檔，通過加強元數(shù)據(jù)的管理，增強對電子文件原始性和完整性的認定。

（三）檔案數(shù)據(jù)庫建設

檔案數(shù)據(jù)庫分為目錄數(shù)據(jù)庫和全文數(shù)據(jù)庫，完善的目錄數(shù)據(jù)庫保證了有實物即可實現(xiàn)網(wǎng)絡查詢，而全文數(shù)據(jù)庫則是有針對性的對利用率較高和近十余年的文書檔案、產(chǎn)品檔案、科研檔案、基建檔案（主要是竣工圖類）、照片檔案、會議檔案、專題數(shù)據(jù)庫等進行了數(shù)字化處理，在PDM運行之前形成的文件只能是通過對紙質(zhì)檔案進行掃描形成全文數(shù)據(jù)，其巨大的工作量決定了只能是有針對性的、分批進行數(shù)字化處理。多媒體檔案作為數(shù)字檔案館數(shù)字資源的重要組成部分，由于其制作大多是在檔案館的分支機構(gòu)——單位電視臺檔案分館進行，并定期向檔案館以光盤、磁帶方式轉(zhuǎn)交，其占用服務器空間極大，檔案部門一般將其中重要視頻檔案掛接到服務器，通過數(shù)字檔案館門戶網(wǎng)站實現(xiàn)視頻瀏覽，其余則通過多媒體數(shù)據(jù)庫中的目錄指引以光盤形式外借實現(xiàn)利用。

（四）運行機制建設

為確保數(shù)字檔案館建設的順利進行，在單位一把手為組長的信息化建設領導小組下設立數(shù)字檔案館建設領導小組，由具體主管信息化建設及檔案工作的領導和檔案部門、計算機中心、設計部門、技術改造部門、財務部門等單位負責人組成;全面負責本單位數(shù)字檔案館建設，決策重大問題，協(xié)調(diào)各方面關系，對數(shù)字檔案館建設工作進行督促檢查。檔案部門和計算機中心業(yè)務聯(lián)系上的緊密性使得數(shù)字檔案館建設在人員配備上既有熟悉檔案業(yè)務，又有信息技術方面的人才。建立健全與數(shù)字檔案館運行相配套的管理制度，明確了相關人員的職責，規(guī)范了其在檔案數(shù)字化、網(wǎng)站維護、數(shù)據(jù)庫管理等方面的行為。

（五）標準與規(guī)范體系建設

數(shù)字檔案館標準規(guī)范體系的建設一般從管理、業(yè)務和技術三個層面來制定和推行，管理性標準規(guī)范主要包括明確數(shù)字檔案館工作人員的職責和任務，用戶權(quán)利和義務，以及進行數(shù)字檔案信息資源合法性的確認等;業(yè)務性標準規(guī)范主要包括術語標準以及與數(shù)字檔案館業(yè)務密切相關的電子文件和數(shù)字檔案管理標準規(guī)范等;技術性標準規(guī)范主要包括數(shù)字檔案館軟硬件基礎設施建設技術標準，軟件系統(tǒng)平臺、數(shù)據(jù)存儲格式、數(shù)據(jù)加密算法規(guī)范等。［1］結(jié)合本單位內(nèi)部編制的電子檔案利用管理規(guī)定、電子文件元數(shù)據(jù)管理標準、檔案數(shù)據(jù)庫建設規(guī)范、紙質(zhì)檔案數(shù)字化處理技術規(guī)范、數(shù)字檔案館安全保密規(guī)定、園區(qū)網(wǎng)絡系統(tǒng)安全保密管理制度、容災技術規(guī)范、電子審簽技術規(guī)范等，對數(shù)字檔案館建設起到了一定的指導和規(guī)范作用。

（六）信息安全與保密體系建設

安全保密是軍工企事業(yè)單位日常工作中的頭等大事，若存在重大安全隱患將可能導致無法取得軍品研制、生產(chǎn)的資質(zhì)，也就無法承擔軍工科研生產(chǎn)任務，單位也將無法生存。通過保密、計算機中心、檔案等部門制定的相關管理制度及操作規(guī)程，安全保障體系建設在物理層、網(wǎng)絡層、系統(tǒng)層、數(shù)據(jù)層、應用層等方面必須達到《涉及國家秘密的信息系統(tǒng)分級保護技術要求》（BMB17－2006）中規(guī)定的相關要求，并通過專門機構(gòu)的測評。密級文件的全文瀏覽與保密工作之間矛盾的難以協(xié)調(diào)一直是困擾中航工業(yè)企事業(yè)單位檔案部門的難題，一邊是對檔案信息資源在線瀏覽需求的不斷加大，一邊是由于涉及責任問題沒有哪個部門或個人敢于承擔由此可能存在的風險。現(xiàn)在大多利用個人域帳戶與計算機IP地址、MAC地址及交換機端口進行綁定，一定涉密級別人員只能登錄相應密級級別的計算機，將航空蘭臺檔案資源綜合管理系統(tǒng)與域帳戶集成，并將申請了瀏覽權(quán)限人員的涉密級別、計算機密級、IP地址等信息經(jīng)相關部門審批后交保密部門備案，通過該途徑向相關人員根據(jù)涉密級別開放相應密級文件的瀏覽權(quán)。檔案管理系統(tǒng)實行系統(tǒng)管理員、安全員、審計員三權(quán)分立，防止因個人權(quán)限太大造成的泄密事故;權(quán)限的開放嚴格按照相關制度和審批程序執(zhí)行，定期異地備份制度保證了數(shù)據(jù)的安全，對數(shù)據(jù)的有關操作在IP、域用戶名、操作內(nèi)容和操作時間等方面有詳細的記錄。

二、數(shù)字檔案館建設中遇到的問題及對策

（一）海量待數(shù)字化資源與人員設備短缺方面

館藏資源的數(shù)字化是一項長期、繁重的工作，即使投入大量的人員和設備，短期內(nèi)也很難看出效果，因為經(jīng)過長時間的積累，各單位都形成了大量待數(shù)字化的紙質(zhì)檔案，若將檔案館館藏資源全部數(shù)字化，無論從人力、物力還是在時間上都是不現(xiàn)實的。我們需要針對館藏資源有計劃、有步驟的根據(jù)檔案的利用率、重要程度分批進行數(shù)字化處理，對于利用需求不大的檔案可根據(jù)人員、設備等情況最后數(shù)字化或不數(shù)字化，待有利用需求時再數(shù)字化。［2］在紙質(zhì)檔案的數(shù)字化過程中一定要協(xié)調(diào)好速度和質(zhì)量兩方面的關系，確保在掃描加工、格式轉(zhuǎn)換等過程中檔案不會失真，在掃描過程中針對不同色調(diào)、紙質(zhì)和字跡需要調(diào)整不同的技術參數(shù)，如分辨率、明暗度、對比度等，技術參數(shù)選擇的不恰當將會直接影響掃描質(zhì)量，造成信息丟失、圖像模糊或產(chǎn)生額外信息，客觀上造成檔案原貌的改變。

（二）信息資源長期存取方面

“據(jù)報道，美國航空航天局發(fā)射的‘海盜’號火星探測器上的計算機中，已經(jīng)有20%的數(shù)據(jù)完全丟失，還有大約4000卷的統(tǒng)計數(shù)據(jù)因存儲的格式模糊無法讀出，程序員也無法保證將其恢復”。［3］數(shù)字化檔案信息資源的長期存取問題是數(shù)字檔案館建設必須面對的問題，主要表現(xiàn)在：其一，是現(xiàn)在應用比較廣泛的光盤存儲，然而其壽命在排除外界因素影響的情況下也就30年左右;其二，是現(xiàn)在計算機軟件更新很快，各種軟件之間、各軟件不同版本之間的兼容性問題，若干年之后，能否用現(xiàn)行軟件還原當初的數(shù)據(jù)，誰也無法保證;其三，是數(shù)字化檔案信息資源對計算機設備的依賴性，若設備發(fā)生故障，無法修復而又沒有備份時，很可能導致數(shù)據(jù)的丟失。

為了保證信息資源的長期存取，需要存儲介質(zhì)的備份工作，不僅要使用不同介質(zhì)進行備份，還要做好異地備份工作。對存儲在磁、光介質(zhì)載體上的數(shù)字化信息資源，載體應直立擺放，并做好避光、防潮、防濕、防塵、防磁等工作，存儲有重要信息資源的載體應存放在防火防磁柜中。因電子檔案是以計算機語言形式存儲于各種載體上，必須依賴相應的計算機軟硬件平臺才可以還原，所以還需對其依賴的技術、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)和相關定義參數(shù)等加以保存，或采用其它方法和技術加以轉(zhuǎn)換，并對存儲介質(zhì)定期進行有效的檢測和維護。

（三）數(shù)字化檔案信息資源的安全方面

無處不在的計算機病毒可能會導致電子文件的破壞;黑客對信息資源的攻擊，不僅僅源于好奇和自我挑戰(zhàn)，程序設計高手甚至可以篡改系統(tǒng)控制參數(shù)，當信息資源通過網(wǎng)絡傳播時，可能會被獲取、復制和傳播;有竊取行為的間諜活動可能會盯上某些特殊的行業(yè);由于本單位保密管理制度的不完善，缺乏嚴密的安全保密操作規(guī)程，檔案館內(nèi)部人員的職責和操作權(quán)限不明確;還有人為或偶然事故造成的威脅等;這些對數(shù)字檔案館建設在安全方面都提出了嚴峻的考驗。

我們需要在保障信息資源方便利用的同時，還要保證信息資源的長期安全。安全問題作為計算機網(wǎng)絡世界最大的難題，當然也是數(shù)字檔案館建設的難點。加強防范計算機病毒和黑客入侵，防止外界對涉密信息的竊取，及時更新殺毒軟件及防火墻，特殊行業(yè)最好使用國產(chǎn)殺毒軟件或在局域網(wǎng)內(nèi)使用針對本行業(yè)開發(fā)的國產(chǎn)殺毒軟件;加強容災備份，防止意外事故造成的威脅，如由于操作失誤而產(chǎn)生的不可預知事件、網(wǎng)絡系統(tǒng)軟硬件的故障引發(fā)的系統(tǒng)問題等。完善本單位安全保密管理制度，建立與數(shù)字檔案館運行想配套的管理制度，明確各種管理員的職責和操作權(quán)限。在數(shù)字檔案館數(shù)據(jù)庫的安全策略方面采取身份認真、存儲訪問控制、數(shù)據(jù)加密、審計追蹤、數(shù)據(jù)庫的備份與恢復等措施，有效防止非法用戶對數(shù)據(jù)的訪問;有效控制合法用戶的正確操作;有效監(jiān)視各用戶對數(shù)據(jù)庫的操作，通過審計日志可追溯其對數(shù)據(jù)庫的所有操作記錄;保障數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)不受軟硬件故障、人為破壞等因素的影響。

（四）數(shù)字檔案館建設的標準化方面

由于很多檔案館在網(wǎng)絡信息資源管理標準化方案和網(wǎng)絡建設方案的制定上存在著不一致性，各館組織建設的數(shù)字資源在數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、檢索界面、檢索語言、組織方式等很多方面存在著較大差異，這對數(shù)字資源的管理和利用帶來了一系列的難題。數(shù)字檔案館建設的目的要使本行業(yè)、本地區(qū)甚至更廣范圍內(nèi)的檔案館連為一體，以實現(xiàn)檔案信息資源的共享，如何將這些分散在各地的數(shù)字檔案信息資源進行組織控制，就必須要有彼此兼容的軟硬件環(huán)境，要有一致的文件格式、統(tǒng)一的著錄標引標準、數(shù)據(jù)描述標準、元數(shù)據(jù)標準、全文數(shù)據(jù)庫標準等。

在數(shù)字檔案館建設過程中，標準化是一個體系、一個系統(tǒng)，結(jié)合各行業(yè)、各地區(qū)的實際情況，如何迅速建立一個合適的數(shù)字檔案館建設標準是擺在大家面前的一個迫切需要解決的問題。數(shù)字檔案館建設遵循的標準原則是面向計算機和網(wǎng)絡的標準直接優(yōu)先采用國際標準或國家標準，一般性的信息處理標準優(yōu)先采用國家標準，檔案屬性較為明顯的信息技術要求遵循行業(yè)標準，這樣有利于各個檔案信息系統(tǒng)的兼容，防止形成檔案信息孤島。［4］在數(shù)字資源的組織、存儲、加工、發(fā)布、檢索等方面，借鑒可用的成熟標準，充分的加以吸收和利用，使之在數(shù)字檔案館環(huán)境中可以達到很好的實現(xiàn)。在采用先進的國際標準方面，在吸收利用的基礎上，研制符合中文環(huán)境的數(shù)字檔案館建設標準。對于已有的國家或行業(yè)標準可直接飲用，既無國際標準又無國家標準或行業(yè)標準可循的，應組織力量根據(jù)相關標準制定的原則和方法盡快研制適合本行業(yè)或更大范圍的標準。

三、結(jié)束語

數(shù)字檔案館建設是一項需要不斷深入和擴展的復雜工程，各行各業(yè)都有其不同的特色，航空工業(yè)由于涉及國防建設、軍隊需求，其開放程度與其他行業(yè)存在著很大的差別，但在很多方面還是存在著相似性，對其他行業(yè)有一定的參考價值。數(shù)字檔案館建設作為一項開創(chuàng)性的工作，不同單位在建設過程中會遇到許多相似的問題，因為最終目的都是通過檔案館檔案信息資源的有效整合，使檔案信息資源得到有機的統(tǒng)一，解決“信息孤島”現(xiàn)象，實現(xiàn)檔案信息資源的有效共享，提高檔案信息資源的利用率，滿足大眾對檔案信息資源的利用需求。

［1］潘連根．關于數(shù)字檔案館標準化建設的幾個問題［J］．檔案時空，2005，（12）．

［2］梁玉蓮．校園數(shù)字檔案館建設的困難及對策［J］．北京檔案，2010，（10）．

［3］劉東斌．數(shù)字檔案館建設面臨的難題［J］．檔案管理，2003，（4）．

［4］習鋼．數(shù)字檔案館建設應注意的幾個問題［J］．四川檔案，2008，（5）．

［編校：楊虹］

Discussing of Construction for Digital Archives of Enterprise of Aviation Industry

MA Xiaobo
（AVIC Aero－engine Powerplant Research Institute，Zhuzhou Hunan 412002）

This paper expatiates the contents of construction for digital archives of enterprises of AVIC，and combining the feature of aviation industry，lises some problems and countermeasure in construction for digital archives．It aims to bring some effects on construction for digital archives in other industries．

archives;digitize;construct

G271

A

1671－9654（2011）01－072－04

2011－03－15

馬曉波（1982－），男，河南安陽人，助理館員，研究方向為檔案信息化。