萬(wàn)明高 李興泉

(成都大學(xué)基建處，四川成都610016)

多元管理模式下高?；n案管理研究

萬(wàn)明高 李興泉

(成都大學(xué)基建處，四川成都610016)

鑒于高?；ǖ念愋湍壳耙呀?jīng)從以往單一的單位基建工程發(fā)展成了單位自建項(xiàng)目、代建項(xiàng)目、社會(huì)化投資(BOT)項(xiàng)目、交鑰匙項(xiàng)目的綜合性基建工程。管理模式多元化迫使高?；üこ虣n案管理研究變得十分重要和急迫。本文結(jié)合筆者多年從事基建檔案管理工作的體會(huì)，就高校基建檔案管理在高?；üぷ髦械牡匚缓妥饔眠M(jìn)行了闡述，對(duì)如何做好基建工程檔案管理工作，提升高校基建工程檔案管理水平等進(jìn)行了有效探索。

高校基建;基建工程檔案;檔案管理

高?；n案是高?；窘ㄔO(shè)工程項(xiàng)目從立項(xiàng)到竣工驗(yàn)收的全部過(guò)程中形成的有保存價(jià)值的文字、圖紙、聲像等各種載體資料的總和。［1］作為見證高校發(fā)展建設(shè)歷史的高?；n案工作，它不僅是資料的儲(chǔ)備和檔案的管理，同時(shí)，也是涉及基建各方權(quán)益的憑證和備查的依據(jù)，［2］并可以作為同類建設(shè)項(xiàng)目采納、借鑒的信息。然而，隨著我國(guó)高校辦學(xué)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，各高校相繼開展了大規(guī)模的基建工程建設(shè)，設(shè)置一些高校擴(kuò)建涉及到征地、拆遷、改擴(kuò)建等，在一系列的基本建設(shè)活動(dòng)中，有的高校忽略了基建檔案資料的形成和管理。甚至，一些高校檔案管理只注重教師、學(xué)生的人事檔案和教學(xué)設(shè)備資料管理的工作，認(rèn)為人的管理是本，物的管理其次，基建檔案工作的管理只是學(xué)?；ㄌ幍墓ぷ髦弧９P者認(rèn)為:對(duì)高?；n案資料管理的認(rèn)識(shí)誤區(qū)，是高?；n案管理工作落后的根本原因。

一 高?；n案的作用不可忽視

從高校基建檔案的定義和內(nèi)容來(lái)看，有必要對(duì)高?；n案的內(nèi)涵及其作用加以重新定義。高?；n案的作用是不可低估的，具體表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面:

(一)歷史憑證作用

高校基建檔案用大量的文字和數(shù)據(jù)，如實(shí)地記載了校園基建工程從立項(xiàng)到竣工、交付、使用及運(yùn)行管理全過(guò)程的情況，客觀地反映了項(xiàng)目總體規(guī)劃、實(shí)施計(jì)劃、構(gòu)建設(shè)計(jì)、組織施工、后期改建等方面的情況，真實(shí)地提供了投資計(jì)劃、預(yù)算、決算等落實(shí)情況。因此，在具有一套完整基建檔案前提下，再現(xiàn)某項(xiàng)基建工程全面貌的工作就顯得輕而易舉。這些翔實(shí)的檔案資料為以后學(xué)校設(shè)施使用、維護(hù)、改造、安全管理等提供了重要依據(jù)。

(二)參考價(jià)值作用

基建工程的各種統(tǒng)計(jì)、報(bào)表、維修、改擴(kuò)建等離開基建檔案都將寸步難行。基建工程設(shè)計(jì)檔案一般已經(jīng)過(guò)了施工考驗(yàn)，承受了實(shí)踐的檢驗(yàn)。重復(fù)利用或參考這些圖紙和資料，吸取精華、去其糟粕，對(duì)未來(lái)施工不僅可以加快速度，還可以提高設(shè)計(jì)質(zhì)量及經(jīng)濟(jì)效益。

(三)法律維權(quán)依據(jù)作用

由于歷史的原因或相關(guān)制度不完善，有的高校在學(xué)校權(quán)屬、土地邊界等方面，一直與周邊單位或當(dāng)?shù)鼐用翊嬖谥鵂?zhēng)議現(xiàn)象。尤其是合并形成的高校，由于合并前學(xué)校隸屬關(guān)系的不同，存在諸多產(chǎn)權(quán)不明晰的問(wèn)題或建設(shè)過(guò)程中的質(zhì)量問(wèn)題。

上述作用，最真實(shí)可靠的反映不是當(dāng)事者的回憶或者一般的資料整理，而只能靠規(guī)范的基建檔案提供的有力依據(jù)。因?yàn)橥暾行虻幕n案客觀地反映了從基建項(xiàng)目的申請(qǐng)、上級(jí)批復(fù)、用地規(guī)劃許可證、建設(shè)項(xiàng)目許可證等建設(shè)項(xiàng)目的法律文書，為維護(hù)高校合法權(quán)益提供最原始的歷史憑證。所以，高?；n案不僅是記錄歷史的真實(shí)寫照，更是解決歷史遺留問(wèn)題的憑證和法律依據(jù)。

二 高?；n案管理工作存在的問(wèn)題

在當(dāng)前新形勢(shì)下，高?；üぷ饕研纬啥嘣芾砟Ｊ剑n案工作內(nèi)容也越趨復(fù)雜。社會(huì)力量介入高?；üぷ?，使基建檔案的涵蓋面不再局限于政府和學(xué)校，這對(duì)高?；n案管理提出了更高的要求。但由于上述在認(rèn)識(shí)上的差異，目前高?；n案管理工作仍然停留在收集、歸檔、查閱、管理等初級(jí)階段，很多高?；n案管理仍沿用計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代的單一管理方式，高?；n案管理工作面臨的瓶頸問(wèn)題沒(méi)有得到根本的重視和解決，管理工作人員素質(zhì)與實(shí)際需求存在很大差距。當(dāng)然這也有高?；n案工作自身特點(diǎn)的原因。比如:

(一)高?；n案收集難度大，時(shí)間跨度長(zhǎng)，影響了檔案管理質(zhì)量

高校基建的類型目前已經(jīng)從以往單一的單位基建工程發(fā)展成了單位自建、代建項(xiàng)目、社會(huì)化投資(BOT)項(xiàng)目、交鑰匙項(xiàng)目等多元化管理模式，基建檔案管理愈趨復(fù)雜。高?；n案的收集是以一個(gè)基建工程項(xiàng)目的規(guī)劃立項(xiàng)到基建工程竣工時(shí)間為界的。它包括規(guī)劃立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、竣工，是一項(xiàng)周期性長(zhǎng)、專業(yè)性強(qiáng)、成套性高、涉及多部門的工作?；n案不像高校行政、人事、教學(xué)等檔案那樣在歸檔時(shí)間上可以有明文規(guī)定、有章可循。特別是代建項(xiàng)目、社會(huì)化投資(BOT)項(xiàng)目、交鑰匙項(xiàng)目基建工程的檔案，往往是基建工程完成竣工以后不能及時(shí)歸檔，造成資料不全是常事，這也影響了基建檔案的質(zhì)量。

基建檔案收集也具有相當(dāng)大的難度，平時(shí)工作中暴露最多的問(wèn)題是基建檔案不齊與缺失，一般可以分為:一些項(xiàng)目論證、可行性研究等依據(jù)性文件缺漏不全;項(xiàng)目招投標(biāo)過(guò)程中，由于中標(biāo)單位外發(fā)包或歸檔不及時(shí)等導(dǎo)致資料散失;施工單位對(duì)于在施工過(guò)程中所形成的，具有不可見性的相關(guān)檔案材料，如隱蔽工程設(shè)施圖、地下管網(wǎng)等，在收集時(shí)的疏漏或缺失;有些檔案工作人員忽略對(duì)全過(guò)程文件資料的完整歸檔，特別是忽略了前期形成的文件材料和建設(shè)后期形成的交工驗(yàn)收文件材料、工程監(jiān)理等方面的材料，造成基建檔案的成套性、完整性存在缺陷。

(二)高?；n案人員往往是兼職，精力投入不夠

目前很多高校的檔案管理工作仍然是將重點(diǎn)放在行政、人事和教學(xué)檔案方面，管理理念、管理體制也幾乎沿用計(jì)劃經(jīng)濟(jì)管理模式，基建檔案管理工作停留在可重可輕的狀態(tài)之下運(yùn)行。分析這種狀況深層次的因素，筆者認(rèn)為除了高?；ü芾砉ぷ髫?fù)責(zé)人檔案意識(shí)淡薄，有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)缺乏依法治檔理念，存在“重建設(shè)、重質(zhì)量、輕檔案”的思想外，還與基建檔案沒(méi)有擬定專門的檔案管理人員，針對(duì)基建檔案工作的規(guī)章制度、實(shí)施條例、監(jiān)管辦法等尚不健全有關(guān)，致使有些高校的該項(xiàng)工作處于無(wú)序狀態(tài)。

此外，在工程中兼職的檔案管理人員一般身兼多職，工作繁雜，對(duì)檔案工作無(wú)暇顧及，精力投入不足，從而影響基建檔案的質(zhì)量。高?；n案管理中的制度設(shè)計(jì)(如人事安排)導(dǎo)致個(gè)別管理人員檔案管理意識(shí)不強(qiáng)，責(zé)任心不夠，歸檔的文件內(nèi)容質(zhì)量低，許多材料不符合歸檔要求。如常見的是一些具有憑證作用、法律效力的關(guān)鍵文件都是復(fù)印件，或者一些簽字、蓋章都不全，失去原有作用;文件歸檔材料、紙張大小不統(tǒng)一，個(gè)別材料用鉛筆、圓珠筆書寫，字跡模糊。還有些工程項(xiàng)目檔案內(nèi)容失實(shí)，圖物不符，原始記錄散失等問(wèn)題也時(shí)常發(fā)生。因此，由于高?；n案缺乏專職檔案人員負(fù)責(zé)，導(dǎo)致工程檔案質(zhì)量低是不可避免的事。

(三)歸檔整理不規(guī)范

由于基建檔案的專業(yè)性很強(qiáng)，對(duì)檔案工作人員的素質(zhì)要求很高，不僅要求檔案人員具備檔案專業(yè)知識(shí)，還應(yīng)具備相當(dāng)?shù)墓こ探ㄔO(shè)專業(yè)知識(shí)。但由于客觀原因，多數(shù)專職檔案人員往往缺乏工程建設(shè)方面的專業(yè)知識(shí)，對(duì)基建項(xiàng)目的基本程序不甚了解，對(duì)基建檔案信息的來(lái)龍去脈認(rèn)識(shí)不清，分不清哪些資料重要哪些資料不重要，在接收檔案時(shí)對(duì)文件材料心中無(wú)數(shù)，別人交多少收多少，收多少整理多少，從而嚴(yán)重影響了歸檔整理質(zhì)量。特別是那些較為復(fù)雜的圖紙，在進(jìn)行分類整理時(shí)甚至出現(xiàn)張冠李戴的錯(cuò)誤，把此工程項(xiàng)目的圖紙放入彼工程項(xiàng)目之中，嚴(yán)重影響了基建檔案的成套性、完整性、準(zhǔn)確性。

(四)高校檔案管理部門與基建部門缺乏溝通與合作

最普遍的現(xiàn)象是:檔案部門不能主動(dòng)指導(dǎo)、督促、協(xié)助基建部門進(jìn)行檔案的收集、管理工作，而一些基建部門檔案意識(shí)淡漠，出于方便工作考慮，不能主動(dòng)上交基建文件材料。究其原因，我們認(rèn)為這其中存在著一個(gè)“錯(cuò)位管理”問(wèn)題:檔案人員具備檔案專業(yè)知識(shí)，但缺乏工程建設(shè)方面的知識(shí)，不熟悉基建項(xiàng)目流程。而基建部門工作人員及施工技術(shù)人員雖有較豐富的基建工作經(jīng)驗(yàn)和專業(yè)知識(shí)，但對(duì)于基建檔案的日常積累和保管缺乏經(jīng)驗(yàn)和必要的重視，雙方各有所長(zhǎng)卻不能互通有無(wú)、優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)，缺乏有效的溝通與交流，導(dǎo)致基建檔案的收集、歸檔工作存在著很多缺陷和漏洞。

三 加強(qiáng)高?；n案管理的實(shí)施途徑

在我國(guó)房地產(chǎn)業(yè)處于興旺發(fā)展的今天，基建檔案作為一個(gè)相對(duì)獨(dú)立的檔案門類，其較高的現(xiàn)實(shí)使用價(jià)值已越來(lái)越受到重視和利用。但如何做好高?；n案的管理工作，則還需要引起高校管理工作者的重視與思考。針對(duì)目前高校基建檔案管理存在的普遍性問(wèn)題，筆者根據(jù)多年基建檔案管理工作的體會(huì)，結(jié)合部分高?；n案改革措施和相關(guān)文獻(xiàn)，認(rèn)為可從以下途徑來(lái)加強(qiáng)高?；n案管理工作。

(一)加強(qiáng)檔案管理部門對(duì)基建檔案工作的指導(dǎo)

國(guó)家教育部頒布的《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》第三條明確指出:“高校檔案管理工作是辦好學(xué)校的重要基礎(chǔ)工作之一，各高校必須把檔案管理工作納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)和管理?！鳖I(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的重視與否，是搞好基建檔案管理工作的主要因素。這就要求高校檔案管理部門加強(qiáng)做好基建檔案的引導(dǎo)、監(jiān)管工作。同時(shí)，在人員、經(jīng)費(fèi)、設(shè)施上給予大力支持，切實(shí)將檔案管理工作納入學(xué)校的目標(biāo)管理，加大檔案執(zhí)法力度，認(rèn)真研究和解決檔案管理工作中的實(shí)際問(wèn)題，促進(jìn)基建檔案管理工作步入良性循環(huán)的軌道。

(二)健全管理體制和基建檔案管理制度

實(shí)行高校檔案管理部門對(duì)基建檔案工作統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，建立檔案管理部門與基建檔案歸檔管理職責(zé)明確、聯(lián)系密切的檔案工作網(wǎng)絡(luò)。具體辦法可由學(xué)?；üこ谭止茴I(lǐng)導(dǎo)總負(fù)責(zé)，基建部門領(lǐng)導(dǎo)為第一責(zé)任負(fù)責(zé)人，專(兼)職檔案管理人員具體負(fù)責(zé)，由學(xué)校檔案管理部門制定工作計(jì)劃，明確各自工作細(xì)則，負(fù)責(zé)指導(dǎo)、監(jiān)督、考核基建檔案管理工作。

筆者建議高校檔案管理部門與基建部門聯(lián)合制定《高?；窘ㄔO(shè)檔案管理實(shí)施細(xì)則》，即參照高校人事設(shè)備檔案管理的經(jīng)驗(yàn)和辦法，從管理體制、各方職責(zé)、檔案材料的形成、歸檔質(zhì)量要求、基建檔案歸檔驗(yàn)收程序及歸檔時(shí)間等方面做出明細(xì)的規(guī)定，做到有章可循、有法可依。實(shí)踐證明:沿用近年來(lái)國(guó)家檔案工作改革的基本原則，吸收高校檔案管理工作的成熟經(jīng)驗(yàn)，就是做好高?；n案管理工作的有效途徑。

(三)堅(jiān)持“三同步”管理，建立提前介入、全程管理機(jī)制

“三同步”是國(guó)家對(duì)基建檔案管理提出的基本要求。其內(nèi)涵主要包括:基建工程一開始就與建立檔案工作同步進(jìn)行;工程建設(shè)過(guò)程中，要與竣工材料的積累、整編、審定工作同步進(jìn)行;工程竣工驗(yàn)收時(shí)，要與提交一整套合格的施工圖的驗(yàn)收同步進(jìn)行。［3］這是針對(duì)基建檔案管理工作的行業(yè)性要求。因此，與高校檔案管理工作要求不同的是:對(duì)基建檔案的收集歸檔應(yīng)改變傳統(tǒng)的事后收集模式，建立提前介入、全程管理機(jī)制。學(xué)校檔案管理部門專職檔案管理人員應(yīng)從工程立項(xiàng)、招投標(biāo)開始提前介入建設(shè)工程，切實(shí)了解工程進(jìn)度，掌握第一手資料，嚴(yán)格保證工程立項(xiàng)與建立基建檔案同步，工程建設(shè)過(guò)程與竣工材料的積累、整編、審定工作同步，工程交工驗(yàn)收與檔案驗(yàn)收同步。

(四)加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，注重檔案人員知識(shí)結(jié)構(gòu)優(yōu)化

正是由于基建檔案管理工作的特殊性，才尤其強(qiáng)調(diào)加強(qiáng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，除了要求檔案管理人員掌握檔案整理立卷規(guī)范操作方法外，要特別加強(qiáng)對(duì)基建檔案專業(yè)學(xué)科知識(shí)的掌握。［4］比如:基建檔案管理人員不但要了解基建專業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)及基本的識(shí)圖、制圖知識(shí)，還要熟悉基建工程業(yè)務(wù)流程、歸檔范圍、分類原則及學(xué)校基本建設(shè)現(xiàn)狀及長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃等。優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)，拓寬知識(shí)面，提高基建檔案管理水平。

(五)加強(qiáng)學(xué)校檔案部門與基建部門的溝通與合作

學(xué)校檔案管理部門應(yīng)主動(dòng)指導(dǎo)、督促、協(xié)助基建部門進(jìn)行檔案的收集、管理工作，克服“錯(cuò)位管理”問(wèn)題。學(xué)校檔案管理部門專職檔案分管人員應(yīng)與基建工程兼職檔案管理人員加強(qiáng)溝通與交流，定期對(duì)他們進(jìn)行檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，與項(xiàng)目檔案員一道實(shí)現(xiàn)基建檔案的三同步，主動(dòng)了解每一份上交基建檔案文件材料的來(lái)龍去脈，并主動(dòng)積極地指導(dǎo)和協(xié)助他們進(jìn)行基建檔案的收集、積累工作，以達(dá)到知識(shí)互補(bǔ)，確保歸檔文件材料的質(zhì)量。促使基建檔案管理工作步入良性循環(huán)的軌道。

總之，高?；n案是學(xué)校建設(shè)發(fā)展的重要憑證，是學(xué)?；窘ㄔO(shè)的歷史記錄。特別是在當(dāng)前高校建設(shè)中的社會(huì)招標(biāo)、投資多元的管理模式下，必須轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)歸檔觀念，創(chuàng)新工作方法，進(jìn)一步做好高校基建工程檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)基建檔案管理工作的自身價(jià)值，為提升高校檔案管理工作和基建管理水平出力。

［1］楊嬡媛，張娟.《加強(qiáng)高校基建檔案管理的思考》［EB/OL］.(2011－01－31)http://www.qikan.com.cn/Article/siva/siva200911/siva200911156.html

［2］黃維川.《淺析高?；n案管理工作》［EB/OL］. (2011 － 01 － 31)http://www.doc88.com/p －70584677811.html

［3］林婉如.對(duì)優(yōu)化高校基建檔案管理工作的探討［J］.惠州學(xué)院學(xué)報(bào)(社會(huì)科學(xué)版)，2010，(4):126－128

［4］熊珊珊.高?；n案管理現(xiàn)狀分析與對(duì)策［J］.內(nèi)蒙古科技與經(jīng)濟(jì)，2008，(5):100－101

G48·472.4

A

1004－342(2011)03－108－03

2010－11－25

萬(wàn)明高(1956－)，男，成都大學(xué)基建處會(huì)計(jì)師;李興泉(1965－)，男，成都大學(xué)基建處干部。