馬秀峰

（鄭州大學(xué)圖書館，河南 鄭州 450000）

1 檔案和圖書管理互鑒的依據(jù)

1.1 檔案和圖書管理互鑒的含義

檔案是一切政治、經(jīng)濟(jì)、生產(chǎn)管理、文化、科教等社會實踐活動中，直接產(chǎn)生的文字、圖表、聲像等各種形態(tài)和載體的原始記錄性的文獻(xiàn)信息，它是以保存、備查考為目的，是生產(chǎn)、工作、學(xué)習(xí)、研究的第一手參考資料，往往只有一份。

圖書則指的是以文字、圖像、公式、聲頻、視頻、代碼等手段將信息、知識，記錄或描述在一定的物質(zhì)載體上，并能起到存貯和傳播信息、知識的作用。它是將原始記錄的檔案經(jīng)過整理、選擇、編排而成的，以傳授知識，供人們閱讀為目的，給人類社會的生產(chǎn)與活動提供知識、信息，是人類社會不可缺少的一部分。

檔案和圖書同屬文獻(xiàn)信息的范疇,共同構(gòu)成了社會信息資源的服務(wù)體系。隨著信息時代的發(fā)展，讀者需求日趨廣泛,專業(yè)需求的特色性和層次性不斷提升,需要更大范圍的共建和共享服務(wù)。面對繁雜、浩瀚的文獻(xiàn)信息資料,任何一個檔案和圖書部門都不可能獨自收集，并加以整理、加工、保存和利用。只有檔案和圖書協(xié)調(diào)與合作，才能最終實現(xiàn)協(xié)同發(fā)展和共同進(jìn)步，方能適應(yīng)社會需求，為用戶提供全面的、個性化的信息服。因此，如何充分利用現(xiàn)有的信息資源，完善系統(tǒng)建設(shè)，達(dá)到全面服務(wù)社會并高效發(fā)揮其綜合職能的目的，已經(jīng)成為一項理論界和實務(wù)界必須面對的課題。

1.2 檔案和圖書管理互鑒的基礎(chǔ)

1.2.1 工作內(nèi)容相同

知識信息是檔案和圖書的共同研究內(nèi)容，都是通過特定物質(zhì)載體存儲、傳遞信息的，同屬于知識信息系統(tǒng)。知識信息是檔案和圖書的本質(zhì)，是二者相互聯(lián)系的紐帶，也是二者共同的基礎(chǔ)和出發(fā)點。

1.2.2 載體材料相同

人類從遠(yuǎn)古的石器、甲骨以及后來的竹器、紙張，再到現(xiàn)在的磁帶、縮微膠片以及磁盤、光盤等等，無論在任何階段，檔案和圖書的載體都是相同的。

1.2.3 基本職能相同

對知識信息的輸入、存儲和輸出都是檔案館和圖書館具有的共同職能，不同的只是輸入、存儲和輸出的品種、數(shù)量以及質(zhì)量不同，輸出時的服務(wù)人群不太相同而已。

1.2.4 工作程序相同

檔案和圖書部門都是要經(jīng)過收集、加工、整理相關(guān)的文獻(xiàn)，進(jìn)行一系列開發(fā)傳遞，向社會提供相關(guān)信息服務(wù)。在信息的輸入、加工、存儲和輸出方面，都是要經(jīng)過分類、標(biāo)引、編目、組織目錄、檢索、借閱這幾個環(huán)節(jié)。

1.2.5 現(xiàn)代化手段相同

一是采用現(xiàn)代的計算機技術(shù)，使二者工作自動化，包括了收集、編目、檢索、流通等；二是采用光學(xué)技術(shù)，使二者存儲和傳遞縮微化；三是采用聲像技術(shù)，使二者視聽化；四是采用現(xiàn)代通信技術(shù)，使二者傳遞網(wǎng)絡(luò)化。

2 檔案和圖書管理互鑒的意義

2.1 各自發(fā)展的需要

檔案與圖書管理互鑒，是檔案和圖書工作為適應(yīng)改革開放、創(chuàng)造效益、求得生存的需要。檔案和圖書在各自的管理過程中，相互吸收借鑒對方管理中的先進(jìn)經(jīng)驗，探索出一些符合自身發(fā)展的新路子，這樣可以減少摸索前進(jìn)的環(huán)節(jié),提高在管理中的效率，使圖書和檔案工作發(fā)揮出更大的潛能，這不僅僅是改革開放的需要，也是圖書和檔案事業(yè)自身發(fā)展的需要。

2.2 社會的迫切需求

在這個信息時代,社會對信息資源的需求在方式和內(nèi)容上發(fā)生了根本性變化,對單一的館藏信息服務(wù)方式人們已經(jīng)不再滿足，而在無時間、空間、地域、借閱限制一系列的多元化個性信息服務(wù)，需要提供新穎全面的內(nèi)容、類型完整、形式多樣和來源廣泛的信息，需要從更廣闊的空間和更短的時間獲得更多有價值的信息。對社會的這種全方位和綜合化的信息需求，已經(jīng)不是一個圖書館和一個檔案館所能滿足的，所以現(xiàn)在檔案館和圖書館之間唯有進(jìn)行良性互鑒和取長補短，才能夠?qū)崿F(xiàn)信息資源共建共享。

2.3 為科研提供強有力的支撐

從信息管理事業(yè)的發(fā)展來看，圖書和檔案的管理方法可以進(jìn)行相互借鑒,從信息服務(wù)的功能上看,它們又是相互補充的。圖書館的工作是為科研人員提供科學(xué)技術(shù)方面的知識,檔案的工作主要是成果管理的服務(wù),既具有征集和存貯研究成果之功能,又具有利用之功能。圖書和檔案各具獨特性,它們二者不能互相代替，但卻是相輔相承的。這么一種相輔相承,只有在綜合體制中才能完全表現(xiàn)出來。檔案和圖書實現(xiàn)良性互鑒之后，我們查找信息才會越發(fā)便捷。科研人員在接受有關(guān)研究課題后,首先是查閱圖書資料,然后再查考有關(guān)檔案資料,圖書和檔案互鑒后體現(xiàn)出的科學(xué)性和實效性，為科研人員的研究工作提供了強有力的支撐。

3 檔案和圖書管理互鑒的內(nèi)容及建議

3.1 在行業(yè)立法方面互鑒內(nèi)容及建議

無規(guī)矩不成方圓，所以，檔案和圖書管理互鑒的第一步就是要明確二者的法律法規(guī)。檔案管理法律法規(guī)有《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》、《檔案行政處罰程序暫行規(guī)定》、《高等學(xué)校檔案管理辦法》等等一系列全國性法律法規(guī)，各省、市還都制定出了各自的檔案工作法規(guī)和制度。這些法律法規(guī)對收集管理和利用檔案，維護(hù)歷史真實的面貌，保護(hù)人類歷史和文化遺產(chǎn)，推動檔案事業(yè)發(fā)展，發(fā)揮出了不可估量的巨大作用。

圖書館界立法方面還顯得較為薄弱，新中國成立后，相關(guān)部門多次頒布了有關(guān)圖書館事業(yè)的行政法規(guī)，這其中主要有：1955年文化部頒布的《關(guān)于加強與改進(jìn)公共圖書館工作指示》；1955年文化部頒布的中華全國總工會《關(guān)于工會圖書館工作的規(guī)程》；1957年國務(wù)院頒布的《全國圖書協(xié)調(diào)方案》；1981年教育部頒布的《中華人民共和國高等學(xué)校圖書館工作條例》(1987年國家教育委員會修訂更名為《普通高等學(xué)校圖書館規(guī)程》)；1982年文化部頒布的《省(自治區(qū)、市)圖書館工作條例》；1987年中國科學(xué)院頒布的 《中國科學(xué)院圖書情報工作暫行條例》。以上這些法律法規(guī)，在特定的歷史時期起到了保證、監(jiān)督、規(guī)范圖書館事業(yè)發(fā)展、調(diào)整圖書館的社會關(guān)系以及人際關(guān)系等方面的作用，但是隨著近年來社會和圖書館事業(yè)自身的新發(fā)展，這些法規(guī)已漸漸不能滿足新形勢下圖書館事業(yè)發(fā)展的要求。

檔案管理的立法在當(dāng)前的狀態(tài)下基本完善，圖書管理在立法方面相對滯后，唯有通過法律的一些手段才能調(diào)整好國家、圖書館、社會之間，以及圖書館與圖書館之間、圖書館內(nèi)部的各種關(guān)系，因此首先要盡快制定出我國的《圖書館法》，為圖書館事業(yè)的發(fā)展以及文獻(xiàn)資源建設(shè)提供好法律保障。

3.2 館舍館庫建設(shè)方面互鑒內(nèi)容及建議

近些年來，公共及高校館在圖書館的館舍建設(shè)力度都比較大。特別是高校圖書館，基本每所大學(xué)都建有專門的圖書館大樓，由于各高校都已經(jīng)意識到了圖書館對于大學(xué)的重要性，認(rèn)識到了圖書館對教學(xué)科研的巨大推動作用，目前多數(shù)高校的圖書館大樓均在上世紀(jì)末和本世紀(jì)初陸續(xù)翻新改建。另外一方面，高校新建校區(qū)位置都普遍偏僻，附近生活娛樂設(shè)施較少，圖書館也就成了大學(xué)生們課外學(xué)習(xí)和休閑的主要場所。

檔案館這方面與圖書館有所不同。檔案的館庫建設(shè)主要還存在以下問題：首先，館舍館庫的建設(shè)發(fā)展不平衡，各地區(qū)或高校因各自的社會、經(jīng)濟(jì)、規(guī)模、人力等等方面不平衡的發(fā)展，造成檔案館舍館庫建設(shè)的速度與規(guī)模差距明顯；其次，部分館庫的面積偏小，選址不當(dāng)和結(jié)構(gòu)的不合理，年久失修等問題；第三、館庫設(shè)施設(shè)備較為簡陋；第四、檔案館館庫建筑布局不盡合理，功能比較單一，不能滿足現(xiàn)代檔案館的“四位一體”功能要求，離現(xiàn)代檔案事業(yè)的發(fā)展需要還存在著較大的差距。

進(jìn)入二十一世紀(jì)，檔案館具有的本質(zhì)屬性和一般屬性已發(fā)生了明顯變化。檔案館除擁有保管檔案和儲存?zhèn)鞑ノ幕z產(chǎn)的功能之外，還具有了提供社會教育、休閑消遣以及公關(guān)協(xié)調(diào)等等社會功能。在新館庫的建設(shè)方面應(yīng)該適應(yīng)新形勢，開拓視野，面向社會，要在功能上超前拓展，要在內(nèi)部設(shè)計上真正地滿足人民群眾工作、生活以及文化休閑的需要。

3.3 館藏分類互鑒及建議

檔案分類，是根據(jù)檔案的內(nèi)容和形式的異同，采用一定的分類標(biāo)準(zhǔn)，遵循一定的分類原則和方法，對檔案采取類的劃分。檔案分類的目的和任務(wù)是對機關(guān)印發(fā)文件進(jìn)行立卷歸檔,并為檔案館（室）的案卷排放做的基礎(chǔ)工作。檔案分類包括實體分類、信息分類兩種方式。這兩種分類方法無論是工作對象還是目的上都是相同的。

圖書分類是依照圖書的學(xué)科屬性和內(nèi)容等，在一定哲學(xué)思想指導(dǎo)下，運用知識分類的相關(guān)原理，采用邏輯的方法，把圖書進(jìn)行類的劃分。圖書分類的目的、任務(wù)都是揭示圖書內(nèi)容的學(xué)科屬性以及其它屬性，讓藏書組織成一個有機的體系。圖書還具有很多的屬性,圖書內(nèi)容的學(xué)科性質(zhì)就是其中最為主要的、具有決定性的、又常常被其它屬性所依附的屬性,這些就決定了多數(shù)情況下要把圖書內(nèi)容的學(xué)科屬性特征作為圖書分類的主要標(biāo)準(zhǔn)，圖書的其它屬性特征可作為圖書分類的輔助標(biāo)準(zhǔn)。

經(jīng)過對比，我們可以發(fā)現(xiàn)，圖書分類方法不僅可以用于排架，還可以用于檢索。既能滿足圖書館內(nèi)部管理之需要，還可以滿足廣大讀者在檢索方面快捷方便的需要?？梢詫崿F(xiàn)管理和利用方法的有效統(tǒng)一。而檔案的實體分類則是用于排架，信息分類則是用于檢索。兩種分類的方法只有相互結(jié)合，相互補充，才能為發(fā)揮出檔案的服務(wù)功能提供良好條件。

3.4 信息資源建設(shè)方面互鑒及建議

3.4.1 圖書館信息資源建設(shè)狀況

圖書館的信息資源涵蓋了傳統(tǒng)的紙質(zhì)資源及電子資源兩個部分。目前各類型圖書館的藏書建設(shè)情況中印刷型的紙質(zhì)文獻(xiàn)仍然占據(jù)著主導(dǎo)的地位。圖書館的電子資源建設(shè)有購買和自建這兩種途徑，以購買為主，自建為輔，自建的方式主要是對現(xiàn)有的印刷型紙質(zhì)館藏，通過特定手段使之?dāng)?shù)字化。

圖書館的信息資源建設(shè)的目的在于怎么合理配置和有效利用現(xiàn)有資源,從而最大限度地發(fā)揮出圖書館的效能,以滿足廣大讀者日益增長的對文獻(xiàn)信息保障的需求。尤其是在電子文獻(xiàn)信息這個方面，只依靠圖書館個體是難以全部加以購買的，這里就要求各圖書館之間講究分工合作，通過一定的行政組織或者行業(yè)協(xié)會進(jìn)行聯(lián)合采購，通過合理布局，來實現(xiàn)資源的共享，這種方法已經(jīng)取得了很好的效果，不僅僅給圖書館節(jié)省了巨額經(jīng)費，還使各圖書館的讀者都能夠利用到海量的數(shù)據(jù)庫資源。

3.4.2 檔案館信息資源建設(shè)狀況

檔案資源建設(shè)是各個檔案部門的立身之本，是各檔案部門面向社會服務(wù)的能量之源，也是實現(xiàn)檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的非常重要的基礎(chǔ)性工作。擁有結(jié)構(gòu)合理、內(nèi)容豐富的檔案資源不僅是檔案工作的基本前提，還是實現(xiàn)檔案工作“服務(wù)功能”的最根本保證。目前在檔案資源建設(shè)上情況卻不盡如人意，問題體現(xiàn)在：①館藏的檔案資源不完整；②館藏結(jié)構(gòu)較單一；③數(shù)量不夠充分和“脹庫”現(xiàn)象均同時存在；④內(nèi)容不夠豐富；⑤特色不夠明顯；⑥檔案編研工作滯后，檔案編研產(chǎn)品的發(fā)展無法滿足社會公眾的需求；⑦館藏資源的電子化程度還比較低等。

3.4.3 檔案、圖書信息資源建設(shè)的建議

根據(jù)圖書館的現(xiàn)狀，我們認(rèn)為，必須改變當(dāng)前以收藏文獻(xiàn)品種數(shù)量作為評估圖書館的規(guī)模、等級以及服務(wù)能力的思想觀念；國家應(yīng)該加強信息資源上的宏觀調(diào)控，建立一個與目前經(jīng)濟(jì)相適應(yīng)的管理機制；加快現(xiàn)代化進(jìn)程，建立全國性圖書館計算機網(wǎng)絡(luò)。檔案資源建設(shè)還應(yīng)該借鑒一些圖書館資源建設(shè)方面的成功經(jīng)驗，例如向上級的有關(guān)部門申請增加經(jīng)費；有意識地廣泛宣傳、積極公關(guān)，使相關(guān)部門在檔案法律意識和移交積極性上有所提高；激發(fā)檔案工作人員的工作主動性和積極性；繼續(xù)加強館際間交流與合作；大力組織人力、物力、財力對本館紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)；還要以法律法規(guī)的形式賦予各級國家綜合檔案館在檔案資源建設(shè)中擁有更多收集檔案的權(quán)力。

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