姚顯霞

（中原工學(xué)院機(jī)電學(xué)院，河南鄭州450007）

1 院系教學(xué)資料管理概述

高校院系教學(xué)資料，是指高校院系在教學(xué)過程中逐年積累起來的一系列有關(guān)教學(xué)工作的原始資料，如學(xué)生考試成績、考試試卷、畢業(yè)設(shè)計(論文)、專業(yè)培養(yǎng)計劃、學(xué)科建設(shè)、師資隊(duì)伍培養(yǎng)、教學(xué)評估等文檔[1]。

教學(xué)資料應(yīng)實(shí)行集中統(tǒng)一管理，凡屬永久性保存的教學(xué)資料一律移交學(xué)校綜合檔案室保存，不屬永久保存的材料由院、系、部檔案室保存，屬于二級管理。各院、系、部應(yīng)明確一名分管檔案工作的負(fù)責(zé)人和配備相應(yīng)的檔案管理人員，統(tǒng)一管理本部門教學(xué)文件材料，并按期向綜合檔案室移交教學(xué)資料。

2 院系教學(xué)資料自動化管理現(xiàn)狀

院系教學(xué)資料管理，一般表現(xiàn)在：檔案管理制度不健全、院系教學(xué)資料質(zhì)量欠缺、系級教學(xué)等幾個方面[2]。在自動化管理方面，院系教學(xué)資料不少還停留在紙質(zhì)檔案、檔案柜保存的狀態(tài)，大部分檔案管理依靠手工處理，工作效率低，沒有采取有效的計算機(jī)管理，增加了師生檢索和資料查詢的工作量和工作難度，查準(zhǔn)率、查全率低。

院系教學(xué)資料管理自動化問題，究其原因：第一，是院系資料自身特點(diǎn)，表現(xiàn)在來源分散、形成的內(nèi)部性和原始性、內(nèi)容的專業(yè)性和多學(xué)科性等方面，在資料收集和保存方面，不易電子化，或電子文檔保存地點(diǎn)多，不易統(tǒng)一保存。第二，是相關(guān)人員檔案意識不夠，涉及到教學(xué)秘書和部分教師的的檔案意識比較單薄。第三，教學(xué)管理工作具有綜合性、事務(wù)性、舊常性的顯著特點(diǎn)[3]。

在院系教學(xué)資料自動化管理對策方面，要提高檔案管理專業(yè)素質(zhì)。檔案人員不僅要精通檔案管理業(yè)務(wù)，還要了解所涉及的專業(yè)知識；不僅要熟悉手工管理方式，還要掌握檔案現(xiàn)代化管理的基本技能，用計算機(jī)儲存、檢索；不僅要會立卷歸檔保管，還要有科學(xué)管理、主動服務(wù)、有效提供信息資源的意識[4]。

計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的廣泛使用，為教學(xué)資料管理提供了重要的技術(shù)手段。因此，必須運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)、數(shù)字處理技術(shù)等先進(jìn)科技手段來管理教學(xué)資料，從而取代傳統(tǒng)的手工操作的檔案管理方法，逐步形成紙質(zhì)檔案、電子檔案并存的新局面[5]。院系教學(xué)資料管理還處于保管原始資料階段，還沒有按照科學(xué)分類方法進(jìn)行電子歸檔。應(yīng)該將文檔資料分類，建立文檔信息數(shù)據(jù)庫，使該信息數(shù)據(jù)庫形成電子文檔軟件，完成教學(xué)資料信息網(wǎng)絡(luò)化。

3 院系教學(xué)資料管理系統(tǒng)的應(yīng)用案例

3.1 院系教學(xué)資料管理系統(tǒng)的信息需求

筆者所在高校的院系在教學(xué)資料管理上，在資料形式上，既有電子文檔，更多的是紙質(zhì)文檔。在來源上，既有來自學(xué)校各級管理部門的文件和數(shù)據(jù)庫信息，也有來自院級的相關(guān)部門的資料。在管理對象上，既有各個教工的資料，也有來自各級學(xué)生的信息。從管理系統(tǒng)的需要出發(fā)，對各種資料共分18類，分別是：①專業(yè)綜合培養(yǎng)計劃、教學(xué)執(zhí)行計劃、教學(xué)大綱、教學(xué)進(jìn)程表、總課表；②學(xué)院畢業(yè)生資格審查資料；③專業(yè)建設(shè)、課程建設(shè)規(guī)劃；④畢業(yè)設(shè)計（論文）題目及成績匯總；⑤課程設(shè)計、畢業(yè)設(shè)計（論文）及評審意見、各專業(yè)畢業(yè)答辯工作計劃、總結(jié)、答辯記錄；⑥實(shí)習(xí)報告檔案；⑦教學(xué)檢查和各類教學(xué)競賽評獎材料；⑧修改教學(xué)執(zhí)行計劃審批單、教學(xué)日歷；⑨各專業(yè)?？颊n程試卷及樣卷、標(biāo)準(zhǔn)答案及評分標(biāo)準(zhǔn)；⑩學(xué)生原始成績單、期末考試試卷、期初補(bǔ)考試卷，試卷分析，更改學(xué)生成績申請單，系考課程評分依據(jù)；[11]任課教師名冊、班級學(xué)生名單（各學(xué)期學(xué)籍異動后的空白名單）、各學(xué)期學(xué)籍異動資料（各類審批表及匯總表）；[12]聽課記錄等有關(guān)材料；[13]實(shí)習(xí)基地建設(shè)有關(guān)材料；[14]各專業(yè)教材使用一覽表；[15]學(xué)科競賽有關(guān)材料（通知、進(jìn)程安排、試卷、結(jié)果）；[16]實(shí)驗(yàn)室建設(shè)規(guī)劃；[17]教學(xué)改革項(xiàng)目及評獎材料；[18]其它有保存價值的材料。這18種資料，分別存在3個房間內(nèi)，以后可能會調(diào)整，或增加場所。

3.2 院系教學(xué)資料管理系統(tǒng)的功能需求

院校教學(xué)資料管理系統(tǒng)的功能，首先，實(shí)現(xiàn)教學(xué)資料紙質(zhì)文檔的信息化管理。查找資料要方便、快捷，將每件資料的存放位置、資料介質(zhì)、資料來源、借出情況、入檔時間等信息記錄得清清楚楚。其次，要能管理教學(xué)資料的電子文檔[6]。可以直接打開多種格式電子文檔。能夠?qū)崿F(xiàn)網(wǎng)絡(luò)管理，多臺電腦同時、異地使用，具有權(quán)限管理功能。

系統(tǒng)具體功能需要具備：

（1）資料檔案室的管理。新建檔案室；修改檔案室；刪除檔案室；查閱檔案資料；打開檔案室，進(jìn)入這個檔案室進(jìn)行記錄、查詢、修改、刪除等工作。資料員日常工作的入口。

（2）分類目錄和案卷目錄管理。添加分類目錄，對檔案資料進(jìn)行分類；添加案卷目錄：當(dāng)一袋資料要放入檔案室時，把這袋資料名稱題標(biāo)填入案卷目錄；填寫卷內(nèi)文件目錄，一袋資料中里頭有許多張圖紙或多份文件，如果要詳細(xì)記錄，就把每張圖紙或每份資料名稱填入卷內(nèi)文件目錄，這樣方便以后查找；卷內(nèi)電子文件管理；檔案統(tǒng)計報表；案卷借出記錄；卷內(nèi)文件借出記錄；瀏覽案卷目錄。

（3）數(shù)據(jù)的備份及恢復(fù),以及數(shù)據(jù)的導(dǎo)入。

3.3 院系教學(xué)資料管理系統(tǒng)的初步應(yīng)用

院系教學(xué)資料管理系統(tǒng)主要采用兩種辦法。一種是獨(dú)立開發(fā)，優(yōu)點(diǎn)是能夠適應(yīng)用戶的需求且滿意度較高，最為方便的是系統(tǒng)維護(hù)工作；缺點(diǎn)是開發(fā)時容易受到業(yè)務(wù)工作的限制，系統(tǒng)優(yōu)化不夠、開發(fā)水平較低，系統(tǒng)整體優(yōu)化較弱。另一種是購買或使用現(xiàn)成軟件，優(yōu)點(diǎn)是節(jié)省時間和費(fèi)用，技術(shù)水平較高；缺點(diǎn)是通用軟件難以滿足個性化需要，需要一定的技術(shù)力量做軟件改善等二次開發(fā)工作。

一般來說，資料（或檔案）管理軟件可以分為單機(jī)版和網(wǎng)絡(luò)版兩種。“大地球軟件”是既可以作為單機(jī)版使用，也可以作為網(wǎng)絡(luò)版使用的檔案管理軟件[7]。利用該軟件，筆者對所在單位的資料室進(jìn)行電子化管理，其過程如下：

（1）資料信息的初始數(shù)據(jù)錄入

初始化信息：如用戶（單位）信息；操作員信息：操作員的名稱和每個操作員的權(quán)限、密碼在這個地方設(shè)置；卷內(nèi)文件目錄表頭設(shè)置；保管期限設(shè)置；保密級別設(shè)置；存放位置設(shè)置；用戶數(shù)據(jù)格式升級。

（2）各層教學(xué)資料的信息錄入

各個資料檔案室信息；分類目錄(案卷類別)的信息；案卷目錄的信息；卷內(nèi)文件目錄的信息。各種教學(xué)資料被分配在學(xué)院212綜合檔案室、214綜合檔案室、318綜合檔案室。

（3）卷內(nèi)電子文件的管理

以“關(guān)于學(xué)校教學(xué)學(xué)院成立教學(xué)管理辦公室的決定”電子文件為例，首先是“收入文件”，可以收入單個文件也可收入一個文件夾中的全部文件，收入文件只收入文件名和打開路徑，文件還是原來的文件夾中。如果是收入本臺電腦上的文件，會自動填寫本地打開路徑和網(wǎng)絡(luò)打開路徑，有網(wǎng)絡(luò)打開路徑的文件網(wǎng)上每臺電腦均可打開，要讓網(wǎng)上電腦打開文件，存放文件的文件夾必須設(shè)置成可讀共享文件夾(整個盤不要設(shè)置成共享)。收入文件盡可能在文件所在的電腦上操作。

文件共享設(shè)置方法：首先把文件要放在一個文件夾中，這個文件夾名中間不能留空格，把這個文件夾設(shè)置成一般共享(不允許修改)，如果允許修改要設(shè)置成完全共享。

通過客戶端軟件連接該系統(tǒng)時，可以瀏覽各種文件，但不會刪除文件。文件共享設(shè)置，使得通過其它途徑也不會找到文件并刪除修改文件。

“收入文件”執(zhí)行后，就可以執(zhí)行“打開文件”、“發(fā)送文件”、“復(fù)制文件”等功能了。

本系統(tǒng)采取了網(wǎng)絡(luò)布局，將該系統(tǒng)安裝在一臺計算機(jī)上，作為服務(wù)器。其他計算機(jī)只要接入網(wǎng)絡(luò)，尋找到該服務(wù)器后，運(yùn)行系統(tǒng)的執(zhí)行程序后，即可使用該系統(tǒng)?？梢栽O(shè)置不同的用戶或操作員，保存的電子文檔，只要是聯(lián)網(wǎng)的計算機(jī)，均能夠有效管理。根據(jù)用戶的權(quán)限，最高權(quán)限的用戶可以在一臺電腦中隨時打開任一操作員在任一臺電腦上做的文件進(jìn)行瀏覽或修改，不需要知道文件具體保存的位置。根據(jù)對文檔設(shè)置的權(quán)限，可以僅打開瀏覽，對原文檔修改無效，安全可靠方便。

（4）案卷或卷內(nèi)文件借出記錄

在進(jìn)入系統(tǒng)時首先要選中要借出的案卷名稱，收回時也一樣。當(dāng)只借出幾張卷內(nèi)文件時，應(yīng)在備注列中注明借出的頁碼，并在卷內(nèi)文件名稱后面借出記錄列中注明這張文件已借出。借出資料可打印借出單，一行打印一張，借閱人可簽字。當(dāng)借閱人只借幾張卷內(nèi)文件時：第一步案卷借出中要記錄；第二步卷內(nèi)文件名稱的后面一格中也要注明借閱人和時間，當(dāng)歸還時再把注明清除掉。

（5）瀏覽案卷目錄

可以采取三種方式瀏覽案卷目錄：

第一，篩選，即輸入要篩選的字符，然后符合條件的目錄自動篩選出來。

第二，查找，把光標(biāo)放到要查找的列，輸入查找的字符，系統(tǒng)會找到所在位置的一行，還可以繼續(xù)查找，找到需要的資料。

第三，點(diǎn)表頭，點(diǎn)擊表頭會自動按這列排序，比如點(diǎn)年代，自動按年代從小到大排序。

［1］閔克勤,肖新華,張家強(qiáng).高校系級教學(xué)檔案資料管理須強(qiáng)化現(xiàn)代意識［J］.檔案管理,2009(4):76.

［2］張亞冰.教學(xué)檔案在高校教學(xué)中的地位、作用、管理及作用［J］.遼寧師專學(xué)報，2003（5）：89－90.

［3］袁琳.高校圖書館教學(xué)參考資料的收藏與管理［J］.情報雜志,2003(12):110-111.

［4］普建萍，淺論教學(xué)檔案在學(xué)校管理中的作用［J］.中國教育研究與創(chuàng)新雜志，2005（3）：39－40.

［5］張寒莉.試談高校教學(xué)檔案的規(guī)范化管理［J］.北京檔案,2000(12):28-29.

［6］于彩鳳.淺談高校教學(xué)檔案的管理［J］.牡丹江師范學(xué)院學(xué)報(哲學(xué)社會科學(xué)版),2001(3):102-103.

［7］大地球檔案管理系統(tǒng)［2010-10-06］.http://www.ddqsoft.com/dagl.htm.