李國蘭

(山東社會科學(xué)院,山東濟(jì)南 250002)

提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑選擇

李國蘭

(山東社會科學(xué)院,山東濟(jì)南 250002)

提高檔案管理科學(xué)化水平是新時期檔案工作的重要課題,是提升國家文化軟實(shí)力的需要,也是順應(yīng)信息化發(fā)展趨勢的必然選擇,對于推動檔案管理規(guī)范化、制度化、標(biāo)準(zhǔn)化具有重要意義。從實(shí)踐的角度,本文圍繞如何提高科學(xué)化水平,分析了找準(zhǔn)工作定位、推動檔案管理實(shí)現(xiàn)“四個轉(zhuǎn)變”的具體路徑,并對相應(yīng)保障體系建設(shè)提出了對策建議。

檔案管理;科學(xué)化;路徑選擇

黨的十七屆四中全會提出了“提高黨的建設(shè)科學(xué)化水平”的戰(zhàn)略任務(wù),十七屆五中全會強(qiáng)調(diào)制定“十二五”規(guī)劃的指導(dǎo)思想是“以科學(xué)發(fā)展為主題”,這都對新時期檔案管理工作提出了更高要求。作為黨和國家工作的重要組成部分,提高檔案管理科學(xué)化水平是深入貫徹落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀的必然要求,也是推動檔案管理工作與時俱進(jìn)、創(chuàng)新發(fā)展的重大課題。

一、提高科學(xué)化水平是檔案管理的時代要求

提高檔案管理科學(xué)化水平,其內(nèi)涵就是以科學(xué)理論指導(dǎo)檔案管理,以科學(xué)方法推進(jìn)檔案管理,以科學(xué)制度保障檔案管理,推動檔案管理規(guī)范化、制度化、信息化,最大限度地提高檔案管理的質(zhì)量和效益。隨著時代的發(fā)展,檔案工作的地位和作用越來越突出,已經(jīng)滲透到各行各業(yè),融入社會生活的方方面面,成為單位工作和人們?nèi)粘Ｉa(chǎn)生活不可缺少的重要內(nèi)容。其管理水平的高低將直接影響決策的制定,也關(guān)系著廣大人民群眾的切身利益。面對檔案管理任務(wù)越來越重、信息服務(wù)功能越來越強(qiáng)的新形勢,提高檔案管理科學(xué)化水平的要求日益緊迫。

(一)提高檔案管理科學(xué)化水平是提升國家文化軟實(shí)力的需要

當(dāng)今時代,文化越來越成為民族凝聚力和創(chuàng)造力的重要源泉,越來越成為綜合國力競爭的重要因素。檔案是歷史的記憶,是寶貴的精神文化財富,在推動社會主義文化大發(fā)展大繁榮中富有獨(dú)特優(yōu)勢和作用。檔案具有原始記錄的本質(zhì)屬性,能夠真實(shí)客觀地再現(xiàn)歷史社會活動的原貌,與其他信息來源相比,檔案更具可靠性和說服力、吸引力,對鞏固社會主義意識形態(tài)具有重要價值。而且檔案涵蓋經(jīng)濟(jì)、政治、社會、文化等方方面面,是民族文化的“根”和優(yōu)秀民族文化的集中體現(xiàn),蘊(yùn)涵著文化發(fā)展繁榮的豐富資源,是推進(jìn)文化創(chuàng)新的最好素材和堅實(shí)基礎(chǔ)。就一個地方的文化建設(shè)而言,檔案對豐富區(qū)域文化底蘊(yùn)、提升區(qū)域文化品味、拓展區(qū)域文化發(fā)展空間同樣具有重要意義。當(dāng)前國際國內(nèi)文化競爭日益激烈,誰占據(jù)了文化制高點(diǎn)誰就能把握發(fā)展的主動權(quán)。作為國家文化軟實(shí)力建設(shè)的一支重要力量,只有不斷提高檔案管理的科學(xué)化水平,才能使檔案的文化價值得到充分發(fā)揮,更好地為中心服務(wù)、為大局服務(wù)。

(二)提高檔案管理科學(xué)化水平是順應(yīng)信息化發(fā)展趨勢的需要

現(xiàn)在,我國互聯(lián)網(wǎng)及手機(jī)等新興媒體的普及程度越來越高,網(wǎng)民總數(shù)達(dá)到4.2億,使用手機(jī)上網(wǎng)的網(wǎng)民有2.77億,寬帶在網(wǎng)民中的普及率達(dá)到98.1%,QQ、MSN等手機(jī)即時通信工具的使用率達(dá)到61.5%?，F(xiàn)代科學(xué)技術(shù)特別是信息技術(shù)的迅速發(fā)展和廣泛運(yùn)用,極大地豐富了檔案管理的載體、渠道和樣式,給檔案的收集、館藏及應(yīng)用和傳播等都帶來了深刻變革,系統(tǒng)化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化已成為檔案管理的重要發(fā)展趨勢。同時,隨著信息技術(shù)發(fā)展,人們對檔案信息的多元化需求日益增長,特別是《中華人民共和國政府信息公開條例》的頒布實(shí)施,賦予了公眾更多的檔案知情權(quán),也賦予了檔案管理更大的社會責(zé)任,這對檔案管理方式創(chuàng)新、信息資源建設(shè)以及服務(wù)功能提升,都提出了更高要求。為順應(yīng)這一新趨勢,檔案管理必須站在信息技術(shù)前沿,把握人民群眾需求的新變化,努力提高科學(xué)化水平,使其更好地服務(wù)社會、造福人民。

(三)提高檔案管理科學(xué)化水平是推動檔案工作健康發(fā)展的需要

經(jīng)過長期努力,我國檔案管理工作日益完善,其范圍由小到大、門類由單到全、技術(shù)由舊到新,取得了長足發(fā)展和進(jìn)步。但與新的形勢和任務(wù)相比,檔案管理工作依然任重道遠(yuǎn),面臨許多亟待解決的矛盾和問題。一是從業(yè)人員素質(zhì)有待提高。目前雖然從上到下有了一支穩(wěn)定發(fā)展的檔案管理隊伍,但與形勢發(fā)展的要求相比,仍不同程度地存在著思想觀念落后、創(chuàng)新能力不強(qiáng)、高層次人才缺乏等諸多問題。一些檔案管理仍停留在“就檔案抓檔案”的階段,微觀工作做得多,宏觀思維比較少,從而制約了檔案管理的長遠(yuǎn)發(fā)展。二是信息化建設(shè)水平相對落后。檔案管理的整體現(xiàn)代化水平還比較低,許多檔案管理還停留在傳統(tǒng)手工模式上,檔案管理的軟件開發(fā)與應(yīng)用也往往落后于現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展,存在檔案檢索效率不高的問題,也存在著檔案信息網(wǎng)絡(luò)化與網(wǎng)絡(luò)信息安全性之間的矛盾。三是檔案管理制度不盡完善。檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、制度化體系還沒有真正建立起來,特別是一些基層單位,還沒有形成統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和質(zhì)量要求,也沒有建立起嚴(yán)格的責(zé)任追究和獎懲體系,存在卷宗混亂、檔案缺失、檔號無序等管理不規(guī)范問題。在新起點(diǎn)上推動檔案管理工作的健康發(fā)展,必須在提高科學(xué)化水平上下工夫,努力實(shí)現(xiàn)檔案管理“質(zhì)”的提升。

二、提高檔案管理科學(xué)化水平的有效路徑

提高科學(xué)化水平,必須深入研究和把握檔案管理工作規(guī)律,以科學(xué)務(wù)實(shí)的態(tài)度,積極推進(jìn)工作創(chuàng)新,努力探索有效路徑,使檔案管理更具時代特色,更加科學(xué)有序、便捷高效。在路徑選擇上,應(yīng)重點(diǎn)“找準(zhǔn)一個定位、推進(jìn)四個轉(zhuǎn)變”。

(一)找準(zhǔn)一個定位

就是為黨委政府服務(wù)、為社會服務(wù)、為廣大人民群眾服務(wù),簡言之就是為中心工作服務(wù)。大到一個國家,小到一個單位,檔案事業(yè)都是全局工作的重要內(nèi)容,都是為中心工作服務(wù)的。只有自覺把檔案工作融入中心,緊緊圍繞中心開展工作,才能真正有所作為。要胸中有全局,堅持以科學(xué)發(fā)展觀統(tǒng)領(lǐng)檔案管理工作,注重學(xué)習(xí)貫徹黨的路線方針政策,注重把握形勢的發(fā)展變化,注重研究國情、省情以及單位的實(shí)際情況,及時了解中心工作的要求,善于從全局的角度來考慮和謀劃檔案管理工作,切實(shí)增強(qiáng)政治意識、大局意識和責(zé)任意識。要找準(zhǔn)工作著力點(diǎn),對中心工作需要什么、檔案工作如何跟進(jìn),都要進(jìn)行認(rèn)真思考和研究。要在抓好常規(guī)性檔案管理的同時,注重調(diào)整和把握階段性工作重點(diǎn),想中心工作之所想、急中心工作之所急,增強(qiáng)工作的針對性和實(shí)效性。就山東的情況來說,省委、省政府提出了建設(shè)經(jīng)濟(jì)文化強(qiáng)省的決策部署,圍繞建設(shè)山東半島藍(lán)色經(jīng)濟(jì)區(qū)、黃河三角洲高效生態(tài)經(jīng)濟(jì)區(qū)、膠東半島高端產(chǎn)業(yè)聚集區(qū)、省會濟(jì)南和魯南臨港產(chǎn)業(yè)帶等,大力實(shí)施重點(diǎn)區(qū)域帶動戰(zhàn)略,加快推進(jìn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展方式轉(zhuǎn)變。這是全省的大局,也是檔案工作的大局。要增強(qiáng)主動服務(wù)意識,堅持黨和政府工作延伸到哪里、各項事業(yè)拓展到哪里、新興領(lǐng)域開辟到哪里,檔案工作就覆蓋到哪里,及時收集和整理有價值的檔案信息,及時為中心工作提供參考依據(jù),使檔案管理真正為服務(wù)中心使上勁、用上力。

(二)推進(jìn)四個轉(zhuǎn)變

1.推動檔案管理在功能上由館藏型向利用型轉(zhuǎn)變。檔案工作基本的要求是建好管好檔案,保障檔案安全,但管理的目的在于利用,其價值的體現(xiàn)也在于利用。如何把“死檔案”變成“活信息”、“活資源”,最大限度地發(fā)揮其社會效益和經(jīng)濟(jì)效益,是新時期檔案管理工作的重要任務(wù)。檔案管理要善于從浩如煙海的檔案資料中“沙里淘金”、發(fā)現(xiàn)價值,把對社會有益的東西充分挖掘利用起來,使其潛在價值得到充分實(shí)現(xiàn),為推動經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展發(fā)揮積極作用。比如,圍繞推動文化大發(fā)展大繁榮,檔案管理要發(fā)揮自身優(yōu)勢,積極提供文化資源服務(wù),主動參與有關(guān)文化課題研究、文化項目建設(shè)、文化展覽活動、文藝作品創(chuàng)作以及文化產(chǎn)品生產(chǎn)等,當(dāng)好先進(jìn)文化建設(shè)的生力軍。曾經(jīng)風(fēng)靡一時的系列圖書《老照片》、創(chuàng)下高收視率的電視劇《闖關(guān)東》等優(yōu)秀文化產(chǎn)品,其創(chuàng)作過程中都參閱了大量館藏資料,檔案部門給予了有力支持,這些成功范例為檔案工作參與文化建設(shè)提供了生動借鑒。

2.推動檔案管理在手段上由傳統(tǒng)型向科技型轉(zhuǎn)變?？茖W(xué)技術(shù)是第一生產(chǎn)力,是提高檔案管理科學(xué)化水平的重要手段和強(qiáng)大動力?，F(xiàn)在的檔案工作已從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案、實(shí)體檔案管理為主變?yōu)閿?shù)字化檔案管理為主,從傳統(tǒng)的面對面服務(wù)為主變?yōu)榫W(wǎng)絡(luò)化服務(wù)為主,檔案工作的科技化、信息化水平越來越高。從一些發(fā)達(dá)國家檔案管理的情況看,他們普遍建立了完善的檔案數(shù)據(jù)庫,形成了強(qiáng)大的信息檢索能力,具備了先進(jìn)的信息服務(wù)技術(shù)手段和管理手段。英國國家檔案館通過建設(shè)國家檔案目錄信息網(wǎng),形成了鮮明的資料優(yōu)勢、技術(shù)優(yōu)勢和服務(wù)優(yōu)勢,使得全球用戶可以隨時隨地利用互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行檔案信息檢索。我們必須強(qiáng)化科技意識,重視檔案管理信息化建設(shè),注重運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù),對傳統(tǒng)的工作模式和載體手段進(jìn)行根本性改造,全面提高檔案管理的科技含量。要加強(qiáng)數(shù)字信息資源建設(shè),加快電子檔案中心、電子政務(wù)、數(shù)字檔案館和檔案網(wǎng)站建設(shè),積極推動管理技術(shù)的自主創(chuàng)新,注重相關(guān)軟件的開發(fā)和應(yīng)用,建立功能完備、技術(shù)先進(jìn)的檔案信息綜合管理系統(tǒng)、檢索系統(tǒng)和服務(wù)系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)管理與服務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)化、程序化和高質(zhì)量、高效率。要在開發(fā)和運(yùn)用新技術(shù)、新手段的同時,堅持網(wǎng)絡(luò)建設(shè)與安全管理同步進(jìn)行,積極維護(hù)檔案信息安全,達(dá)到方便利用和安全保密的有機(jī)統(tǒng)一。

3.推動檔案管理在服務(wù)上由封閉型向開放型轉(zhuǎn)變。新時期檔案工作的覆蓋面更寬、受眾面更廣,體現(xiàn)出更強(qiáng)的社會性、全民性和公益性。檔案利用不再局限于工作查考和學(xué)術(shù)研究,越來越多的普通公民為掌握信息或維護(hù)自身合法權(quán)益走進(jìn)檔案館、登錄互聯(lián)網(wǎng)。建立覆蓋廣大人民群眾的檔案資源體系和方便人民群眾的檔案利用體系是這幾年檔案工作區(qū)別于以往的重要內(nèi)容,也是我們國家檔案工作區(qū)別于國外檔案工作的一個重要內(nèi)容。檔案事業(yè)只有走出神秘象牙塔,聯(lián)系于社會、根植于大眾、服務(wù)于現(xiàn)實(shí),才能有廣闊的發(fā)展空間,走向真正意義上的現(xiàn)代化。要改變檔案資料“鎖在深閨人不識”的狀況,積極履行政府信息公開職責(zé),通過規(guī)范有序地公開檔案目錄、卷宗,舉辦陳列展覽等有效形式,使社會各界與人民群眾更好地了解、利用檔案資源。要優(yōu)化檔案服務(wù)措施,方便人們查閱利用,尤其要創(chuàng)造條件吸引青少年走進(jìn)檔案館,使他們在豐富的歷史資料中接受教育、增長知識。做好與群眾關(guān)系密切的新農(nóng)村建設(shè)檔案、民生檔案以及社會文化檔案等工作,及時公開有關(guān)信息,使檔案工作更加貼近群眾、便民利民。改進(jìn)服務(wù)方式,探索發(fā)展諸如信息導(dǎo)航服務(wù)、增值服務(wù)、推送服務(wù)等以用戶為中心的檔案服務(wù)新模式。

4.推動檔案管理在資源上由數(shù)量型向質(zhì)量型轉(zhuǎn)變。所謂“巧婦難為無米之炊”,豐富的檔案資源是檔案工作的“本錢”和發(fā)揮作用的基礎(chǔ)。檔案資源建設(shè)不僅要有量的積聚,更要有質(zhì)的提升,雜亂分散的材料堆積不但會產(chǎn)生信息量的倍增,而且會影響檔案價值的有效發(fā)揮。一方面,要按照建立新型檔案資源體系的要求,結(jié)合每個檔案館(室)的功能定位,敞開大門,廣集博藏,加強(qiáng)檔案收集工作,特別要注重做好社會征集工作,發(fā)動社會力量參與其中,拓展檔案收集的渠道和范圍,把應(yīng)該進(jìn)檔案館(室)的檔案全部接收進(jìn)來,把散布于社會的有價值的各種檔案資源也盡可能地征集進(jìn)來,使檔案來源更加廣泛、資源更加豐富。另一方面,要從維護(hù)歷史真實(shí)面貌和可開發(fā)利用的角度,著重在資源的整理、整合和加工上下工夫,優(yōu)化結(jié)構(gòu),科學(xué)分類,合理歸檔,規(guī)范管理,實(shí)現(xiàn)檔案材料的系統(tǒng)化、程序化,形成內(nèi)容豐富、門類齊全、載體多樣、特色顯著的館藏格局。加強(qiáng)各館藏之間的橫向聯(lián)合,建立互動交流機(jī)制,加快建立全國性的檔案目錄庫,推動檔案資源的共建、共享、共用。

三、提高檔案管理科學(xué)化水平的保障體系

提高檔案管理科學(xué)化水平是一項系統(tǒng)工程,是對檔案管理工作的全方位加強(qiáng)和改進(jìn),既需要在組織領(lǐng)導(dǎo)上加大力度、強(qiáng)化措施,把提高科學(xué)化水平擺在檔案工作的突出位置,也需要在思想觀念、制度建設(shè)、能力素養(yǎng)等各個方面有新的提升,從而形成與形勢發(fā)展要求相適應(yīng)的保障體系。

(一)強(qiáng)化科學(xué)發(fā)展觀念

提高科學(xué)化水平是檔案工作貫徹落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀的重要體現(xiàn),必須著力轉(zhuǎn)變不適應(yīng)、不符合科學(xué)發(fā)展的思想觀念,著力解決影響和制約檔案工作科學(xué)發(fā)展的突出問題,把科學(xué)發(fā)展觀貫徹落實(shí)到檔案工作的方方面面。要增強(qiáng)服務(wù)意識,超前服務(wù)、主動服務(wù),深入社會調(diào)查研究,了解信息需求方向,充分發(fā)揮好檔案信息資源的作用,服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展。增強(qiáng)安全意識,正確處理信息公開與信息安全的關(guān)系,自覺維護(hù)國家安全和社會穩(wěn)定,維護(hù)人民的合法權(quán)益。增強(qiáng)創(chuàng)新意識,弘揚(yáng)改革創(chuàng)新精神,注重研究新情況、把握新規(guī)律、解決新問題,克服因循守舊、墨守陳規(guī)的思想和做法,以新的思維對待新的形勢,推動檔案工作不斷創(chuàng)新發(fā)展。

(二)完善相應(yīng)制度體系

加強(qiáng)制度建設(shè)、建立良性運(yùn)行機(jī)制,是提高檔案管理科學(xué)化水平的關(guān)鍵和保證。要從宏觀立法和微觀運(yùn)行方面,完善有關(guān)法律法規(guī)和規(guī)章制度,形成推進(jìn)工作創(chuàng)新、促進(jìn)科學(xué)化水平提高的制度約束和政策導(dǎo)向。從黨和政府來說,要把推動檔案事業(yè)科學(xué)發(fā)展納入經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展規(guī)劃,納入干部實(shí)績考核的重要內(nèi)容。從一個部門、單位來說,要重視檔案管理工作,完善相應(yīng)工作機(jī)構(gòu),落實(shí)工作責(zé)任制,注重發(fā)揮檔案工作的作用,為檔案工作科學(xué)發(fā)展創(chuàng)造有利條件。具體到檔案管理部門,要增強(qiáng)責(zé)任感、使命感,從檔案收集、整理、管理和應(yīng)用等各個環(huán)節(jié),建立相應(yīng)管理制度,使整個工作規(guī)范化、制度化、標(biāo)準(zhǔn)化,同時深化內(nèi)部體制機(jī)制改革,通過職稱評定、業(yè)務(wù)考核、表彰獎勵、責(zé)任追究等具體措施,激發(fā)內(nèi)部潛力,增強(qiáng)工作活力,充分調(diào)動干部職工的主動性、積極性和創(chuàng)造性。

(三)提高隊伍整體素質(zhì)

檔案管理是一門科學(xué),特別是新形勢下檔案管理的技術(shù)更先進(jìn)、內(nèi)容更豐富、分工更專業(yè),對檔案管理人員的能力素質(zhì)提出了新挑戰(zhàn)、新要求。檔案管理人員不僅應(yīng)具備基本操作技能(具體包括檔案文書立卷,檔案整理、編目、鑒定,檔案著錄、標(biāo)引,檔案的保護(hù)、開發(fā)等),而且要掌握現(xiàn)代化科技手段和先進(jìn)操作管理技術(shù),同時還要具有統(tǒng)籌安排、耐心細(xì)致、吃苦耐勞、勇于創(chuàng)新的基本品質(zhì)和良好作風(fēng)。要適應(yīng)新的形勢和要求,重視加強(qiáng)政治理論、業(yè)務(wù)知識和各類新知識、新技能的學(xué)習(xí),提高學(xué)習(xí)能力,建設(shè)學(xué)習(xí)型檔案管理隊伍。樹立“檔案工作也是生產(chǎn)力,檔案管理同樣出效益”的觀念,不斷創(chuàng)新管理方式、方法,拓展優(yōu)化管理的途徑渠道。堅持“人才是第一資源”,重視檔案人才的培養(yǎng)和引進(jìn),努力建設(shè)科技型、創(chuàng)新型、復(fù)合型的人才隊伍,為提高檔案管理科學(xué)化水平提供有力的智力支持和人才保障。

(責(zé)任編輯:筱方)

G271

A

1003—4145[2011]01—0174—03

2010-10-20

李國蘭(1954-),女,山東社會科學(xué)院研究館員。